Een sterke joboriëntatie helpt werknemers een bedrijf beter te leren kennen. Dit kan leiden tot een betere productiviteit, meer samenwerkende teamleden en hogere retentiepercentages. Als manager moet u een duidelijke taakoriëntatieprocedure opstellen die nieuwe medewerkers moeten volgen, zodat ze zich op hun gemak voelen, zelfverzekerd zijn en klaar zijn om nuttig werk te doen. In dit bericht bespreken we wat een baanoriëntatie is, wat de voordelen ervan zijn, wat je erin moet opnemen en hoe je je daarop kunt voorbereiden.
Wat is een werkoriëntatie?
Een werkoriëntatie vindt plaats tijdens de eerste dagen van het in dienst treden van een nieuwe medewerker. Het omvat het presenteren aan hun team, het demonstreren van hun werkruimte en het invullen van nieuwe werknemersdocumentatie. Werknemers zullen doorgaans een deel van hun werkoriëntatie besteden aan het onderzoeken van onboarding-informatie, zoals kledingvoorschriften, extraatjes en salaris.
Ook een nieuwe medewerker zal zijn werkoriëntatietraject doorbrengen op de afdeling waar hij gaat werken. U kunt deze tijd gebruiken om hun dagelijkse taken uit te leggen, ze vertrouwd te maken met de software of apparatuur die ze zullen gebruiken en ze voor te stellen aan de teamleden met wie ze zullen werken. Het werkoriëntatieproces moet gastvrij en comfortabel zijn voor nieuwe werknemers, waardoor ze zich welkom en enthousiast voelen om aan hun taken te beginnen.
Voordelen van een werkoriëntatieproces
Door werknemers vertrouwd te maken met hun rol en de organisatie door middel van het werkoriëntatieproces, kan hun comfortniveau worden verhoogd en kunnen ze worden aangemoedigd om werk van hoge kwaliteit te leveren. Hieronder volgen enkele van de meest voorkomende voordelen van het uitvoeren van een werkoriëntatieproces:
#1. Biedt een duidelijk begrip van bedrijfsnormen en taakverplichtingen:
Werknemers die tijdens het oriëntatieproces specifieke informatie over beleid, normen en verantwoordelijkheden verkrijgen, gehoorzamen eerder aan de regels van de organisatie of voeren hun taken duidelijker uit.
#2. Verhoogt de productiviteit en efficiëntie:
Door werknemers een duidelijk en volledig werkoriëntatieproces te geven, kunnen ze meer vertrouwen krijgen in hun capaciteiten om kwaliteitswerk te leveren dat past bij de doelstellingen van de organisatie. Het zorgt er ook voor dat mensen zich comfortabeler en zelfverzekerder voelen, wat leidt tot minder fouten tijdens het werk en hogere productieniveaus.
#3. Moedigt een meer samenwerkende omgeving aan:
Wanneer u een oriëntatieproces opzet dat nieuwe werknemers uitnodigt en verwelkomt in hun teams, voelen ze zich meer verbonden met hun collega's en zijn ze meer geïnspireerd om met teamleden en supervisors om te gaan.
Wat moet een werkoriëntatie bevatten?
Wanneer werknemers aan hun nieuwe baan beginnen, moet u ervoor zorgen dat hun oriëntatie alles omvat wat ze moeten weten. De onderstaande lijst zorgt ervoor dat u geen belangrijke feiten over het hoofd ziet terwijl u de meest succesvolle joboriëntatie creëert.
#1. Overzicht van de organisatie
Zelfs als uw sollicitatieproces grondig is, zullen potentiële werknemers vragen hebben over het bedrijf, de principes en de cultuur. Als u deze informatie van tevoren deelt, kunt u anticiperen op enkele van de meest voorkomende vragen van nieuwe werknemers.
#2. Procedures en beleid
Dit aspect van het werkoriëntatieproces is misschien niet leuk, maar het is wel noodzakelijk. Bedrijfsbeleid en -procedures (P&P) schetsen alle regels en voorschriften die werknemers tijdens het werk moeten volgen. Deze bevat veiligheidsregels, richtlijnen voor kledingvoorschriften, aandelenbeleid en informatie over hoe P&P-inbreuken worden aangepakt.
#3. Voordelen en betalingsinformatie
Werknemers moeten vanaf het begin alle informatie krijgen die ze nodig hebben over extralegale voordelen en betalingen. Dit is een van de meest verwarrende aspecten van het starten van een nieuwe baan. Werknemers kunnen dagenlang worden afgeleid als vragen over gezondheidsvoordelen, verzekeringsdekking en salarisadministratie niet effectief worden afgehandeld.
#4. Verantwoordelijkheden en rollen
Managers zullen in de war raken als taken en verantwoordelijkheden niet duidelijk zijn gedefinieerd voordat een nieuwe rekruut begint. Werknemersoriëntatie moet bepalen wat wel en niet in hun functiebeschrijving staat. Dit zal nieuwe teamleden helpen om gefocust te blijven op het belangrijke werk.
#5. Rondleiding door de faciliteiten
Dit is een cruciaal onderdeel van werkoriëntatie als uw nieuwe werknemers op locatie zijn of deelnemen aan hybride werk. Het belangrijkste is dat een rondleiding door de faciliteit de nieuwe medewerker vertelt waar zijn bureau is of waar hij kan werken. Op praktisch niveau moet de rondleiding niet alleen inhouden dat ze laten zien waar de kantine en badkamers op kantoor zijn, maar ook waar ze koffie, snacks en kantoorbenodigdheden kunnen krijgen.
#6. Nieuwe teamintroductie
Ten slotte moeten teamintroducties worden opgenomen in functieoriëntatie. Dit geldt ook voor de mensen met wie uw nieuwe medewerkers dagelijks zullen werken. Misschien wilt u ook de introductie van potentiële medewerkers vergemakkelijken. Een nieuwe marketingmanager wil bijvoorbeeld misschien een verkoopleider om campagneadvies vragen.
Het is ook een goed idee om bestaande teamleden uit te nodigen voor een ontmoeting met nieuwe medewerkers om hen te begroeten en uit te leggen hoe ze zullen (of in de toekomst zullen samenwerken).
#7. Overwegingen voor werkoriëntatie op afstand
Veel medewerkers voeren nu virtueel werkoriëntaties uit. Ondanks de beperkingen kan dit soort oriëntatie net zo interessant en zinvol zijn als persoonlijk. Hier zijn een paar tips om virtuele teams net zo waardevol te maken als medewerkers op locatie:
- Laat deze medewerkers in plaats van een rondleiding door de faciliteiten kennismaken met applicaties als Slack en Zoom, en met verbindingen met trainingsbronnen op afstand.
- Zorg ervoor dat virtuele werknemers op de hoogte zijn van eventuele toepasselijke voordelen (bijvoorbeeld een toelage om thuiskantoorbenodigdheden te kopen) en denk na over hoe virtuele onboarding kan worden uitgevoerd.
- Help nieuwe werknemers integreren door informatie te verspreiden op virtuele sociale bijeenkomsten, bedrijfsbrede vergaderingen, enzovoort.
- Organiseer een virtuele kennismakingsbijeenkomst om het nieuwe team van de werknemer de kans te geven gedag te zeggen.
- Verwelkom nieuwe medewerkers met een feestelijke e-mail in het bedrijf of de afdeling.
- Help de nieuwe rekruut bij het plannen van virtuele koffieafspraken met de belangrijkste belanghebbenden.
Oriëntatie op nieuwe medewerkers: hoe u zich kunt voorbereiden
Elke uitstekende werkoriëntatie begint voordat de nieuwe medewerker ooit door de deur komt. Werknemers zullen zich vanaf het begin welkom, comfortabel en zelfverzekerd voelen als u zich van tevoren voorbereidt.
Hier zijn enkele tips om HR, people operations en managers te helpen zich voor te bereiden op oriëntatie.
#1. Deel het plan van tevoren.
Deel oriëntatieplannen van tevoren met nieuwe medewerkers - indien mogelijk minimaal een week - om een soepele overgang te garanderen. Dit kan net zo eenvoudig zijn als een e-mail met het schema van hun eerste dag. Als u avontuurlijk bent ingesteld, kunt u een digitaal welkomstpakket met veelgestelde vragen ontwikkelen. Medewerkers zullen het op prijs stellen, hoe je het ook doet, als je ze een indicatie geeft van wat ze kunnen verwachten.
#2. Bereid uw middelen en uitrusting voor.
Sla deze essentiële stap niet over het hoofd terwijl u hun nieuwe bureau schoonveegt of een laptop verzendt. Zorg dat je alles paraat hebt zodat medewerkers een succesvolle eerste werkweek kunnen hebben, van een extra computermuis tot het personeelshandboek.
#3. Zorg ervoor dat uw team bereid is om "welkom" te zeggen.
Communiceer vóór de eerste werkdag van de nieuwe medewerker met het huidige personeel. Het zal de overgang soepeler maken als ze bereid zijn om te helpen bij het verwelkomen van een nieuw teamlid. Schema's kunnen ook op elkaar worden afgestemd om ervoor te zorgen dat iedereen toegankelijk is voor een welkomstlunch of koffiepauze.
5 tips voor een soepele nieuwe baanoriëntatie van werknemers
Deze 5 tips helpen je om de best mogelijke werknemersoriëntatie-ervaring te creëren nu je weet wat je moet opnemen en hoe je je moet voorbereiden.
#1. Concentreer u op de eisen van de nieuwe medewerker.
Sommige seminars over beroepsoriëntatie besteden veel te veel tijd aan het bespreken van de organisatie. Studies suggereren echter dat het benadrukken van de identiteit van een nieuwe medewerker veel effectiever is in termen van personeelsbehoud.
In plaats van nieuwe werknemers te leren dat ze passen bij de cultuur, kun je proberen kansen voor hen te creëren om een 'cultuurtoevoeger' te zijn. Neem deel aan gesprekken over doel en persoonlijke waarden tijdens werkoriëntatie. Informeer hoe nieuwe medewerkers van plan zijn bij te dragen. In plaats van gedragseisen te projecteren, kunnen deze gesprekken helpen bij het creëren van een gevoel van verbondenheid.
#2. Laat ze zich meteen welkom voelen.
Nieuwe medewerkers zullen zich op hun eerste dag waarschijnlijk overweldigd voelen. Met kleine gebaren om mensen zich op hun gemak te laten voelen, kom je al een heel eind. U kunt bijvoorbeeld een T-shirt met het bedrijfslogo op hun bureau laten liggen of ze begroeten met vers gezette koffie en ontbijtkoekjes. Het is de gedachte die telt in deze omstandigheid.
#3. Maak een schema.
U kunt tijd besparen door een werkoriëntatierooster op te stellen. U anticipeert en vermijdt veel vragen als u ze met alle betrokkenen bespreekt. Zo kunt u zich concentreren op wat belangrijk is: de nieuwe medewerker helpen bij een soepele overgang.
#4. Maak gebruik van een geautomatiseerde oriëntatiechecklist.
Een digitale checklist voor nieuwe medewerkers, zoals een rooster, zorgt ervoor dat iedereen (en alles) op één lijn zit. Het kan worden gemaakt met een oplossing voor werknemersbetrokkenheid, zoals Asana, of met een eenvoudige spreadsheet. De checklist helpt je in ieder geval om de ontwikkeling van de nieuwe medewerker bij te houden en georganiseerd te houden.
#5. Doe wat teambuildingoefeningen.
Teambuilding heeft misschien een slechte naam, maar het werkt. Het is een sterk hulpmiddel om toekomstige samenwerking op te bouwen en de onhandigheid te vermijden die gepaard gaat met zoveel introducties tijdens de oriëntatie. Dit is een van de beste manieren om een nieuwe medewerker te integreren, of het nu gaat om een virtuele teambuildingactiviteit of om het stellen van teamdoelen.
#6. Vraag feedback
Ten slotte evolueren de meest effectieve werkoriëntaties in de loop van de tijd. Gebruik deze gelegenheid om te horen wat nieuwe medewerkers van het programma vinden. U kunt een e-mailpeiling gebruiken of om informele opmerkingen vragen nadat ze een paar weken aan het werk zijn geweest. Het meest cruciale element van het ontvangen van feedback is het in actie brengen.
Wat te verwachten als medewerker bij een baanoriëntatie
Verwacht veel mensen te ontmoeten en veel informatie op te doen als je een nieuwe baanoriëntatie bijwoont.
#1. Zakelijke operaties.
Uw werkgever zal u hoogstwaarschijnlijk informeren over dagelijkse processen, zoals in- en uitklokken, waar u uw bezittingen moet opbergen en wat u moet dragen, en zal uw verantwoordelijkheden en taken uitleggen en u voorstellen aan de mensen die u zult zijn werken met. Ook krijgt u informatie over uw inkomen, toeslagen en werktijden.
#2. Individuele oriëntatiesessies versus groepsoriëntatiesessies.
U kunt deel uitmaken van een groepsoriëntatie of alleen u, afhankelijk van de grootte van de organisatie en het aantal nieuwe werknemers. De oriëntatie kan formeel zijn, met geplande sessies op een of meer dagen, of het kan informeler zijn, zonder vaste agenda.
#3. Vragen en antwoorden.
Omdat u zoveel nieuwe informatie krijgt voorgeschoteld, zult u ongetwijfeld veel vragen hebben. Hoewel het cruciaal is om een betrokken luisteraar te zijn, moet u niet aarzelen om problemen of zorgen aan de orde te stellen, maar doe dit op een attente manier die het hele oriëntatieproces niet verstoort.
#4. Oriëntatie via afstand.
Als u een extern of gemengd schema werkt, kan uw oriëntatie online plaatsvinden. U krijgt te zien hoe u zich kunt aanmelden en krijgt toegang tot de informatie die u nodig heeft om kennis te maken met uw nieuwe baan.
Hoe u zich als werknemer voorbereidt op een nieuwe baanoriëntatie
Hoewel je je niet al te veel zorgen hoeft te maken over een nieuwe baanoriëntatie - je werkgever weet immers heel goed dat het je eerste dag is - zijn er dingen die je kunt doen om het proces zo soepel mogelijk te laten verlopen.
Hier zijn enkele tips om naar een nieuwe werkoriëntatie te gaan:
#1. Bevestiging via telefoon of e-mail
Het kan geen kwaad om een paar dagen voor de oriëntatie je werkgever te bellen of te mailen om te vragen of er iets specifieks is dat je mee moet nemen of iets wat je vooraf moet weten. Sommige bedrijven raden u bijvoorbeeld aan om het personeelshandboek te lezen voordat u zich oriënteert - en als u van tevoren papieren krijgt, zorg er dan voor dat u deze zorgvuldig doorneemt. Op deze manier komt u niet voor verrassingen te staan op de oriëntatiedag.
#2. Hoe te kleden
Zie er professioneel en verzorgd uit en kleed u op hetzelfde niveau van formaliteit als tijdens uw sollicitatiegesprek, tenzij anders aangegeven. Draag comfortabele schoenen als u verwacht de hele dag op de been te zijn.
#3. Kom eerder aan
Vergeet niet om tijd te reserveren voor het vinden van de plaats, parkeren en inchecken bij uw supervisor. Als de oriëntatie online is, zorg er dan voor dat uw technologie van tevoren actief is en log een paar minuten eerder in. Het laatste dat u wilt, is te laat komen op uw eerste dag!
#4. Neem een notitieboekje en een pen mee.
Het is onmogelijk dat je alles onthoudt wat je op de eerste dag hebt geleerd, en hoewel je misschien niet de mogelijkheid hebt om aantekeningen te maken, is het handig om de tools bij de hand te hebben voor het geval je iets belangrijks moet onthouden. In plaats van halverwege het proces te onderbreken, kan het handig zijn om vragen op te schrijven die je tegen het einde van de oriëntatie kunt stellen.
#5. Houd uw persoonlijke gegevens bij de hand.
Mogelijk wordt u gevraagd een W4-belastingformulier in te vullen, in welk geval u uw burgerservicenummer en uw relevante belastinggegevens nodig heeft. Als u deze informatie niet uit uw hoofd kent, neem dan een kopie mee. Neem uw bankgegevens (bankrekening en routeringsnummers) mee, zodat u desgewenst een directe storting van uw salaris kunt instellen.
#6. Gelieve een snack mee te nemen.
U hebt misschien een lange dag voor de boeg en er is geen garantie dat u van eten en drinken zult worden voorzien. Neem iets te eten en drinken mee om gehydrateerd te blijven, zodat u zich tegen de middag niet moe voelt. Op die manier ontsnap je aan de chagrijnigheid die gepaard gaat met lange periodes van honger, en oriënteer je je snel en ben je klaar voor je eerste werkdag!
Hoe lang duurt een baanoriëntatie?
Een normale werkoriëntatie kan variëren van een paar uur tot een hele werkweek. Het hangt meestal af van de complexiteit van de rol en de organisatie. Nogmaals, werkoriëntatie moet niet worden verward met onboarding, wat doorgaans een langdurige procedure is.
Is het gebruikelijk dat bedrijven werknemers compenseren voor nieuwe baanoriëntatie?
Oriëntatie vindt meestal plaats tijdens normale kantooruren en aanwezigheid is vereist. Werkgevers moeten werknemers om deze redenen compenseren voor de tijd die zij besteden aan oriëntatie. Bovendien zullen veel nieuwe medewerkers alleen succesvol zijn als ze de juiste oriëntatie krijgen. De wet schrijft geen betaling voor vrijwillige en niet-verplichte oriëntatie-evenementen voor.
Wat is pre-employment oriëntatie?
Pre-employment oriëntatie vindt plaats voordat een kandidaat formeel wordt aangenomen. De kandidaat heeft misschien een baan aangeboden gekregen, maar is afhankelijk van deelname aan een reeks oriëntatiecursussen en het behalen van verschillende examens.
Conclusie
Een georganiseerde werkoriëntatie geeft uw nieuwe werknemers een geweldige start bij uw bedrijf. Het negeren van deze fase kan leiden tot vroegtijdig personeelsverloop, wat u wilt voorkomen.
Met dit in gedachten is het van cruciaal belang om vanaf het begin een goed ontworpen functieoriëntatie te hebben om uw werknemers te helpen hun productiviteit, prestaties en betrokkenheid bij uw bedrijf te verbeteren.
Gerelateerde artikelen
- MARKTORIËNTATIE: definitie, typen en voorbeelden
- ONBOARDING VAN WERKNEMERS: wat u moet weten over het hele onboardingproces
- NIEUWE WERKNEMERSORINTATIE: Gedetailleerde checklist, sjabloon en voorbeelden
- Nieuwe best practices voor onboarding van nieuwe medewerkers in 2023
Referenties
