Quantas pessoas estão agora presentes em seu escritório? Você comeu quantos ontem? E em agosto do ano anterior? Este artigo define os sistemas de gerenciamento de visitantes e explica por que muitas empresas os utilizam atualmente.
Se não fosse pelas perguntas anteriores, a última certamente lhe causou alguma dificuldade.
Se você conseguiu encontrar a antiga planilha do Excel em sua unidade compartilhada ou responder às perguntas, provavelmente foi porque teve que contar manualmente as entradas no fichário que continham suas folhas de registro de convidados.
Aqui estão mais algumas perguntas para você enquanto esse fichário ou planilha está aberto:
- Quantos nomes você pode ler, ou você digitou incorretamente?
- Quantos visitantes não têm o horário de chegada anotado?
- Quem se esqueceu de assinar? (Ou eles ainda estão escondidos em algum lugar do escritório?)
- A hora registrada para entrada ou saída foi precisa?
- Com qual funcionário cada visitante interagiu exatamente?
Considere o que acontece quando os convidados entram em seu escritório agora. Quem os acolhe? Uma recepcionista simpática que os envolve pessoalmente e os faz sentir bem-vindos? Ou alguém que ficou preso em uma mesa o dia todo, incomodado e com falta de café?
Talvez ninguém esteja presente para receber os convidados. O que eles fazem a seguir? Você espera até que um trabalhador passe ou bata nas portas que vê? Lobby sem vigilância e portas abertas são comuns em muitos edifícios, possibilitando que qualquer pessoa entre em qualquer escritório a qualquer momento.
Essas situações simples ocorrem diariamente em escritórios em todo o mundo. Eles também mostram como é importante o gerenciamento de visitantes.
Eles mostram especificamente a necessidade de um sistema de gerenciamento de visitantes, às vezes um sistema de check-in digital.
Sistemas de gerenciamento de visitantes
O monitoramento de todos que entram em suas instalações ou negócios é conhecido como gerenciamento de visitantes.
Clientes, entregadores, candidatos a empregos, empreiteiros, consultores ou o primo de terceiro grau do CEO podem ser visitantes.
Todos os que não são funcionários regulares em tempo integral são, em essência, visitantes.
Uma ferramenta chamada sistema de gerenciamento de visitantes é usada para rastrear visitantes formalmente.
Sistemas de gerenciamento de visitantes hoje
As ferramentas digitais de gerenciamento de visitantes, como o The Receptionist para iPad, estão substituindo as ferramentas tradicionais de gerenciamento de visitantes, como fichários, canetas e papel nas empresas de hoje.
Um sistema digital de gerenciamento de visitantes lida com a função essencial de verificar os hóspedes. Mas também pode realizar várias tarefas que uma caneta e papel não podem, como:
- Mantenha um registro de visitantes online.
- Por favor, tire fotos de seus convidados para que você possa reconhecê-los.
- Crie crachás de identificação de visitante com a marca da sua empresa.
- Registre assinaturas em acordos de confidencialidade e outros documentos legais.
- Aceite a entrega de serviços de correio como UPS, FedEx e outros.
- Notifique os usuários por SMS, e-mail e Slack quando os visitantes chegarem.
- Permita a interação entre funcionários e convidados em ambas as direções.
- Reconhecer as entregas de alimentos e a papelada de devolução
- Dê instruções aos convidados.
Um sistema de gerenciamento de visitantes aumenta a produtividade do escritório, melhora a segurança do escritório e melhora a reputação da sua empresa.
Sistemas de gerenciamento de visitantes para escolas
Um sistema de segurança integrado que monitore tudo, mesmo durante os horários de maior movimento, é necessário para criar um ambiente escolar seguro e protegido.
As escolas podem facilmente manter um ambiente livre de riscos usando um sistema de controle de visitantes.
Você estabeleceu um mecanismo confiável para rastrear os visitantes da escola? Você está acompanhando os visitantes que interagem com seus professores ou alunos enquanto eles estão nas dependências da escola? O campus da sua escola está livre de invasores?
As autoridades devem fazer essas perguntas para manter os instrutores e alunos seguros dentro do prédio da escola.
Com um sistema de gerenciamento de visitantes para escolas implantado, você pode abordar com eficiência cada uma dessas questões separadamente e cuidar de outros requisitos da instalação.
Sistema de gerenciamento de visitantes para escolas - principais recursos
#1. Check-in autenticado
Gerenciar as informações dos visitantes com a máxima simplicidade é um recurso dos sistemas de gerenciamento de visitantes escolares.
Deve-se preencher os formulários assim que se entra nas dependências da escola. O sistema então valida os dados e informações que foram enviados.
A validade de sua identidade é confirmada, o número de telefone é verificado novamente usando ferramentas como verificações OTP e outras informações são revisadas.
Somente depois que todos os dados pessoais forem extraídos, validados e aprovados, uma pessoa poderá ser admitida na instalação.
Como medida adicional de segurança, o VMS contemporâneo fotografa cada visitante.
É garantido que o campus está sempre seguro e protegido, graças ao rápido processo de check-in e verificação na porta da frente.
#2. Check-in sem contato
Uma abordagem proativa está sendo usada por instituições inteligentes para impedir a propagação de pandemias como a COVID-19, que causaram graves interrupções e colocaram em risco a segurança de professores e funcionários dentro da escola.
As opções de check-in sem toque com tecnologias à prova de pandemia, como software de reconhecimento facial e leitura de código QR em dispositivos móveis, podem reduzir a chance de entrada de portadores no prédio da escola.
Certifique-se de escolher a opção apropriada ao escolher um sistema de gerenciamento de visitantes da escola.
#3. Entrada verificada
As escolas veem regularmente centenas de funcionários entrando e saindo do prédio junto com os visitantes.
Um sistema de gerenciamento de visitantes também oferece a opção de pré-inserir detalhes do pessoal para ajudar a acompanhar todos os que acessam as instalações.
As instalações da escola são seguras o tempo todo, graças aos nomes e detalhes pré-inseridos dos membros da equipe, porque apenas os professores e funcionários autenticados têm permissão para entrar no prédio.
Você pode especificar se uma validação OTP é necessária como uma camada extra.
Mesmo quando professores ou funcionários entram na escola, é fácil registrar seus nomes de antemão e somente aqueles com passes podem entrar nas zonas.
Além disso, torna mais fácil para os funcionários autorizados monitorar os movimentos de todos os funcionários e professores dentro do prédio, incluindo frequência, tempo de permanência e horários de entrada e saída.
#4. Painel em tempo real
Um painel em tempo real mostrando os movimentos de todos os visitantes, funcionários, professores, pais e filhos (se necessário) a qualquer momento é uma característica de um sistema eficiente de gerenciamento de visitantes para escolas.
Isso facilita a identificação e o rastreamento de pessoas que se deslocam pelas instalações.
Este painel pode rastrear quanto tempo os pais, convidados ou funcionários permanecem na propriedade. Por exemplo, se um pai quiser visitar seu filho, o aplicativo simplifica o monitoramento de quanto tempo o pai fica.
#5. Informações do visitante
Manter um registro preciso de todas as pessoas que visitaram as instalações em um determinado período é o maior problema que as escolas enfrentam.
Registros de papel ou métodos de caneta-papel frequentemente falham porque são vulneráveis a serem adulterados, danificados ou mesmo roubados.
Um sistema de gerenciamento de visitantes garante que um registro seguro baseado em localização dos visitantes esteja sempre disponível.
As autoridades podem examinar facilmente as percepções do visitante do sistema.
Quem veio para o campus? Quando uma pessoa específica deixou o prédio? Com que frequência um hóspede fazia check-in?
A equipe pode criar um plano de ação para gerenciar melhor os visitantes que entram e saem de um local específico, graças a esses números serem preparados no sistema e prontamente acessíveis a todas as partes relevantes.
Melhores Sistemas de Gestão de Visitantes
#1. Software Qminder
O Qminder é um software baseado em nuvem para gerenciamento de filas que ajuda as empresas a fornecer tempos de espera memoráveis.
Use quiosques de check-in no local e informações de progresso em tempo real para gerenciar as filas dos clientes. Os clientes podem usar o Qminder para fazer fila remotamente usando seus telefones e receber notificações por meio de mensagens de texto.
Você pode oferecer um serviço mais individualizado graças às informações coletadas durante o autocheck-in do cliente.
Preços
- de arranque: $ 429.00 por mês por local
- O negócio: $ 659 por mês por local
- Empresa: Preços personalizados
- Teste grátis: Disponível
- Versão gratuita: Não Disponível
#2. Software de soluções de gerenciamento de visitantes da HID
O programa baseado em nuvem do WorkforceID Visitor Manager auxilia organizações de pequeno e médio porte nos setores de transporte, energia, saúde, educação e outros setores a gerenciar o acesso à identidade física e digital.
Os administradores podem criar perguntas de triagem individualizadas com a ajuda da solução para automatizar os procedimentos de check-in.
Preços
- Preço inicial: $ 2,000.00 por ano
- Teste grátis: Disponível
- Versão gratuita: Não disponível
#3. ALICE Recepcionista Software
Um sistema de gerenciamento de visitantes para pequenas, médias e grandes organizações em vários setores, ALICE Receptionist é baseado em nuvem e no local.
Registro de visitantes, detecção de movimento, impressão de credenciais, diretório de negócios e gerenciamento de eventos são as funções de destaque da solução.
Os usuários podem automatizar seus procedimentos de gerenciamento de convidados com o uso do ALICE Receptionist.
Listas de departamentos, comunicação bidirecional, notificação de funcionários, captura de imagens e monitoramento remoto são outros recursos.
Preços
- Preço inicial: $ 3,588.00 por ano
- Teste grátis: Disponível
- Versão gratuita: Não Disponível
# 4. Software Proxyclick
Para pequenas, médias e grandes empresas, o Proxyclick é um sistema eficaz de gerenciamento de visitantes baseado em nuvem.
Alguns de seus principais recursos incluem registro de visitantes, fotos instantâneas, impressão de crachás, notificações instantâneas, relatórios e Proxyclick.
Os usuários podem controlar os visitantes usando o Proxyclick, melhorar a reputação de sua marca e garantir a segurança.
Recursos adicionais do sistema incluem personalização de crachás, controle de acesso, pré-registro de visitantes, permissões de usuários, proteção de dados e verificações de segurança.
Preços
- Preço inicial: $ 100.00 por mês
- Teste grátis: Disponível
- Versão gratuita: Não Disponível
# 5. Software VisitLog
Empresas de pequeno, médio e grande porte podem se beneficiar do uso do VisitLog, um sistema de gerenciamento de visitantes no local.
Os recursos fundamentais incluem pré-registro de visitantes, impressão de crachás, notificações por e-mail e SMS, registro de visitantes e notificação de visitantes.
A função de quiosque VisitLog acompanha as chegadas e partidas dos visitantes e o número total de visitantes presentes.
Uma tela de boas-vindas programável, listas de evacuação de emergência, ferramentas de gerenciamento de estacionamento e recursos de relatórios são outros recursos.
Preços
- Preço inicial: $ 1,800.00 uma vez
- Teste grátis: Disponível
- Versão gratuita: Não Disponível
Sistemas eletrônicos de gerenciamento de visitantes
Computadores básicos ou sistemas eletrônicos de gerenciamento de visitantes, que geralmente são alojados em um iPad ou em um quiosque sem contato, empregam uma rede de computadores para monitorar e registrar as informações dos visitantes.
Um sistema eletrônico de gerenciamento de visitantes atenua a maioria das falhas de um método de papel e caneta.
Para verificar possíveis problemas de segurança, os IDs dos visitantes podem ser comparados aos bancos de dados municipais, estaduais e federais e aos bancos de dados internos.
Sistemas automatizados de gerenciamento de visitantes
Várias empresas ainda usam métodos antiquados de check-in manual de visitantes, como crachás e livros de visitas, mas mudar para um sistema automatizado de gerenciamento de visitantes traz muitas vantagens para uma empresa, incluindo economia de custos, tempo e recursos.
No white paper de 2017, The Evolution of Visitor Management, 82% das organizações questionadas afirmaram que a implementação de um sistema automatizado de gerenciamento de visitantes aumentou a eficiência operacional.
Um sistema de gerenciamento de visitantes que automatiza a recepção e as operações administrativas, ao mesmo tempo em que aumenta a segurança e reduz os riscos, proporciona um excelente retorno sobre o investimento.
Quando um visitante chega, o sistema de gerenciamento de visitantes notifica instantaneamente o funcionário apropriado.
A equipe é informada de que seu convidado chegou.
Conclusão
Sistemas de gerenciamento de visitantes antigos e mal administrados trazem várias preocupações.
Uma plataforma obsoleta pode resultar em problemas de conformidade ou falhas de segurança que podem ser bastante caras.
Todo o procedimento precisa ser reavaliado, com atenção máxima ao sistema de gerenciamento de visitantes.
Sistemas de gerenciamento de visitantes Perguntas Frequentes:
Quantos tipos de sistemas de gerenciamento de visitantes existem?
Existem duas abordagens operacionais diferentes, mesmo que não existam dois tipos distintos de software de gerenciamento de visitantes.
Como configuro um sistema de gerenciamento de visitantes?
Um sistema de notificação deve ser incluído nos sistemas de gerenciamento de visitantes para notificar os membros da equipe quando um visitante entrar.
Idealmente, os funcionários devem ter a opção de selecionar as notificações que desejam receber e quando.
Os crachás de convidados devem ser impressos de forma rápida e instantânea.
Como você lida com visitantes sem hora marcada?
A secretária deve oferecer um assento e se apresentar aos visitantes que ainda não agendaram um horário.
- Obtenha as informações do chamador
- Fale com o escritório do supervisor
- Informe-se sobre a disponibilidade do supervisor
- Recusar visitas estrategicamente
Quais são os tipos de visitantes?
Os visitantes que chegam por via aérea, como visitas de escala, visitantes diurnos e visitantes em trânsito, são chamados de chegadas aéreas.
Os visitantes que chegam por mar, como passageiros de cruzeiros, são chamados de chegadas por mar.
As chegadas por mar também incluem visitantes de escala, como marinheiros e velejadores.
- Melhores sistemas de intercomunicação empresarial de 2023 (+ opção sem fio)
- Os 10 melhores softwares de gerenciamento de senhas: as principais soluções para o seu negócio
- Melhor sistema de software de gerenciamento de conteúdo para o seu site em 2023
- O que são sistemas de gerenciamento de banco de dados relacional
- GESTÃO DE RELACIONAMENTO COM O CLIENTE (CRM): Definição, Ferramentas e Importância
Referências
