Hoe goed thuis in vraag en aanbod ben jij? Zelfs als je geen economie hebt gestudeerd, heb je deze argumenten waarschijnlijk al eerder gehoord. Hoewel vraag en aanbod belangrijk zijn bij capaciteitsmanagement, vormen ze slechts één aspect van de puzzel. Om capaciteitsmanagement goed te begrijpen en waarom het cruciaal is voor het succes van projecten en bedrijven, is veel meer kennis nodig. In deze gids zullen we licht werpen op capaciteitsbeheeractiviteiten in Itil en zijn tools.
Wat is capaciteitsmanagement?
Capaciteitsbeheer is het maximaliseren van de potentiële activiteiten en productie-output van een bedrijf - altijd en onder alle omstandigheden. De capaciteit van een bedrijf is een maatstaf voor hoeveel het in een bepaalde periode kan bereiken, produceren of verkopen.
Capaciteitsbeheer begrijpen
Bedrijven moeten wendbaar genoeg blijven om consequent en kosteneffectief aan de verwachtingen te voldoen, aangezien de capaciteit kan veranderen als gevolg van verschuivende omstandigheden of externe invloeden, zoals seizoensgebonden vraag, veranderingen in de sector en onverwachte macro-economische gebeurtenissen. Op basis van de vraag en het voorraadvolume dat het bedrijf momenteel bij de hand heeft, kunnen bijvoorbeeld grondstoffenbronnen moeten worden aangepast.
Overuren maken, bedrijfsactiviteiten uitbesteden, investeren in meer apparatuur en het leasen of verkopen van onroerend goed zijn allemaal voorbeelden van strategieën voor capaciteitsbeheer.
Bedrijven met slechte praktijken op het gebied van capaciteitsbeheer kunnen een omzetdaling zien als gevolg van onvervulde bestellingen, klantverloop en verloren marktaandeel. Als gevolg hiervan moet een bedrijf dat een nieuw nieuw product introduceert met een actieve marketinginspanning, rekening houden met een onverwachte toename van de vraag. Het is slecht voor de zaken als u de voorraad van een retailpartner niet snel kunt aanvullen.
Strategieën voor capaciteitsbeheer
Industriële managers hebben een aantal tactieken ontwikkeld om de resultaten te verbeteren en de productiecapaciteit van het bedrijf te vergroten. Enkele van de meest gebruikte strategieën voor capaciteitsbeheer staan hieronder vermeld:
#1. Lag-strategie
Een manager bepaalt de capaciteit met behulp van deze conservatieve methode en wacht vervolgens op een echte, gestage groei van de vraag. De manager verhoogt vervolgens de productiecapaciteit om aan de vraag van de markt te voldoen.
#2. Strategie leiden
Deze methode is aanzienlijk agressiever en riskanter dan de lag-strategie. Het bedrijf besluit de capaciteit te verhogen voordat er behoefte is, omdat het denkt dat het voldoende zal zijn als de vraag toeneemt. Het wordt gebruikt wanneer een bedrijf groeit of wanneer de vraag naar een product of dienst snel toeneemt. Daarom blijven kleine bedrijven doorgaans weg van dit soort strategieën.
#3. Dynamische strategie
Deze op prognoses gebaseerde aanpak richt zich op het gebruik van markttrends als middel om de capaciteit te vergroten. De manager evalueert de werkelijke vraag en verkoopvoorspellingsgegevens voordat hij de productie van tevoren aanpast.
Het is een van de veiligste strategieën, aangezien managers nauwkeurige prognose-informatie hebben om hun capaciteitsdoelstellingen te ondersteunen. Bovendien vermindert het de kans op voorraadtekorten of verspilling.
#4. Match strategie
Deze strategie combineert lead- en lag-strategieën. Het maakt gebruik van kleine maar aanzienlijke uitbreidingen van de capaciteit van het bedrijf door aandacht te besteden aan de marktvraag. Wanneer het duidelijk is dat de vraag zal toenemen, verhoogt het bedrijf de productie geleidelijk.
Tools voor capaciteitsbeheer
Hoe weet u welke van de vele beschikbare tools voor capaciteitsbeheer voor u ideaal is? Deze tools kunnen op verschillende manieren worden ingezet om een bepaald vraagstuk op te lossen of om capaciteitsmanagementoplossingen aan te reiken. Dit zijn de beste tools voor capaciteitsbeheer die nu op de markt zijn, wat ze zo geweldig maakt en hoe projectmanagers ze meteen kunnen gebruiken.
#1. Toggle-plan
Toggl Plan is een andere populaire tool voor capaciteitsbeheer, waarmee gebruikers de prestaties van verschillende teams in realtime kunnen beoordelen. De Toggl-suite, die ook een tijdregistratieprogramma bevat, bevat Toggl Plan.
#2. Samenwerken
Teamup geeft capaciteitsplanners een voorsprong als het gaat om resource management. Het is een eenvoudige tool, maar wel een die goed geschikt is voor kleine teams. In wezen is Teamup een gedeelde agenda die toegankelijk is voor alle teamleden. U kunt teamvergaderingen, briefings en projectmijlpalen regelen, zoals cruciale data langs de weg in de kalender.
#3. Vlot
Float is een geweldige tool voor capaciteitsbeheer en planning, maar het geeft teams en individuen die aan projecten werken ook zichtbaarheid en inzicht.
Om projecten zichtbaar te maken voor alle afdelingen, kunnen titels en taken aan teams en teamleden worden gegeven. Bovendien kunt u de beschikbaarheid voor individuen aanpassen en standaard werkuren instellen, wat het begrip voor alle projectbetrokkenen verbetert.
#4. Resource-goeroe
Resource Guru biedt verschillende niveaus van betaalde abonnementen aan om te helpen bij het beheer van personeelszaken en andere boekingen. Het helpt u inzicht te krijgen in veelgevraagde personen of onderbenutte teamleden.
#5. Mavenlink
Capaciteitsplanning wordt eenvoudig en ongecompliceerd gemaakt door de verbinding, efficiëntie en analyse van Mavenlink. Het presenteert zichzelf als innovatieve software die up-to-date is en inspeelt op de behoeften van projectmanagers van vandaag.
#6. redom
Net als veel andere tools voor capaciteitsbeheer, geeft Saviom het gebruik van resources in realtime en in de toekomst weer om een betere planning mogelijk te maken. Gebruikers kunnen de vraag naar bepaalde resources bekijken, resources reserveren als dat nodig is en rampenplannen ontwikkelen voor situaties waarin resources niet toegankelijk zijn.
Capaciteitsbeheer in Itil
Capaciteitsmanagement is een praktijk van IT-servicemanagement binnen het ITIL-framework. De serviceontwerpen, strategieën en procedures die ervoor zorgen dat uw IT-organisatie op het juiste moment en tegen de juiste kosten over het juiste aantal middelen beschikt om de activiteiten te onderhouden, zijn opgenomen in ITIL-capaciteitsbeheer.
IT-specialisten dragen een groot deel van de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat bedrijven flexibel blijven en zich kunnen aanpassen aan nieuwe technologieën en processen in een tijd waarin technologie zich sneller dan ooit ontwikkelt. IT is verantwoordelijk voor het uitvoeren van het nodige onderzoek, het plannen, ontwerpen, kopen, bewaken en beheren van de implementatie van nieuwe technologie, het waarborgen van hardware- en softwarestandaarden en het invoeren van nieuwe procedures en voorschriften.
Door middelen effectief te gebruiken, kunnen IT-professionals zich voorbereiden op en bijblijven met veranderingen met behulp van ITIL-capaciteitsbeheer.
Doel van ITIL-capaciteitsbeheer
Kosteneffectiviteit en hoge servicekwaliteit zijn prioriteiten bij capaciteitsbeheer. De taken van een capaciteitsmanager omvatten het uitzoeken hoeveel capaciteit nodig is om huidige en toekomstige diensten snel, effectief en binnen een vooraf bepaald budget te leveren. Daarna houden ze de ingevoerde procedures in de gaten om hun efficiëntie, snelheid en betrouwbaarheid te beoordelen en uit te zoeken waar verbeteringen kunnen worden aangebracht.
Voordelen van ITIL-capaciteitsbeheer
Technologie evolueert voortdurend. Het voordeel van capaciteitsbeheer is dat het u een voorsprong kan geven terwijl u probeert de hardware- en softwarestandaardisatie in uw hele organisatie te handhaven.
Het zou niet al te uitdagend moeten zijn om de veranderingen in kleinere bedrijven bij te houden. Om rekruten te voorzien van gestandaardiseerde uitrusting en software tijdens de onboarding, beschikt uw bedrijf waarschijnlijk over een budget en procedures.
Om ervoor te zorgen dat grotere bedrijven al het personeel up-to-date houden met gestandaardiseerde apparatuur, zijn meer planning en duidelijk gedefinieerde processen vereist. U kunt zich voorbereiden op vereiste hardware- en software-updates met behulp van een capaciteitsbeheerserviceontwerp, met weinig verstoring van de bedrijfsvoering.
In plaats van naar iedereen tegelijk te distribueren, kunt u bijvoorbeeld een strategie maken om het besturingssysteem voor de hele organisatie afdeling voor afdeling te upgraden. Door dit te doen, kunnen de capaciteitsmanagers elke implementatie in de gaten houden, evalueren en ervan leren, zodat latere implementaties snel en soepel verlopen met zo min mogelijk downtime.
Capaciteitsbeheer heeft een aantal belangrijke voordelen in uw IT-organisatie, waaronder:
- Verbeterde functionaliteit
- Afschaffing van onnodige taken
- Kostenbesparingen door geplande aanschaf van hardware en software in plaats van overhaaste aankopen
- Verbeterde tevredenheid en vertrouwen tussen IT en business units
- Verspilling wordt geëlimineerd wanneer de capaciteit is afgestemd op de zakelijke behoeften.
- Regelmatige rapportage om inzicht te krijgen in de totale kosten van hardware- en software-upgrades
- Weloverwogen keuzes maken over capaciteitseisen en toekomstige groei
Capaciteitsbeheer operaties
Het plannen, coördineren en reguleren van de middelen die nodig zijn om goederen en diensten te genereren, is het proces van capaciteitsbeheer. Om vast te stellen hoeveel capaciteit nodig is om aan de verwachte vraag te voldoen, is capaciteitsplanning een cruciaal onderdeel van operationeel management.
Gegarandeerd dat er ruimte is voor toekomstige groei, verbetert de werking van de organisatie nog meer. Het stelt het bedrijf ook in staat om overcapaciteit en de daarmee gepaard gaande kosten, zoals inactieve middelen en onderbenutte capaciteit, te voorkomen. Er bestaan verschillende technieken voor capaciteitsbeheer, maar ze proberen allemaal een antwoord te bieden op hetzelfde probleem.
Soorten beheer van capaciteitsoperaties
De productiecapaciteit die een bedrijf nodig heeft om te voldoen aan de veranderende vraag van de consument naar zijn goederen of diensten, wordt bepaald door middel van capaciteitsplanning. Ervoor zorgen dat de juiste resources beschikbaar zijn wanneer ze nodig zijn, is het doel van capaciteitsplanning.
Er zijn vier soorten capaciteitsbeheer:
- Resourcecapaciteitsplanning
- Projectcapaciteitsplanning
- Teamcapaciteitsplanning
- HR-capaciteitsplanning
Hoe helpt capaciteitsplanning bij operationeel management?
Een van de belangrijkste aspecten van operations management is capaciteitsplanning. Het garandeert dat een bedrijf over de middelen beschikt die nodig zijn om aan de vraag te voldoen. Capaciteitsplanning kan problemen zoals overproductie of onderbenutting van middelen helpen voorkomen door de capaciteit van de organisatie en haar middelen te beoordelen.
Strategische en tactische capaciteitsplanning zijn de twee basisvormen. Lange termijn en gericht op de algemene richting en doelstellingen van een organisatie, strategische capaciteitsplanning. Planning voor tactische capaciteit is meer op de korte termijn en houdt rekening met het meest efficiënte gebruik van de middelen van een organisatie.
Best practices voor het implementeren van ITIL-capaciteitsbeheer
U zult waarschijnlijk uw eigen best practices creëren en de huidige procedures verbeteren naarmate uw bedrijf groeit en de activiteiten worden gestroomlijnd. Het onderzoeken van de processen en praktijken die worden gebruikt door andere bedrijven die goed functioneren, is een goed begin.
De onderstaande aanbevolen werkwijzen kunnen u helpen bij het succesvol implementeren van capaciteitsbeheer.
#1. Kies de juiste teamleden voor het project:
Zorg ervoor dat de juiste personen op de juiste tijden en locaties worden geplaatst. Het inhuren van de meest gekwalificeerde mensen met ervaring in uw sector en met het project dat u bouwt, hoort daar ook bij. Ideaal is het vinden van gekwalificeerde medewerkers die al bekend zijn met de bedrijfscultuur van uw bedrijf en uw producten of diensten.
#2. Maak een "wat als"-analyse:
Maak vóór de implementatie verschillende 'wat als'-scenario's, zodat uw team klaar is voor onvoorziene omstandigheden. Met behulp van calamiteitenplannen kunt u snel de beste opties vinden om storingen en knelpunten te verhelpen. Hierdoor wordt het productieproces efficiënt onderhouden.
#3. Herken eerdere fouten:
U loopt het risico dezelfde fouten te maken die anderen hebben gemaakt als u niet van hun fouten leert. Het lezen van rapporten die prestaties beschrijven die vergelijkbaar zijn met uw doelen, kan uw implementatie helpen een onmiddellijke positieve impact te hebben.
#4. Geef prioriteit aan uw werk:
Prioriteiten stellen helpt het team bij de les te blijven en garandeert dat het belangrijkste werk als eerste wordt voltooid, wat het proces versnelt en downtime vermindert.
#5. Regel de verhouding tussen vraag en aanbod:
U kunt over de nodige capaciteit beschikken om aan de vraag te voldoen, ongeacht het aantal personen in uw team. Controleer de beschikbaarheid van resources voordat u werk plant.
U kunt bestaande gegevens en doordachte plannen gebruiken om uw beslissingen te beïnvloeden met behulp van ITIL-capaciteitsbeheer. Om ervoor te zorgen dat uw bedrijf optimaal presteert, optimaliseert het processen en procedures en verwijdert u het gissen van IT-beslissingen.
Waarom is capaciteitsmanagement belangrijk?
Bedrijven moeten kunnen voldoen aan de vraag van de klant. Gebrek aan capaciteit om aan de vraag te voldoen, kan resulteren in gemiste verkopen en zakelijke kansen.
Welke soorten capaciteitsmanagement zijn er?
- Potentiële capaciteit
- Onmiddellijke capaciteit
- Effectieve capaciteit.
Wat is een capaciteitsmanagementtool?
Met behulp van een capaciteitsplanningstool kunt u uw toekomstige resourcebehoeften voorspellen en resources toewijzen wanneer ze het meest nodig zijn.
Wat zijn de belangrijkste elementen van capaciteitsbeheer?
- Opstellen van de plannen van het bedrijf.
- Analyseren van prospects en wensen van klanten.
- Onderzoek naar de resultaten van de infrastructuur en middelen die nu beschikbaar zijn.
- Implementeren van capaciteitsplanning.
- Bewaken en analyseren van het outputpotentieel.
Wat zijn de verantwoordelijkheden van een capaciteitsmanager?
De capaciteitsmanager is uiteindelijk verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat er voldoende IT-capaciteit is om de juiste serviceniveaus te bieden, om ervoor te zorgen dat het senior IT-management goed wordt geadviseerd over hoe capaciteit en vraag op elkaar kunnen worden afgestemd, en om ervoor te zorgen dat de bestaande capaciteit zo efficiënt mogelijk wordt gebruikt als mogelijk.
Conclusie
De ideale strategie voor bedrijven om hun productiviteit te maximaliseren, is capaciteitsbeheer. Bovendien, wanneer bedrijven hun capaciteit effectief beheren, zullen ze een duidelijker idee hebben van hoeveel ze kunnen doen, produceren of verkopen in een bepaald tijdsbestek.
Dat capaciteitsmanagement zorgt voor minder issues en events rondom capaciteit en performance is een van de belangrijkste voordelen. Deze procedure is voordelig omdat het lucratieve capaciteit en prestaties garandeert. Hoewel het beheren van capaciteit voor bedrijven problemen kan opleveren, zijn er uitstekende oplossingen beschikbaar.
Gerelateerde artikelen
- ITIL: Betekenis, Stichting, Proces & Certificaat
- CAPACITEITSPLANNING: betekenis, belang, strategieën en hulpmiddelen
- ITIL KADER: Definitie, Voorbeelden, Processen Interview Vragen
- APPLICATIEBEHEER: Diensten en topsoftware, IT & webbeheer
Referenties
