A integração de funcionários é tão importante quanto o próprio processo de recrutamento. Você tem as pessoas certas para o trabalho, sim, mas precisa fazer um esforço para mantê-las. Não sabe como proceder? Incluímos uma lista de verificação neste artigo para ajudá-lo a entender o que envolve todo o processo de integração de funcionários e como fazê-lo. Também incluímos uma lista dos melhores softwares de integração de funcionários para ajudar a tornar o processo perfeito.
O que é Integração de Funcionários?
A integração de funcionários é definida de forma diferente por cada organização. Embora o processo seja quase o mesmo, o prazo e os deveres envolvidos distinguem cada programa de integração.
Enquanto alguns gerentes de RH parecem ver o processo de integração de funcionários como nada mais do que papelada de nova contratação, membros da equipe mais experientes e motivados têm uma visão diferente sobre o que a integração de funcionários implica. Como parte da integração de funcionários, eles consideram todo o período desde o momento em que uma oferta é lançada até o momento em que um funcionário se torna um colaborador produtivo para a empresa.
A integração abrange todos os processos que ocorrem a partir do momento em que você faz uma oferta e o momento em que a pessoa começa a realmente produzir em uma função, incluindo o programa de orientação, plano de treinamento, estabelecimento de benchmarks de desempenho e estabelecimento de um ciclo de feedback.
O processo de integração de funcionários
A integração de funcionários é a transformação sistemática e intencional de prospects em trabalhadores de alto desempenho.
As empresas fornecem aos novos funcionários as informações, relacionamentos e recursos de que precisam para se sentirem confortáveis e confiantes o suficiente para executar um trabalho excelente, organizando cuidadosamente as etapas de integração.
O processo começa durante o recrutamento, quando os prospects se imaginam trabalhando para sua organização. Acelera quando um candidato aceita uma oferta e se torna um funcionário pela primeira vez. Culmina nos dias e semanas iniciais cruciais do funcionário no trabalho, quando eles (espero) formam laços fortes com seus novos colegas de trabalho.
Mais significativamente, a experiência de integração de um funcionário reverbera ao longo de seu mandato em sua organização, potencialmente definindo o tom de toda a sua carreira.
O mau atendimento ao cliente pode resultar em saídas antecipadas e alta rotatividade de funcionários. Um encontro positivo pode preparar o terreno para a satisfação a longo prazo.
Qual é o objetivo da integração?
A integração de funcionários é a primeira interação que um funcionário tem com a empresa após o longo processo de entrevista.
Se o encontro ficar aquém das expectativas, seu funcionário pode se arrepender de aceitar a oferta de emprego.
Um processo de integração defeituoso pode alterar suas perspectivas, dar-lhes noções preconcebidas sobre a empresa e, eventualmente, forçá-los a se demitir mais cedo.
Um sólido processo de integração de funcionários é necessário para ajudar seus novos contratados a se estabelecerem, conhecerem a organização, obter clareza sobre seus objetivos de trabalho e estabelecer relacionamentos positivos com outros funcionários.
Uma experiência de integração notável não apenas faz com que os funcionários se sintam bem-vindos, mas também os ajuda a se integrar mais rapidamente à família organizacional existente.
Assim, otimizar o processo de integração de funcionários não apenas impressiona os novos funcionários, mas também minimiza a carga de trabalho da equipe de RH.
Etapas do processo de integração de funcionários
#1. Tornar a oferta pública
O processo de integração do funcionário começa imediatamente após a fase de recrutamento. Quando um funcionário é contratado, um gerente de RH envia um bom e-mail de boas-vindas que inclui alguns documentos importantes, como a carta de oferta, links para formulários digitais de integração e documentos de política. Manter a transparência na abordagem familiariza o funcionário com a cultura da organização e permite que ele saiba o que esperar.
#2. Aceitação de uma oferta
Quando um funcionário aceita uma oferta, as melhores empresas planejam uma ligação rápida para examinar os documentos, benefícios e políticas, além de definir as expectativas. Manter os novos contratados engajados confirmará sua decisão de aceitar a oferta e criará fortes laços emocionais com a organização. Este é o momento de começar a planejar a agenda de orientação da equipe.
#3. Tempo de espera
Só porque um funcionário aceitou a oferta não garante que ele aparecerá na data de início. Durante o tempo de espera, o empregado também pode ser receptivo a propostas de outros possíveis empregadores. Como resultado, é vital estabelecer um relacionamento positivo com o funcionário. Deixe o funcionário saber o quanto você os aprecia. Ao desenvolver seu processo de integração de funcionários, considere incluir um período de espera.
#4. A data de inscrição
A maioria dos novos funcionários experimenta emoções conflitantes no primeiro dia. Ao mesmo tempo, eles estão apreensivos, encantados, excitados e nervosos. Como resultado, a principal responsabilidade dos gerentes de RH é fazer com que os novos contratados se sintam bem-vindos e à vontade. Incutir um sentimento de pertencimento nos novos contratados aumentará seu comprometimento e foco em seu trabalho.
Uma útil lista de verificação de integração de funcionários aliviará o estresse do pessoal de RH. Aqui estão algumas coisas para fazer antes do grande dia:
- Preparar o cronograma de orientação.
- Atribuir recursos de TI (estação de trabalho, acesso a e-mail etc.)
- Adquira todos os materiais de escritório necessários (móveis, chaves, cartão de acesso, etc.)
- Crie uma conta salário.
- Atribua um mentor ou pessoa para ajudar o funcionário a se estabelecer.
#5. Colaboração com outros departamentos
É fundamental colaborar com as principais partes interessadas (colegas de trabalho e gerentes) e aconselhá-los sobre a data de início da nova contratação. O pessoal de RH pode procurar a ajuda de colegas de trabalho para decorar o cubículo do novo funcionário, organizar reuniões individuais de boas-vindas e agendar uma sessão de orientação.
#6. Instrução e orientação
Os seminários de orientação proporcionam aos novos funcionários uma visão geral da cultura da organização, bem como uma compreensão dos objetivos da empresa. Essa fase fornece aos novos contratados conhecimento pertinente sobre as equipes da organização, operações de equipe e políticas corporativas. Definir metas e objetivos baseados em funções para os próximos 30/60/90 dias é um bom momento para demonstrar aos novos contratados em que eles precisam se concentrar.
Como a grande maioria dos funcionários precisa de algum treinamento essencial para começar, a maioria das empresas organiza o programa de treinamento para que seus funcionários fiquem atualizados rapidamente. Uma avaliação de habilidades ajudará as empresas a determinar o conhecimento e a habilidade do novo contratado e a desenvolver um plano de treinamento personalizado específico para a função, adaptado ao seu conjunto de habilidades.
#7. Os primeiros três meses
O principal objetivo deste período é avaliar e garantir que as expectativas da organização e do colaborador coincidam. Esta fase deve ser preenchida com discussões ativas sobre o sucesso do novo contratado e esforços contínuos para se tornar parte integrante do negócio.
Lista de verificação de integração de funcionários
Aqui está uma lista de verificação de integração de funcionários com ações pendentes que os profissionais e gerentes de RH devem concluir para manter os novos funcionários por um longo tempo:
- Examine a experiência do funcionário para ver se ela atende às suas expectativas.
- Examine seu desempenho e faça críticas
- Verifique se o funcionário tem alguma preocupação ou problema.
- Discutir o avanço profissional e estratégia.
- Obtenha feedback sobre a integração e quaisquer sugestões.
- Determine se eles exigem treinamento extra.
Software de integração de funcionários
O software de integração de funcionários mais eficaz inclui
- Trainual: Para criar uma biblioteca de manuais online
- Muda: Para facilitar o processo de integração
- Enboarder: para simplificar seu processo de integração para suporte
- Coassemble: Para desenvolver uma experiência de integração mais atraente
- Innform: conhecido por fornecer experiências de integração híbridas e agradáveis.
O que faz um bom software de integração de funcionários?
Existem inúmeras ferramentas e aplicativos disponíveis que incluem uma função de integração de funcionários. É padrão na maioria das plataformas de RH, embora frequentemente falte profundidade e interesse. Aqui estão alguns dos recursos que um bom software de integração de funcionários deve ter:
- Simples de usar. Esteja você integrando um ou centenas de novos funcionários, o software de integração deve ser fácil de usar. Deve ajudar a agilizar e simplificar seu processo, em vez de introduzir procedimentos complicados, navegação desconfortável ou processos difíceis.
- Fluxos de trabalho e processos automatizados. Ao automatizar alguns (ou todos) os processos de integração de seus funcionários, você economiza tempo e garante que todos recebam a mesma experiência de alta qualidade. Procurei sistemas integrados que possam ajudá-lo a criar um sistema ou rotina que possa ser reutilizado.
- Opções de customização Os processos são maravilhosos, mas você também deve buscar métodos para que a experiência pareça única. Esses aplicativos fornecem alguns métodos maravilhosos para criar um impacto por meio da personalização, desde o upload de fotos até a personalização do seu painel.
- Opções de autoatendimento Seus novos contratados devem ser capazes de encontrar e fazer upload de documentos com rapidez e facilidade, sem complicações. Priorizei aplicativos com recursos de autoatendimento para ajudá-los a aprender sobre sua organização e durante o processo de integração sem esforço.
- Cultura e participação são destaques. Passar pelo processo de integração digital pode ser isolante. Procurei aplicativos com recursos que permitissem dar vida a algumas de suas culturas corporativas por meio de apresentações, questionários e atualizações durante meus testes.
Alguns desses aplicativos apelam a um dos critérios mencionados mais do que outros. Existem aplicativos que são vívidos, emocionantes e envolventes - e outros que ajudam você a aperfeiçoar suas rotinas de integração para que sejam uma alegria de usar.
Tendo visto esses recursos, vamos dar uma olhada nas opções de software que mencionamos anteriormente:
#1. Treinamento
Trainual inclui um manual de treinamento sobre como criar seu playbook de negócios. É uma boa abordagem para ter uma noção do que o aplicativo pode fazer e guiá-lo pelo processo de criação de seus próprios manuais. Essa abordagem útil pode ser encontrada em todo o software, com dicas de ferramentas para cada parte fornecendo uma visão geral rápida de sua finalidade. Isso é realmente útil se você é novo na configuração de software de integração de funcionários como eu era.
O Trainual adota a abordagem do curso de aprendizado online para o tipo de experiência de integração que seus usuários podem esperar. Você basicamente cria minicursos (ou playbooks) sobre qualquer tópico que desejar, como história, cultura, equipe e trabalho da sua empresa. Você pode fazer o mesmo para regras e processos para construir sua própria biblioteca de recursos interna. Esses manuais ficam dentro de áreas temáticas e podem ser fixados como favoritos nos painéis de seus usuários.
#2. Muda
É simples gerenciar a integração de uma única nova contratação sem uma estratégia sólida, mas e as centenas? O Sapling simplifica a integração dos membros da equipe em escala, mesmo em muitos locais, departamentos e funções.
A abordagem de integração da Sapling é baseada em fluxos de trabalho, processos e atividades. Crie um processo, adicione tarefas e atribua-as a alguém — o novo recruta, seu gerente ou um colega. Para ajudá-lo a estruturar seu fluxo de trabalho, atribua datas de vencimento, descrições e subtarefas a cada tarefa. O que eu aprecio na abordagem de fluxo de trabalho do Sapling é que você pode definir datas relativas a marcos ou outras datas, para que você possa organizar um e-mail de boas-vindas para seu novo recruta cinco dias antes do início. Isso facilita a repetição e automação de fluxos de trabalho.
#3. Embarcador
Os aplicativos de integração geralmente são projetados para fornecer conteúdo a novos contratados, enquanto o Enboarder se concentra na criação de procedimentos que beneficiam a todos durante esse período de transição.
O Enboarder consegue isso através do uso de um construtor de fluxo de trabalho inovador e altamente visual. Em vez de adicionar uma tarefa em uma janela, você cria uma jornada que abriga várias tarefas, atividades e atribuições. Você pode delegar deveres e responsabilidades a novos funcionários e gerentes, bem como uma posição de camarada integrada que você pode atribuir.
#4. Comontar
O aprendizado on-line pode ser tedioso e difícil de concluir. Coassemble não é um deles. Este software de treinamento e integração de funcionários dá uma nova vida à criação e distribuição de programas de integração para os membros de sua equipe.
A capacidade de criar cursos online que servem como seu programa de integração está no coração do Coassemble. É semelhante a um playbook online, mas com aspectos muito mais interativos. Testes pop, rodas, fluxogramas, flashcards, linhas do tempo e mais recursos estão disponíveis.
#5. Informar
Embora muitas empresas estejam migrando para o trabalho remoto, convém incluir reuniões presenciais ou sessões de treinamento em seu processo de integração. Isso é algo que o Innform conta com maestria, ao mesmo tempo em que adiciona uma sensação de diversão e gamificação à experiência.
Como você escolhe o melhor software de integração de funcionários?
Todo excelente software de integração de funcionários deve ser simples de usar, rápido de automatizar e fornecer mais do seu recurso mais valioso: tempo. Além disso, todos nós temos requisitos distintos. Alguns departamentos de RH querem adicionar mais cultura e engajamento à experiência, enquanto outros exigem uma poderosa plataforma de integração para ajudá-los a integrar novos recrutas globalmente. Considere quais recursos são mais importantes para você e, em seguida, use este guia para ajudá-lo a localizar as melhores soluções para você. Experimente alguns aplicativos antes de escolher o que funciona melhor para sua equipe.
O que as novas contratações querem da integração?
Os novos contratados querem saber como obter os recursos de que precisam para ter sucesso em seu novo cargo durante o processo de integração. Não importa em que nível estejam, os novos contratados terão dúvidas sobre protocolo e práticas. Sua organização tem sua própria cultura.
Quem é responsável por conduzir o processo de integração dos funcionários?
O processo de integração do funcionário geralmente é conduzido pelo supervisor ou gerente imediato do novo funcionário, com o apoio do departamento de recursos humanos.
Que tipos de informações são normalmente cobertos durante o processo de integração?
Durante o processo de integração, os novos funcionários geralmente recebem informações sobre as políticas, procedimentos, benefícios e expectativas da empresa. Eles também podem receber treinamento em funções e habilidades específicas do trabalho.
Existem requisitos legais para a integração de funcionários?
Não há leis federais que obriguem especificamente a integração de funcionários, mas alguns estados e municípios podem ter suas próprias leis e regulamentos relativos à integração, principalmente no que diz respeito ao fornecimento de novas contratações com informações sobre direitos e responsabilidades de acordo com as leis estaduais e locais.
Como a tecnologia pode ser usada para apoiar o processo de integração do funcionário?
A tecnologia pode ser usada para apoiar o processo de integração do funcionário de várias maneiras, como por meio de programas de treinamento online, plataformas digitais de integração e formulários e documentos eletrônicos.
Como a integração de funcionários pode ser usada para melhorar a retenção de funcionários?
A integração eficaz de funcionários pode ajudar a melhorar a retenção de funcionários, fazendo com que os novos contratados se sintam bem-vindos e valorizados, fornecendo-lhes as informações e os recursos necessários para serem bem-sucedidos em sua nova função e ajudando-os a se tornarem rapidamente membros produtivos da equipe.
Um processo de integração de funcionários também pode ser usado para reintegrar funcionários que estiveram afastados da empresa por um período de tempo?
Sim, os mesmos princípios de um processo de integração de funcionários podem ser aplicados ao reintegrar funcionários que retornam à empresa após um período de ausência. Isso pode ajudar a garantir que eles sejam rapidamente informados sobre quaisquer alterações ou atualizações que tenham ocorrido durante seu tempo ausente e para ajudá-los a se reintegrar à equipe.
Conclusão
A integração de funcionários é muito importante para todas as empresas e, com um sistema automatizado de integração, os novos recrutas podem gastar menos tempo preenchendo a papelada e mais tempo aprendendo sobre os princípios da empresa, explorando o local de trabalho e fazendo novos amigos.
Perguntas Frequentes
Quais são os 5 Cs da integração?
Os cinco Cs da integração são conformidade, classificação, confiança, conexão e cultura.
Quem é responsável pela integração?
O supervisor de contratação geralmente é responsável pela integração.
Qual é a diferença entre orientação e integração?
Onboarding refere-se a um conjunto de eventos que ensinam aos novos funcionários o que eles precisam saber para cumprir as responsabilidades de suas novas funções. A orientação, por outro lado, refere-se ao acolhimento inicial dado por uma empresa a um novo contratado.
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