Enterprise Content Management (ECM) is een belangrijke zakelijke technologie die organisaties van elke omvang en elke branche helpt bij het organiseren, beheren en distribueren van ongestructureerde inhoud. Deze technologie is echt waardevol in de meeste bedrijven. In deze gids leren we wat ECM inhoudt, met voorbeelden, en hoe u de beste software voor uw bedrijf kunt kiezen.
Wat is ECM?
Een Enterprise Content Management (ECM)-oplossing helpt bedrijven om content en informatie gedurende hun hele levenscyclus veilig te beheren. Het biedt de veilige opslag en distributie van ongestructureerde gegevens zoals Word-documenten, pdf's, e-mails en gescande foto's aan geautoriseerde gebruikers.
De motiverende factor voor het installeren van een ECM-systeem is om zaken efficiënter uit te voeren, van commerciële toeleveringsketens tot contractbeheer en HR-processen tot overheidsadministratie. Organisaties kunnen het werk vereenvoudigen en stroomlijnen door de afhankelijkheid van papieren documenten weg te nemen en ongestructureerde informatie te categoriseren op basis van zakelijke behoeften. Het is anders dan een platform voor toestemmingsbeheer CMP met een paar overeenkomsten.
Toepassingen van ECM en voorbeelden
#1. Digitalisering
Digitalisering is het proces waarbij analoge informatie, zoals papieren documenten en fotoafdrukken, wordt omgezet in een digitaal formaat. Veel bedrijven die kosten willen besparen, processen willen stroomlijnen en tijd willen besparen, gebruiken enterprise content management (ECM)-systemen om papieren kantoren om te zetten in papierloze digitale kantoren.
Scanners nemen tijdens het digitaliseringsproces digitale beelden van papieren documenten, en het ECM-systeem organiseert ze in samenhangende structuren, waarbij informatie wordt geëxtraheerd en materiaal wordt geclassificeerd op basis van documentnamen, geëxtraheerde informatie en aanvullende metadata.
Digitalisering komt ten goede aan elk bedrijf dat digitale processen wil ontwikkelen, maar laten we eens kijken naar een specifiek toepassingsvoorbeeld.
Voorbeeld van digitalisering
Neem een productiebedrijf met enkele honderden werknemers. Alle personeelsdocumentatie (HR) wordt bewaard in papieren dossiers, beginnend met functiebeschrijvingen en cv's voor nieuwe aanwervingen en gaandeweg door prestatiebeoordelingen, financiële en medische details en formulieren voor vertrek of pensionering. Het op papier houden van deze kennis brengt verschillende uitdagingen met zich mee:
- Onvoldoende beveiliging (iedereen met de sleutel van de archiefkast heeft toegang)
- De toegang is traag, vooral wanneer de echte papieren buiten de locatie worden bewaard.
- Het is tijdrovend om te delen en bij te werken
- Brand en overstroming kunnen een constructie volledig verwoesten.
- Verkeerd archiveren is gebruikelijk – volgens Gartner zal 25% van de onjuist ingediende documenten nooit worden gevonden.
- Geen samenwerking - slechts één persoon kan op elk moment aan het fysieke papieren document werken.
Deze zorgen worden weggenomen door papieren HR-documentatie te digitaliseren en geautomatiseerde efficiëntieverbeteringen te implementeren via ECM. Het digitaliseringsproces bestaat uit twee fasen:
Elk bestaand document scannen en uitvoeren via optische tekenherkenning (OCR), intelligente tekenherkenning (ICR) en formuliertools om kritieke gegevens rechtstreeks van de pagina te extraheren voor opslag in het ECM-systeem voor snelle en gemakkelijke toegang.
De ontwikkeling van eenvoudige processen en gebruikersinterfaces om de continue invoeging van nieuwe materialen mogelijk te maken - niet van papier, maar van digitaal geboren cv's, formulieren en systemen.
Digitalisering kan de hoeveelheid papier in een bedrijf aanzienlijk verminderen, de efficiëntie verbeteren, externe toegang bieden en de digitale transformatiestrategie versnellen.
#2. Document beheer
Beschouw zakelijke documentbeheersystemen als hulpmiddelen waarmee ondernemingen verder kunnen gaan dan alleen het opslaan van inhoud, maar ook efficiënt zoeken en organiseren. Het documentbeheersysteem, dat voortbouwt op digitaliseringsinspanningen, biedt uitgebreidere opslagmogelijkheden dan digitalisering en organiseert, volgt en haalt ook inhoud op, met functies zoals beheer van documentversies, beveiligings- en toegangsbeheer en auditsporen.
Voorbeeld
Beschouw een team dat een projectvoorstel produceert en eraan samenwerkt als een realistisch voorbeeld van een tool voor documentbeheer. Documentbeheer stelt niet alleen meerdere gebruikers in staat om het voorstel tegelijkertijd bij te werken, maar zorgt er ook voor dat wijzigingen elkaar niet overschrijven, zodat er altijd één enkele bron van waarheid is.
Met versiebeheer kan het team zien hoe de huidige iteratie van het voorstel eruitziet, terwijl ze ook terug kunnen gaan naar eerdere versies in het geval van een fout of een heroverweging. Bovendien biedt een ECM-documentbeheersysteem een grondige auditregistratie van alle gebruikersactiviteiten op het document om de naleving te verifiëren en zowel de organisatie als de gebruikers te beschermen.
#3. Naleving en bestuur
Niet-naleving van overheids- en branchewetten kan leiden tot aanzienlijke financiële boetes, verstoring van het bedrijf, geruïneerde reputaties en, in sommige gevallen, gevangenisstraffen in gereguleerde gebieden zoals gezondheidszorg, financiële diensten en energie.
ECM-oplossingen bevatten functies zoals records management (RM), retentiebeheer, vernietiging, eDiscovery en audittrajecten om ondernemingen te helpen bij het voldoen aan governance- en compliancewetten.
Voorbeeld
In de gezondheidszorg bijvoorbeeld stellen de HIPAA-retentievereisten dat documenten minimaal zes jaar moeten worden bewaard vanaf de datum waarop ze zijn opgesteld.
Een beheerder kan een beveiligd inhoudbeheersysteem gebruiken om de bewaartijd voor een document op aanmaakniveau in te stellen om het veilig te houden totdat het automatisch wordt vernietigd, waardoor er minder audit- en database-bulk nodig is en het risico op boetes lager is.
Een meer geavanceerd voorbeeld doet zich voor in de juridische sector, waar advocaten gedwongen kunnen worden om digitale gegevens en documenten in te dienen die relevant zijn voor een rechtszaak, zoals e-mails, papieren, accountrapporten en chatberichten. eDiscovery verwijst naar het proces van het identificeren, verzamelen, bewaren en verspreiden van elektronisch materiaal. Tijdens het eDiscovery-proces stellen juridische teams een wettelijke bewaarplicht in, waardoor de verwerking of verwijdering van relevante informatie wordt stopgezet.
#4. Casemanagement
Terwijl de digitalisering en het beheer van documenten gericht zijn op documenten, richt een enterprise case management systeem zich op een iets geavanceerder element: de zaak. Een casus is een verzameling aan elkaar gerelateerde documenten en informatie over een enkele entiteit, zoals een patiënt, een rechtszaak of een planningsvoorstel. Casemanagement behandelt de case als één verzameld item en biedt een enkele gebruikersinterface van waaruit alle activiteiten en workflows voor die case kunnen worden uitgevoerd.
Voorbeeld
Een klant of onderdaan van een verzekeringsmaatschappij kan bijvoorbeeld betrokken zijn bij een auto-ongeluk en een claim indienen. Een casemanager voor verzekeringen bouwt een zaak op met papierwerk, politiedossiers, foto's van ongevallen, medische rapporten, ondertekende beëdigde verklaringen, reparatieoffertes en andere relevante gegevens om te garanderen dat de klant de juiste medische zorg en vergoeding krijgt.
Om de meest effectieve oplossingen en diensten te leveren, moet de dossierbeheerder alle informatie van de dossiereenheid indien nodig op één scherm kunnen zien, en dat is waar de zaakbeheerfunctie van een ECM een rol speelt.
Het tot stand brengen en verwerken van leningen, het beheer van verzekeringspolissen en claims, het beheer van personeelsdossiers, het beheer van medische dossiers en het openen en inwerken van nieuwe klantaccounts zijn allemaal veelvoorkomende voorbeelden van casemanagement in elk bedrijf. Casemanagementsystemen kunnen elke groep activiteiten ondersteunen die afhankelijk zijn van veel documenten per onderwerp en een bijbehorend bedrijfsproces hebben.
#5. Kennisbeheer
Het proces van het ontwikkelen, verwerven, structureren, behouden en verspreiden van kennis, ervaringen en informatie binnen een organisatie staat bekend als kennismanagement. Het biedt bedrijven een concurrentievoordeel door de efficiëntie en het besluitvormingsvermogen te vergroten en tegelijkertijd een goed geïnformeerd, samenwerkend personeelsbestand te ontwikkelen, te beginnen met de onboarding-fase.
Binnen een organisatie biedt software voor kennisbeheer vaak een combinatie van mogelijkheden en voordelen, zoals bedrijfszoekopdrachten, federatie en ideevorming:
Zoeken naar bedrijfsinhoud
Het tempo van het moderne zakendoen is cruciaal. De tijd die wordt besteed aan het zoeken naar informatie is een van de belangrijkste belemmeringen voor werknemers. Werknemers kunnen snel en eenvoudig zoeken op tal van kenmerken van het bestand, ook wel metadata genoemd, om de informatie en gerelateerde kennis te vinden die ze zoeken. Deze geavanceerde zoekfunctionaliteit, waarmee gebruikers documenten kunnen doorverwijzen op type, datum, onderwerp, casus, auteur en andere criteria, stelt hen in staat om snel de kennisnaald in de contenthooiberg te ontdekken – een groot voordeel van kennisbeheer.
Content federatie
Om ervoor te zorgen dat een kennisbeheersysteem de organisatie het beste van dienst is, moeten gebruikers kunnen verwijzen naar de inhoud van alle systemen. Dit is echter een moeilijke onderneming omdat de meeste organisaties veel losgekoppelde, verouderde informatiesilo's in hun omgeving hebben. Contentfederatie doorbreekt deze virtuele barrières door fundamentele bedrijfssystemen met elkaar te verbinden, waardoor gebruikers snel relevante informatie kunnen zoeken, ophalen en verspreiden, ongeacht waar de onderliggende content zich bevindt.
Ideation
Tijdens het innovatieproces kan ideevorming de belangrijkste factor zijn bij het produceren van nieuwe en bruikbare informatie. Elk bedrijf bevat een schat aan informatie, maar databases die enorme hoeveelheden gegevens opslaan, kunnen overweldigend zijn voor consumenten. Een eenvoudige zoekopdracht op onderwerp kan zeer relevante informatie en ideeën van binnen en buiten het bedrijf opleveren, wat leidt tot creatievere besluitvorming en nieuwe oplossingen.
Voorbeeld van kennismanagement
Een helpdesk voor klantenondersteuning is een voorbeeld van een ECM-kennisbeheertoepassing. Wanneer een klant contact opneemt of een ticket indient, moet het ondersteuningsteam het probleem zo snel mogelijk oplossen, vooral omdat 75% van de bedrijven kan aantonen dat meer klantbehoud of levenslange waarde leidt tot omzetgroei.
De ondersteuningsprofessional kan een kennisbeheersysteem gebruiken om het dossier van de klant te lokaliseren en aantekeningen van eerdere gesprekken te bekijken. Het systeem kan dan informatie leveren met betrekking tot het huidige probleem, zoals handleidingen, productvideo's, het meest recente bedrijfsnieuws of beleidsupdates, en alle andere relevante informatie die hen zou kunnen helpen het probleem snel en efficiënt op te lossen.
Lees ook: CONTENTBEHEER: Definitie, Strategieën & Tools
Wat is Enterprise Content Management (ECM)-software?
Enterprise Content Management (ECM)-software is een platform waarmee het materiaal van een grote organisatie op intelligente wijze kan worden opgeslagen, georganiseerd en opgehaald. Volgens een Markets and Markets-analyse uit 2020 nemen de opties voor zowel kopers als verkopers van ECM-software toe en wordt voorspeld dat de sector in 67 $ 2025 miljard of meer zal bereiken, een stijging van bijna 50% in vijf jaar tijd. Dit kan verder toenemen wanneer de COVID-19-stop ervoor zorgt dat steeds meer bedrijven overgaan op werken op afstand, waardoor de vraag naar een online ECM nog groter wordt.
Belangrijke kenmerken van een ECM-software
Voordat u een ECM-software kiest, moet u ervoor zorgen dat deze de essentiële kenmerken bevat. Hier is een lijst met functies waar bedrijven aan moeten denken voordat ze een product kiezen.
#1. Sterk document- en vermogensbeheer
Een sterk en intelligent beheersysteem voor documenten en bedrijfsmiddelen met op maat gemaakte mappen en toegangsverificatie is een van de fundamentele aspecten die een ECM moet bieden. Dit omvat elke vorm van inhoud en middelen bedoeld voor interne of externe (klant)communicatie, zoals artikelen, marketing-pdf's, documenten en materialen voor personeelstraining, verkooppraatjes, voorstellen, sjablonen, enzovoort.
#2. Veilige samenwerking
Samenwerking zou een cruciale optie moeten zijn voor uw ECM; vooral met werknemers die over de hele wereld vanuit huis werken tijdens de COVID-19-shutdown, is de vraag naar samenwerkingsmogelijkheden op ECM aanzienlijk. Dankzij de samenwerkingsmogelijkheden kunnen talloze gebruikers van verschillende afdelingen tegelijkertijd aan hetzelfde document werken. Het stelt managers ook in staat om de voortgang van het maken van content in realtime te volgen. Een grotere toegankelijkheid vereist echter meer beveiliging en gebruikersverificatie. Alleen geautoriseerde gebruikers mogen documenten bekijken, wijzigen of verwijderen in een ECM met uitgebreide verificatie van gebruikerstoegangsniveaus.
#3. Record houden
Uw software voor het beheer van zakelijke inhoud zal dienen als een gecentraliseerd centrum voor documentbeheer, inclusief alle interne documenten van het bedrijf en de afdeling. Verkooprapporten, boekhouding en klantgegevens (CRM-connectiviteit wordt aangemoedigd), budget en uitgaven, enzovoort, zijn allemaal inbegrepen.
#4. Geavanceerd opzoeken
Met de informatie van uw hele organisatie gecentraliseerd op één platform, is het essentieel dat de ECM een geavanceerde en snelle zoekfunctie heeft om te garanderen dat uw team onmiddellijk toegang heeft tot de juiste documenten, afhankelijk van de zoekcriteria. Deze velden omvatten het zoeken naar artikelen op afdelingen en interne classificaties, titels, inhoudstermen, datums, enzovoort. ECM's die geen snelle en nauwkeurige zoekresultaten opleveren, moeten niet worden overwogen.
#5. Terugdraaien en bijhouden van wijzigingsgeschiedenis
Met verschillende mensen die organisatiebestanden openen en bewerken, is het van cruciaal belang dat uw ECM de bewerkingsgeschiedenis in realtime bijhoudt en opslaat - wie maakt wijzigingen aan en wanneer. Als er een verkeerde bewerking is gemaakt, moet de ECM de optie hebben om een document terug te draaien naar een eerdere versie.
#6. Automatische detectie van redundantie
Een van de belangrijkste toepassingen van een ECM is de mogelijkheid om alleen de meest recente en unieke kopieën van documenten te bewaren. Dit wordt bereikt door automatisch overbodige bestanden te detecteren en ze voor verwijdering aan te bieden. Dit garandeert dat uw medewerkers alleen de meest recente versie van een dossier bekijken en niet in de war raken door verschillende versies.
#7. Integratie met bestaande applicaties
Integratie van enterprise content management is van cruciaal belang als u een gecentraliseerd operationeel landschap wilt creëren. Uw ECM-software moet API-integratie met uw bestaande afdelings-/rolspecifieke systemen ondersteunen. Met deze integratie kunt u ervoor zorgen dat u beschikt over de meest geavanceerde en volledige repository van organisatorische inhoud en records, klaar voor geautoriseerde toegang. Uw website, portal voor leveranciersbeheer en informatiesystemen voor personeelszaken (HRIS) kunnen bijvoorbeeld allemaal worden ingevoerd in de ECM-software.
#8. Naleving
Vanaf het begin voldoet een slim enterprise content management systeem aan alle essentiële regionale en branchespecifieke regelgeving. AVG-conforme processen voor het intrekken en ophalen van inhoud bewaren bijvoorbeeld records van gebruikerstoestemming voor elk activum. Bovendien zullen geavanceerde aanpassingen het mogelijk maken om te voldoen aan bedrijfsspecifieke archiveringspraktijken.
#9. Een hybride hostingomgeving
U heeft de mogelijkheid om uw content en ECM-processen te hosten in de openbare cloud, op een privéserver (op afstand) of on-premise. En de vrijheid hebben om de best passende combo te kiezen is geweldig. Met hybride hosting kunt u een omgeving kiezen die compatibel is met de vereisten van uw branche. Een contactcenter met een groot aantal gedistribueerde medewerkers kan bijvoorbeeld een cloud-first infrastructuur eisen voor eenvoudige toegang over de hele wereld, terwijl een bank er om veiligheidsredenen voor kan kiezen om alle content on-premise op te slaan.
#10. Analytische verfijning
De integratie van analyse en standaard ECM resulteert in intelligent informatiebeheer (IIM), waarnaar de Association of Information and Image Management verwijst als de volgende stap in de groei van ECM-software. Deze functie breidt inhoudsbeheer uit door mogelijkheden voor gegevensverwerking te bieden. Nu u alles hebt geleerd wat er te weten valt over ECM-software (Enterprise Content Management) en de essentiële functies ervan, gaan we kijken naar de beste opties die op dit moment op de markt zijn.
Ten slotte,
Een Enterprise Content Management (ECM)-oplossing helpt bedrijven om content en informatie gedurende hun hele levenscyclus veilig te beheren. Enterprise content management-systemen hebben tal van potentiële toepassingen en zullen samen met business en technologie blijven groeien. Of uw organisatie nu geïnteresseerd is in digitalisering, automatisering, het optimaliseren van de bedrijfsvoering, compliance, het bewaren en/of vernietigen van documenten, of het opbouwen van een meer samenhangende cultuur, een ECM-systeem kan een aanzienlijk concurrentievoordeel opleveren.
Gerelateerde artikelen
- Schuldkapitaalmarkten (DCM): gedetailleerde gids!
- COMPLIANCE-MANAGEMENTSYSTEEM: definitie en belang
- HR COMPLIANCE: wat is het, software, training en belang
- Aandelenkapitaalmarkt (ECM): gedetailleerde gids met voorbeeld
Referenties
