Управление знаниями: процессы, типы, примеры и инструменты

Как правило, в организациях работа по развитию охватывает разнообразную сеть людей, а также команды, работающие над достижением общих целей. Группы, которые наиболее эффективны в достижении этих целей, имеют системы, с помощью которых они постоянно обмениваются жизненно важными знаниями. Таким образом, они получают быстрый доступ к самым последним исследованиям и интегрируют извлеченные уроки в более совершенные программы. Кроме того, управление знаниями может улучшить координацию и улучшить значимое обучение, сотрудничество, а также применение. Итак, эта статья будет руководством по организации процесса управления знаниями, различными типами, а также некоторыми примерами того, как это управление знаниями работает. Кроме того, мы рассмотрим некоторые инструменты, которые можно использовать для эффективного управления знаниями.

Что такое управление знаниями?

Управление знаниями (УЗ) — это процесс поиска, организации, хранения и обмена информацией внутри организации. Когда знания не так легко доступны внутри организации, это может быть чрезвычайно дорого для фирмы, поскольку они тратят драгоценное время на поиск соответствующей информации, а не на выполнение задач.

Система управления знаниями (KMS) использует объединенные знания организации, что приводит к повышению операционной эффективности. Этим системам помогает использование базы знаний. Как правило, они имеют решающее значение для эффективного управления знаниями, поскольку обеспечивают централизованное место для хранения информации и легкого доступа к ней.

Компании, внедряющие стратегию управления знаниями, быстрее добиваются лучших бизнес-результатов, поскольку организационное обучение а сотрудничество между членами команды позволяет быстрее принимать решения во всей фирме. Это также оптимизирует другие организационные процессы, такие как обучение и адаптация, что приводит к повышению удовлетворенности сотрудников и их удержанию. У нас есть разные типы управления знаниями.

Типы управления знаниями

Согласно определению, существует три типа управления знаниями: неявные, неявные и явные знания. Кодирование информации — вот что отличает эти виды управления знаниями.

Неявное знание это знание, которое приобретается через опыт и схватывается инстинктивно. В результате ее трудно выразить и систематизировать, что затрудняет передачу этой информации другим людям. Язык, распознавание лиц и лидерские качества являются примерами неявного знания.

Хотя некоторая литература приравнивает неявное знание несколько ученых различают этот тип с неявными знаниями, заявляя, что концепция стратегических знаний более тонкая. В то время как неявное знание трудно кодифицировать, неявное знание не всегда имеет эту проблему. Вместо этого неявное знание еще предстоит задокументировать. Обычно оно существует внутри процессов, и его часто называют «ноу-хау».

Явное знание: Явные знания содержатся во многих типах документов, таких как руководства, отчеты и руководства, что позволяет организациям быстро обмениваться знаниями между командами. Этот тип знаний, вероятно, является наиболее известным, и примеры включают такие активы знаний, как базы данных, официальные документы и тематические исследования. Этот тип знаний жизненно важен для сохранения интеллектуального капитала внутри компании, а также для успешной передачи знаний новому персоналу.

Инструменты для управления знаниями

Организации могут воспользоваться преимуществами управления знаниями, используя различные инструменты. Примеры инструментов для систем управления знаниями включают:

№1. Системы управления документами

Они служат централизованной системой хранения цифровых документов, таких как PDF-файлы, изображения и текстовые файлы. Эти системы улучшают процессы персонала, позволяя легко извлекать документы, такие как извлеченные уроки.

№ 2. Системы управления контентом (CMS)

Это программное обеспечение, которое управляет веб-материалами и позволяет конечным пользователям обновлять и публиковать контент. CMS часто путают с системами управления документами, но CMS также могут поддерживать другие типы мультимедиа, включая аудио и видео.

№3. Интранет

Это частные сети, которые полностью работают внутри организации и позволяют обмениваться возможностями, инструментами и процессами между внутренними заинтересованными сторонами. Несмотря на то, что они могут отнимать много времени и средств в эксплуатации, они предоставляют различные функции групповой работы, такие как внутренние каталоги и поиск, которые помогают в сотрудничестве.

№ 4. Вики

Благодаря простоте использования они могут быть популярным инструментом управления знаниями. Они упрощают размещение и изменение информации, но это удобство может привести к беспокойству по поводу дезинформации, поскольку работники могут обновлять их ложной или устаревшей информацией.

№ 5. Хранилища данных

Они объединяют данные из нескольких источников в единое централизованное согласованное хранилище данных для облегчения анализа данных, интеллектуального анализа данных, искусственного интеллекта (ИИ) и машинного обучения. Данные извлекаются из этих репозиториев, чтобы предприятия могли получать ценную информацию, позволяя сотрудникам принимать решения на основе данных.

Примеры и лучшие практики управления знаниями

Управление знаниями будет различаться в зависимости от требований фирмы. Ниже приведены некоторые из наиболее распространенных типов примеров управления знаниями:

№1. Репетиторство и обучение, сообщества практиков, вопросы и ответы и место проведения экспертизы

Все эти примеры управления предполагают передачу знаний непосредственно от носителя знаний.

Этого можно добиться с помощью личного обучения, общекорпоративных обучающих семинаров, интернет-чатов и групповых обсуждений или комбинации этих и других подходов.

Чтобы размещение опыта стало успешной частью системы управления знаниями, необходимо создать поисковую матрицу, позволяющую документировать компетенции.

Плюсы:

1. Вопросы могут получить ответы немедленно.
2. Если материал неясен, можно сделать уточнения.
3. Сессии мозгового штурма можно проводить, используя объединенную силу опыта и знаний группы.
4. Личное обучение с большей вероятностью запоминается четко.

Минусы:

1. Это может отнимать много времени и отвлекать от задач, которые пытается выполнить обладатель знаний.
2. Создание и поддержка системы определения местонахождения специалистов может занять много времени.
3. Это может быть сложно задокументировать и сохранить для будущего использования.
4. Если носитель знаний покинет компанию, вы рискуете потерять знания.

№ 2. Документация, инструкции, рекомендации, часто задаваемые вопросы и учебные пособия

Эти письменные обмены отлично подходят для сохранения и обмена знаниями. Таким образом, этот пример управления знаниями на основе текста требует использования системы для хранения, категоризации и навигации по предметам. Следовательно, во многих случаях метаданные могут оказать существенную помощь.

Плюсы:

1. Может быть легко заархивирован и сохранен
2. Делиться информацией в Интернете просто.
3. Просто объединить опыт многих людей в один пакет.
4. Когда решения аккуратно расположены, они могут быть достигнуты быстро.

Минусы:

1. Создание занимает больше времени
2. Если знания не имеют хорошей структуры, их будет сложно найти.
3. Знания необходимо поддерживать в актуальном состоянии.

№3. Форумы, интранет и среда для совместной работы

Эти онлайн-инструменты способствуют обсуждению и объединяют самых разных носителей знаний. Темы, подфорумы и группы можно классифицировать по темам, уровню опыта или любому количеству других критериев.

Плюсы:

1. Сотрудничество способствует инновациям.
2. Многие эксперты, независимо от того, в какой части мира они находятся, могут быть собраны в одном месте.
3. Облегчение контактов с удаленными работниками способствует командной работе и обмену знаниями.

Минусы:

1. Это может быть хаотичная и шумная обстановка.
2. Знания не оцениваются активно, поскольку они вводятся в обсуждения.
3. Требуется время, чтобы просеять несколько сообщений и потоков для соответствующих ответов.
4. Сообщения и темы не могут быть заархивированы.

№ 4. Среда обучения и развития

Создание рабочего места, где они ценят обучение, будет мотивировать сотрудников продолжать свое образование. Кроме того, стимулируя их к использованию ваших систем управления знаниями, вы получите высококвалифицированных специалистов, готовых взять на себя руководящие обязанности в вашей фирме.

Для этого сотрудники должны иметь возможность использовать структурированные и доступные технологии обучения и развития.

Плюсы:

1. Это мотивирует персонал расти в своем собственном темпе.
2. Кроме того, пути обучения могут быть нанесены на карту.
3. Наконец, благодаря структуре можно легче находить предметы.

Минусы:

1. На строительство и обслуживание уходит много времени и сил.
2. Контент должен разрабатываться, а также поддерживаться на регулярной основе.

№5. Тематические исследования

Эти углубленные исследования конкретных дисциплин представляют собой исчерпывающие руководства по предмету.

Изучение предпринятых действий, результатов этих действий, а также извлеченных уроков может быть невероятно полезным, позволяя полностью документировать и архивировать извлеченные уроки.

Плюсы:

1. Это позволяет вести полное документирование, а также архивировать извлеченные уроки.
2. Кроме того, им легко поделиться
3. Он также эффективен при передаче сложной информации.

Минусы:

1. Чтобы что-то сделать, нужно много времени и таланта.
2. Это может быть слишком специфично, чтобы применять знания в широком смысле.

№6. Вебинары

Эти онлайн-лекции могут быть весьма полезными для распространения идей среди команд, филиалов или всей фирмы.

Плюсы:

1. Можно записать и использовать повторно
2. Это просто для всех сотрудников, которые заинтересованы в участии.

Минусы:

1. Найдите время и усилия, чтобы спланировать, написать, а также доставить.
2. Необходимо организовать.

Процесс управления знаниями

Компания может использовать эти четырехступенчатые процессы управления знаниями для организации управления знаниями. Это обнаружение, получение, обработка и обмен/выгоды.

№1. Открытие

Как знания будут обнаружены внутри организации?

В каждой компании есть множество источников знаний.

На этом этапе процесса определяются источники знаний, а также место хранения важных знаний, что можно получить из этих знаний и могут ли знания быть потеряны в процессе.

Глубокое понимание потока знаний организации помогает процессу открытия.

№ 2. Получать

Как будут храниться существующие и новые знания?

Каждая компания включает в себя большой объем знаний, которые необходимо бережно хранить, а также структурировать. Здесь знания извлекаются легче, а организационная структура расширяется за счет построения картографической, а затем категоризированной системы.

Это может включать сканирование документов, использование метаданных и индексирование.

№3. Обработать

Как лучше всего синтезировать и интегрировать эти знания?

Этот этап влечет за собой тщательную проверку знаний, полученных в предыдущих двух процессах. Следовательно, организация должна организовать и проанализировать знания, чтобы определить, как лучше всего их можно включить в структуру организации.

Это этап, на котором организация должна развивать и продвигать культуру обмена знаниями, а также развивать сотрудников как новаторов.

№ 4. Пользуйтесь и делитесь

Как сотрудникам компании лучше всего получить доступ к этим знаниям?

Цель управления знаниями состоит в том, чтобы облегчить сотрудникам доступ к знаниям внутри фирмы. Первым этапом является создание функциональной системы, но люди должны понимать, как использовать эту систему. Кроме того, внедрение программ обучения может помочь в понимании систем управления знаниями.

Таким образом, после использования системы организация получает повышенную производительность, лучшее принятие решений, а также более инновационный персонал.

Как вы поощряете сотрудников вносить свой вклад в систему управления знаниями?

Поощрение сотрудников к участию в системе управления знаниями может быть достигнуто путем признания и вознаграждения участников, упрощения и доступности процесса внесения вклада и превращения его в часть их повседневной работы.

Как вы обеспечиваете актуальность информации в системе управления знаниями?

Обеспечение того, чтобы информация в системе управления знаниями оставалась актуальной, может быть обеспечена путем регулярного просмотра и обновления информации, а также поощрения сотрудников предоставлять отзывы и вносить обновления.

Какова роль культуры в управлении знаниями?

Культура играет решающую роль в управлении знаниями, влияя на то, как информация передается и используется внутри организации.

Как вы уравновешиваете необходимость централизации информации с необходимостью децентрализованного принятия решений?

Сбалансировать потребность в централизации информации с необходимостью децентрализованного принятия решений можно путем внедрения гибкой системы управления знаниями, которая обеспечивает как централизованное хранение информации, так и децентрализованный доступ.

Какие проблемы возникают при поддержании системы управления знаниями?

Некоторые проблемы в поддержании системы управления знаниями включают в себя обеспечение точности информации, поощрение принятия пользователями и отслеживание новых технологий.

Как вы способствуете развитию культуры непрерывного обучения в организации?

Поощрение культуры непрерывного обучения в организации может быть достигнуто за счет предоставления возможностей для обучения и развития сотрудников, поощрения сотрудников к обмену знаниями, а также признания и вознаграждения лиц, которые занимаются непрерывным обучением.

Заключение

Одна из самых сложных задач при развертывании системы управления знаниями — убедить людей принять ее. Таким образом, они могут быть обеспокоены тем, что внедрение новой системы отнимет у них слишком много времени или что обмен их знаниями уменьшит ценность, которую они приносят, и поставит под угрозу их работу. Или они просто не решаются включить еще один новый инструмент или процесс в свою деятельность.

В результате очень важно иметь стратегию не только для хранения и обмена знаниями внутри организации, но и для поощрения коллег делать то же самое. Чтобы добиться успеха, вы должны стремиться развивать культуру на рабочем месте, которая ценит обмен знаниями. Также не помешает иметь процесс системы управления знаниями, который прост в использовании и интегрируется с существующими рабочими процессами ваших сотрудников.

Более того, целью инструмента управления знаниями должно быть не только создание благоприятных результатов для бизнеса. Это также должно иметь хорошее влияние на ваш персонал. Когда ваши сотрудники осознают преимущества, ваши шансы на эффективное внедрение процесса управления знаниями резко возрастают.

Часто задаваемые вопросы об управлении знаниями

Статьи по теме

1. Услуги виртуального помощника: список 20 лучших в 2021 году
2. Дискреционное управление инвестициями: обзор, преимущества и риски
3. Управление капиталом: 10+ простых советов, чтобы стать профессионалом
4. СИСТЕМА МАРКЕТИНГОВОЙ ИНФОРМАЦИИ: Подробное руководство
5. СИСТЕМА МАРКЕТИНГОВОЙ ИНФОРМАЦИИ: Подробное руководство
6. Управление персоналом: лучшие навыки для менеджеров (+ Book Picks).