Há apenas uma chance de estabelecer uma boa primeira impressão durante a integração. Um procedimento simples de integração com um pouco de papelada e um manual do funcionário foi o suficiente para muitas empresas sobreviverem antes da pandemia. Muitas empresas perderam potenciais clientes e clientes devido ao seu processo de onboarding ruim. Portanto, não queremos que você cometa o mesmo erro e tenha pesquisado as melhores práticas de onboarding. Continue lendo para saber mais sobre as práticas recomendadas de integração de funcionários.
Práticas recomendadas de integração
Uma das fases finais do processo de contratação é a integração. Os procedimentos de integração de cada empregador podem variar em formalidade e estrutura, mas um bem-sucedido será vantajoso para ambos os lados.
Como resultado, os novos contratados poderão começar a contribuir para sua organização rapidamente e poderão se adaptar rapidamente às habilidades e atitudes necessárias para sua nova posição.
Nossas melhores recomendações para fazê-lo corretamente são mostradas abaixo:
#1. Comunicação regular
Desde quando eles aceitam a oferta até quando começam a trabalhar para você, é fundamental manter o interesse do novo contratado. Eles podem se sentir mais à vontade e entusiasmados com seu negócio e departamento.
Os principais candidatos irão naturalmente querer começar imediatamente, então pense em qualquer coisa que eles possam estar fazendo antes de começarem a trabalhar para você que seria útil para eles em seus primeiros dias no cargo.
#2. Pense em se inscrever online
A utilização de uma abordagem online tem várias vantagens. Os formulários podem ser preenchidos com antecedência e inseridos em seu sistema, economizando tempo no primeiro dia e permitindo que o novo funcionário e seu gerente se concentrem em tarefas mais críticas. Seu procedimento de integração pode ser diferente se você contratar um funcionário remoto em tempo integral.
#3. Esteja ciente da data e do plano de chegada.
Um novo funcionário deseja nada mais do que chegar em seu primeiro dia e descobrir que não era esperado ou que sua administração não planejou adequadamente sua chegada.
Isso apresenta uma imagem pobre, descuidada e desorganizada do negócio. Certifique-se de que todos os passes, estações de trabalho, software de computador, contas e liberações estejam preparados e que você seja informado sobre quando eles devem chegar.
#4. Faça uma introdução
Uma introdução à empresa e uma indução básica específica da função devem ser feitas no primeiro dia. Considere as habilidades adicionais necessárias, como procedimentos de saúde e segurança, pois você é obrigado por lei a garantir que sua equipe tenha conhecimento nessas áreas.
#5. Escolha um mentor ou amigo.
Se ainda não fizer parte do seu procedimento de integração, pense em designar um amigo ou mentor. O novo funcionário se sentirá à vontade para fazer perguntas “cotidianas” ao colega mais experiente, que talvez não queira fazer ao chefe.
Melhores práticas de integração de funcionários
#1. Antes do primeiro dia de trabalho do seu novo contratado, comece a integração
Muitas empresas cometem o erro de adiar a orientação e integração até o primeiro dia de trabalho do novo funcionário. Mas, frequentemente, levará dias, semanas ou até meses desde o recebimento de uma oferta de emprego até que seu novo contratado comece seu novo trabalho.
#2. Estabeleça procedimentos fantásticos de contratação e boas-vindas
Uma excelente primeira impressão pode ser causada por uma ótima experiência de contratação. No entanto, esse processo de contratação envolve muito mais do que enviar uma caneca de café ou uma lista de regulamentos comerciais aos novos membros da equipe.
Considere a criação de uma lista de verificação de novas contratações que inclua algumas das seguintes práticas de novas contratações para ajudar seu novo funcionário a começar rapidamente e prepará-lo não apenas para o primeiro dia em seu novo cargo, mas também para o primeiro mês:
- Envie uma ligação e um e-mail para cumprimentar o novo funcionário.
- Envie um kit de boas-vindas aos novos funcionários.
- Configure o equipamento de trabalho e os recursos para o novo contratado.
- Crie um cronograma e um programa para uma orientação.
- Dê oportunidades para cumprimentar colegas de trabalho
#3. Incluir líderes seniores no estabelecimento da cultura organizacional.
Seu departamento de recursos humanos não é o único responsável pela integração. O desenvolvimento de um programa de integração de novos funcionários frequentemente envolve especialistas de RH, mas a execução das atividades de integração é dever de toda a organização, incluindo membros da equipe, supervisores e líderes seniores.
Envolver um líder sênior, como um fundador, dá a essa pessoa a chance de discutir princípios corporativos e comportamentos aceitáveis, além de ajudar os novos funcionários a entender a cultura e a história da empresa.
#4. Fazendo uso do software de integração
Desde o preenchimento da papelada de recrutamento até a condução de programas de treinamento e orientação para novas contratações, um processo de integração eficiente envolve uma grande variedade de trabalhos e atividades.
Muitas empresas de software HRIS oferecem soluções de integração automatizadas e integradas que reduzem a necessidade de formulários em papel, eliminam a entrada redundante de dados e agilizam o procedimento.
#5. Com seu funcionário, estabeleça uma confiança viva.
Seja entre membros da equipe ou um gerente e um membro de sua equipe, um acordo de confiança serve como a base para uma relação de trabalho produtiva. Deve ser desenvolvido em conjunto, documentado, avaliado e atualizado regularmente como um documento vivo.
Práticas recomendadas para integração de novos funcionários
Por preparar os indivíduos para suas funções, a integração é crucial para novas contratações. Garantir que a transferência ocorra da maneira mais tranquila possível é sua responsabilidade como líder. Procedimentos de integração saudáveis são a chave.
Você pode manter sua equipe satisfeita e produtiva desde o início, aderindo às práticas recomendadas de integração desses cinco funcionários.
#1. Aprenda o funcionamento do seu novo funcionário.
Porque cada pessoa é única, é essencial compreender o melhor método para integrar o recruta na força de trabalho. Descubra o que eles esperam obter do trabalho, como preferem ser tratados e como abordam o trabalho em geral.
Ao fazer as melhorias necessárias que ajudarão melhor na transferência, você pode facilitar a integração depois de entender esses fatores.
#2. Descreva a eles os membros e departamentos essenciais da equipe.
Apresentar talentos recém-contratados a trabalhadores experientes é um dos componentes mais importantes da integração. Pense nas pessoas com as quais os funcionários colaborarão com frequência. Certifique-se de que eles conheçam indivíduos essenciais, incluindo líderes de equipe.
#3. A intensidade do seu treino deve ser adequadamente equilibrada.
É fundamental pensar em quanto treinamento você está dando aos novos contratados antes de integrá-los. Cada um tem suas desvantagens e pode ser simples overtrain ou undertrain.
Sobrecarregam o pessoal de conhecimento quando há excesso de treinamento. O cérebro humano não consegue reter tanta informação, ao contrário do que você acredita que os ajudaria a alcançá-los mais rapidamente.
Por outro lado, o treinamento inadequado também é ineficaz. Ao dizer à equipe para lidar com tudo de forma independente com pouca ajuda, você está efetivamente dizendo isso a eles.
#4. Certifique-se de usar críticas construtivas
Você não deve esperar a perfeição de um novo funcionário porque ninguém é perfeito. Para incentivar o aprendizado por meio do fracasso, é útil estabelecer uma cultura. Isso faz parte de dar a eles comentários que os prepararão para o longo prazo.
#5. Mantenha seu diálogo.
Ao longo do processo de integração, você deve acompanhar suas novas contratações em várias ocasiões. A menos que você pergunte diretamente, você não pode dizer como um novo contratado está se ajustando.
Informe-se sobre seu progresso, áreas de necessidade de assistência e quaisquer dúvidas que ainda possam ter. Certifique-se de ouvir suas opiniões de forma justa, pois isso os inspirará a oferecer sugestões que podem melhorar sua empresa.
Práticas recomendadas de integração do cliente
#1. Construa para seus clientes um mapa de caminho claro.
Crie um caminho claro para seus clientes percorrerem como primeiro passo. Durante o processo de integração, nada poderia ser mais deprimente do que deixar seu cliente incerto sobre qual será o próximo passo. Para seus clientes, crie uma experiência bem pensada.
#2. Reconhecer as necessidades do cliente
Se seus clientes experimentaram uma ruptura emocional durante a integração, pode ser porque você não está prestando muita atenção ao que eles têm a dizer. As empresas devem estar cientes das necessidades e problemas de seus clientes. Preste atenção aos componentes de integração que eles não entendem e quais eles acham pouco claros. Em seguida, concentre-se em melhorar essa característica da experiência ou em tornar a explicação que a acompanha mais direta.
#3. Estabeleça metas e prazos.
Pré-definir as expectativas de um cliente é uma boa ideia antes de começar a usar um produto ou serviço. Ao fazer isso, você pode construir uma imagem mais clara do que você vai dar a eles e ter uma ideia decente do que eles querem fazer com sua oferta.
#4. Possuir uma mentalidade de resolução de problemas.
Durante o processo de integração, nem tudo sairá conforme o planejado. Mesmo se você aderir ao modelo de integração do cliente, ainda pode haver alguns itens que você ignora devido a variações contextuais com seu cliente.
Talvez o endereço do seu cliente esteja fora do alcance do seu fornecedor 3PL ou o serviço que ele está tentando usar não seja o que ele precisa. Uma abordagem de resolução de problemas é útil em situações como essas.
#5. Automatize ações de rotina
Um dos métodos mais fáceis de acelerar um processo de integração é desenvolver uma estrutura de integração de cliente repetível. Toda vez que um onboarding é feito na hora, perde-se tempo tanto para a empresa quanto para o cliente. Automatize o que pode ser automatizado, então.
Práticas recomendadas de integração virtual
#1. Iniciar o processo de integração com antecedência
As empresas remotas frequentemente adiam o início do processo de integração até o primeiro dia do funcionário. Em nossa opinião, o melhor curso de ação começa bem antes de o novo membro da equipe se apresentar para o serviço.
Assim que o processo de contratação de novos funcionários terminar, envie um pacote de boas-vindas.
#2. Faça e distribua um cronograma ou agenda de integração.
Além de entregar brindes, recomendamos que você inclua uma agenda em seu pacote de boas-vindas que detalha o cronograma para a integração de seu novo contratado e as duas primeiras semanas.
Isso acalma sua ansiedade inicial, dando-lhes uma prévia do que está por vir (sem sobrecarregá-los).
#3. Dê tarefas simples para incentivar a confiança e facilidade
Prepare algumas atividades simples para seus novos contratados realizarem no início para ajudá-los a ganhar confiança antes que qualquer trabalho substancial seja necessário. Forneça a eles formulários de RH para preencher, peça que assistam a um vídeo rápido, configurem seus perfis de software Slack e PM e muito mais.
#4. Planejar treinamento virtual
Considere adicionar algumas sessões de treinamento virtual à agenda do seu novo contratado. Você pode fornecer links para tutoriais na Internet, filmes de treinamento interno ou apresentações do Google Slides para apresentações durante o treinamento. Eles podem acompanhar sua programação com a ajuda deles.
#5. Planeje reuniões online com indivíduos e grupos para apresentar a equipe
Todos podem conhecer seus colegas de trabalho virtualmente em um ambiente menos assustador. A programação deve incluir algumas videochamadas, começando com grupos menores de trabalhadores com os quais eles interagirão com frequência.
Quais são os 5Cs do Onboarding?
Os 5Cs do onboarding são:
- Compliance
- Esclarecimento
- Cultura
- Conexão, e
- Verificar novamente
Quais são as 3 fases da integração do funcionário?
Quando as equipes de RH usam o termo “integração”, elas basicamente implicam em tudo o que ocorre para que um novo contratado inicie sua função depois de assinar uma carta de oferta. Essas várias atividades geralmente se enquadram em três fases sobrepostas:
- Áreas de Suporte
- Orientação, e
- Habilitação.
Como é a integração de um bom cliente?
Você mantém o envolvimento do cliente com um bom processo de integração. O uso bem-sucedido de seu produto resultará de sua ajuda para ajudá-los a compreender e experimentar o valor que ele oferece. Ainda, mais importante, irá fornecer-lhes uma motivação para voltar e usá-lo repetidamente. Aumentar as conversões de avaliação.
Como faço uma lista de verificação de integração?
Para fazer uma lista de verificação de integração, siga estas etapas:
- Analise os requisitos da posição.
- Eles devem dividir a lista de verificação em seções.
- Faça uma lista de pré-requisitos para contratação.
- Faça uma lista dos deveres para o primeiro dia.
- Dê a eles tarefas para serem concluídas durante a primeira semana.
- Após o primeiro mês, verifique com eles.
Como você pode melhorar a integração de clientes?
Deve ser fácil e flexível integrar novos funcionários. As percepções favoráveis dos clientes sobre sua marca e a probabilidade de se tornarem clientes são fortalecidas quando eles testemunham a velocidade, o conforto, a segurança e a conveniência que você exibe durante a integração.
Perguntas frequentes sobre práticas recomendadas de integração
Quais características definem um sistema de onboarding bem-sucedido?
Um processo de integração bem-sucedido atinge um equilíbrio entre transmitir conhecimento, criar empolgação e promover relacionamentos. As empresas podem fornecer aos novos contratados o conhecimento, os contatos e os recursos necessários para que se sintam à vontade e confiantes o suficiente para realizar um excelente trabalho, organizando cuidadosamente o processo de integração.
Quem deve lidar com o processo de onboarding?
O gerente de recrutamento é a pessoa ideal para fornecer ao novo contratado o treinamento necessário para ter sucesso em seu cargo, que é um dos componentes mais importantes do onboarding.
Conclusão
Você pode ver que o processo de onboarding é essencial após o processo de contratação. Siga os passos deste artigo para que seus funcionários e clientes se sintam em casa e tenham uma boa impressão de você como RH.
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Referências
