Ervoor zorgen dat alle partijen de vermelde criteria naleven en het niveau van ondersteuning, service en product bieden dat in het contract is overeengekomen, staat bekend als het inkoopcontractbeheerproces.
Een belangrijk onderdeel van efficiënt beheer van inkoopcontracten is ervoor te zorgen dat de organisatie het grootst mogelijke voordeel uit het contract haalt en tegelijkertijd het risico dat het aangaat vermindert. Het omvat ook het vinden van manieren om kosten te besparen en optreden als facilitator voor eventuele herzieningen van het contract die nodig kunnen worden naarmate de aard van de relatie zich ontwikkelt.
Hier zijn enkele van de 5 best practices voor inkoop op het gebied van contractbeheer.
#1. Benadruk vroeg beheer van inkoopcontracten
Het is te laat om na te denken over inkoopcontractmanagement als het eenmaal is opgesteld. Wanneer een contract is opgesteld, is het veel moeilijker om wijzigingen aan te brengen in de voorwaarden van de overeenkomst.
Houd er in plaats daarvan vanaf het begin van het inkoopproces rekening mee. Het is belangrijk omdat je in het begin veel controle hebt.
De volgende stap is het nadenken over het contract en de elementen die erin moeten worden opgenomen om te garanderen dat uw bedrijf het meeste voordeel uit het partnerschap haalt.
#2. Verwijder alle handmatige stappen
De kans op menselijke fouten en tijdverspilling bij het handmatig bijhouden van gegevens in veel spreadsheets, geïsoleerde systemen en afzonderlijke applicaties neemt toe.
De mogelijkheid bestaat dat uw team moet onthouden over contractverlengingen, waardoor ze de kans missen om over betere voorwaarden te onderhandelen. Erger nog, u loopt het risico vast te zitten aan een langdurig contract met een negatieve prijs.
Door veel procedures te automatiseren met behulp van CLM-software (Contract Lifecycle Management), kunt u de gevaren vermijden die inherent zijn aan menselijke arbeid. Deze platforms vereenvoudigen het verzamelen van informatie over leveranciers en het bijhouden van contractuele verplichtingen.
Bovendien krijgt u real-time inzichten over de prestaties van uw leveranciers, zodat u proactief kunt opvolgen wie aan uw verwachtingen moet voldoen.
#3. Optimaliseer uw voorraad
Aangezien de winstmarges in bepaalde sectoren van de economie blijven dalen, zoeken bedrijven voortdurend naar nieuwe manieren om hun uitgaven in toom te houden en hun bedrijfsresultaten te verbeteren. Daarom is het essentieel voor inkoop teams om constant inventarisaties uit te voeren en te controleren of hun niveaus op een optimaal niveau worden gehouden. Hieronder vindt u een lijst met inventarisinformatie waarvan u op de hoogte moet zijn.
- De "werkelijke kosten" van het bijhouden van een inventaris zijn veel meer dan het plaatsen van productbestellingen.
- De vuistregel over het vasthouden van kosten ligt tussen de 20 en 30 procent.
- Verbruiksgoederen zijn niet de enige producten die na verloop van tijd achteruitgaan; alles, van consumentenelektronica tot kleding, is vatbaar voor achteruitgang.
- Het gebrek aan adequate planning en prognoses is de belangrijkste boosdoener voor voorraden die niet in balans zijn.
Leiders in inkoopactiviteiten over de hele wereld beginnen geleidelijk aan de belofte van verbeterde datagestuurde inzichten waar te maken. In de Global CPO-studie van 2018 gaf bijna de helft van de deelnemers toe dat hun bedrijven intelligente en geavanceerde inzichten gebruiken om hun kosten en voorraadniveaus te optimaliseren.
Hieronder vindt u een lijst met vragen die bedrijven zichzelf moeten stellen om te bepalen of hun voorraad al dan niet is geoptimaliseerd:
- Welk deel van de operationele voorraad bestaat uit overtollige voorraad, veiligheidsvoorraad en aanvullingsvoorraad?
- Koopt het inkoopteam meer of minder producten of diensten dan nodig is?
- Wat is het beste aantal keren per maand om een aankoop te doen?
- Zijn er verschillen tussen de bestellingen en de geplaatste inkoopaanvragen?
#4. Houd verplichtingen nauwlettend in de gaten
Een ander voordeel van het digitaal centraliseren van uw inkoopcontracten is dat het een strakkere monitoring van alle contractuele verplichtingen mogelijk maakt, inclusief uw eigen en die van de andere bedrijven waarmee u contracten heeft.
Het markeren van cruciale deadlines en het automatisch ontvangen van notificaties over aankomende deliverables zijn relatief eenvoudige taken. Op deze manier kan uw bedrijf de verlengingsdeadlines halen.
Bovendien stelt het u in staat om het aantal te late of ontbrekende deliverables van uw leveranciers te monitoren – en daardoor aanzienlijk te verminderen.
#5. Zorg voor naleving
Het is net zo belangrijk om ervoor te zorgen dat uw contracten voldoen aan de relevante interne, branche- en regelgevende wetten als om alle contractschema's te bewaken.
Omdat niet-naleving kan leiden tot kosten voor uw bedrijf, zoals boetes, juridische stappen en reputatieschade, moet u elk contract herzien om er zeker van te zijn dat u volledig aan de voorwaarden voldoet. U kunt dit doel gemakkelijker bereiken door uw contracten te centraliseren en te voorkomen dat malafide afdelingen contracten schrijven waarin deze essentiële componenten ontbreken.
Naleving is gemakkelijker wanneer u uw contract start met vooraf goedgekeurde voorwaarden of volledige contractsjablonen met alle nalevingsgerelateerde informatie die u nodig heeft. Dit kan op verschillende manieren worden gedaan.
Conclusie
Hoewel sommige van deze best practices voor inkoop eenvoudig en gebruikelijk lijken, zijn andere recente ontwikkelingen in het veld. Organisaties kunnen echter inkoopuitmuntendheid ontsluiten door ze op de juiste manier te implementeren.
De eerste stap naar het ontwikkelen van een duurzame inkoopstrategie is het aanschaffen van een digitale inkooptool die in de cloud wordt gehost.
