A colaboração dos funcionários é mais do que apenas uma palavra da moda. Refere-se a um estilo de trabalho que motiva os funcionários a trabalhar com mais diligência e eficiência para concluir com êxito os projetos atribuídos. De acordo com um estudo da Universidade de Stanford, os participantes que trabalharam de forma colaborativa podem permanecer em uma tarefa 64% mais do que aqueles que trabalharam de forma independente. Este método de gerenciamento de projetos e tarefas é mais do que uma moda passageira. É uma forma de trabalhar que veio para ficar. Este artigo discute algumas das vantagens e exemplos de colaboração no local de trabalho, bem como estratégias específicas para implementá-la.
O que é colaboração no local de trabalho?
A colaboração envolve um grupo de pessoas compartilhando suas habilidades e ideias para alcançar um objetivo comum. Membros da força de trabalho com diversas perspectivas, ideias e conhecimentos colaboram para encontrar soluções inovadoras, permitindo que as organizações resolvam problemas com mais eficiência. A colaboração pode ocorrer em qualquer ambiente, quer as equipes estejam em um escritório ou trabalhem remotamente. O objetivo de um local de trabalho colaborativo é maximizar as oportunidades de sucesso implementando uma experiência comunicativa e colaborativa em toda a organização.
Por que a colaboração no local de trabalho é tão importante?
Cada indivíduo tem habilidades, talentos e conhecimentos únicos. Quando todos os membros da equipe trabalham juntos, eles podem usar seus conhecimentos, habilidades e experiência para atingir um objetivo comum. Os funcionários combinam seus conhecimentos para fazer as coisas no local de trabalho, o que ajuda no rastreamento da entrega do projeto. Também permite que os funcionários compartilhem suas ideias enquanto aprendem sobre como os outros pensam, trabalham e operam. Isso, por sua vez, pode ser benéfico para os funcionários e para a organização.
No entanto, a colaboração eficaz não é fácil de alcançar. Uma coleção de trabalhos remotos não constitui necessariamente um local de trabalho digital eficaz. Talvez muitos funcionários estejam trabalhando remotamente, os departamentos de sua organização estejam isolados ou talvez a maioria das reuniões seja ineficaz. A chave é fornecer aos funcionários as ferramentas adequadas de colaboração no local de trabalho para que possam colaborar efetivamente em toda a organização.
As vantagens de colaborar no trabalho
Inovação
Talvez a vantagem mais importante da colaboração no local de trabalho seja a inovação. Quando as pessoas se conectam e trabalham juntas para resolver um problema difícil, a mágica acontece. Equipes produzem soluções mais interessantes, interessantes e únicas do que indivíduos trabalhando sozinhos.
Os recursos compartilhados da equipe promovem um ambiente que incentiva a resolução de problemas, estimula a criatividade e promove a inovação.
Engajamento
Os funcionários que trabalham de forma colaborativa têm um senso de propósito, propriedade, camaradagem e pertencimento mais forte do que aqueles que trabalham sozinhos. Trabalhar em grupo torna muito mais fácil ver como suas ideias e trabalho contribuem para o sucesso da organização.
O envolvimento e o pertencimento dos funcionários estão ligados a maior produtividade, satisfação no trabalho e retenção.
Aprendendo a
Trabalhar em conjunto permite que seus funcionários aproveitem um de seus recursos de aprendizado mais valiosos: uns aos outros. À medida que contribuem para os objetivos da equipe, os novos funcionários podem aprender com profissionais experientes no contexto.
Os ambientes colaborativos facilitam a integração, fornecendo um ambiente natural de aprendizado e compartilhamento de habilidades. Também incentiva os funcionários veteranos a manter suas habilidades afiadas e a procurar novas oportunidades de avanço.
Seis Princípios de Colaboração Eficaz
Embora as habilidades listadas acima possam ajudá-lo a colaborar de maneira eficaz, não se trata apenas do que você faz, mas também de como o faz. Os estilos de colaboração variam muito, então a mentalidade com a qual você aborda a colaboração pode fazer toda a diferença. Lembre-se desses valores na próxima vez que precisar colaborar com sua equipe.
Eficiência
As reuniões são essenciais para a colaboração, mas elas ganharam uma má reputação ao longo dos anos. Afinal, quem nunca se sentou em uma reunião que parecia excessivamente longa ou desnecessária? Você pode fazer algumas coisas para transformar sua equipe em uma máquina de produtividade.
Uma estratégia é realizar reuniões apenas quando absolutamente necessário. A colaboração virtual é fantástica, mas todo mundo já ouviu falar da pandemia de esgotamento de vídeo. Você pode melhorar a colaboração e a eficiência selecionando cuidadosamente suas reuniões.
Outra abordagem é garantir que qualquer reunião ou teleconferência tenha uma agenda e metas claramente definidas para cada participante.
Por fim, lembre-se de atribuir itens de ação a todos os envolvidos no projeto no final. Se você tem um projeto que exige mais trabalho em equipe dos participantes da reunião, por que não criar um chat de equipe focado no projeto para todos? O aplicativo de videoconferência do RingCentral, por exemplo, permite que você faça exatamente isso: não apenas você pode ter reuniões virtuais, mas também pode criar uma conversa em grupo para acompanhamento após a reunião - tudo no mesmo aplicativo:
Confiança
As pessoas devem se sentir seguras para fornecer e receber feedback genuinamente construtivo, ser inspiradas por um objetivo comum e ter as ferramentas e oportunidades para se conectar. Isso só pode acontecer em um ambiente de confiança, onde os funcionários acreditam que seus colegas de equipe e líderes estão cuidando de seus interesses.
Empatia
Cada membro da equipe desempenha um papel importante. No entanto, a colaboração pode ser interrompida quando uma ou mais pessoas acreditam que estão pior do que todos os outros ou que outros membros da equipe estão tentando derrubá-los. Quanto mais você conhecer seus colegas de trabalho e entender como eles trabalham e quais desafios enfrentam, maiores serão suas chances de colaborar com sucesso com eles.
Otimismo
Só porque um projeto de grupo falhou no passado não garante que irá falhar novamente. Tente deixar de lado quaisquer rancores antigos e aborde cada situação de trabalho em grupo como se fosse um novo começo, com uma atitude aberta e positiva.
Clareza
É incomum que todos em uma equipe estejam na mesma página desde o início. É normal que as pessoas tenham prioridades ou interesses diferentes. É por isso que é fundamental identificar as prioridades e agendas de todos para encontrar um denominador comum que levará o projeto adiante.
Responsabilidade
As empresas mais bem-sucedidas têm sistemas e processos que permitem que os funcionários consultem o cronograma e as tarefas de um projeto para entender como suas contribuições afetam o grupo. Dessa forma, se os prazos forem perdidos ou alguém não estiver fazendo seu trabalho, isso pode ser resolvido o mais rápido possível.
Como você demonstra a colaboração no local de trabalho?
Ações, como muitos aspectos de um ambiente de trabalho agitado, falam mais alto que palavras. Não é suficiente afirmar que se espera que as pessoas colaborem. Algumas circunstâncias promovem a colaboração e o trabalho em equipe, e outras prejudicam um local de trabalho criativo e cooperativo.
Aqui estão seis sugestões para melhorar a colaboração no local de trabalho:
Mantenha suas equipes pequenas
Como há menos pessoas em um pequeno grupo, cada pessoa tem mais oportunidades de ser ouvida. Contribuições individuais também serão mais destacadas. Equipes menores também tornam mais fácil para os membros da equipe se conectarem e se conhecerem.
Estabeleça metas específicas.
Prepare suas equipes para o sucesso, delineando o objetivo final para elas. Mesmo que você dê a eles o máximo de liberdade criativa possível, isso não significa que eles não se beneficiarão de ter objetivos claros. Diga a eles que tipo de impacto é importante (e como você planeja medi-lo).
Dar a eles um objetivo comum e dizer o que você espera em termos de tempo, orçamento ou escopo facilitará a colaboração produtiva. Mantenha a simplicidade — uma apresentação, proposta ou lista de ações é suficiente.
Forneça inúmeras oportunidades de participação.
Nem todo mundo aprende ou pensa da mesma maneira. Oferecer uma variedade de maneiras para que os membros da equipe contribuam permite que todos contribuam de maneira confortável para eles. Ele permite que todos brilhem de uma maneira única.
As vitórias devem ser comemoradas.
Ao criar um ambiente colaborativo, lembre-se de comemorar cada etapa ao longo do caminho. Dependendo de como eles operam atualmente, isso pode ser diferente do que sua equipe está acostumada. À medida que sua equipe desenvolve seu músculo de colaboração, elogie-os e reconheça-os por saírem de sua zona de conforto.
Equipar e capacitar as pessoas.
Ouça o feedback em tempo real de suas equipes e forneça a elas o que precisam para serem mais eficazes. Eles podem solicitar ferramentas de comunicação específicas, recursos ou informações e feedback da liderança à medida que ganham confiança. Trabalhe o máximo que puder com eles. Sempre recusar pedidos diminui o entusiasmo por novas ideias.
Inclua todos (mas não todos de uma vez).
Os empregadores de mentalidade tradicional frequentemente expressam reservas sobre a capacidade dos funcionários remotos de colaborar efetivamente com seus colegas. No entanto, com tantas ferramentas de colaboração virtual disponíveis, isso não deve impedi-lo de garantir que todos os funcionários, independentemente do arranjo de trabalho, tenham oportunidades de colaborar.
A colaboração pode ser assíncrona; encorajar uma participação mais silenciosa ou mais deliberada pode ser benéfico. Use ferramentas de videoconferência e compartilhamento de arquivos para conectar equipes remotas facilmente. Esses espaços de trabalho online permitem que trabalhadores remotos colaborem em fusos horários e limites geográficos.
Mantenha seu frescor.
A estagnação e a rotina prejudicam a inovação. Não atribua sempre os mesmos tipos de projetos às mesmas pessoas para obter melhores resultados. A colaboração envolve mais do que apenas delegação e atribuição de tarefas. Tente atribuir projetos que sejam interessantes e forneçam uma ruptura com o mesmo, considerando também quais projetos (e colegas de trabalho) podem se beneficiar de uma nova perspectiva.
Exemplos de colaboração no local de trabalho
O trabalho em equipe é uma estratégia que tem se mostrado extremamente eficaz para auxiliar organizações de todos os portes a atingir um objetivo comum. Os exemplos a seguir de solução de problemas da vida real demonstram o que uma equipe que colabora e trabalha bem em conjunto pode realizar.
— Missão lunar Apollo 11 da NASA, 1969
O pouso na Lua em julho de 1969 foi um “salto gigantesco para a humanidade”, nas palavras imortais do astronauta Neil Armstrong. A jornada de Armstrong, Buzz Aldrin e Michael Collins para a lua, pousando em sua superfície e retornando com segurança para a Terra cativou o mundo inteiro.
Muitas horas de trabalho e anos de pesquisa levaram a tripulação a mergulhar no oceano. Várias equipes estavam no topo de seus respectivos campos, trabalhando para alcançar o melhor resultado possível. Segundo a NASA, aproximadamente 400,000 pessoas trabalharam no projeto de pouso na lua. Muitos deles nunca haviam trabalhado em aplicações aeroespaciais. No entanto, eles poderiam aplicar seus conhecimentos a este novo campo e colaborar estreitamente com os astronautas.
— Expansão da loja Starbucks no início da década de 1990
A Starbucks é uma marca de café bem conhecida com a qual a maioria das pessoas está familiarizada. Você não precisa ir muito longe em nenhuma grande cidade para encontrar uma de suas lojas. A linha de produtos da Starbucks cresceu ao longo do tempo para incluir café da manhã, almoço e lanches, bem como uma variedade de bebidas quentes e frias.
Em 1971, a empresa abriu sua primeira loja em Seattle. De acordo com o cronograma da empresa, ela havia crescido para uma rede de 84 lojas em 1990. A empresa anunciou sua nova declaração de missão na época: “Inspirar e nutrir o espírito humano - uma pessoa, uma xícara e um bairro por vez .”
Mais ou menos na mesma época, a Starbucks introduziu um plano de opções de ações para funcionários (incluindo trabalhadores de meio período). No entanto, a empresa ainda tinha problemas com atendimento ao cliente e falta de comunicação entre várias funções.
Howard Behar ingressou na empresa como presidente em 1995. Ele fez mudanças no local de trabalho para torná-lo mais responsivo às necessidades dos funcionários. No geral, o atendimento ao cliente melhorou como resultado. O Sr. Behar defendeu que a empresa vendesse uma experiência em vez de apenas café e incentivou os membros da equipe a colaborar com sucesso nessa missão.
Por que as empresas estabelecem metas de colaboração no local de trabalho?
Esse estilo de trabalho faz com que os funcionários se sintam mais engajados em seu trabalho, promovendo relacionamentos interpessoais e incentivando-os a avançar em suas carreiras. Tarefas que seriam muito grandes e difíceis para uma pessoa concluir podem ser divididas entre várias pessoas e concluídas com sucesso por uma equipe.
Quais habilidades são necessárias para uma colaboração eficaz no local de trabalho?
Trabalhar em grupo não é algo em que todos sejam naturalmente bons. Desenvolver as habilidades necessárias para implementar práticas de trabalho colaborativas leva tempo e esforço. Lembre-se de que todos têm pontos fortes e fracos. No entanto, ao trabalhar em grupo, o grupo pode capitalizar seus pontos fortes e encontrar maneiras de contornar as áreas que seus membros consideram mais difíceis.
Habilidades interpessoais, como escuta ativa, empatia, resolução de problemas e responsabilidade, são necessárias quando as equipes colaboram.
Estratégias de colaboração dos funcionários para o local de trabalho
Como você vai atingir seu objetivo de criar um ambiente colaborativo e de confiança no local de trabalho, agora que já viu alguns dos benefícios? Considere as seguintes ideias de colaboração no local de trabalho:
Defina objetivos claros para a equipe
“O que nos traz aqui?” é uma pergunta razoável a ser feita no início do processo de colaboração. O grupo deve entender o que constitui um resultado bem-sucedido. A equipe não tem direção e não tem ideia se está no caminho certo, a menos que alguém tenha uma ideia do “quadro geral” primeiro.
Incentive as pessoas a ouvir ativamente.
A maioria das pessoas não se envolve em escuta ativa durante suas interações com outras pessoas. Em vez disso, eles esperam sua vez de falar. A escuta ativa exige que a outra pessoa ou pessoas desacelerem e considerem o que o orador está dizendo. Também dá tempo para a pessoa responder para organizar seus pensamentos antes de responder com atenção.
Forneça aos funcionários a tecnologia necessária para uma colaboração eficaz.
Trabalhar de forma colaborativa deve ser algo que melhore a experiência do funcionário, e não algo imposto a ele. Garanta aos funcionários que eles receberão as ferramentas de colaboração necessárias para concluir suas tarefas com eficiência.
Incentive a responsabilidade documentando os processos acordados pela equipe.
Pode ser difícil para os membros da equipe se lembrarem de tudo o que foi dito e decidido durante uma reunião, seja pessoalmente ou virtualmente. Dependendo das preferências dos membros da equipe, pode ser benéfico usar documentos compartilhados para fazer anotações ou enviar um e-mail de acompanhamento após uma reunião para resumir as decisões e as próximas etapas da equipe.
Você pode usar a plataforma de intranet da empresa para distribuir informações na forma de postagens ou artigos. Compartilhar informações e colaborar em uma plataforma baseada em nuvem mantém todos os membros da equipe no caminho certo e estabelece uma base para projetos futuros.
Quando surgirem problemas, concentre-se em encontrar soluções.
Quando ocorrem obstáculos e os planos são interrompidos (o que acontecerá), é fundamental se concentrar em encontrar uma solução, em vez de tentar descobrir quem é o culpado na equipe. No final, os problemas são oportunidades para que todos aprendam a fazer as coisas de maneira diferente da próxima vez.
Os funcionários devem ser reconhecidos e recompensados por seus esforços.
Quando uma equipe conclui um projeto, é fundamental reconhecer os esforços dos membros de alguma forma. O prêmio não precisa ser monetário. Pode ser uma menção no boletim informativo da empresa, uma nota de agradecimento do CEO ou um almoço servido em um restaurante local.
Os funcionários devem receber uma plataforma para compartilhar suas realizações por meio de reconhecimento.
Organizações internacionais, como a Imerys, estão usando comunidades para criar um centro global de reconhecimento de funcionários (Life@Imerys), onde líderes e colegas de trabalho podem compartilhar histórias de sucesso. O importante é que a gestão reconheceu o trabalho árduo da equipe, a conclusão do projeto e o alcance de seu objetivo.
Considere a colaboração no local de trabalho como uma coisa viva e em evolução.
É insuficiente “tentar” melhorar a colaboração como um projeto piloto. Se uma empresa adota isso como forma de trabalhar, a equipe de gestão e os funcionários devem entender que é assim que as coisas serão feitas no futuro.
Sempre há espaço para melhorias e modificações ao longo do tempo. A colaboração no trabalho ajuda os projetos a serem executados com mais facilidade, mantém os funcionários engajados e garante que a empresa atinja seus objetivos. Quando todos em sua equipe trabalham bem juntos, os resultados falam por si.
5 habilidades essenciais de colaboração no local de trabalho
Se você já trabalhou em um projeto de grupo que não foi tão bem quanto o esperado, sabe que incentivar a colaboração no local de trabalho geralmente é mais fácil falar do que fazer. Talvez seus colegas de equipe trabalhem em casa e sejam difíceis de alcançar. Talvez sua organização esteja muito isolada, com departamentos relutantes em compartilhar informações.
Se você está tendo problemas com a colaboração no trabalho, uma das melhores coisas que você pode fazer é trabalhar para melhorar suas habilidades interpessoais. Acredite em nós quando dizemos que dominar essas cinco habilidades de colaboração tornará o trabalho em equipe muito mais fácil e eficaz.
Ajustando objetivos
Ao trabalhar com um grupo, todos devem entender o propósito e a visão do projeto e como o sucesso será medido. A transparência desde o início promove a confiança e garante que todos estejam comprometidos com o sucesso e trabalhando em direção a um objetivo comum.
Interação
Certifique-se de ter intenções claras antes de iniciar uma tarefa ou atribuição. Deixe seus colegas de equipe saberem o que você está fazendo, estabeleça prazos realistas para si mesmo e cumpra-os.
Lembre-se de comunicar se precisar fazer alterações no plano que traçou. Se algo inesperado ocorrer e você não conseguir entregar os resultados esperados, comunique essas mudanças.
Mais uma vez, ter uma ferramenta de comunicação completa é útil aqui - se sua equipe puder fazer videochamadas e mensagens instantâneas no mesmo aplicativo, há uma chance maior de que eles se comuniquem rapidamente quando surgir um problema:
Ouvindo ativamente
Ao trabalhar próximo a outras pessoas, você deve prestar muita atenção às ideias, comentários e conselhos de cada membro da equipe — e responder com consideração e respeito. Esse é o conceito de escuta ativa.
Embora você possa ter ideias sobre como deseja que o projeto progrida ou quem deve fazer o quê, você também deve considerar as opiniões de seus colegas. Você pode nem sempre concordar com o resultado, mas no final das contas, você deve priorizar as necessidades e responsabilidades do grupo sobre seus próprios desejos.
Habilidades de resolução de problemas
Às vezes surgem problemas e as pessoas cometem erros. Ocorre. Quando surgirem problemas, lembre-se de analisar a situação em grupo sem culpar ninguém em particular. Em vez disso, concentre seus esforços em colaborar para encontrar soluções. Isso promove a confiança entre os membros da equipe e garante que todos se sintam à vontade para se comunicar e serem transparentes uns com os outros, mesmo que cometam algum erro.
Gestão de tempo
Ao colaborar com outras pessoas, você deve prestar contas a si mesmo e aos membros do grupo que dependem de você. É aqui que entram as habilidades de gerenciamento de tempo. Ser capaz de priorizar suas tarefas e agendá-las adequadamente é fundamental para cumprir os prazos e concluir o trabalho que sua equipe espera de você.
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Referências
