РУКОВОДСТВО ДЛЯ СОТРУДНИКОВ: как его создать

Считаете ли вы, что вам не нужно беспокоиться о создании надежного руководства для сотрудников? Подумайте еще раз.
По мере роста вашей компании руководство для сотрудников служит руководством к тому, что ваши сотрудники могут ожидать от вас и что вы ожидаете от них. Поэтому, если вы не являетесь единственным сотрудником своей компании или не управляете семейной фирмой, в которой работают только вы, ваша сестра и двоюродный брат, вам необходимо руководство для сотрудников. С другой стороны, создание справочника для сотрудников может оказаться сложной задачей. В этой статье обсуждаются преимущества справочника для сотрудников, что должно быть включено в справочник для сотрудников и как часто следует пересматривать и обновлять справочник для сотрудников.

Что такое справочник сотрудника?

Справочники для сотрудников часто известны как полевые руководства для сотрудников или руководства для персонала. Он информирует новых сотрудников и сотрудников о компании, таких как ее:

• Наша миссия
• Наше видение
• Наши ценности
• Налоги и сборы
• Процедуры
• Условия на рабочем месте
• Ожидания от поведения/кодекса поведения

Эта информация имеет решающее значение для новых сотрудников, чтобы начать работу в первый день. У них должно быть четкое представление о компании после прочтения справочника, в том числе о том, как все делается и что от них ожидается. Это дает им больше уверенности в подходе к своей работе и сразу повышает их эффективность.

Существующие сотрудники могут использовать справочник в качестве ресурса всякий раз, когда им требуются знания о рабочем месте, такие как процедуры расчета заработной платы или их трудовые права.
Справочник должен быть выдан новым сотрудникам в первый рабочий день. Каждый раз, когда справочник обновляется, существующие сотрудники должны получать копию.

Что должно быть в справочнике сотрудника?

Справочник сотрудника должен быть разделен на части, чтобы можно было предоставить широкий спектр информации.
Вот несколько примеров того, что должно быть включено в справочник сотрудника:

• Основы трудоустройства
• Политика на рабочем месте
• Моральный кодекс
• Компенсация и продвижение
• Достоинства и преимущества
• Рабочее время, оплачиваемый отпуск и отпуск
• Отставка и увольнение работника.

Соединяя эти разделы, вы можете создать всеобъемлющее руководство для сотрудников фирмы. Весь шаблон включает в себя эти элементы, а также введение, которое поможет вам приветствовать новых сотрудников в вашей организации.

Чтобы помочь вам еще больше, вот наше объяснение того, что включает в себя каждый раздел, а также рекомендации по уточнению вашего собственного руководства для сотрудников в соответствии с потребностями вашей компании:

№1. Основы трудоустройства

Эта часть в значительной степени поучительна и поможет вам установить основные определения, связанные с работой. Он будет информировать ваших сотрудников об условиях их контракта и классификации должностей. Они могут обратиться к этой части как к ресурсу в любое время, когда у них возникнут фундаментальные вопросы.
Это также хорошее место для установления политики посещаемости. Вы также можете описать процесс найма потенциальным менеджерам по найму в вашей фирме.
Вот некоторые вещи, которые следует упомянуть в разделе «Основы трудоустройства»:

• Различные формы трудовых договоров. Определите сотрудников, работающих полный и неполный рабочий день, а также стажеров, учеников и других работников.
• Равные возможности трудоустройства. Это обязательное заявление не только по юридическим причинам, но и для укрепления меритократии и культуры уважения в вашем бизнесе.
• Процесс найма и отбора. Опишите здесь типичные этапы процесса найма. Кроме того, если вы часто проводите проверки перед приемом на работу, укажите этап, на котором менеджеры по найму могут их заказать, и даже то, как с ними справиться. Точно так же, если у вас есть постоянная реферальная программа или вы часто предоставляете реферальные бонусы, это хорошее место, чтобы прояснить подход и соответствующие рекомендации.
• Посещаемость. Политика штата в отношении посещаемости, например, описывает, что должны делать сотрудники, если они не могут присутствовать на работе, или обстоятельства, при которых незарегистрированное отсутствие может быть оправдано.

№ 2. Политика на рабочем месте

Этот раздел определяет ваше рабочее место и то, каким оно должно быть. Речь идет о рабочих условиях вашего персонала. Включите стандарты защиты от домогательств и охраны здоровья и безопасности в руководство для сотрудников, чтобы создать правовую и приятную среду, в которой ваши сотрудники могут процветать.
Вот включенные политики, а также предложения по их адаптации к вашему рабочему месту:

• Конфиденциальность и безопасность данных. Упомяните об этих законах и о том, как вы обеспечиваете их соблюдение, а также о том, чего вы ожидаете от своих сотрудников.
• Преследование и насилие. Уважение к коллегам и со стороны коллег является важным компонентом приятной рабочей атмосферы. В этом разделе вы можете недвусмысленно подтвердить свою приверженность искоренению домогательств и насилия на рабочем месте. Вы также определите, что представляет собой домогательство, и обсудите возможные последствия.
• Здоровье и безопасность на рабочем месте. В этом разделе приведены рекомендации, которым должны следовать сотрудники, чтобы поддерживать здоровье и безопасность на рабочем месте. Вы можете включить действия, предпринятые вашей организацией для обеспечения соблюдения законов о гигиене труда и технике безопасности, а также для защиты сотрудников на опасных работах или в случае чрезвычайной ситуации. Наш шаблон включает разделы о профилактике, управлении чрезвычайными ситуациями, курении и рабочем месте, свободном от наркотиков. Если у вашей организации есть соответствующие требования, вы также можете включить политику охраны психического здоровья.

№3. Моральный кодекс

Ваш Кодекс поведения служит руководством для поведения сотрудников. Вы объясните, как вы ожидаете, что сотрудники будут относиться к другим, будь то коллеги, партнеры, клиенты или внешние заинтересованные лица. Все дело в этике и доверии, а также в создании безопасной и профессиональной среды для всех.
Включите следующие разделы в собственный Кодекс поведения:

• Дресс-код. Даже если в вашей компании нет дресс-кода, вы можете указать это здесь. Сотрудники должны знать, что им можно и что нельзя носить. Максимально подробно опишите критерии; например, что означает для вашей организации «официальная одежда»?
• Цифровые гаджеты и кибербезопасность. Обратите внимание на использование Интернета, корпоративных мобильных телефонов, корпоративной электронной почты, корпоративных и личных социальных сетей. Устанавливать стандарты без необоснованных ограничений для сотрудников; большинство людей ожидают некоторой свободы действий в этих вещах, если соблюдаются правила безопасности и защиты данных.
• Конфликт интересов. Вы можете описать, что такое конфликт интересов, что могут сделать сотрудники, если они столкнутся с ним, и каковы последствия умышленного нарушения соответствующих законов или правил компании.
• Сближение и братание сотрудников. Хотя многие фирмы открыты для сотрудников, которые заводят друзей или встречаются, необходимо соблюдать основные правила, чтобы избежать слухов или непрофессиональных инцидентов.
• Работающие родственники. Эта часть имеет решающее значение для избежания обвинений в кумовстве и фаворитизме. Предоставьте четкие рекомендации по рабочим отношениям, разрешенным между родственниками в вашей организации.
• Посетители на рабочем месте. Это вопрос безопасности, а также защиты данных и собственности компании. Наметьте порядок приглашения посетителей на корпоративную территорию, чтобы персонал всегда был бдительным и ответственным.
• Распространение и вымогательство. В этом разделе вы можете обсудить попытки посторонних лиц или сотрудников запрашивать или распространять листовки, продукты или услуги, а также то, как сотрудники должны поступать в таких ситуациях.

№ 4. Компенсация и продвижение

В этом разделе объясняется, как вы вознаграждаете и признаете сотрудников за их усилия, а также помогаете им в их развитии. Эти политики демонстрируют вашу признательность сотрудникам и побуждают их оставаться с вами.
Включите следующие разделы, чтобы работать над этим:

• Состояние заработной платы и компенсаций. Этот раздел особенно важен для Соединенных Штатов, где действуют правила, регулирующие освобожденный и не освобожденный персонал. Вы можете объяснить правовую базу и разъяснить законы, касающиеся сверхурочной работы. Вы также можете указать дни, в которые сотрудники получают свою зарплату или заработную плату.
• Управление производительностью Эта часть информирует сотрудников о том, как будет оцениваться их производительность, и готовит руководителей к управленческим обязанностям. Вы можете обсудить цели оценки эффективности и то, как менеджеры должны руководить своими командами.
• Развитие и обучение сотрудников. Это ваша возможность подчеркнуть важный аспект вашей стратегии удержания: обеспечение личного и профессионального роста сотрудников. Вы можете обсудить возможности обучения и, если применимо, бюджет на образование.

Читайте также: КТО ТАКОЙ НАЕМНЫЙ РАБОТНИК? Все, что тебе нужно знать

№ 5. Компенсация и развитие

Вы когда-нибудь слышали, как сотрудник говорит: «Ну и дела, я не знал, что у нас есть скидка на спортзал»? Очень вероятно, что сотрудники не знают обо всем спектре льгот и поощрений, предоставляемых вашей организацией. Этот раздел поможет вам информировать персонал по этой теме.
Следующие части могут быть включены в наши преимущества и привилегии (но, пожалуйста, добавьте свои собственные уникальные преимущества и привилегии):

• Самочувствие сотрудников. Частное медицинское страхование, членство в тренажерном зале и оздоровительные программы — все это примеры. Включите разъяснения соответствующих законов, таких как FMLA и COBRA.
• Компенсация рабочим. Опишите процедуру, которую сотрудники должны предпринять, если они получили травму на работе, а также льготы, которые вы им предоставите. Измените наш шаблон в соответствии с местным законодательством.
• Вариант работы из дома. Возможность работать из дома становится все более распространенной. Объясните, как сотрудники могут запросить удаленную работу и правила, которым они должны следовать (например, кибербезопасность дома). Также изложить правила для постоянных удаленных работников.
• Затраты на сотрудников. Укажите, какие расходы, связанные с работой, вы покроете и как работает процедура возмещения.
• Автомобиль предоставлен компанией. Если вы предоставляете корпоративные автомобили в качестве льготы, обязательно сообщите сотрудникам о том, как вы ожидаете, что они будут вести себя за рулем, и какие расходы вы покроете (например, бензин и сборы).
• Парковка. Как и в случае с корпоративным автомобилем, если вы предоставляете бесплатную парковку на рабочем месте, убедитесь, что сотрудники понимают, как обращаться с выделенным им местом. Опишите критерии, которые вы используете для распределения парковочных мест, если у вас их ограниченное количество.
• Оборудование предоставлено компанией. Если вы предоставляете сотрудникам оборудование (например, телефоны или портативные компьютеры), убедитесь, что они знают, как за ним ухаживать. Укажите, что произойдет, если устройство будет украдено или повреждено.

№ 6. Рабочее время, оплачиваемый отпуск и отпуск

Это один из разделов, который больше всего заинтересует сотрудников. Они хотят знать, как они могут разделить свое время между работой и отдыхом или внерабочими обязанностями, когда они присоединятся к вашей организации.
Вы можете создать свои собственные применимые политики, обратившись к следующим областям:

• Рабочее время и ПТО (оплачиваемый отпуск). Укажите общие часы работы вашей компании, а также любые отклонения. Затем укажите количество оплачиваемых выходных, которые вы предлагаете сотрудникам, и опишите процесс запроса отгулов.
• Каникулы. Перечислите все праздники, отмечаемые вашей организацией, и объясните, как вы будете оплачивать работу сотрудников, если они будут вынуждены работать в эти дни.
• Больной отпуск. Опишите, что закон требует от вас, чтобы вы предлагали сотрудникам, а также любые дополнительные пособия по болезни, которые вы решили предоставить. Вы можете включить как краткосрочное, так и долгосрочное определение болезни.
• Оставить на скорбь. Предоставьте сотрудникам, потерявшим близкого человека, несколько дней отпуска в связи с тяжелой утратой — это деликатное преимущество, которое может помочь вам построить доверительные отношения с сотрудниками.
• Работа жюри и голосование. Объясните закон, касающийся отпуска по гражданским обязательствам, и какие документы могут потребоваться от сотрудников.
• Отпуск по уходу за ребенком. Это может включать предусмотренный законом или спонсируемый компанией отпуск по уходу за ребенком и отпуск по беременности и родам для сотрудников, которые имеют или усыновляют ребенка. Вы также можете включить льготы для родителей, например, несколько часов свободного времени для посещения школьных собраний.

Читайте также: СКИДКА ДЛЯ СОТРУДНИКОВ: преимущества и идеи скидок

№ 7. Отставка и увольнение сотрудника

Сотрудникам необходимо знать, чем закончатся их трудовые отношения с вашей организацией в случае, если что-то не получится. Особенно, если речь идет о дисциплинарном производстве.
Ниже приводится схема содержания:

• Прогрессивная дисциплина. Пройдитесь по этапам процесса прогрессивной дисциплины и подумайте, как вы ожидаете от менеджеров их выполнения.
• Отставка. Когда сотрудник уходит в отставку, он должен знать о времени уведомления, а также о процессе увольнения. Это также отличное время для решения таких проблем, как оплата обучения или возмещение расходов на переезд, а также четкого запрета на принудительный уход.
• Прекращение действия. Укажите применимые законы, а также собственную внутреннюю процедуру увольнения сотрудников. Упомяните условия выплаты выходного пособия, а также то, как вы планируете компенсировать оставшиеся отпуска и больничные.
• Рекомендации. Включите краткое заявление о предоставлении рекомендаций сотрудникам, которые уволились или были уволены. Например, если работник был уволен по уважительной причине, вы имеете право отказаться от предоставления сведений о нем.

№8. Заключение

Вы можете использовать заключение, чтобы уведомить сотрудников о будущих изменениях и попросить их подтвердить, что они прочитали руководство. Тем не менее, вы должны закончить руководство для сотрудников в хорошем тоне. Еще раз скажите, как вы рады, что сотрудник присоединился к вашей организации, и выразите свою благодарность.

Почему вы должны составить руководство для сотрудников?

№1. Соблюдение закона

Нет требования, чтобы у вас был справочник сотрудника. Однако многие федеральные и государственные постановления обязывают предприятия информировать сотрудников об их трудовых правах. Один из лучших способов донести эту информацию до ваших сотрудников — это руководство для персонала.

№2. Решение конфликта

Кодекс поведения компании изложен в руководстве для сотрудников, поэтому сотрудники знают, какие действия приемлемы, а какие нет. Он также подчеркивает последствия плохого поведения. Это может отговорить сотрудников от вредного поведения и побудить их принять здоровые взгляды и привычки.

№3. Приветствуем новых сотрудников

Справочники для сотрудников могут помочь новым сотрудникам чувствовать себя непринужденно на своих рабочих местах. Вовлеченность и лояльность сотрудников можно повысить, узнав об истории, миссии и основных ценностях компании.
Кроме того, должностная инструкция:

• Позволяет вам установить свою кадровую политику и процедуры.
• Упрощает адаптацию сотрудников, предоставляя каждому новому сотруднику простой доступ к необходимой информации.
• Помогает в разработке согласованных политик и процессов, гарантируя, что все члены команды находятся на одной волне.
• Снижает вероятность подачи жалоб и судебных исков со стороны сотрудников, например, когда сотрудники утверждают, что вы не проинформировали их об их правах на рабочем месте.
• Служит справочной информацией о требованиях к одежде сотрудников, положениях об отпусках и отпусках по болезни, советах по парковке, правилах учета рабочего времени и т. д.

Крайне важно написать руководство для сотрудников, как только у вас появится формулировка цели и вы узнаете, какой информацией вы должны или хотите поделиться со своими сотрудниками.

Читайте также: ЗАЩИТА СОТРУДНИКОВ: как создать программу защиты интересов

Сотрудникам следует выдать Справочник сотрудника

На ориентациях новых сотрудников и ежегодном бизнес-тренинге вы можете предоставить печатные экземпляры справочника для сотрудников. Если у вас есть удаленный офис, вы можете отправить сотрудникам руководство по электронной почте. Вы также должны проинформировать сотрудников о том, как получить доступ к справочнику сотрудников в любое время, будь то печатная копия в корпоративной комнате отдыха или электронная копия во внутренней сети компании или на общем Google Диске.

Регулярно просматривайте Справочник сотрудника и обновляйте его по мере необходимости.

Справочник сотрудника должен регулярно пересматриваться руководством компании, чтобы убедиться, что политики и процедуры соблюдаются и соответствуют практике компании. Справочник сотрудника должен обновляться по мере необходимости, и о любых изменениях следует уведомлять сотрудников как можно скорее.

Советы для справочника сотрудников

• Поддерживайте позитивный, профессиональный и понятный тон.
• Избегайте использования юридического жаргона или двусмысленных формулировок.
• Держите копию справочника сотрудников под рукой у всех сотрудников.
• В своих личных делах храните благодарности сотрудников.
• Включите контактные данные сотрудника компании, который может ответить на вопросы.
• Сообщайте об обновлениях персоналу как можно скорее.

Что я должен включить в справочник сотрудника?

Начните с шаблона, охватывающего все основные темы, которые должны быть включены в справочник, а затем добавьте соответствующую информацию для вашей фирмы.

Обязательны ли фирмы для предоставления справочника сотрудников?

Справочники для сотрудников не требуются в соответствии с федеральным законодательством. Однако в зависимости от вида, размера и состояния компании может существовать информация, которую необходимо предоставлять сотрудникам. Справочник может по закону предлагать любую необходимую информацию, а также важную и полезную информацию для сотрудников.

Какие характеристики отличают отличное руководство для сотрудников?

При создании руководства для сотрудников следите за тем, чтобы оно было актуальным и кратким. Избегайте жаргона, демонстрируя культуру и дух вашей компании. Мобильная версия вашего справочника также полезна.

Имеют ли Справочники сотрудников юридическую силу?

Справочники для сотрудников считаются продолжением трудового договора и, таким образом, являются юридически обязательными в суде, если прямо не указано иное.

Что по закону требуется в справочнике работника?

По закону вы не обязаны иметь руководство для сотрудников, но вы должны информировать сотрудников об их правах. Некоторым организациям требуются вывески на рабочем месте, в то время как другие предоставляют письменные уведомления во время процесса адаптации.

Нужно ли подписывать трудовую книжку?

Хотя это не требуется по закону, получение подписанного подтверждения от сотрудников предпочтительнее, поскольку в справочнике описываются принципы и руководящие принципы компании. Даже если сотрудник отказывается подписать уведомление о получении, он или она все равно могут быть привлечены к ответственности в соответствии с политиками и рекомендациями, указанными в руководстве. Если сотрудник отказывается подписывать акт приема-передачи, следует поговорить с ним об этом.

Как часто следует пересматривать справочники сотрудников?

Справочник сотрудника должен обновляться не реже одного раза в год. Будьте в курсе трудового законодательства и нормативных актов, чтобы защитить себя и своих сотрудников, и отражайте любые изменения в своем справочнике сотрудников.

Заключение

Хороший справочник для сотрудников должен быть профессиональным и полезным, не содержать юридического языка и поддерживать культуру и принципы компании.

Статьи по теме

• Шесть главных вещей, которые нужно знать владельцам бизнеса о трудовом праве
• КАК НАЧАТЬ ЗАРПЛАТУ ДЛЯ МАЛОГО БИЗНЕСА: 2023 Лучшее простое руководство
• ЛЬГОТЫ ДЛЯ СОТРУДНИКОВ ДЛЯ МАЛОГО БИЗНЕСА: Лучшее простое руководство
• ПРЕИМУЩЕСТВА ДЛЯ СОТРУДНИКОВ МАЛОГО БИЗНЕСА: бесплатное пособие и все, что вам нужно знать

Рекомендации

• Выполнимый
• Zenefits
• Лучшая команда