Atuamos em um mundo digital, o que significa que, como empresários, devemos acompanhar as mudanças tecnológicas que afetam nosso setor. Assim, um sistema de gerenciamento de documentos é um desses desenvolvimentos. Quando se trata de criar e manter escalas de pessoal, este software atende genuinamente a todas as necessidades. Portanto, neste post, vamos considerar software de gerenciamento de documentos, soluções e muito mais.
Sistema de gestão de documentos
Um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) é uma solução de software automatizada para organizar, proteger, capturar, digitalizar, marcar, autorizar e concluir atividades com seus dados corporativos é um sistema de gerenciamento de documentos. Apesar de a maioria dos sistemas de gerenciamento de documentos armazenar dados na nuvem, um DMS é muito mais do que isso. Você pode dedicar mais tempo às tarefas de que gosta porque sistemas inovadores de gerenciamento de documentos, como o eFileCabinet, lidam com as grandes quantidades de papel que chegam à sua empresa para você.
O gerenciamento de documentos é o processo de processamento de documentos de forma que as informações possam ser criadas, trocadas, estruturadas e mantidas de maneira eficiente e apropriada. Como resultado, as empresas devem entender como desenvolver um sistema de gerenciamento de documentos.
Muitas empresas lidam com dados confidenciais que devem ser mantidos seguros e protegidos ou acessados prontamente. Nesses casos, um sistema de gerenciamento de documentos que funcione bem é fundamental. Mesmo que sua empresa seja mais informal, ainda é necessário manter registros precisos por motivos financeiros e de eficiência.
Visão geral do sistema de gerenciamento de documentos
Atualmente, a maioria das empresas se sente à vontade para trabalhar com documentos digitais e usar ferramentas com recursos de armazenamento e gerenciamento. Não há escassez de software ou aplicativos de gerenciamento de documentos, gerais e específicos do setor, destinados a melhorar o manuseio de informações eletrônicas da sua empresa. Os hotéis, por exemplo, ainda podem usar um registro em estilo de livro no check-in e ainda podem buscar uma assinatura em uma guia de cartão de crédito em papel, mas os hotéis estão utilizando o OPERA nos bastidores para gerenciar quartos, registrar notas e executar faturas.
Muitas organizações pequenas, por outro lado, precisam lidar com uma mistura de dados antiquados em papel e arquivos eletrônicos, com a quantidade de dados em papel em algumas situações sendo substancialmente maior. Como resultado, usar a tecnologia de imagem de documentos para converter todos os documentos de sua empresa em arquivos eletrônicos é uma resposta ao desafio de um ambiente de dados mistos. Portanto, esse pode ser um processo bastante simples ou pode exigir alguma engenhosidade e abordagens especializadas, dependendo do tipo de dados e documentos com os quais você trabalha.
Software de gerenciamento de documentos
Nesta seção do artigo, consideraremos 15 softwares de gerenciamento de documentos.
#1. CannyDoc
Organize documentos oficiais e facilite sua localização usando esta ferramenta de gerenciamento de documentos. CannyDocs é um sistema inteligente de gestão de documentos que pode organizar documentos profissionais. Essa funcionalidade também torna muito simples encontrar e recuperar seus documentos. O CannyDocs é um aplicativo autônomo que permite que seus usuários trabalhem com facilidade. É independente do sistema operacional, portanto, você pode instalá-lo em qualquer dispositivo que execute o sistema operacional.
#2. LógicoDOC
O LogicalDOC ajuda empresas de todos os tamanhos em todo o mundo a obter controle sobre o gerenciamento de documentos, com foco na recuperação rápida de conteúdo e automação de processos de negócios. Portanto, sua equipe pode usar nosso serviço para produzir, coautor e coordenar qualquer quantidade de documentos.
#3. Bitrix24
Mais de 8 milhões de organizações em todo o mundo utilizam o Bitrix24, uma ferramenta gratuita de gerenciamento de documentos. Assim, as opções na nuvem e no local estão disponíveis (acesso ao código-fonte aberto). Além disso, sincronização de arquivos, compartilhamento de arquivos, acesso móvel, edição de documentos online e offline, edição multiusuário e muito mais estão disponíveis para unidades pessoais, de grupo e corporativas.
#4. Arquivo
O Filehold é mais adequado para grandes empresas em áreas como manufatura ou saúde que exigem governança de informações. Portanto, este é um sistema de gerenciamento de documentos para desktop e móvel que pode ser dimensionado para milhares de usuários e milhões de documentos. Pode ser instalado on-premise ou na nuvem. Mantenha sua propriedade intelectual segura usando a autenticação de dois fatores, desenvolvida na Arquitetura Orientada a Serviços da Microsoft. Mais ainda, com nossa assinatura eletrônica, controle de versão e solução de OCR, você pode melhorar as operações e economizar tempo e dinheiro.
#5. Aptien
Gestão do escritório e colaboradores. Gerencie e organize seus materiais de escritório, equipamentos, contratos, relacionamentos com funcionários, ativos e outros assuntos administrativos. Além disso, simplifica os processos diários de relacionamento com os funcionários, centralizando-os em um só lugar. Diga adeus à sua papelada, planilhas e aplicativos desordenados, gerenciando a integração, o funcionário cumprimento, políticas, equipamentos alocados, ativos, contratos, projetos, tarefas e atas de reuniões. O Aptien pode ser personalizado para atender às necessidades da sua empresa da mesma forma que o LEGO.
#6. Legito
Gerenciamento de documentos, fluxos de trabalho inteligentes, aprovações, montagem de contratos e automação de documentos são alguns dos problemas que você resolve com o Legito. Assim, seu espaço de trabalho Smart Document tem tudo sob o mesmo teto. A funcionalidade pronta para uso permite que você automatize documentos que quase se rascunham em menos de duas horas. Mais ainda, o Legito é usado para lidar com documentos por mais de 150,000 usuários em 50 países, incluindo LexisNexis, Price Waterhouse Coopers, Skoda Auto e o Societe Generale Group.
#7. PDF ABBYY FineReader
O ABBYY® FineReader PDF 15 é um utilitário PDF para trabalhar com documentos digitais de forma mais eficiente. Portanto, o FineReader integra documentos digitalizados em fluxos de trabalho digitais e facilita digitalizar, converter, recuperar, editar, proteger, compartilhar e colaborar em todos os tipos de documentos no local de trabalho digital, graças ao mecanismo OCR baseado em IA da ABBYY.
#8. Bynder
Bynder permite que você crie, capture, descubra e distribua marcas digitais, produtos e ativos de marketing, como documentos. Utilize estruturas de taxonomia personalizadas e pesquisa de texto no corpo para gerenciar seus documentos.
#9. Xpertdoc
A inovadores e geração intuitiva de documentos e produto de automação de. Assim, o Xpertdoc permite simplificar, otimizar e automatizar processos consistentes para a criação, geração, gerenciamento, entrega, armazenamento e assinatura eletrônica de documentos melhores, mais rapidamente, resultando em comunicações aprimoradas, processos de negócios acelerados, maior produtividade e redução dependência de TI. Também fornecemos conexões com plataformas populares de CRM e sistemas corporativos como ERP, CPQ, ECM e muito mais.
#10. Documentos Google
Um aplicativo baseado na web projetado para armazenar, criar e editar planilhas e documentos online. Além disso, modelos, bate-papo e comentários estão disponíveis.
# 11. Google Drive
Plataforma de compartilhamento de arquivos que permite aos usuários armazenar e compartilhar contatos, fotos, vídeos, apresentações, gravações e muito mais.
#12. Microsoft Excel
Solução de análise de dados que ajuda as empresas a gerenciar planilhas, criar gráficos/gráficos, realizar cálculos, compartilhar projetos e muito mais. Este software de gerenciamento de documentos é amplamente utilizado
#13. Microsoft 365
Um conjunto integrado de aplicativos inclui e-mail, calendário e catálogos de endereços acessados via Internet 24 horas por dia, 7 dias por semana.
#14. Espaço de trabalho do Google
Um conjunto de produtos de colaboração para equipes e SMBs. Webconferência, compartilhamento de arquivos e agendamento na nuvem. Anteriormente G Suite.
#15. OneDrive
Uma ferramenta de gerenciamento de ativos digitais baseada na Web que permite aos usuários acessar e compartilhar arquivos e fotos em dispositivos PC, Mac, Android e iOS.
Para que servem os sistemas de gerenciamento de documentos?
As muitas funções de um sistema de gerenciamento de documentos incluem a guarda de documentos confidenciais, o registro do histórico de revisões e a facilitação da troca de documentos dentro de uma organização.
A atribuição de palavras-chave e tags a cada documento em um sistema de gerenciamento de documentos também simplifica a localização de determinados arquivos. Além disso, essas soluções podem ajudar as empresas a manter a conformidade com documentos confidenciais (como aqueles cobertos pela HIPAA), impondo os limites necessários de segurança e permissão em documentos importantes selecionados.
Como funcionam os sistemas de gerenciamento de documentos?
Digitalizar o documento em papel ou baixar a versão digital por e-mail ou outros aplicativos são maneiras pelas quais os documentos podem ser capturados por um sistema de gerenciamento de documentos. O próximo passo é a indexação, que consiste em organizar o material de acordo com diversos critérios (como tags, palavras-chave e metadados) para facilitar as buscas posteriores. Por fim, a papelada é arquivada de forma organizada para que as pessoas certas possam encontrá-la quando precisarem.
Devido ao uso generalizado de soluções de gerenciamento de documentos baseadas em nuvem, os usuários não estão mais restritos a seus escritórios para acessar seus arquivos. Alguns fornecedores de software de gerenciamento de documentos também disponibilizam seu programa como um aplicativo móvel, proporcionando aos usuários ainda mais facilidade e mobilidade na hora de acessar seus documentos.
Quais são os fatores mais importantes de um sistema de gerenciamento de documentos eficaz?
O melhor sistema de gerenciamento de documentos será fácil de usar e equipado com recursos como controle de versão, ferramentas de colaboração, acesso móvel e compartilhamento de arquivos. Devido às duas primeiras opções, os membros de sua equipe podem colaborar em documentos importantes mesmo quando não estão fisicamente no mesmo local. Usando o controle de versão, você pode ver um histórico de quem fez alterações nos documentos da empresa e quando elas foram feitas.
Você também deve certificar-se de que o software selecionado possui medidas de segurança robustas para restringir o acesso aos arquivos apenas para aqueles que precisam.
Quais recursos você deve procurar em um sistema de gerenciamento estratégico de documentos?
Uma solução eficaz de gerenciamento de documentos é simples em sua configuração e expansão. O nível de proficiência técnica de sua equipe deve determinar o nível de sofisticação do software que você usa para ajudá-los a organizar e recuperar arquivos com rapidez e eficiência. Todos em sua equipe, não importa onde estejam ou qual dispositivo estejam usando, devem ser capazes de acessar e compartilhar arquivos com facilidade e rapidez e trabalhar juntos na plataforma.
Protocolos de segurança, controles de acesso e controle de versão de arquivos são elementos que devem estar presentes em qualquer sistema de gerenciamento de documentos decente, mas são de suma importância em negócios altamente regulamentados. Recursos de metadados e marcação, pesquisa de palavras-chave, histórico e restauração de revisão de documento, retenção de documento e automação de exclusão, digitalização de imagem, reconhecimento óptico de caracteres e personalização de fluxo de trabalho são recursos adicionais que aprimoram a utilidade de um sistema de gerenciamento de documentos. Os principais programas também podem se conectar facilmente à sua infraestrutura corporativa existente.
O que é um exemplo de um bom sistema de gerenciamento de documentos?
SharePoint: é o sistema de gerenciamento de documentos mais eficaz. O SharePoint fornece recursos abrangentes para o gerenciamento de conteúdo corporativo. As equipes podem editar documentos simultaneamente devido às excelentes opções de colaboração que ele oferece. Para se familiarizar com todos os recursos oferecidos pelo software, pode ser necessário que o pessoal passe por um treinamento adicional.
O que faz um bom sistema de documentação?
A diretriz mais essencial para a produção de documentação de alta qualidade é torná-la o mais atraente possível. Isso indica que devemos nos esforçar para escrevê-lo em linguagem tão clara quanto for humanamente possível, sem pular nenhuma etapa do processo. É importante para nós evitar fazer suposições sobre o nível de conhecimento possuído por nossos consumidores.
O que são SGQ e DMS?
Sistemas de gerenciamento de documentos (DMS) e sistemas de gerenciamento de qualidade (QMS) são dois tipos de soluções comumente usadas por organizações no setor de ciências biológicas para gerenciar esse processo com eficiência. Os SGQs são usados para acompanhar os processos e controles, enquanto os DMSs são usados para armazenar e rastrear toda a documentação relacionada à qualidade.
Soluções de Gerenciamento de Documentos
Veremos como as soluções de gerenciamento de documentos têm ajudado a resolver problemas em nossas diversas empresas.
#1. Menos espaço de armazenamento
As despesas de armazenamento de documentos em papel podem facilmente aumentar. Afinal, você precisará comprar armários de arquivo, caixas e caixas de armazenamento e abrir espaço para eles. De acordo com um estudo, o armazenamento físico de documentos ocupa cerca de 15% da área total do escritório. Além disso, nos Estados Unidos, o espaço de escritório custa em média US$ 285 por metro quadrado. Consequentemente, é muito dinheiro para gastar em armazenamento de documentos a esse preço. Esta é considerada a principal de todas as soluções de gerenciamento de documentos.
#2. Oferece Backup/Recuperação de Documentos
O armazenamento de documentos físicos não é apenas caro, mas também arriscado. Um incêndio, inundação, terremoto ou outro desastre pode destruir anos de informações valiosas e causar sérios danos aos seus negócios. Acredite ou não, 40 a 60 por cento de todas as pequenas empresas nunca reabrem suas portas após um desastre. Infelizmente, embora possa ser surpreendente, é praticamente impossível recuperar arquivos cruciais.
#3. Melhora os fluxos de trabalho
Em uma pesquisa recente da Nintex com 1,000 pessoas, 49% disseram que era difícil encontrar documentos, 43% disseram que era difícil compartilhar documentos e 33% disseram que o controle de versão de documentos era um problema. Isso é uma perda de tempo.
Usando um sistema de gerenciamento de documentos, você pode agilizar os procedimentos e economizar horas de sua equipe. Os funcionários podem descobrir imediatamente o que precisam, compartilhar arquivos prontamente e identificar o quão recente é um documento, pois o sistema funciona como um repositório centralizado e fácil de usar. Essa organização permite que eles se concentrem em tarefas mais vitais.
#4. Promove melhor controle de versão e organização
Mesmo que você tenha se tornado digital, pode ser difícil determinar se as soluções de gerenciamento de documentos que você está procurando são as versões mais recentes. Lembre-se de que, de acordo com o relatório da Nintex, 33% dos trabalhadores tiveram dificuldade com o controle de versão. Claramente, isso pode levar à desordem e confusão.
#5. Permite fácil conformidade regulatória
Cada empresa tem seu próprio conjunto de regulamentos, e segui-los nem sempre é simples. De acordo com uma pesquisa recente, até 56% dos profissionais de saúde podem não estar em conformidade com o direito de acesso HIPAA. A não conformidade não apenas o expõe a problemas legais e a possibilidade de multas severas, mas também pode prejudicar sua reputação e, eventualmente, prejudicar seus resultados.
#6. Concede acesso mais amplo aos documentos
Uma das desvantagens mais significativas dos papéis físicos é que eles só podem estar em um lugar por vez, e criar cópias não é necessariamente eficiente ou seguro. Se você investir em um sistema para gerenciar esses arquivos, qualquer pessoa que precisar acessar um documento poderá fazê-lo sem ter que esperar que outra pessoa o termine.
# 7. Economiza tempo e dinheiro
Manter o controle de arquivos em papel é demorado e caro. Assim, os funcionários podem utilizar um sistema de soluções de gerenciamento de documentos para pesquisar o que precisam por palavra, frase ou texto completo, economizando tempo e dinheiro. Como todos os documentos são salvos na nuvem, sua equipe pode atingir seus objetivos a um custo menor e em menos tempo.
Perguntas Frequentes:
O SAP é um sistema de gerenciamento de documentos?
O SAP DMS (Sistema de gerenciamento de documentos) é um componente de aplicativo cruzado do SAP ECC que fornece recursos robustos de gerenciamento de documentos, conteúdo e ativos digitais. Mais ainda, o DMS é desenvolvido com SAP® NetWeaver™. O SAP DMS é um componente importante da solução SAP PLM.
Como configurar o DMS?
Como usar o Amazon DMS para realizar uma migração de banco de dados
- Estabeleça uma instância de replicação DMS. Comece o processo criando uma instância de replicação, que você usará para se conectar aos dois bancos de dados e realizar a migração. …
- Configure os endpoints de origem e destino. …
- Configure uma tarefa de migração e inicie-a.
O que é uma conexão DMS?
Perfis de conexão DMS. Ao definir sua origem, você cria um perfil de conexão que define as informações usadas para se conectar ao banco de dados de origem do qual você está migrando. Portanto, esses perfis de conexão são recursos autônomos, portanto, depois de criar um, você poderá reutilizá-lo em migrações futuras.
Artigos Relacionados
