Plannen voor wat er mis kan gaan als x gebeurt en y plannen als reactie voor als er iets misgaat, zijn de hoekstenen van risicomanagement.
Het is essentieel voor uw bedrijf om te evolueren om te slagen, en er zijn altijd methoden om uw bedrijf te verbeteren en uit te breiden. We hebben geleerd om naar deze kortetermijnondernemingen met specifieke deliverables te verwijzen als 'projecten'. Een risicogebaseerde benadering van nieuwe initiatieven houdt in dat u rekening houdt met de effecten van elk nieuw project op alle andere gebieden van uw bedrijf. De beste plaats om te beginnen is door een risicobeheerplan te ontwikkelen om uw team en organisatie gedurende het hele project te begeleiden.
In dit bericht wordt uitgelegd wat een risicobeheersplan is, wordt het doel van het plan beschreven, wordt verduidelijkt wat er moet worden opgenomen en worden voorbeelden gegeven van alles langs de route.
Wat is risicobeheer?
Elke organisatie loopt risico. Risicobeheer is hoe we met dergelijke risico's omgaan: risicoresponsplanning voor een breed scala aan onvoorspelbare gebeurtenissen, van natuurrampen tot cyberbeveiligingsbedreigingen.
Naast het waarborgen van de bedrijfscontinuïteit en winstgevendheid, is risicobeheer verstandig. De meeste wet- en regelgeving en nalevingskaders in de branche vereisen verificatie van risicobeoordelingen en andere procedures om datalekken te voorkomen en gevoelige informatie te bewaren.
Risicomanagement elimineert niet alle risico's. In plaats daarvan evalueert het de juiste handelwijze om de kosten-batenverhouding tussen risicovermindering en het gebruik van bedrijfsmiddelen te optimaliseren.
Wat is een risicobeheerplan?
Hoe de risicobeheersingsprocedure voor uw project wordt uitgevoerd, staat beschreven in het risicobeheersingsplan. Dit omvat de financiering, hulpmiddelen en procedures die zullen worden gebruikt voor risico-identificatie, beoordeling, beperking en monitoring.
Wat staat er in een risicobeheerplan?
Een risicobeheerplan omvat vaak:
- Methodologie: Specificeer de tools en methodologieën die moeten worden gebruikt bij risicobeheertaken, zoals risicobeoordeling, risicoanalyse en risicobeperkende maatregelen.
- Risicoregister: Een risicoregister is een schema waarin u alle risico-identificatie-informatie van uw project kunt documenteren.
- Risico-indelingsstructuur: Dit is een grafiek die risicocategorieën en de hiërarchische structuur van projectrisico's identificeert.
- Risicobeoordelingsmatrix: Met een risicobeoordelingsmatrix kunt u de waarschijnlijkheid en impact van projectrisico's analyseren om ze te prioriteren.
- Risicoresponsplan: Een risicoresponsplan is een projectbeheerdocument dat de risicobeperkende technieken beschrijft die zullen worden gebruikt om de risico's van uw project te beheersen. Als risico-eigenaar hebben de leden van het risicomanagementteam verplichtingen. Ze moeten projectrisico's bewaken en toezicht houden op risicoresponsprocedures.
- financiering: Voeg een sectie toe waarin u de contanten identificeert die nodig zijn om uw risicobeheeracties uit te voeren.
- timing: Voeg een sectie toe die het tijdschema voor risicobeheeracties definieert.
Wat is het doel van een risicomanagementplan?
Het doel van een risicobeheerplan is om u te helpen bij het identificeren, evalueren en plannen van potentiële risico's die zich kunnen ontwikkelen tijdens het projectbeheerproces. Beschouw het als een ontwerp dat u door elke ontwikkelingsfase zal leiden, inclusief mogelijke locaties waar sloop nodig kan zijn, externe aannemers kunnen worden aangesteld of het budget onder druk kan komen te staan.
Stappen naar de processen van het risicobeheerplan
Er zijn verschillende stappen voor het ontwikkelen van een risicobeheerplan. Het is van cruciaal belang om alle stappen in de juiste volgorde uit te voeren. Het planningsproces voor risicobeheer is afhankelijk van de branche en het soort project. Toch blijft het barebones-skelet consistent in alle toepassingen. Een projectrisicobeheerplan kan als sjabloon dienen door de fasen te volgen die we hebben geschetst:
#1. Identificatie
De eerste fase in elk risicobeheerplan is het identificeren van alle potentiële risicogebeurtenissen die de levensduur van het project kunnen schaden. Dus doe een stapje terug, deconstrueer het plan en onderzoek elk afzonderlijk onderdeel om er zeker van te zijn dat u en uw belanghebbenden op de hoogte zijn van elk afzonderlijk risico. U kunt deze zorgen vastleggen in een risicoregister en met alle betrokkenen de vervolgmaatregelen bespreken.
#2. Beoordeling
De volgende stap is het beoordelen van de kwalitatieve en kwantitatieve effecten van het geïdentificeerde risico. U moet elk risico evalueren op basis van verschillende kenmerken, waaronder waarschijnlijkheid, ernst, impactgebieden, impactkosten en effecttiming. Deze aspecten van het risicoregister vormen de risicobeoordelingsmatrix, die u zal helpen bij het bepalen van de algehele prioriteit en ernst van elke toekomstige risicogebeurtenis.
#3. Reactie Strategie
Zodra potentiële risico's zijn geïdentificeerd en geëvalueerd, kunt u beginnen met het opstellen van een reactieplan om negatieve projectresultaten te verminderen. Werk samen met leidinggevenden op het hoogste niveau en het risicobeheerteam om de risicobereidheid van de organisatie in evenwicht te brengen en ervoor te zorgen dat de risicoblootstelling de aanvaardbare grenzen niet overschrijdt.
Afhankelijk van de individuele beoordelingsresultaten kunt u ervoor kiezen om het risico-incident te voorkomen, over te dragen, te minimaliseren, te accepteren of uit te stellen; de uiteindelijke keuze ligt echter altijd bij de projectmanager.
1. Risicoverantwoordelijkheden
Definieer duidelijk alle rollen en risicotaken voor een specifiek project, inclusief identificatie, registratie, beoordeling, beoordeling, goedkeuring, monitoring en noodplanning. Iedereen moet begrijpen wat triggers zijn en wat ze moeten doen om risicobeperkende maatregelen te implementeren. Een duidelijk vastgestelde hiërarchie elimineert misverstanden en stelt uw team in staat om zo snel mogelijk in actie te komen.
2. Mitigatie
Risicobeperking is een proces in twee stappen: voer het risicoresponsplan uit dat u eerder hebt opgesteld om de impact van het optreden van het risico te verminderen en stel een noodplan op.
Het toepassen van een mitigatiestrategie gaat niet altijd zo soepel als u zou willen. Maar zorg er bij het implementeren van het plan voor dat u afhankelijkheden, faalpunten en haalbare alternatieven identificeert.
Een cruciaal onderdeel van risicobeperking is het ontwikkelen van een back-upplan of noodplan voor het geval het primaire risicoresponsplan mislukt. De volgende onderdelen vormen een praktisch noodplan:
- Zorg voor een gemakkelijk beschikbare routekaart van risicobeperkende mechanismen en de procedures die nodig zijn om ze in te zetten.
- Geef aan welke middelen het plan nodig heeft om het noodplan met succes uit te voeren, zodat het risicobeheerteam de kosteneffectiviteit ervan in de huidige situatie kan beoordelen.
- Stel rollen en taken vast binnen het noodplan en onderzoek, indien nodig, escalatiemechanismen.
- Vergeet niet uw risicoresponsplan regelmatig bij te werken en te herzien.
#4. Regelen en bewaken
Hoe goed uw projectrisicobeheerplan ook is, het zal niet voor altijd blijven bestaan. Constante monitoring stelt u in staat om een proactieve strategie voor efficiëntie en topprestaties vast te stellen in plaats van een reactieve. Bewaak uw risicoherstelprogramma's en risicobeperkingsprocedures in realtime en verzamel KPI's om risicopatronen en prestatiedalingen op te sporen.
Continue monitoring waarschuwt de belangrijkste belanghebbenden snel als er een merkbare afname van goede resultaten is. Mocht een bepaalde controle uitvallen, dan kunt u het betreffende calamiteitenplan als fail-safe activeren.
# 5. Rapporteren
Het is de meest effectieve benadering om te bepalen of de componenten effectief reageren op triggergebeurtenissen en of er een discrepantie is tussen de procedures voor risico-identificatie, -beoordeling en -beperking. Het identificeert ook eventuele nieuwe risico's die zich tijdens de levenscyclus van het project voordoen, evenals eventuele veranderingen in risicofactoren.
De projectmanager en belanghebbenden hebben gedetailleerde informatie nodig om de levensvatbaarheid, timing en winstgevendheid van het project te beoordelen en opnieuw te beoordelen. Frequente rapportages garanderen dat u het grote geheel niet uit het oog verliest en dat het risicomanagementplan het succes van het project niet in gevaar brengt.
Voorbeeld risicomanagementplan
Een gedegen sjabloon voor een projectrisicobeheerplan biedt het projectteam consistente methoden en handige tools om een succesvol project te garanderen. Zelfs nadat je hebt geleerd wat je tot nu toe hebt geleerd, kan het overweldigend lijken om vanaf het begin een risicobeheerplan op te stellen. Daarom hebben we ter overweging enkele voorbeelden van risicobeheerplannen samengesteld. We hopen dat deze voorbeelden voldoende zijn om u op weg te helpen:
#1. Ministerie van Financiën en Administratie, Tennessee
Dit voorbeeld van een risicobeheerplan is gemaakt door het Tennessee Department of Finance and Administration om bedrijven te helpen bij het ontwerpen van hun eigen plan. De sjabloon bevat secties voor het definiëren van uw risicobenadering, rollen en plichten en planningsmethoden. U kunt ook een risicobeoordelingsmatrix maken om te helpen bij het prioriteren en herstellen van risico's.
#2. Shire of Northam, Australië
De Shire of Northam in Australië heeft dit voorbeeld van een risicobeheerplan gemaakt om uitsluitend als richtlijn te worden gebruikt. Het is gemodelleerd naar een risicobeheerplan voor een extern project. De meegeleverde componenten, inclusief de secties identificatie, beoordeling, beperking en rapportage, kunnen worden bewerkt en bijgewerkt als ze betrekking hebben op uw project. Het bevat ook een sjabloon voor het maken van een risicoregister, een actieplantabel en datums voor beperking.
#3. Afdeling Informatietechnologie (DoIT), Maryland
Voor bedrijven die van plan zijn een IT-systeem te adopteren, heeft de DoIT dit voorbeeld van een businessplan voor risicobeheer opgesteld. Gedurende de levenscyclus van de systeemontwikkeling bereidt het zich voor op risicogebeurtenissen (SDLC). Rollen, risicocategorieën, definities en rapportagemechanismen kunnen allemaal naar behoefte worden bijgewerkt. Vul het risicoregister in terwijl u de planningsstappen voor risicobeheer doorloopt en verwerk het vervolgens via de relevante kanalen.
Best practices voor een risicobeheerplan
Projectrisicobeheerplannen zijn vaak doorlopend, ingewikkeld en allesomvattend. Er zijn tal van mogelijke valkuilen.
Overweeg de volgende aanbevolen werkwijzen om uw risicobeheerteam te helpen een cultuur van risicoveerkracht en discipline te ontwikkelen:
#1. Communicatie
Communicatie is een van de belangrijkste aspecten van een risicomanagementplan. Creëer open communicatielijnen tussen belanghebbenden, topmanagers en het risicobeheerteam om iedereen op de hoogte te houden van nieuwe ontwikkelingen. Werk samen met de belangrijkste belanghebbenden vanaf het concept van het project tot de afsluiting om ervoor te zorgen dat er geen discrepantie bestaat tussen de visie van de organisatie en het daadwerkelijke resultaat.
#2. Houd uw budget en tijdlijn bij
Afhankelijk van de omvang en breedte van het project kan een risicomanagementplan prijzig lijken. Als u geen tijd- of budgetlimieten kent, is de eerste taak het verzamelen, bijwerken en beoordelen van alle relevante informatie in uw software voor governance, risico en compliance (GRC) of enterprise risk management (ERM). Controleer of uw projectrisicobeheerplan aansluit bij uw risicobeheerraamwerk.
Het regelmatig wijzigen van het tijdsbestek of het accommoderen van nieuwe aanpassingen kan van invloed zijn op het resultaat van het project.
#3. Creëer een cultuur op de werkplek die risicobewust is
Een risicobewuste werkcultuur loont op de lange termijn. Het wordt van bovenaf geïmplementeerd; senior executives moeten een cultuur van risicoveerkracht, verantwoordelijkheid en risicobewustzijn koesteren. Als ze van bovenaf worden ondersteund, zullen alle anderen deze waarden en attitudes snel delen om een proactieve benadering van risicobeheer in het algemeen tot stand te brengen.
#4. Controleer en documenteer constant
Beschrijf en definieer methodisch alle risico's, rollen, verantwoordelijkheden, sjablonen en controles voor het risicobeheerplan. Hiermee kunt u het controleren wanneer u maar wilt, eventuele wijzigingen ongedaan maken en een duidelijke hiërarchie creëren. Ongeacht hoe lang het project duurt, een geregistreerd dossier zorgt ervoor dat het niet lijdt onder personeelsverloop.
Rapporteren van uw risicobeheerplan
Als je een projectmanager bent, heb je waarschijnlijk een uitgebreider overzicht van de voortgang van het project in vogelvlucht dan de rest van je team. Terwijl zij zich bezighouden met het uitvoeren van dagelijkse klusjes om een grotere inspanning te leveren, bent u bezorgd over het bredere plaatje.
Rapporten zijn een uitstekende manier om het grote geheel aan uw projectteam te presenteren. Het verstrekken van feiten over uw project, evenals ieders afstemming met uw risicobeheerplan, duidt op doeltreffendheid en sterk leiderschap en kan de steun van veel belanghebbenden vergroten.
Conclusie
Het risicobeheerplan is cruciaal voor het succes van uw project. Ongeacht uw tijdsbestek, dit is niet iets dat u wilt overhaasten. Dat gezegd hebbende, aan de slag gaan is het moeilijkste aspect. We hopen dat deze gids u alle kennis heeft gegeven die u nodig heeft om te beginnen met het ontwikkelen van uw projectrisicobeheerplan.
Welke nadelen of voordelen van een risicomanagementplan heeft u ervaren? Laat het ons weten in de comments hieronder.
- Risicobeperkende strategieën: vier gemeenschappelijke strategieën met voorbeelden.
- Risicobeperking: voorbeelden en plannen voor risicobeperking
- Wat is projectrisicobeheer? Stappen bij het maken van een risicobeoordelingsplan
- MARKTRISICO'S: best practices en eenvoudige handleiding met voorbeelden
- STRATEGISCHE RISICOBEPERKING: hoe u het op de juiste manier doet?
Referenties
