Recepcionistas são essenciais para o funcionamento de uma empresa, independentemente de seu tamanho ou setor. Os recepcionistas, encarregados de administrar a recepção, são efetivamente a cara da empresa e aumentam significativamente a eficiência no local de trabalho. Você pode decidir se trabalhar como recepcionista é ou não a carreira perfeita para você, entendendo a definição, o escopo e as habilidades necessárias para prosperar nesse campo. Neste post, veremos a definição de recepcionista, as habilidades e a descrição do trabalho e a importância de ter um em sua empresa.
O que é uma recepcionista
Para decidir se se tornar uma recepcionista é a escolha de trabalho correta para você, você deve primeiro entender o que uma recepcionista realmente faz. Os recepcionistas supervisionam a recepção de uma empresa ou organização e realizam tarefas administrativas. Às vezes, eles também são chamados de assistentes administrativos ou funcionários de front office. Como eles são frequentemente o primeiro ponto de contato para visitantes e clientes da empresa e são representantes da organização, eles são responsáveis por causar uma primeira impressão educada.
Os recepcionistas frequentemente se beneficiam das seguintes coisas:
- Dias de férias
- Seguro de saúde
- Descontos para empregados
- Seguro dental
Quais as qualificações que um recepcionista deve ter?
Se você está interessado em aprender a trabalhar como recepcionista, existem alguns requisitos a serem considerados. Eles diferem de acordo com o nível de cargo para o qual você está se candidatando. A seguir está uma lista de algumas especificações e credenciais típicas:
#1. Educação
A quantidade necessária de educação é baseada nas responsabilidades do trabalho. Um diploma do ensino médio é normalmente necessário para o emprego de recepcionista de nível básico, enquanto diplomas de bacharel em administração de empresas ou áreas afins são preferidos para outros cargos.
# 2. Treinamento
Várias empresas fornecem aos recepcionistas treinamento no local de trabalho, que inclui instruções sobre as políticas e procedimentos específicos da empresa. Embora possa não ser necessário para o trabalho, os empregadores frequentemente desejam que seus possíveis recepcionistas tenham experiência de trabalho anterior.
#3. Certificações
Ao se candidatar a um cargo de recepcionista, uma empresa normalmente não pode exigir que os candidatos tenham certificações extras. No entanto, obter certificados profissionais, como um Certificado em Operações de Front Office, verifica as credenciais de um candidato, demonstra seu compromisso com sua área, coloca seus talentos à prova e amplia seus conhecimentos práticos. Ele também oferece oportunidades fantásticas para networking.
Salário médio de recepcionista
Uma recepcionista ganha em média $ 28,741 por ano. Dependendo do seu histórico e experiência, é diferente. O tipo, o tamanho e a localização da organização têm impacto no salário. Mas também é possível trabalhar meio período ou como um emprego contratado. No entanto, as recepcionistas normalmente trabalham em período integral.
O que é uma descrição do trabalho de recepcionista
Uma recepcionista de recepção, muitas vezes conhecida como recepcionista, é responsável por realizar tarefas de escritório em um ambiente de escritório para apoiar as operações diárias. Suas responsabilidades também incluem receber os convidados quando eles chegam para reuniões com a gerência ou a equipe de vendas, separar e entregar a correspondência aos funcionários e atender e transferir chamadas telefônicas para os funcionários.
Atribuições e responsabilidades do recepcionista
A maior parte do tempo de uma recepcionista é gasta atendendo ligações. No entanto, uma recepcionista também pode ser responsável por:
- Marcar compromissos para todos os membros da equipe ou para determinados indivíduos, como executivos
- Processamento de faturas e assistência a clientes ou consumidores com quaisquer dúvidas sobre suas cobranças
- Organizar o faturamento, o cliente e os registros do cliente em arquivos, etc.
- Orientar os hóspedes para o escritório apropriado
- Fornecer respostas rápidas e corteses a cada consulta do cliente
O que faz um recepcionista na descrição do trabalho?
Os recepcionistas geralmente trabalham para empresas em vários setores, ajudando clientes e funcionários. Eles colaboram estreitamente com os funcionários do escritório para preparar a correspondência enviada, criar cópias de documentos e enviá-los por fax, bem como para informá-los sobre as chamadas recebidas. Eles devem gerenciar suas operações de escritório enquanto atendem ligações de clientes, respondem a perguntas e orientam os hóspedes para o escritório apropriado. Além disso, a descrição do trabalho da recepcionista também pode ser responsável por inventariar o estoque de materiais de escritório e fazer os pedidos apropriados.
Habilidades e qualificações para recepcionistas
A seguir, são habilidades necessárias para uma recepcionista ter sucesso em sua posição:
- Habilidades de comunicação, tanto verbal quanto escrita, para interagir claramente com clientes, fornecedores e colegas de trabalho
- Ter boas habilidades organizacionais para manter registros corretos e localizar informações críticas prontamente
- Ter a capacidade de priorizar e concluir uma ampla gama de tarefas ao longo do dia.
- A capacidade de responder de forma adequada e interagir de forma eficaz com os consumidores irados requer paciência e habilidades de escuta.
- Habilidades interpessoais que tornam a experiência de cada cliente agradável, como ser cortês e sensível
Pré-requisitos para educação e treinamento de recepcionista
A maioria dos recepcionistas deve possuir um diploma do ensino médio ou um GED, e algumas posições que se beneficiariam de uma educação universitária podem permitir a substituição da experiência no trabalho. Os candidatos podem obter certificados de recepcionista de algumas instituições e organizações comunitárias para demonstrar sua proficiência. Para representar efetivamente o seu negócio e sempre poder direcionar clientes ou clientes para onde eles precisam ir, um recepcionista competente deve ter carisma e intelecto para isso.
Requisitos de experiência de recepcionista
Os recepcionistas são frequentemente contratados como funcionários iniciantes, o que indica que eles não devem ter mais de três anos de experiência. O nível de experiência e qualificações exigidas de recepcionistas que trabalham com executivos ou em empresas grandes ou sofisticadas pode ser maior.
Habilidades de Recepcionista
As habilidades de organização e multitarefa da recepcionista ajudam os funcionários a permanecer no alvo e manter a eficiência da empresa. É mais provável que um gerente de contratação o reconheça como um forte candidato ao trabalho quando você lista as habilidades de recepcionista mais solicitadas em seu currículo. As cinco habilidades a seguir são frequentemente necessárias para o trabalho como recepcionista:
# 1. Comunicação
Os recepcionistas frequentemente se comunicam com os clientes por telefone, e-mail ou pessoalmente. Essa pessoa se comunica diariamente com clientes, funcionários e vários departamentos. Os recepcionistas gravam mensagens e freqüentemente atuam como um elo de ligação entre as partes em conversas. Qualquer erro na transmissão da mensagem prejudicaria a reputação da recepcionista e deixaria outros funcionários perplexos. A capacidade de se comunicar de forma clara e eficaz, tanto verbalmente quanto por escrito, é crucial para um recepcionista, pois aumenta a produtividade.
# 2. Organização
Uma recepcionista deve ser bem organizada. Colegas de trabalho, empregadores e qualquer outra pessoa que interaja com o pessoal do escritório respeitam muito essa competência. Esses especialistas organizam contatos e papéis, certificam-se de que o software está atualizado e criam sistemas de arquivos eficazes. Uma boa recepcionista pode acessar rapidamente números de telefone, documentos e outras informações. O objetivo de uma recepcionista é organizar o espaço de trabalho. Por exemplo, os advogados dependem fortemente das habilidades de organização de uma recepcionista ou secretária jurídica, pois, sem elas, teriam dificuldade em lembrar horários de compromissos, informações de contato do cliente e datas do tribunal.
#3. Multitarefa
A capacidade de multitarefa é essencial para recepcionistas, especialmente em um ambiente de trabalho agitado. Além de lidar com quem acabou de passar pela porta e possivelmente gerenciar muitos telefonemas de uma só vez, recepcionistas qualificados frequentemente colocam as pessoas em espera. Acredita-se que sob pressão, pode-se manter a compostura enquanto se sai bem. Os recepcionistas normalmente têm muito trabalho a fazer antes do fim do dia. Eles são responsáveis por priorizar os mais cruciais e dar a cada um a devida atenção.
#4. Técnico
Os recepcionistas freqüentemente se comunicam por e-mail e usam aplicativos de computador. Para esses especialistas, a proficiência em Microsoft Word e Excel, bem como em fotocopiadoras e sistemas telefônicos, é praticamente um requisito. Para tornar-se mais atraente para seu potencial empregador, enfatize suas capacidades técnicas e informáticas. Tente se inscrever em um curso em uma faculdade comunitária próxima se você não tiver o conhecimento necessário. Acompanhe os desenvolvimentos de software atuais e conheça as ferramentas específicas empregadas pelo seu setor.
#5. Serviços do Consumidor
O ponto de contato inicial de um cliente geralmente é uma recepcionista. As interações da recepcionista com os clientes representam todo o negócio. Uma recepcionista desagradável pode fazer com que um cliente ou cliente tenha uma opinião negativa sobre o negócio. Ocasionalmente, essa conduta pode resultar em uma crítica negativa. Os recepcionistas devem ser gentis, atenciosos e cuidadosos. Às vezes, basta um sorriso e a capacidade de dar as respostas apropriadas. Para satisfazer os clientes e incentivar a repetição de negócios, um excelente atendimento ao cliente é essencial. Você provavelmente não faria negócios com seu varejista de roupas favorito novamente se a equipe de suporte ao cliente não resolvesse seu problema de remessa.
A importância de um recepcionista
Quando um cliente ou visitante liga para sua empresa, ele recebe uma impressão inicial de sua recepcionista. Certifique-se de que é excelente! Uma recepcionista é muito mais do que apenas a pessoa que atende o telefone. Representa o seu profissionalismo e serve como uma extensão do seu negócio. Veja abaixo a importância de ter um recepcionista em sua empresa:
#1. Produtividade
Não importa o tamanho da sua empresa, contratar uma recepcionista vai aumentar a sua produtividade e a de sua equipe. O recepcionista deve ser capaz de priorizar os projetos de toda a equipe e transmitir mensagens, além de gerenciar as interrupções contínuas dos telefones tocando para que nada passe despercebido.
# 2. Profissionalismo
Uma recepcionista educada terá conhecimento e será capaz de compreender a terminologia e os procedimentos específicos de sua empresa. A importância de um recepcionista é que ele permite que eles falem com clientes, funcionários e outras pessoas que ligam sem parecer confusos ou inseguros.
#3. Efetividade de custo
Considere que contratar uma recepcionista é muito caro. Um dos principais custos para a maioria das pequenas e médias empresas é a contratação de pessoal. Salário, benefícios, equipamentos e outros custos associados podem representar uma despesa anual significativa. Dependendo do seu volume de chamadas, você pode querer pensar em usar um serviço de atendimento ao vivo, que lhe dá acesso a uma recepcionista externa especializada com conhecimento de seu setor específico.
# 4. Organização
Você tem muito a fazer como proprietário de uma empresa. É difícil equilibrar suas responsabilidades regulares e as de uma recepcionista por conta própria. Uma recepcionista pode fornecer a você um resumo organizado de cada encontro que eles tiveram, priorizar chamadas e interromper as interrupções telefônicas.
#5. Primeiras impressões
O recepcionista da sua empresa frequentemente tem o contato inicial com os clientes, por isso ele é importante. Quando os clientes ligam para o número da sua empresa, isso pode ser um pouco intimidador e pode significar que suas operações são de pequena escala se você atender o telefone sozinho. Uma recepcionista dá a impressão de ser uma máquina bem azeitada.
Quais são os tipos de recepcionistas?
Diferentes trabalhos e deveres do front office
- Recepcionista com foco em RH.
- Assistente Executiva Recepcionista
- Recepcionista de atendimento ao cliente.
- Recepcionista com foco no visitante. …
- Recepcionista do Office Manager
- Recepcionista como impulsionador do moral.
- Recepcionista ausente.
- Recepcionista de marketing de mídia social
Como você entrevista uma recepcionista?
Questões gerais:
- O que seu ex-empregador diria sobre você?
- Por que você está curioso sobre o nosso negócio?
- Por que você é atraído para esta posição?
- Quais qualidades um bom recepcionista deve possuir?
- Que aspecto de um trabalho de escritório atrai você?
- Quais são as suas maiores vantagens quando se trata de trabalho de escritório?
Quais são os 4 deveres de um recepcionista?
As tarefas e obrigações de um recepcionista incluem receber convidados, auxiliá-los em seus movimentos no escritório e fornecer-lhes bebidas enquanto esperam.
Como uma recepcionista pode lidar com um cliente irritado?
Como lidar com clientes furiosos:
- Mantenha-se bem.
- Use técnicas de escuta ativa.
- Reafirme o que seus consumidores disseram.
- Eles trouxeram isso ao seu conhecimento, então agradeça a eles por isso.
- As etapas que você seguirá para resolver o problema devem ser descritas.
- Decida um horário para contatá-los novamente, se necessário.
- Seja genuíno.
O que uma recepcionista deve vestir?
Uma recepcionista deve, sem dúvida, vestir-se profissional e casualmente. Apenas vestidos podem ser usados com leggings. Como nossos recepcionistas representam a empresa, esperamos que eles forneçam uma imagem polida. Leggings não são apropriadas neste ambiente profissional, que exige trajes profissionais.
Quais são as duas principais funções de uma recepcionista?
Atende os hóspedes, dando-lhes saudações calorosas e orientações conforme necessário. notifica os funcionários da chegada de visitantes. mantém os sistemas de comunicação e segurança. fornece informações respondendo a perguntas ou direcionando visitantes.
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Referências
