As decisões e ações estratégicas de negócios tomadas por uma empresa privada exigem absolutamente fatos precisos e confiáveis. Existem etapas que você pode tomar para melhorar sua confiança de que as informações que fluem de diferentes partes de sua empresa são atualizadas, precisas e confiáveis. É aí que entra o sistema de controle interno. Neste artigo, ajudaremos você a entender o que são controles internos para contabilidade, os procedimentos e exemplos. Leia…
O que são controles internos?
Os controles internos de uma empresa são os processos, regulamentos e procedimentos implementados para combater fraudes, promover a responsabilidade e garantir a precisão das informações financeiras e contábeis.
Em outras palavras, o controle interno é um processo que garante que uma organização esteja cumprindo seus objetivos em relação à eficácia e eficiência operacional, além de fornecer relatórios financeiros precisos e cumprir as leis, políticas e regulamentos aplicáveis. O controle interno é um conceito amplo que engloba tudo o que uma organização faz para controlar os riscos que enfrenta.
É um método através do qual a alocação, gestão e avaliação dos recursos de uma organização podem ser realizadas. Desempenha um papel significativo na identificação de atividades fraudulentas e na sua interrupção. Da mesma forma, ajuda a proteger os recursos da organização, tanto materiais (como propriedade e maquinário) quanto intangíveis (como propriedade intelectual).
No nível organizacional, os objetivos dos controles internos relacionados à confiabilidade dos relatórios financeiros, o fornecimento de feedback oportuno sobre o cumprimento de metas operacionais ou estratégicas e a observância de leis e regulamentos. No nível de uma transação individual, refere-se às medidas que são tomadas para atingir um objetivo específico.
Como funciona o controle interno?
Os procedimentos do sistema de controle interno limitam a quantidade de variação no processo, o que resulta em resultados mais fáceis de prever. Desde os escândalos contábeis do início dos anos 2000, ter fortes controles internos tornou-se uma função comercial essencial para todas as empresas nos Estados Unidos. Como resultado, em 2002, o Congresso aprovou a Lei Sarbanes-Oxley com o objetivo de proteger os investidores de práticas contábeis enganosas. Também aumenta a precisão e a confiabilidade de qualquer informação que as empresas divulguem.
O fato de os gerentes agora serem responsáveis pela preparação de relatórios financeiros e trilhas de auditoria como resultado desse desenvolvimento tem um impacto significativo na governança das corporações. Assim, os gestores que são culpados de não desenvolver e administrar adequadamente os controles internos estão sujeitos a severas penalidades criminais.
Um exame dos processos e da documentação que entrou na preparação das demonstrações financeiras forma a base para a opinião do auditor. Uma avaliação dos procedimentos contábeis e controles internos de uma empresa e a formação de uma opinião sobre a adequação desses procedimentos e controles é o objetivo de uma auditoria.
Os controles internos de uma organização, bem como sua governança corporativa e procedimentos contábeis, são submetidos a escrutínio durante o curso de uma auditoria interna. Eles garantem a conformidade com leis e regulamentos, relatórios financeiros precisos e oportunos e coleta de dados. Eles também ajudam a manter a eficiência operacional identificando problemas e corrigindo lapsos antes que sejam descobertos em uma auditoria externa.
Não existe um sistema de controle interno semelhante a outro. No entanto, muitos princípios fundamentais que cercam a integridade financeira e os padrões contábeis evoluíram para práticas de gerenciamento padrão. Os controles internos podem ser caros, mas, quando implementados com eficácia, podem ajudar a simplificar as operações e aumentar a eficiência operacional, além de reduzir a fraude.
Tipos de controles internos
Os controles internos se dividem em duas categorias principais: medidas preventivas e de detecção. Basicamente, ambos os tipos são necessários para um sistema de controle interno eficiente, pois cada um cumpre uma função particular no sistema como um todo. No entanto, há certas perguntas que você precisa fazer para ajudar a determinar o controle adequado enquanto estiver realizando procedimentos de rotina ou quando estiver pensando em adotar um novo procedimento ou processo. O controle é necessário para determinar se um controle é necessário ou não. Pergunte a si mesmo;
- O que poderia dar errado aqui?
- Que medidas preventivas você tem em vigor para garantir que nada dê errado?
- De que maneiras você pode verificar para ter certeza de que nada deu errado?
Controles Preventivos
O princípio da separação de funções está no centro de muitos controles preventivos. Esse tipo de sistema de controle interno visa limitar a probabilidade de erros e atividades fraudulentas antes que eles ocorram. Quando se trata de qualidade, os controles preventivos são absolutamente necessários devido à sua natureza proativa e sua concentração na qualidade.
Seguem alguns exemplos de controles preventivos:
- Segregação de deveres
- A autorização prévia de atividades e negócios (por exemplo, autorização de viagem)
- Controles de acesso (como autenticação de senha)
- Controles físicos sobre ativos (fechaduras nas portas e cofres para guardar dinheiro e cheques)
- Orientação e triagem de funcionários
Controles de detetive
Os controles de detecção são verificações que uma empresa executa após concluir uma transação. Isso, no entanto, é para identificar quaisquer falhas ou problemas que possam ter acontecido. Os controles de detecção são necessários porque fornecem evidências de que os controles preventivos estão agindo como foram projetados e também oferecem uma oportunidade de descobrir anormalidades após o fato. Isso torna o controle de detecção um componente vital de qualquer sistema de controle.
A seguir estão alguns exemplos de controles de detecção:
- Conciliação mensal das transações do departamento
- Revisões de transações e atividades (revisando o desempenho da organização)
- A tomada de inventários reais, como um número monetário de funcionários ou uma contagem de estoque,
Controles Internos para Contabilidade
Geralmente, quando falamos de controles internos, estamos nos referindo a políticas contábeis e processos de auditoria. São as medidas que garantem que as informações financeiras de uma corporação sejam precisas e confiáveis. As empresas geralmente estabelecem sistemas de controles internos para atingir uma variedade de objetivos. O nível de resistência de uma empresa a fraudes e más práticas contábeis pode ser inferido a partir do tipo de controles internos que ela emprega. Isso determina o grau de conformidade da empresa com padrões confiáveis de relatórios de auditoria e contabilidade.
Em outras palavras, os controles internos para a contabilidade são métodos, procedimentos e políticas que, além de aumentar a responsabilidade e garantir a integridade financeira, também atuam na prevenção de fraudes. Esses controles possibilitam que uma corporação cumpra as regras do estado enquanto ainda fornece informações financeiras precisas e oportunas aos seus clientes.
Como você deve utilizar seus controles internos?
Não só os controles internos podem ajudar uma empresa a se tornar mais confiável e eficaz. Eles também contribuem para aumentar a exatidão dos relatórios financeiros dessa empresa. Geralmente, quando uma corporação segue os procedimentos e regulamentos de controle interno, demonstra que está em conformidade com os princípios contábeis geralmente aceitos. Isso, no entanto, ajudará a empresa a detectar e corrigir problemas nos relatórios financeiros, se e quando eles ocorrerem.
Enquanto isso, na ausência de controles internos adequados, as demonstrações financeiras de uma empresa provavelmente serão preparadas com imprecisões significativas. Além disso, antes de tomar uma decisão de investimento, os investidores investigam a qualidade dos controles internos da empresa. Assim, as empresas precisam implementar controles internos como um componente de sua governança corporativa. Isso está de acordo com a Lei Sarbanes-Oxley de 2002. Assim, esses controles protegem os investidores contra ações fraudulentas.
Princípios de Controle Interno
- Estabeleça responsabilidades
- Manter registros adequados.
- Assegure ativos e vincule funcionários-chave.
- Manutenção de registros separada da custódia de ativos
- Divida as responsabilidades por transações relacionadas uniformemente.
Importância para os controles internos contábeis dos auditores
A confiabilidade e a precisão da contabilidade financeira de uma empresa estão diretamente relacionadas aos controles internos, processos contábeis e procedimentos que estão em vigor nesse negócio. Da mesma forma, os auditores investigam se uma empresa possui ou não sistemas de controle interno suficientes. Além disso, se as demonstrações financeiras da empresa estão ou não em conformidade com os padrões geralmente aceitos. Além disso, os auditores são responsáveis por avaliar a eficiência dos controles internos contábeis de uma empresa e formar conclusões com base em suas constatações como parte do processo de auditoria.
Após a aprovação da Lei Sarbanes-Oxley pelo Congresso em 2002, os gerentes foram considerados legalmente responsáveis pela implementação de controles internos. O estabelecimento de controles internos dentro de uma organização, bem como a gestão eficiente desses controles, estão sob a alçada dos gestores da empresa. No entanto, uma corporação pode encontrar-se em desordem ou crise contábil se não tiver controles internos suficientes.
Por que os controles internos são necessários
Os controles internos têm o objetivo principal de garantir que uma empresa cumpra todas as leis e regulamentos contábeis aplicáveis. Isso permite que uma corporação reconheça seus problemas contábeis e faça correções neles antes mesmo do início de suas auditorias internas. No entanto, é essencial ter em mente que os controles internos de diferentes empresas operam de maneiras muito diferentes. Como resultado da ausência de um conjunto padronizado de controles internos que devem ser implementados por todos os negócios, há uma variação considerável nos tipos de sistemas de controle utilizados por vários negócios.
Os controles internos, além de evitar ações fraudulentas, auxiliam a empresa a promover um alto grau de eficácia, por isso são tão importantes. Os controles internos têm uma ligação com a eficiência operacional em uma empresa.
Desvantagens dos Controles Internos
Apesar de serem extremamente importantes para manter registros financeiros precisos e otimizar as operações de negócios, os controles internos têm algumas limitações. Considerando que a eficiência ou funcionalidade dos controles internos de uma empresa geralmente é objeto de opiniões e julgamentos humanos, é simples contornar esses freios e contrapesos que deveriam proteger a empresa.
Além disso, os auditores às vezes baseiam suas conclusões na eficácia das operações de uma empresa, apesar de não terem dado aos procedimentos e políticas de controle interno do sistema contábil da empresa seu compromisso adequado ou sério.
Procedimentos de Controle Interno
Um sistema de contabilidade deve ter controle interno para garantir sua confiabilidade contínua. Esses controles consistem principalmente em regras e procedimentos. No domínio da contabilidade, precisão e confiabilidade são de extrema importância. Os procedimentos de controle interno em contabilidade se enquadram em um total de sete categorias distintas, cada uma das quais desempenha um papel significativo na detecção de erros e na prevenção de atividades fraudulentas antes que se transformem em problemas mais sérios.
Os sete procedimentos que compõem os procedimentos de controle interno do sistema contábil de uma organização incluem:
#1. Separação de deveres
A separação de funções implica a partilha de obrigações de escrituração, depósitos, relatórios e auditorias entre dois ou mais indivíduos. Quanto mais distintas forem as responsabilidades de cada pessoa, menor será a probabilidade de qualquer trabalhador cometer atos fraudulentos. A alocação de responsabilidades entre duas ou mais pessoas em uma pequena empresa com apenas alguns funcionários de contabilidade pode servir ao mesmo propósito de exigir que as atividades-chave sejam avaliadas pelos colegas de trabalho. Isso é especialmente útil para empresas que estão apenas começando.
#2. Controles de acesso ao sistema contábil
Com a ajuda de senhas, bloqueios e logs de acesso eletrônico, é possível proteger um sistema de contabilidade contra intrusos e ajudar a determinar a origem de quaisquer erros ou discrepâncias emergentes. Além disso, o rastreamento de acesso abrangente pode impedir tentativas de obter acesso não autorizado ou fraudulento.
#3. Controles de acesso ao sistema contábil
No curso de uma auditoria física, o caixa e outros ativos tangíveis são registrados no sistema contábil. Isso inclui estoques, materiais e ferramentas. A contagem física pode revelar inconsistências nos saldos das contas, evitando totalmente o uso de registros eletrônicos. Um que você pode não estar ciente antes. A contagem de dinheiro em estabelecimentos de varejo pode ocorrer regularmente ou talvez muitas vezes diariamente. Além disso, ocasionalmente, talvez uma vez por ano ou uma vez a cada três meses, você deve realizar as operações mais trabalhosas, como contar o estoque manualmente.
#4. Documentação Financeira Padronizada
A manutenção de registros pode ser mais consistente ao longo do tempo, se você padronizar os documentos que está usando para transações financeiras, como faturas, solicitações internas de materiais, recebimentos de estoque e relatórios de custos de viagem. Isso pode ajudar a manter a integridade dos registros. Além disso, ao procurar a causa de uma discrepância no sistema, o uso de formatos de documento padrão pode simplificar a verificação de dados anteriores e restringir as possíveis causas. No entanto, quando há falta de consistência, é possível que certos aspectos da revisão passem despercebidos ou sejam mal interpretados.
#5. Balancetes diários ou semanais
Um sistema de contabilidade de dupla entrada aumenta o nível de confiabilidade porque garante que os livros estejam constantemente em equilíbrio. Um sistema de dupla entrada, no entanto, ainda pode ser desequilibrado a qualquer momento devido a erros. No entanto, calcular balancetes diários ou semanais pode ajudá-lo a encontrar e explorar quaisquer anomalias no sistema o mais rápido possível.
#6. Reconciliações Periódicas em Sistemas Contábeis
Ao realizar reconciliações contábeis periodicamente, você pode certificar-se de que os saldos em sua sistema de contabilidade sincronizar com os saldos nas contas de outras entidades, como bancos, fornecedores e clientes de crédito. Por exemplo, quando você executa reconciliação bancária, você comparará os saldos de caixa e os registros de depósitos e receitas em seu sistema contábil com os de seus extratos bancários. A disparidade entre essas contas suplementares pode revelar falhas ou discrepâncias em sua própria contabilidade, ou talvez destacar que as imprecisões podem ser originadas de outras partes.
#7. Requisitos da Autoridade de Aprovação
É possível adicionar outra camada de responsabilidade a esta registros contábeis exigindo que determinados gerentes permitam certos tipos de transações. Isso demonstrará que as autoridades relevantes observaram, avaliaram e aprovaram as transações em questão.
Geralmente, exigir a aprovação de pagamentos e despesas substanciais impedirá que trabalhadores desonestos conduzam transações fraudulentas com fundos corporativos. Sabendo que há uma necessidade de aprovação, eles estarão menos propensos a se envolver em tal atividade.
Conclusão
O sistema de controle interno de uma empresa pode dar uma garantia justa, embora não absoluta, de que tal empresa atingirá os objetivos de sua organização. A ideia de segurança razoável denota um alto nível de segurança vendo um limite como resultado dos custos e benefícios da implementação de mecanismos de controle progressivos.
Quando uma organização tem um forte controle interno, ela garante que seus relatórios financeiros sejam precisos. Da mesma forma, garante o cumprimento da maioria das regras e regulamentos relevantes para o seu setor. No entanto, o sucesso ou não de uma organização em atingir seus objetivos operacionais e estratégicos pode depender de fatores externos à empresa, como o nível de avanço tecnológico ou o nível de concorrência.
Os procedimentos de controle interno só podem oferecer informações oportunas ou feedback sobre o progresso em direção ao cumprimento dos objetivos operacionais e estratégicos. Portanto, não pode garantir a realização desses objetivos.
Perguntas frequentes sobre controles internos
Quem é responsável pelos controles internos?
No sistema de controle interno da CSU, todos têm um papel a desempenhar. No final, cabe à gestão da CSU garantir que haja salvaguardas suficientes. Cabe a cada funcionário fazer esse sistema de controle interno funcionar.
O que é auditoria interna?
Auditoria interna, de acordo com o IIA; é uma atividade de consultoria e garantia objetiva de agregação de valor que ajuda uma organização a funcionar com mais eficiência.
Quais são os quatro propósitos do controle interno?
Os 4 propósitos básicos dos controles e procedimentos internos são;
- Proteção de ativos
- Confiabilidade das demonstrações financeiras
- Eficiência operacional
- Cumprimento das diretrizes da administração.
Qual é o aspecto mais importante do controle interno?
O pessoal é o componente mais crítico do controle interno. Pode-se negligenciar outros controles, uma vez que as equipes são competentes e confiáveis. E, no final de tudo, ainda sairão demonstrações financeiras credíveis.
Artigos Relacionados
- Sistemas de contabilidade: definições e guia para os melhores softwares de contabilidade
- Auditoria Financeira: Tudo que você precisa, Simplificado!! (+ pdf detalhado)
- Estratégias de gerenciamento de risco: mais de 5 estratégias que você pode seguir agora !!!
- Avaliação de Riscos: Guia Definitivo para o Processo de Avaliação de Riscos
- O que é CICLO DE NEGÓCIOS? - Definição, Causas Internas e Externas
- CONTROLES DE CAPITAL: MELHORES PRÁTICAS COM EXEMPLOS PRÁTICOS
- RECEITA NÃO GANHADA: Definição, Exemplos e Cálculo
