De praktijken in de gezondheidszorg zijn op verschillende manieren gewijzigd als gevolg van het huidige overheidsbeleid dat van invloed is op de gezondheidszorg. Bepaalde derdebetalers van de ziektekostenverzekering hebben met aanbieders onderhandeld over vergoedingen voor diensten, wat heeft geleid tot een lagere vergoeding. HIPAA, of de Healthcare Insurance Portability and Accountability Act, heeft ook een impact gehad door de normen voor het indienen van claimgegevens aan te scherpen. En terwijl het gezondheidszorgsysteem verschuift van een vergoedingsmodel op basis van vergoedingen naar een vergoedingsmodel op basis van waarde, hebben zorgpraktijken en zorgverleners de manier waarop zij factureren voor verleende zorg moeten veranderen. Vanwege deze ontwikkelingen op het gebied van regelgeving is het belangrijker dan ooit om een duurzame inkomstencyclus tot stand te brengen.
Wat is een inkomstencyclus?
Alle administratieve en klinische processen die bijdragen aan het vastleggen, beheren en innen van inkomsten uit patiëntendiensten worden de inkomstencyclus genoemd. voer het eenvoudig uit, dit is de volledige levensduur van een patiëntenaccount, van creatie tot betaling.
Een gezonde inkomstencyclus moet zich houden aan best practices op het gebied van facturering en incasso om ervoor te zorgen dat rekeningen worden uitgegeven in overeenstemming met de normen van de betaler en dat alle geleverde diensten worden gefactureerd. Het laatste waar een zorginstelling behoefte aan heeft, is diensten verlenen zonder daarvoor betaald te worden.
Hoe werkt de inkomstencyclus in verschillende industrieën?
#1. In de maaksector
De logistieke afdeling regelt het transport en verscheept de goederen naar een consument, die vervolgens de goederen in ontvangst neemt en betaalt. Het houdt producten gereed voor verzending voordat met factureren wordt begonnen, een factuur wordt opgesteld en naar een klant wordt verzonden. Het begint wanneer een bedrijf een bestelling van een klant krijgt en de relevante afdeling de bestelling verwerkt. Wanneer een organisatie geld krijgt en de transactie in het systeem registreert, is het proces voltooid.
#2. Werk in de dienstverlenende sector
Deze cyclus is korter dan die van de maakindustrie. Het begint wanneer ze serviceorders krijgen, wanneer de organisatie een overeenkomst aangaat met de klant, wanneer de betreffende afdeling service verleent en wanneer de organisatie geld ontvangt van een klant. Het kan de situatie zijn van continue service in de servicebusiness, in welk geval het proces zal werken in overeenstemming met de overeenkomst van de klant.
#3. In de zorgsector
In vergelijking met andere bedrijven is de inkomstencyclus van de gezondheidszorgsector de meest ingewikkelde. Het proces in deze markt begint wanneer patiënten zich aanmelden bij ziekenhuizen die een consument behandelen. In de meeste gevallen zijn zorgverzekeraars betrokken vanwege hoge medische behandelingskosten. Mogelijk moeten ze geld terugkrijgen van een verzekeringsmaatschappij, wat een volledige betaling of een deel van de rekening van de patiënt kan zijn.
Inkomstencyclusproces
- Bestelling van een klant ontvangen
- Het verwerken van de bestelling door de producten gereed te maken voor levering
- Facturatie en opstellen van facturen
- Klant levering van producten en rekeningen
- Een klant heeft een levering ontvangen.
- Debiteuren moeten worden gemeld.
- De klant betaalt
Het belang van de inkomstencyclus
De inkomstencyclus wordt onderhouden en gebruikt om de cashflow van het bedrijf te bewaken door de winstgevende activiteiten te analyseren. Het helpt het management bij het nemen van beslissingen over haalbare veranderingen door de cyclus van de organisatie te vergelijken met elke beschikbare cyclus van concurrenten. Het controleert eenvoudigweg de medewerkers die bij het proces betrokken zijn om fouten te verminderen. Het bedrijf kan ook een snelle en effectieve klantenservice bieden door de repetitieve procedure te automatiseren.
Inkomstencyclusbeheer verkort de krediettermijn voor het verkrijgen van betalingen van klanten en vermindert de gevallen of waarschijnlijkheid van oninbare vorderingen. Het is van cruciaal belang voor het correct factureren en ontvangen van een zorginstelling door faciliteiten te bieden voor het volgen van patiëntregistratie, het administreren van persoonlijke gegevens en verzekeringsgerelateerde informatie, het plannen van afspraken en facturering en het ontvangen van rekeningen. Voordat de cyclus op de juiste manier wordt geïmplementeerd, moet het bedrijf zijn vaste kosten en kosteneffectiviteit beoordelen, evenals of het voordeliger zou zijn om dit systeem te gebruiken.
Voordelen van zorginkomstencyclusbeheer
Effectief beheer van de inkomstencyclus zorgt ervoor dat deze processen grondig en nauwkeurig worden voltooid, waardoor aanbieders vertragingen of verlies van inkomsten kunnen voorkomen. Hoewel het primaire doel van RCM is om de inkomsten van providers te verhogen, biedt het ook extra voordelen. Deze voordelen komen zowel aanbieders als patiënten ten goede, waardoor de waarde van processen voor inkomstencyclusbeheer toeneemt.
Laten we eens kijken naar enkele voordelen van inkomstencyclusbeheer.
#1. Detecteren en corrigeren van coderingsfouten
Veel providers kunnen sneller detecteren waar fouten optreden in het medische factureringsproces door RCM te gebruiken. Dit verkleint de kans op toekomstige afwijzingen, omdat meer dan 90% van de afwijzingen van claims te wijten is aan gemakkelijk te vermijden technische fouten, zoals ontbrekende informatie in het dossier van de patiënt of onjuiste codering.
Wanneer deze medische factureringsproblemen worden vermeden en claims bij de eerste poging worden goedgekeurd, ontvangen providers hun betalingen snel. Ze besparen ook geld door niet-ontvankelijke claims niet te hoeven onderzoeken en in beroep te gaan.
Preventie van het weigeren van claims kan resulteren in een extra $ 5 miljoen aan inkomsten voor het gemiddelde ziekenhuis. Dit aantal alleen al is voldoende stimulans voor zorgbedrijven om na te denken over hoe ze hun inkomstencyclusbeheer kunnen verbeteren.
#2. Minder administratieve lasten
Het voorkomen van afwijzingen vermindert ook de administratieve last. Administratief medewerkers hebben meer tijd en energie voor patiëntenzorg als ze geen tijd en energie hoeven te steken in het onderzoeken en in beroep gaan van afgewezen claims.
Bovendien verbetert de bijzondere aandacht van RCM voor front-end-activiteiten de interactie tussen administratief personeel en patiënten. Het plannen van afspraken, het invullen van het intakeformulier, het indienen van claims en de medische facturering zijn allemaal geoptimaliseerd om iedereen een aangenamere ervaring te bieden.
#3. Zorgfraude voorkomen
Een ander belangrijk voordeel van RCM is het vermogen om fraude en misbruik in de gezondheidszorg te voorkomen. Elk jaar kost zorgfraude de zorgsector miljarden dollars. Een fraudeonderzoek kan een zorgbedrijf zowel omzet als reputatie kosten.
Onjuiste medische codering, al dan niet opzettelijk, kan leiden tot onderzoeken naar fraude in de gezondheidszorg. Enkele voorbeelden van veelvoorkomende codeerfouten zijn facturering voor:
- Diensten die niet werden geleverd
- Procedures die medisch niet nodig zijn
- Diensten verleend door een ongekwalificeerde of slecht begeleide werknemer
- Procedures of tests van slechte kwaliteit
Procedures kunnen ook worden geüpcodeerd door providers. Upcoding is de praktijk van het eisen van een hoger betalingstarief voor services die dit niet altijd rechtvaardigt.
Met de nadruk op correcte gegevensverzameling, medische facturering en codering in het beheer van de inkomstencyclus, is het veel minder waarschijnlijk dat aanbieders foutieve informatie (of helemaal niet) naar verzekeringsmaatschappijen sturen. Bovendien kan RCM zorgverleners op de hoogte houden van steeds veranderende zorgregels, zodat onbedoelde fraude nooit een probleem is.
#4. Patiëntfraude voorkomen
Ook patiëntenbedrog kan bijdragen aan zorgfraude. Dit kan op twee manieren gebeuren:
- Verkeerde informatie geven – Een patiënt kan liegen over zijn verzekeringsdekking om niet-gedekte diensten te verkrijgen waarvoor hij niet in aanmerking komt. Een van de eerste taken bij het beheer van de inkomstencyclus is echter verzekeringsverificatie. Dit betekent dat een eventuele onjuiste verzekeringsdekking snel wordt herkend door administratieve medewerkers.
- Het plegen van medische identiteitsdiefstal – Medische identiteitsdiefstal komt steeds vaker voor in de gezondheidszorg. Het kost zowel aanbieders als slachtoffers. Omdat het beheer van de inkomstencyclus begint met de verificatie van de gegevens van een patiënt, worden gevallen van identiteitsdiefstal vroeg in het proces ontdekt en aangepakt.
Tijdens de pre-autorisatiefase van de inkomstencyclus kunnen medische zorgverleners aanvullende stappen ondernemen om de identiteit van een patiënt te verifiëren.
#5. Het verhogen van de omzet van zorginstellingen
Zorgverleners kunnen snel betalingen voor hun diensten ontvangen door technische problemen, afwijzingen van claims en fraudeonderzoeken tot een minimum te beperken. Bovendien kunnen ze duizenden dollars besparen op het corrigeren van problemen, het aantekenen van claims en het opsporen van fraude.
Aanbieders kunnen hun overtollige inkomsten investeren in patiëntenzorg. Het primaire doel van elke zorgprofessional is immers het leveren van hoogwaardige patiëntenzorg.
Punten van omzetcycluslekkage
Er zijn talloze lekkagesites in de inkomstencyclus, maar de volgende zijn de meest voorkomende:
- Er zal geen verwijzing zijn.
- Fouten bij registratie, codering of facturering
- Verzekering die niet gevalideerd is
- Vorderingen onbetaald
- Beroep werd afgewezen.
Best practices voor facturering en incasso's
Er zijn verschillende best practices die uw zorgbedrijf kan implementeren om een gezonde inkomstencyclus te garanderen. Organisaties kunnen lekkageplekken en ontwikkelingskansen begrijpen door gegevens te vergelijken met deze 'standaarden'. Een van de beste praktijken zijn:
- Financiële goedkeuring uitvoeren – Dit houdt in dat de patiëntgegevens worden bewaard en bevestigd voordat de patiënt arriveert voor zijn afspraak. De geschiktheid voor verzekeringen wordt geverifieerd en autorisaties worden bijgehouden. Openstaande saldi worden aan patiënten meegedeeld en onmiddellijke betaling wordt aanbevolen.
- Gestroomlijnde in- en uitcheckprocedures - Patiëntinformatie wordt bevestigd en geverifieerd, geschiktheid wordt bepaald en oude en nieuwe saldi worden verzameld.
- Opladen vastleggen – Er wordt gebruik gemaakt van een charge capture methode; specifieke coderingsvoorwaarden worden behandeld; en documentatie-audits worden uitgevoerd.
- Invoer in rekening brengen – In deze fase worden tariefschema's gemaakt en afgehandeld; kosten worden ingevoerd; kosten worden beoordeeld en gecontroleerd; en de persoon die verantwoordelijk is voor het herzien van kosten wordt streng gecontroleerd.
- Correct schadebeheer – Declaraties worden elektronisch ingediend en er worden regelmatig statusupdates verstrekt; secundaire claimverwerking vindt plaats; er wordt aandacht besteed aan het in stand houden van de eisen inzake het declaratieformaat van de verzekeringsmaatschappij; controles op het bewerken van claims op meerdere niveaus worden uitgevoerd; hulp bij het volgen van bewerkingen en het oplossen van fouten; er is een systeem geïmplementeerd voor eenvoudige herfacturering of gecorrigeerde claimverwerking; en er wordt een algehele analyse van de vertragingstijden van het factureringsproces uitgevoerd.
Lees ook: Praktijkbeheersoftware: definitie en topkeuzes
- Verklaringen van patiënten – Cyclusfacturering vindt plaats tijdens de fase van de patiëntenverklaringen; verklaringen zijn duidelijk en beknopt; er zijn opmerkingen en geautomatiseerde bewaarplichten op patiëntverklaringen waar van toepassing; en definitieve berichten worden verzonden.
- Betaling & Weigering Posten – Deze stap omvat het invoeren van betalingen, het beheren van contractuele afschrijvingen, het verwerken van terugboekingen van verzekeringen, het doorlopen van tegoeden, het beoordelen van weigeringen en aanpassingen en het bepalen van wie betalingen kan bewerken.
- Verzekeringsopvolging – Verificatie dat verzekeringsmaatschappijen claims ontvangen en verwerken; debiteuren krijgen voorrang; acties voor het innen van personeel worden gecontroleerd; de gemiddelde debiteurendagen en netto incassopercentages van uw praktijk zijn bekend.
- Ontkenningsbeheer – Tijdens weigeringsbeheer weet u of uw percentage weigeringen hoog is; u zult een betere kennis hebben van de ontvangen afwijzingen van claims; uw veel voorkomende ontkenningsoorzaken zullen worden geëvalueerd om processen te verbeteren; en geweigerde claims worden opnieuw ingediend als de betaling nog kan worden geïnd.
- Patiënt collecties – Tijdens de incassofase van de patiënt vindt de facturering aan de patiënt plaats; er worden incassobrieven geschreven; algemene collecties komen voor; betalingsplannen worden aangeboden; patiëntensaldi worden voorafgaand aan afspraken beoordeeld; en de productiviteit van de collector wordt geëvalueerd.
- Betalingsbeheer – Het beheer van de betaler richt zich op vergoedingsschema's, nummers van vervoerders en NPI's, uitkeringstoewijzingen, communicatie met vervoerders, contractdatums, documentatie ter ondersteuning van claims en analyse van vervoerders.
Nadelen
Training van medewerkers is vereist voor een efficiënte acceptatie van het beheer van de inkomstencyclus. Als een deel van de cyclus een fout maakt, kan dit de hele cyclus verstoren. Een goede implementatie vereist boekhoudkundige kennis, wat de kosten van het bedrijf kan verhogen.
Zoals eerder gezegd, is de cyclus van de zorgsector complex. Deze cyclus vereist dat uw organisatie verschillende afdelingen toewijst aan afzonderlijke personen, zodat niet één persoon het hele proces domineert. Dit vereist het inhuren van personeel, wat de vaste kosten van het bedrijf kan verhogen. In deze branche bestaat het risico dat sommige kritieke gebieden van het vastleggen van inkomsten over het hoofd worden gezien.
Hoe technologie helpt bij het beheren van inkomsten in de gezondheidszorg
Gezondheids-IT- en EPD-systemen hebben geholpen bij de vereenvoudiging en verfijning van technieken voor het beheer van de inkomstencyclus in de gezondheidszorg. Veel bedrijven vertrouwen op technologie om claims gedurende hun hele levenscyclus te volgen, betalingen te innen en weigeringen van claims op te lossen. Ten slotte maken deze technologieën een consistente aanvoer van inkomsten mogelijk.
Tijdens de COVID-19-pandemie werd technologie voor het beheer van de inkomstencyclus gebruikt door 75% van de ziekenhuizen en zorgstelsels in het hele land.
Nu processen voor het beheer van de inkomstencyclus zijn overgegaan op werken op afstand, zijn technologie en automatisering ook van pas gekomen.
Veel aanbieders hebben geprofiteerd van de automatisering van elementaire uitdagingen op het gebied van het beheer van de inkomstencyclus in de gezondheidszorg, zoals communicatie tussen betaler en aanbieder, het aanbevelen van geschikte ICD-10-codes, het bewaken van medische factureringsprocessen en zelfs het plannen van patiëntafspraken.
Aanbieders zijn ook begonnen kunstmatige intelligentie (AI) te gebruiken om te helpen bij het beheer van de inkomstencyclus.
Kunstmatige intelligentie kan enorme hoeveelheden gegevens monitoren en aanbieders naar specifieke indicatoren leiden, bijvoorbeeld waarom een claim is afgewezen.
Conclusie
Het is een boekhoudkundige procedure die per branche verschilt. De omzetcyclus in de dienstensector is kort, terwijl deze in de maakindustrie iets langer is. Het is van cruciaal belang om de cyclus te volgen, zodat een bedrijf alle inkomsten en debiteurenvorderingen kan volgen, evenals niet-betaling van debiteuren. Voordat het bedrijf echter een goed inkomstencyclussysteem opbouwt, moet het zijn kosten onderzoeken.
Gerelateerde artikelen
- PATIËNTENGAGEMENT: definitie, software, strategie en oplossing
- Beste 13 FACTURATIESYSTEMEN VOOR KLEINE BEDRIJVEN in 2023 (bijgewerkt)
- Praktijkbeheersoftware: definitie en topkeuzes
- GEZONDHEIDSZORG: Betekenis, Strategie, Bedrijven, &Consultant
- TOEZICHT OP AFSTAND: Wat het is, toepassing en banen
Referenties
