Er is veel gezegd en geschreven over projectscope management en de rol ervan bij het opleveren van succesvolle projecten. Of u nu een beginner of een doorgewinterde projectmanager bent, het begrijpen van de projectomvang is van cruciaal belang voor uw succes in projectbeheer.
Maar voordat we daar aankomen, moeten we de reikwijdte van het project bepalen. Dit artikel gaat in op alles wat er te weten valt over projectscope en projectscope-management. We zullen ook leren hoe u een projectscope-beheerplan kunt maken aan de hand van een voorbeeld.
Wat is projectscope en projectscopemanagement?
Laten we eerst eens kijken naar de definities:
Project bereik
Projectomvang is een onderdeel van projectplanning dat inhoudt dat een volledige lijst van te leveren producten of functies wordt bepaald en vastgelegd die in de uitvoering van het project zullen worden opgenomen.
Met andere woorden, de projectscope definieert de doelstellingen van het project en hoe deze te bereiken.
Als je ooit aan een project hebt gewerkt, heb je de term 'projectscope' waarschijnlijk een paar keer gehoord. Het is waarschijnlijk het belangrijkste aspect van goed projectmanagement.
Beheer van de projectscope
Projectscope management verwijst naar de methoden die garanderen dat de scope van een project op de juiste manier wordt gespecificeerd en in kaart wordt gebracht. Om het project op tijd uit te voeren, moet het alleen de noodzakelijke projectinformatie bevatten.
De voornaamste zorg van het projectscope-management is het reguleren van wat wel en niet binnen het project valt. Het is ook van cruciaal belang om projectmanagers, coördinatoren en supervisors te helpen zich te concentreren op wat echt essentieel is voor het project en de juiste hoeveelheid werk toe te wijzen aan teamleden om het project effectief uit te voeren.
Laten we de projectoplevering vergelijken met bouwconstructie om dingen duidelijker te maken. Voordat het werk begint, wordt er een hek om het terrein geplaatst. Dit is om de grenzen van de constructie te definiëren, zodat degenen die deel uitmaken van het bouwteam weten waar ze moeten stoppen. Dit staat bekend als reikwijdte.
Wat is de definitie van scope in projectmanagement?
Als we het hebben over scope in projectmanagement, hebben we het over twee soorten scope: productscope en projectscope. Laten we ze even bekijken:
- De kenmerken en functionaliteiten die in een product worden opgenomen, worden de scope genoemd. Eenvoudig uitgedrukt verwijst het naar wat een klant verlangt in een product of dienst. Als het product bijvoorbeeld een smartphone is, omvat het productbereik zaken als schermgrootte, batterijback-up, geheugen, CPU-snelheid, enzovoort.
- De inspanning die nodig is om een product (of dienst) met de genoemde kenmerken en functies succesvol te produceren, wordt projectomvang genoemd. Als u bijvoorbeeld een softwaretoepassing moet maken, is de projectomvang het werk dat moet worden voltooid om een softwareprogramma met voldoende functionaliteit te maken.
- Er moet een aanzienlijke hoeveelheid inspanningen worden geleverd, zoals planning, coördinatie en beheeractiviteiten, om ervoor te zorgen dat zowel aan de productomvang als aan de projectomvang wordt voldaan. Daarna wordt het voltooide werk vergeleken met de werkelijke omvang van het project.
De Project Scope Statement
Er zijn verschillende documenten in projectbeheer, maar een van de belangrijkste documenten met de scope van een project is het document met de scopeverklaring. De scopeverklaring specificeert de verwachte resultaten, veronderstellingen, beperkingen, evenals andere kritieke elementen waaronder het project zal worden voltooid.
Het definieert ook de limieten van het project, wijst werktaken toe aan elk teamlid en schetst de procedures die moeten worden gevolgd gedurende de levenscyclus van het project. Het is ook bekend als de scopeverklaring, de werkverklaring of de taakomschrijving.
De volgende items kunnen in de scopeverklaring van het project worden opgenomen:
- De reikwijdte van het product:
- De omvang van het project
- Lijst met te leveren producten
- Criteria voor acceptatie
- Uitsluitingen van het project
- Beperkingen
- Veronderstellingen
Belang van Project Scope Management
De eisen nemen toe als nooit tevoren naarmate projecten groter en gecompliceerder worden. Elk belangrijk project vereist meer tijd, moeite en middelen om het te realiseren. Daarom is het van cruciaal belang om de omvang van zowel het product als het project te specificeren.
Het stelt u in staat om gefocust te blijven op het werk dat wordt behandeld in het scopebeheerplan, terwijl u er ook rekening mee houdt dat onverwachte wijzigingen een impact zullen hebben op tijd, kosten, kwaliteit, middelen en zelfs klanttevredenheid. Omdat informatie van iedereen wordt verkregen belanghebbenden en sponsors vooraf is de kans kleiner dat er onnauwkeurige informatie wordt verzameld, wat nadelig kan zijn voor het succes van het project. Als gevolg hiervan is de functie van scope-projectmanagement van cruciaal belang bij het bepalen van projectsucces.
Project Scope Management Processen
Scopemanagement bestaat volgens de PMBOK uit zes processen:
- Project Scope managementplan
- Verzamelvereisten
- Bereik definiëren
- De Work Breakdown Structure creëren
- Bereik valideren
- Controlebereik
#1. Project Scope Management Plan maken
Dit is de eerste stap in het proces van projectscope management. Deze procedure, die onlangs werd toegevoegd aan de vijfde editie van de PMB OK, maakt op basis van input uit het projectplan een scopemanagementplan.
De onderstaande tabel geeft een overzicht van de input, tools, benaderingen en resultaten van het proces voor het beheer van de planscope.
| INGANGEN | GEREEDSCHAP EN TECHNIEKEN | OUTPUT |
| Projectmanagementplan | Deskundig oordeel | Scope managementplan |
| Projectcharter | Vergaderingen | Vereistenbeheerplan |
| Bedrijfsomgevingsfactoren | ||
| Organisatieproces activa |
Het document hoeft niet lang, gedetailleerd of formeel te zijn. Het moet voor iedereen gemakkelijk te begrijpen zijn en zijn doel dienen.
#2. Verzamelvereiste:
De volgende stap is het bepalen van de eisen en verwachtingen van belanghebbenden. Door middel van interviews, enquêtes en focusgroepen verwachten ze dat je alle projectbehoeften, verwachtingen, budgetten en deliverables documenteert.
Dit is een cruciale stap omdat belanghebbenden vaak onrealistische eisen of verwachtingen hebben en projectmanagers moeten ingrijpen om een oplossing te vinden die voor iedereen acceptabel is om vertragingen van het project te voorkomen.
Aan het einde van de fase waarin de vereisten worden verzameld, moet u over het volgende beschikken:
- Er moet aan zowel functionele als niet-functionele eisen worden voldaan.
- Verwachtingen van belanghebbenden
- Zakelijke benodigdheden
- Ondersteuning en training zijn vereist.
- Projectspecificaties
#3. Het bereik definiëren
Op dit punt moet u uw vereisten vertalen in een gedetailleerde beschrijving van de dienst of het product dat u via het project hoopt te leveren. U beschikt dan over een projectscope-statement waar u gedurende de looptijd van uw project naar kunt verwijzen.
Hoewel het belangrijk is om op te sommen wat binnen de scope van het project valt, is het net zo belangrijk om op te merken wat buiten de scope van het project valt. Eventuele wijzigingen in de scope zouden dan de volledige procedure voor wijzigingsbeheer moeten doorlopen om te garanderen dat het team alleen werkt aan datgene waaraan het moet werken.
U krijgt een referentiepunt voor uw projectteam en alle andere betrokkenen wanneer u de scope specificeert. Als iets niet in de scope is opgenomen, hoeft het niet door het team te worden ingevuld.
#4. Een work breakdown structure ontwikkelen
Een Work Breakdown Structure (WBS) is een document dat al het werk opsplitst dat in een project moet worden voltooid en dat vervolgens alle taken aan teamleden toewijst. Het schetst de deliverables en hun respectieve deadlines.
Voor dit deel van het proces kunt u projectbeheersoftware gebruiken om taken toe te wijzen en te prioriteren, waardoor het gemakkelijker wordt om de algehele voortgang van het project te volgen en onnodige knelpunten tot een minimum te beperken.
#5. Bereik valideren
De scope en deliverables die u hebt vastgelegd, moeten in deze stap aan projectleiders en belanghebbenden worden geleverd om de benodigde goedkeuringen te verkrijgen. Voordat met het project wordt begonnen, moet de scope-validatie worden uitgevoerd om te garanderen dat als er iets misgaat, het eenvoudig is om te bepalen waar het mis is gegaan.
#6. Verzamelbereik
Projectmanagers moeten ervoor zorgen dat zodra het project begint, het binnen de gestelde scope blijft. Als er iets moet worden gewijzigd, moet de juiste procedure voor wijzigingsbeheer worden uitgevoerd.
Voorbeeld van een Project Scope Management Plan
Hieronder ziet u een voorbeeld van een Project Scope Management plan.
5 tips voor efficiënt projectscopebeheer
- Maak een Work Breakdown Structure (WBS) omdat het de scope-statement opsplitst in kleinere, beter beheersbare pakketten.
- Vermijd ook ambiguïteit in uw scope om extra inspanning en stress te voorkomen. Definieer het zo precies als je kunt.
- Maak het proces van het bepalen van de scope een gezamenlijk proces om een verkeerde interpretatie van vereisten te voorkomen.
- Zorg ervoor dat het scopedocument niet wordt gewijzigd tijdens de uitvoering van het project om elke uitbreiding van het bereik buiten de oorspronkelijke specificaties te voorkomen.
- Besteed tot slot uw tijd aan overleg met alle belangrijke belanghebbenden en het definiëren van de projectomvang, aangezien deze niet meer kan worden gewijzigd als er eenmaal een besluit is genomen.
Conclusie
Door een gespecificeerde projectomvang in te stellen, kunnen teams hun algehele werklast efficiënter beheren. Een succesvolle projectomvang, met behulp van projectmanagementsoftware, helpt het project op de juiste manier te starten en zorgt ervoor dat het op tijd en binnen het budget wordt opgeleverd, terwijl het voldoet aan de verwachtingen van de eindgebruiker.
Veelgestelde vragen over projectscopebeheer
Wat is een Project Scope Management Plan?
Het Project Scope Management Plan is een verzameling methoden die worden gebruikt om te garanderen dat het project alle taken bevat die nodig zijn om het project te voltooien, terwijl de werkzaamheden/taken die buiten het bereik vallen, worden uitgesloten.
Wat is een belangrijk voordeel van een projectscope-beheerplan?
Het belangrijkste voordeel van deze procedure is dat het begeleiding en richting geeft over hoe de reikwijdte gedurende het hele project zal worden gehandhaafd.
Wat valt er onder de projectscope?
Een scopeverklaring, die vaak door de projectmanager wordt opgesteld, bestrijkt het hele project, inclusief eventuele deliverables en hun kenmerken, evenals een lijst van belanghebbenden die worden beïnvloed. Het bevat ook alle belangrijke projectdoelstellingen, deliverables en doelen die kunnen helpen bij het meten van succes.
- Planning en strategieën voor stakeholdermanagement
- Aandeelhoudersvermogen: het eigen vermogen berekenen?
- In kaart brengen van belanghebbenden: gids voor de kaarttool voor effectief beheer van belanghebbenden
- Stakeholderanalyse: definitieve gids voor het stakeholderanalyseproces
- Marketingmanagement: alles wat u moet weten
