Quão bem versado em oferta e demanda você é? Mesmo que você não tenha se formado em economia, provavelmente já ouviu esses argumentos antes. Embora a oferta e a demanda sejam importantes no gerenciamento da capacidade, elas são apenas um aspecto do quebra-cabeça. Entender corretamente o gerenciamento de capacidade e por que ele é crucial para o sucesso de projetos e negócios requer muito mais conhecimento. Neste guia, vamos esclarecer as operações de gerenciamento de capacidade em Itil e suas ferramentas.
O que é Gerenciamento de Capacidade?
O gerenciamento de capacidade está maximizando as atividades potenciais e a saída de produção de uma empresa - em todos os momentos, em todas as circunstâncias. A capacidade de uma empresa é uma medida de quanto ela pode realizar, produzir ou vender em um determinado período.
Entendendo o gerenciamento de capacidade
As empresas devem permanecer ágeis o suficiente para satisfazer as expectativas de maneira consistente e econômica, pois a capacidade pode mudar como resultado de mudanças nas condições ou influências externas, como demanda sazonal, mudanças na indústria e eventos macroeconômicos imprevistos. Por exemplo, com base na demanda e no volume de estoque que a empresa possui atualmente, os recursos de matéria-prima podem precisar ser modificados.
Trabalhar horas extras, terceirizar operações corporativas, investir em mais equipamentos e alugar ou vender imóveis são exemplos de estratégias de gerenciamento de capacidade.
As empresas com práticas de gerenciamento de capacidade insatisfatórias podem sofrer uma queda nas vendas como resultado de pedidos não atendidos, perda de clientes e perda de participação de mercado. Como resultado, uma empresa que apresenta um novo produto com um esforço de marketing ativo precisa se planejar para um aumento inesperado na demanda. É ruim para os negócios quando você não pode reabastecer rapidamente o estoque de um parceiro varejista.
Estratégias de Gerenciamento de Capacidade
Os gerentes industriais desenvolveram algumas táticas para melhorar os resultados e aumentar a capacidade de produção da empresa. Algumas das estratégias de gerenciamento de capacidade mais usadas estão listadas abaixo:
#1. estratégia de atraso
Um gerente determina a capacidade usando esse método conservador e, em seguida, espera por um crescimento genuíno e constante da demanda. O gerente então aumenta a capacidade de produção para atender a demanda do mercado.
#2. estratégia de liderança
Este método é substancialmente mais agressivo e arriscado do que a estratégia lag. A empresa decide aumentar a capacidade antes que haja necessidade porque acredita que será adequada se a demanda aumentar. É empregado quando um negócio cresce ou quando a demanda por um produto ou serviço aumenta rapidamente. Assim, as pequenas empresas normalmente evitam esse tipo de estratégia.
#3. estratégia dinâmica
Essa abordagem orientada por previsões se concentra no uso de tendências de mercado como meio de aumentar a capacidade. O gerente avalia a demanda real e os dados de previsão de vendas antes de ajustar a produção com antecedência.
É uma das estratégias mais seguras, pois os gerentes têm informações de previsão precisas para apoiar suas metas de capacidade. Além disso, diminui a possibilidade de escassez ou desperdício de estoque.
#4. estratégia de jogo
Essa estratégia combina estratégias de lead e lag. Utiliza expansões pequenas, mas significativas, da capacidade da empresa, atendendo à demanda do mercado. Quando é óbvio que a demanda vai aumentar, a empresa aumenta gradativamente a produção.
Ferramentas de gerenciamento de capacidade
Como você pode saber qual das muitas ferramentas de gerenciamento de capacidade disponíveis é ideal para você? Essas ferramentas podem ser usadas para resolver um problema específico ou fornecer soluções de gerenciamento de capacidade de várias maneiras. Estas são as melhores ferramentas de gerenciamento de capacidade agora no mercado, o que as torna tão boas e como os gerentes de projeto podem usá-las imediatamente.
#1. Alternar plano
O Toggl Plan é outra ferramenta de gerenciamento de capacidade muito apreciada, que permite aos usuários avaliar o desempenho de várias equipes em tempo real. A suíte Toggl, que também contém um programa de controle de tempo, inclui o Toggl Plan.
#2. equipe
O Teamup oferece aos planejadores de capacidade uma vantagem quando se trata de gerenciamento de recursos. É uma ferramenta simples, mas que se adapta bem a equipes pequenas. Em essência, o Teamup é um calendário compartilhado acessível a todos os membros da equipe. Você pode organizar reuniões de equipe, briefings e marcos do projeto, como datas cruciais ao longo do calendário.
#3. Flutuador
O Float é uma ótima ferramenta de planejamento e gerenciamento de capacidade, mas também oferece visibilidade e insight às equipes e indivíduos que trabalham em projetos.
Para tornar os projetos visíveis para todos os departamentos, títulos e deveres podem ser atribuídos às equipes e membros da equipe. Além disso, você pode ajustar a disponibilidade de indivíduos e definir horários de trabalho padrão, o que melhora a compreensão de todas as partes interessadas do projeto.
#4. Guru de recursos
Diferentes níveis de planos pagos são oferecidos pelo Resource Guru para auxiliar no gerenciamento de recursos humanos e outras reservas. Isso ajuda a fornecer visibilidade sobre pessoas sob demanda ou membros da equipe subutilizados.
#5. MavenLink
O planejamento de capacidade é simplificado e descomplicado pela conexão, eficiência e análise do Mavenlink. Apresenta-se como um software inovador, atualizado e responsivo às necessidades dos gerentes de projeto de hoje.
#6. Salvador
Semelhante a muitas outras ferramentas de gerenciamento de capacidade, o Saviom descreve o uso de recursos em tempo real e no futuro para permitir um melhor planejamento. Os usuários podem visualizar a demanda por determinados recursos, reservar recursos conforme necessário e desenvolver planos de contingência para situações em que os recursos não estão acessíveis.
Gerenciamento de Capacidade em Itil
O gerenciamento de capacidade é uma prática de gerenciamento de serviços de TI dentro da estrutura ITIL. Os projetos de serviço, estratégias e procedimentos que garantem que sua organização de TI tenha o número apropriado de recursos no momento apropriado e com o custo apropriado para manter as operações estão incluídos no gerenciamento de capacidade ITIL.
Os especialistas de TI assumem grande parte da responsabilidade de garantir que as empresas permaneçam flexíveis e adaptáveis a novas tecnologias e processos em um momento em que a tecnologia está se desenvolvendo mais rapidamente do que nunca. A TI é responsável por conduzir a pesquisa necessária, planejar, projetar, comprar, monitorar e gerenciar a implantação de novas tecnologias, garantindo padrões de hardware e software e implementando novos procedimentos e regulamentações.
Ao utilizar os recursos de forma eficaz, os profissionais de TI podem se preparar e acompanhar as mudanças com a ajuda do gerenciamento de capacidade ITIL.
Objetivo do gerenciamento de capacidade ITIL
Custo-benefício e altos níveis de qualidade de serviço são prioridades no gerenciamento de capacidade. Os deveres de um gerente de capacidade incluem descobrir quanta capacidade é necessária para fornecer serviços presentes e futuros de forma rápida, eficaz e dentro de um orçamento predeterminado. Depois disso, eles ficam de olho nos procedimentos implementados para avaliar sua eficiência, rapidez e confiabilidade e descobrir onde melhorias podem ser feitas.
Benefícios do gerenciamento de capacidade ITIL
A tecnologia está em constante evolução. A vantagem do gerenciamento de capacidade é que ele pode mantê-lo à frente enquanto você tenta manter a padronização de hardware e software em toda a organização.
Não deve ser muito desafiador acompanhar as mudanças em empresas menores. Para fornecer aos recrutas equipamento e software padronizados durante a integração, sua empresa provavelmente possui um orçamento e procedimentos em vigor.
Para empresas maiores manterem todo o pessoal atualizado com equipamentos padronizados, são necessários mais planejamento e processos claramente definidos. Você pode se preparar para as atualizações necessárias de hardware e software com a ajuda de um design de serviço de gerenciamento de capacidade, com pouca interrupção nas operações comerciais.
Em vez de distribuir para todos de uma vez, você pode, por exemplo, criar uma estratégia para atualizar o sistema operacional de toda a organização, um departamento por vez. Ao fazer isso, os gerentes de capacidade podem ficar de olho, avaliar e aprender com cada implantação para que as posteriores sejam rápidas e tranquilas com o mínimo de tempo de inatividade possível.
O gerenciamento de capacidade tem várias vantagens importantes em sua organização de TI, incluindo:
- Funcionalidade aprimorada
- Eliminação de tarefas desnecessárias
- Economia de custos de aquisições planejadas de hardware e software, em vez de aquisições apressadas
- Maior satisfação e confiança entre TI e unidades de negócios
- O desperdício é eliminado quando a capacidade é compatível com as necessidades do negócio.
- Relatórios regulares para entender a despesa geral de atualizações de hardware e software
- Fazendo escolhas informadas sobre requisitos de capacidade e crescimento futuro
Operações de gerenciamento de capacidade
Planejar, coordenar e regular os recursos necessários para gerar bens e serviços é o processo de gerenciamento de operações de capacidade. Para estabelecer quanta capacidade é necessária para atender à demanda prevista, o planejamento de capacidade é um componente crucial do gerenciamento de operações.
Garantir que haja espaço para crescimento futuro, valoriza ainda mais as operações da organização. Também permite que a empresa evite o excesso de capacidade e os custos decorrentes, como recursos ociosos e capacidade subutilizada. Existem diferentes técnicas de gerenciamento de operações de capacidade, mas todas procuram fornecer uma resposta para o mesmo problema.
Tipos de gerenciamento de operações de capacidade
A capacidade de produção exigida por uma empresa para satisfazer a demanda variável do consumidor por seus bens ou serviços é determinada por meio do planejamento da capacidade. Garantir que os recursos apropriados estejam disponíveis quando necessários é o objetivo do planejamento de capacidade.
Existem quatro tipos de gerenciamento de operações de capacidade:
- Planejamento de Capacidade de Recursos
- Planejamento de capacidade do projeto
- Planejamento de capacidade da equipe
- Planejamento de Capacidade de RH
Como o planejamento de capacidade ajuda no gerenciamento de operações?
Um dos aspectos mais importantes do gerenciamento de operações é o planejamento da capacidade. Ele garante que uma empresa tenha os recursos necessários para atender a demanda. O planejamento de capacidade pode ajudar a evitar problemas como superprodução ou subutilização de recursos, avaliando a capacidade da organização e seus recursos.
O planejamento de capacidade estratégica e tática são as duas formas básicas. De longo prazo e focado na direção e objetivos gerais de uma organização, planejamento de capacidade estratégica. O planejamento da capacidade tática é mais de curto prazo e considera o uso mais eficiente dos recursos de uma organização.
Melhores práticas para implementar o gerenciamento de capacidade ITIL
Você provavelmente criará suas próprias práticas recomendadas e aprimorará os procedimentos atuais à medida que sua empresa cresce e suas operações são otimizadas. Examinar os processos e práticas usados por outras empresas que funcionam bem é um bom ponto de partida.
As práticas recomendadas listadas abaixo podem ajudá-lo a implementar o gerenciamento de capacidade com êxito.
#1. Escolha os membros da equipe apropriados para o projeto:
Certifique-se de que os indivíduos apropriados sejam colocados nos horários e locais apropriados. Contratar as pessoas mais qualificadas e com experiência no seu setor e com o projeto que você está construindo faz parte disso. Encontrar funcionários qualificados que já conheçam a cultura corporativa de sua empresa e seus produtos ou serviços é o ideal.
#2. Faça algumas análises “e se”:
Crie vários cenários “e se” antes da implementação para que sua equipe esteja pronta para circunstâncias imprevistas. Você pode encontrar rapidamente as melhores opções para corrigir falhas e gargalos com o uso de planos de contingência. Isso mantém o processo de produção eficiente.
#3. Reconheça os erros anteriores:
Você corre o risco de cometer os mesmos erros que os outros cometeram se não aprender com os erros deles. A leitura de relatórios que descrevem realizações semelhantes às suas metas pode ajudar sua implementação a ter um impacto imediato para melhor.
#4. Priorize seu trabalho:
A priorização ajuda a equipe a se concentrar na tarefa e garante que o trabalho mais importante seja concluído primeiro, o que acelera o processo e reduz o tempo de inatividade.
#5. Controle a relação entre oferta e demanda:
Você pode ter a capacidade necessária para atender à demanda, independentemente de quantas pessoas estejam em sua equipe. Antes de agendar o trabalho, certifique-se de verificar a disponibilidade de recursos.
Você pode usar dados existentes e planos cuidadosamente criados para influenciar suas decisões com a ajuda do gerenciamento de capacidade ITIL. Para manter sua empresa operando em níveis máximos de desempenho, ele otimiza processos e procedimentos e remove o elemento de adivinhação das decisões de TI.
Por que o gerenciamento de capacidade é importante?
As empresas devem ser capazes de satisfazer a demanda dos clientes. A falta de capacidade para atender à demanda pode resultar na perda de vendas e oportunidades de negócios.
Quais são os tipos de gerenciamento de capacidade?
- Capacidade Potencial
- Capacidade Imediata
- Capacidade efetiva.
O que é uma ferramenta de gerenciamento de capacidade?
Usando uma ferramenta de planejamento de capacidade, você pode prever suas futuras necessidades de recursos e alocar recursos quando eles forem mais necessários.
Quais são os principais elementos do gerenciamento de capacidade?
- Configurando os planos da empresa.
- Análise de prospects e demandas de clientes.
- Examinando os resultados da infraestrutura e recursos disponíveis agora.
- Implementação do planejamento de capacidade.
- Monitoramento e análise do potencial de saída.
Quais são as responsabilidades de um gerente de capacidade?
O gerente de capacidade é responsável por garantir que haja capacidade de TI suficiente para fornecer os níveis apropriados de serviço, certificando-se de que o gerenciamento sênior de TI seja devidamente aconselhado sobre como combinar capacidade e demanda e garantindo que a capacidade existente seja usada com a maior eficiência que possível.
Conclusão
A estratégia ideal para as empresas maximizarem sua produtividade é o gerenciamento de capacidade. Além disso, quando as empresas gerenciam sua capacidade de forma eficaz, elas terão uma ideia mais clara de quanto podem fazer, produzir ou vender em um determinado período de tempo.
O fato de o gerenciamento de capacidade garantir menos problemas e eventos relacionados à capacidade e ao desempenho é uma de suas vantagens mais importantes. Este procedimento é vantajoso, pois garante capacidade lucrativa e desempenho. Embora o gerenciamento de capacidade possa apresentar algumas dificuldades para as empresas, existem excelentes soluções disponíveis.
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Referências
