O gerenciamento de instalações é difícil de definir devido ao seu amplo alcance. As funções da gestão de facilities vão muito além de “gerenciar facilities”, sendo que um Gerente de Vendas é o único responsável por monitorar o desempenho dos vendedores nas empresas. Como resultado, muitas vezes é difícil para as empresas colher os benefícios de um gerente de instalações qualificado.
Então, qual é a importância do gerenciamento de instalações? Para compreender adequadamente o que o gerente de instalações faz, pelo que é responsável e qual o impacto que tem sobre uma empresa, é melhor detalhar seu escopo de trabalho.
O que é Gerenciamento de Facilidades?
Em poucas palavras, o gerenciamento de instalações são as atividades diárias necessárias para garantir que o ambiente físico de uma organização suporte suas demandas e funções críticas.
Inúmeros fatores contribuem para as funções básicas de uma organização, especialmente quando se considera a ampla gama de negócios que exigem gerenciamento de instalações. Pode ser um distrito escolar com muitos prédios, uma corporação com uma única grande fábrica ou um escritório comercial alugando um único andar de um arranha-céu da cidade. Qualquer que seja o negócio em que você trabalhe, o gerenciamento de instalações (um gerente de instalações) garante que seus espaços físicos e ativos possam atender às necessidades de sua organização.
Por que o gerenciamento de instalações é importante?
Todas as organizações existem para cumprir uma função básica, que pode variar de ganhar dinheiro até atender às necessidades de uma comunidade. A espinha dorsal de qualquer organização de sucesso é o gerenciamento de instalações. Eles fornecem assistência de várias maneiras:
#1. Produtividade
O primeiro e mais importante dever é garantir que o pessoal, funcionários e inquilinos possam realizar seus trabalhos adequadamente. Isso envolve garantir que o local esteja limpo, organizado e pronto para uso. Também implica que veículos, equipamentos e tecnologia estejam operacionais quando necessário.
#2. Segurança e conforto
Garantir que todos os ocupantes do edifício estejam seguros e confortáveis está intimamente relacionado à produtividade. É vital garantir que os edifícios e equipamentos sejam inspecionados para garantir que eles atendam aos requisitos de segurança, a fim de reduzir a responsabilidade e o risco. Os gerentes de instalações estão atentos aos métodos para melhorar o conforto dos inquilinos.
#3. Lucratividade
Produtividade, segurança e conforto devem ser criados de forma eficiente. Como o gerenciamento de instalações costuma ser a despesa mais cara devido ao seu amplo impacto em toda a empresa, todos os esforços para reduzir os custos operacionais supérfluos são essenciais para o resultado final do negócio.
#4. Escalabilidade
À medida que as empresas crescem, ampliam os ativos de capital, mudam de local ou se ajustam às mudanças nos ambientes de trabalho (a introdução de um ambiente de trabalho virtual, por exemplo), o gerenciamento de instalações está na vanguarda para garantir o sucesso dessas transformações. Para melhor aconselhar sobre novos clientes em potencial, a equipe deve estar familiarizada com as instalações, bem como com as pessoas e ativos alojados nelas.
#5. Sustentabilidade
Além da conformidade com EHS (meio ambiente, saúde e segurança), os gerentes de instalações têm a obrigação social de promover práticas mais ecológicas dentro da empresa. Isso pode incluir reduzir o desperdício, melhorar a eficiência energética ou implementar novas práticas recomendadas. O gerenciamento de instalações sustentáveis melhora a imagem da marca da organização e reduz os gastos gerais com consumo de energia.
O que um gerente de instalações faz e não faz
Para compreender bem o que é a gestão de facilities, vejamos os dois tipos de serviços que prestam diariamente: hard services e soft services.
#1. Serviços rígidos
As estruturas físicas (os componentes que não podem ser facilmente removidos) estão relacionadas a serviços pesados. O gerenciamento de instalações corporativas às vezes é exigido por lei para garantir a saúde e a segurança dos funcionários ou ocupantes do edifício:
- manutenção do prédio
- manutenção do sistema HVAC
- Gestão de água e energia
- Elevadores e escadas rolantes luz de segurança contra incêndio
- Drenagem e encanamento
O papel do gerenciamento de instalações nessa situação é limitar a possibilidade de acidentes e desastres, o que pode resultar em altos custos de seguro. As empresas que precisam acompanhar os reparos podem considerar o uso de um software de gerenciamento de instalações.
#2. Serviços suaves
Os serviços leves preocupam-se em tornar o local de trabalho mais confortável e seguro.
Várias dessas descrições de trabalho de gerenciamento de instalações são opcionais e podem ser adicionadas ou retiradas após análises de qualidade e orçamento:
- Serviços de limpeza e custódia
- Precauções de segurança
- Manutenção de estacionamentos
- Controle de pragas
- Descarte de lixo de reciclagem
- Reposição de móveis e equipamentos
- Tecnologia da Informação
- Gerenciamento de documentos
- Manutenção de terrenos, paisagismo e gerenciamento de correio
Os funcionários freqüentemente preferem as funções de gerenciamento de instalações para facilitar suas vidas. As empresas podem obter uma visão geral de seus custos com nossas soluções integradas de sistema de gerenciamento de local de trabalho, permitindo-lhes priorizar esses serviços flexíveis de acordo.
Gerente de Instalações vs. Gerente de Propriedade
Um gerente de propriedade é uma função frequentemente confundida com a de um gerente de instalações, e é fácil entender por quê. Isso é mais evidente em imóveis comerciais quando proprietários e corporações são entidades distintas. Isso não se aplica a instalações ocupadas pelo proprietário (ou seja, os líderes da organização também são os proprietários do prédio).
No entanto, um gerente de propriedade e um gerente de instalações estarão presentes em determinados ambientes de imóveis comerciais. O gerente da propriedade é contratado pelo proprietário da propriedade (senhorio), enquanto o gerente da instalação é contratado pela organização residente (inquilino). Como resultado, os gerentes de propriedade são responsáveis por tudo relacionado aos próprios edifícios comerciais (edifícios e manutenção do terreno, serviços públicos, melhorias de capital e assim por diante), enquanto os gerentes de instalações são responsáveis por tudo relacionado aos ocupantes, funcionários e ativos. dentro (gestão do espaço de trabalho, manutenção de ativos, restauração, etc.).
Qual é a estrutura organizacional de um departamento de gerenciamento de instalações?
A estrutura do departamento, como a maioria dos aspectos do gerenciamento de instalações, varia substancialmente dependendo do tamanho e do setor de gerenciamento de instalações.
Para empresas menores, a divisão de gerenciamento de instalações pode consistir em apenas uma pessoa responsável por tudo. Quando este é o caso, o gerente de instalações (ou gerente de instalações, se se referir a uma única instalação) está fortemente envolvido nas operações do dia-a-dia.
Certos serviços são alocados para profissionais ou equipes de instalações focadas à medida que as empresas crescem. Um gerente de manutenção, diretor de transporte ou gerente de produção, por exemplo, pode ser contratado para supervisionar esses serviços especializados.
Algumas organizações podem dividir seu gerenciamento em zonas, locais, prédios ou regiões, com um gerente de prédio ou gerente regional responsável. Em qualquer um desses casos, o gerente de instalações (ou, mais provavelmente, o diretor de instalações ou o vice-presidente de operações) fica livre para lidar com tarefas mais estratégicas em colaboração com a liderança executiva.
Terceirização de Gerenciamento de Instalações
Muitas empresas desejam terceirizar vários níveis de gerenciamento de instalações (desde a terceirização de todo o departamento até apenas alguns serviços selecionados).
Ao eliminar gastos internos com treinamento e salários, a terceirização pode ser uma solução econômica. Cada organização deve analisar os custos e benefícios da terceirização por conta própria. Serviços mais especializados e menos frequentes são frequentemente terceirizados, enquanto os serviços padrão e rotineiros permanecem internos.
| Interno | Terceirizado |
| Núcleo para a função da organização | Periférico à função organizacional |
| Freqüente | Infreqüente |
| comum | Especializada |
| Baixos custos de treinamento | Altos custos de treinamento |
Quais são os requisitos para um gerente de instalações?
A posição de gerente de instalações não é para os fracos de coração e frequentemente requer anos de experiência ou educação. Um gerente de instalações normalmente começa como técnico de manutenção, gerente de construção, engenheiro mecânico ou outro cargo comparável. À medida que ganham experiência, eles avançam para funções de diretor de nível superior, permitindo-lhes supervisionar mais funções estratégicas do departamento.
Dependendo do tamanho da empresa e do nível de competição, os requisitos educacionais podem variar de um diploma do ensino médio a um diploma de associado de 2 anos ou um diploma de bacharel de 4 anos em gerenciamento de instalações ou engenharia. Muitos candidatos também adicionarão uma certificação de gerenciamento de instalações aos seus estudos.
Os três mais comuns são:
- Profissional de Gerenciamento de Instalações (FMP)
- Gerente de instalações certificado (CFM)
- Profissional de Facilidade de Sustentabilidade (SFP)
Um gerente de instalações precisa de um conjunto diversificado de habilidades devido à ampla gama de responsabilidades que devem cumprir:
- Planejamento estratégico de instalações
- Liderança e comunicação
- Gerenciamento de projetos
- Conhecimento empresarial e financeiro
- Capacidade técnica (manutenção e tecnologia)
Tecnologia de Gerenciamento de Instalações
As equipes de gerenciamento de instalações têm mais responsabilidade do que nunca em preservar dados precisos e acessíveis, selecionar estratégias de construção sustentáveis e priorizar a construção e a saúde ambiental.
Existem inúmeras ferramentas disponíveis para auxiliar as equipes a alcançar esses objetivos.
#1. Software de rastreamento utilitário
A maioria das empresas busca reduzir seus gastos com energia, manter suas instalações o mais eficiente possível em termos de energia e atingir metas de sustentabilidade. No entanto, devido ao tedioso método de coleta de dados, a maioria das pessoas desiste desses projetos. O software de rastreamento de serviços públicos automatiza essa operação demorada importando dados de contas de serviços públicos do sistema de software de gerenciamento de instalações de uma organização. Isso permite que os funcionários:
- Descubra tendências para apoiar iniciativas de investimento de capital e melhorias de equipamentos.
- Obtenha uma análise dos custos por construção para identificar desperdícios ou ineficiências.
- Gerencie o consumo de energia de cada edifício e preveja gastos futuros
- Para identificar atividades ineficientes, avalie e compare as despesas entre os edifícios.
#2. Tecnologia de sensores
As principais equipes de gerenciamento de instalações empregam sensores para conduzir escolhas operacionais e tornar os edifícios mais eficientes. Quando os sensores de qualidade do ar, ocupação e equipamentos identificam anomalias durante a coleta de dados, eles podem notificá-lo. Essas informações têm o potencial de melhorar o conforto e a saúde dos ocupantes, o desempenho dos equipamentos e a eficiência do edifício. Considere conectar esses sensores ao seu sistema de gerenciamento de instalações para implantar técnicos, priorizar o trabalho e fazer escolhas operacionais baseadas em dados para agir rapidamente.
#3. Software de gerenciamento de instalações
O software de gerenciamento de instalações é um aplicativo digital que ajuda nas atividades diárias do gerenciamento de instalações. O software auxilia as organizações das seguintes maneiras:
- Manutenção de rotina e serviços de zeladoria para todas as seções de suas instalações manterão seus edifícios limpos e seguros para os ocupantes.
- Um cronograma de manutenção planejado e um processo de entrada evitarão que os detalhes caiam nas falhas.
- Combine sua comunicação em um único local com atualizações em tempo real para todos os envolvidos em uma tarefa.
- Tome decisões baseadas em dados com base no desempenho de seu pessoal e equipamentos.
Embora existam tipos distintos de software de gerenciamento de instalações (CMMS, CAFM, IWMS ou EAM), as distinções são bastante nebulosas. Cada fornecedor de software terá seu próprio conjunto de recursos (independentemente da categoria em que se enquadram).
Ao escolher um software para suas instalações, é importante começar estabelecendo os recursos necessários para sua empresa e, em seguida, selecionar a solução adequada.
Qual é o futuro da indústria de gerenciamento de instalações?
A tecnologia inteligente, como praticamente todas as outras indústrias do planeta, impulsionou o campo do gerenciamento de instalações.
Para se manter competitivo no mercado atual, o gerenciamento de instalações, sejam elas gerenciadas internamente ou terceirizadas, deve incorporar um sistema computadorizado de gerenciamento de manutenção (CMMS) com um aplicativo móvel.
As soluções automatizadas baseadas em nuvem diminuem as horas perdidas em operações manuais e evitam atrasos causados por erro humano.
Um CMMS pode alterar os procedimentos de ordem de serviço, tarefas de manutenção preventiva e preditiva, gerenciamento de ativos, fornecedores e estoque.
Os provedores de serviços de gerenciamento de instalações já estarão empregando esses recursos, e as empresas que desejam operar sem problemas podem explorar o software de gerenciamento por meio de ressonância magnética.
Empresas de Gerenciamento de Tecnologia de Instalações
Ainda hoje, muitas empresas menores podem decidir realizar o gerenciamento de instalações internamente.
No entanto, existem milhares de possibilidades de serviços de gerenciamento de instalações disponíveis, e organizações de todos os tamanhos têm desenvolvido o setor de manutenção de instalações apenas terceirizando uma ou duas tarefas.
Oferecer gestão integrada de edifícios e instalações é uma tendência crescente no negócio. Esta ampla gama de serviços agrega valor e promove maior qualidade. Os seguintes serviços são fornecidos pelas dez principais empresas integradas de gerenciamento de instalações:
- Liderança
- Serviços para salas de reunião
- Avaliação de riscos para empresas
- Serviços Prestados pelo Catering
- Planejamento para Continuidade de Negócios
- Gestão de frota
- Contrato de aquisição
- Serviços para recepção
- Gerenciamento de utilitários
- Resposta a uma emergência
As empresas que compram serviços de gerenciamento de instalações lucram de várias maneiras mensuráveis, além de liberar seu próprio pessoal para se concentrar em objetivos mais diretamente relacionados ao seu negócio principal.
- Produtividade Aprimorada: Um único ponto de contato remove funções redundantes, agiliza a comunicação e melhora os processos de fluxo de trabalho.
- Produtividade aumentada: As descrições de gerenciamento de instalações incluem métodos de manutenção para evitar avarias, que frequentemente interrompem a produção.
- Especialização Aprimorada: O papel dos profissionais de gerenciamento de instalações é já ter o know-how técnico, economizando tempo e dinheiro das empresas em treinamento interno.
- Economia de Custos: Além de economizar tempo em treinamento, as empresas economizam dinheiro com pessoal, benefícios dos funcionários, folha de pagamento, estoque e outras despesas.
- Controle de qualidade aprimorado: Os serviços de gerenciamento de instalações criam consistência e confiabilidade porque já existem métodos comprovados.
Conclusão
O gerenciamento de instalações agrega valor tanto no dia a dia quanto no longo prazo, desde a manutenção do equipamento até a construção de uma atmosfera que apoie a cultura da empresa.
As empresas de alto desempenho reconhecem a importância de abordar o gerenciamento de instalações prediais. Espera-se que as empresas de gerenciamento de instalações forneçam soluções baseadas em desenvolvimentos técnicos de ponta neste elemento de suas operações.
Se você ainda não estiver usando uma solução automatizada para gerenciar suas instalações, ordens de serviço, manutenção, ativos e muito mais… É um bom lugar para começar.
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Referências
