Notuleren is belangrijk voor elke vergadering. En als je secretaresse bent of de taak hebt gekregen om aantekeningen te maken tijdens een vergadering, is het belangrijk om te begrijpen wat je wel en niet moet doen bij het notuleren. Hier hebben we het concept van vergadernotulen uitgesplitst met een voorbeeld van vijf stappen die u moet opnemen bij het schrijven van notulen.
Wat zijn vergadernotulen?
Vergadernotulen zijn een schriftelijk verslag van de discussies en besluiten die tijdens een vergadering zijn genomen. Deze zijn van toepassing op elk type organisatie binnen een bedrijf, zoals raden van bestuur, leiderschapsteams en investeerders.
Notulen van vergaderingen moeten worden geschreven voor elke vergadering waarvoor een officieel verslag vereist is. Deze schriftelijke vastlegging kan vervolgens worden gebruikt om teamleden te informeren die niet aanwezig konden zijn bij wat er is gebeurd of om keuzes en actiepunten bij te houden die kunnen worden herzien. Hierdoor kunnen notulen van eerdere vergaderingen worden gebruikt om toekomstige organisatorische beslissingen te nemen.
Non-profitorganisaties, overheidsinstanties, scholen, overheidsbedrijven en vakbonden behoren tot de groepen die doorgaans verplicht zijn om notulen bij te houden.
Waarom worden ze vergaderminuten genoemd?
De term 'notulen' heeft niets met tijd te maken, wat een interessant feit is met betrekking tot notulen van vergaderingen. Het is eigenlijk afgeleid van de Latijnse uitdrukking "minutia" (wat kleinigheden of details betekent). Sommige bronnen beweren dat de uitdrukking "vergadernotulen" oorspronkelijk in de 18e eeuw is ontstaan, rechtstreeks van het Latijnse "minuta scriptura", wat "kleine notities" betekent.
Vergadernotulen zijn met andere woorden de bijzonderheden (of een korte samenvatting) van wat er tijdens een vergadering is gebeurd.
Waar worden vergaderminuten voor gebruikt?
De notulen van vergaderingen dienen als historisch verslag van de gesprekken, beslissingen en langetermijnstrategie van het bedrijf. Deelnemers kunnen de notulen van de vergadering gebruiken als een record voor toekomstig gebruik om vast te stellen welke soorten vooruitgang er zijn opgetreden.
Individuen die de vergadering niet hebben bijgewoond maar op de hoogte moeten worden gehouden van de beslissingen en de volgende stappen, kunnen daarentegen de notulen raadplegen.
Wat zijn de soorten notulen voor een vergadering?
Vergadernotulen worden in drie soorten ingedeeld. Ze zijn als volgt: actie, discussie en woordelijk.
#1. Actie Minuten
Actienotulen zijn de meest voorkomende notulen van vergaderingen. Deze vorm van notulen, ook wel bekend als notulen voor alleen besluiten, geeft alleen de bereikte conclusies en de te ondernemen acties weer, niet de discussie die tijdens het besluitvormingsproces heeft plaatsgevonden. De actienotulen bieden een samenvatting van de besluiten die tijdens een vergadering zijn genomen. Vergaderingen zoals raads-, raads- of hoorzittingen vereisen vaak actienotulen.
Omdat het alleen intern wordt doorgegeven, heeft het een informele stijl en kan het als opsommingstekens worden geschreven. De notulist neemt regelmatig deel aan de besprekingen in vergaderingen. Deze minuten zijn eenvoudig, kunnen snel worden opgenomen en zijn nauwkeurig.
#2. Letterlijke notulen
Dit is een letterlijk verslag van alle gesprekken en besluiten. De letterlijke notulen van een vergadering zijn een verslag van elk woord dat wordt gezegd. Ze zijn vaak lang en moeilijk te doorzoeken naar een specifiek stuk informatie. Een woordelijk verslag van een vergadering is zelden vereist, met uitzondering van rechtszittingen en congressen.
Notulen die letterlijk worden opgenomen zijn vaak vrij lang. Het is moeilijk voor de notulist om letterlijke minuten vast te leggen, en het opnemen van de dialoog met een microfoon kan erg handig zijn voor het proeflezen van minuten. Woordelijke notulen, in tegenstelling tot actie- en discussienotulen, richten zich op individuele verklaringen in plaats van op algemene overeenstemming.
#3. Discussie notulen
Discussienotulen, ook wel anekdotesnotulen genoemd, zijn opnames van overeenstemming uit de gesprekken die hebben geleid tot de nodige conclusies en acties. In de meeste gevallen worden discussienotulen geadviseerd. De notulist moet belangrijke ideeën die door de groep naar voren zijn gebracht, benadrukken en persoonlijke opmerkingen vermijden. Discussieminuten zijn vergelijkbaar met actieminuten omdat ze de discussies bevatten die plaatsvinden tijdens het besluitvormingsproces.
De discussieminuut is de ideale optie voor het houden van commissievergaderingen, personeelsvergaderingen en dergelijke. Als resultaat zullen de notulen de vorm hebben van paragrafen, netjes verdeeld in secties en gerangschikt volgens de volgorde van discussies.
Mensen worden zelden bij naam aangesproken in dit soort notulen, aangezien acties en discussies door een bestuur worden ondernomen en dus als bestuur of commissie in de notulen worden vermeld. De secretaresse zal de notulen maken omdat zij hoogstwaarschijnlijk niet aan het gesprek zal deelnemen en dus vrij is om de notulen op gepaste wijze vast te leggen.
Ongeacht het type minuut, alle minuten moeten beknopt en nauwkeurig zijn, en om dit te doen, moeten de aantekeningen correct in de juiste volgorde en stijl worden geschreven. Maak, zoals eerder aangegeven, het schrijven van notities zo eenvoudig mogelijk door enkele voorbereidende voorbereidingen te treffen voorafgaand aan de vergadering.
Notulen zouden ook iedereen die de vergadering niet kon bijwonen, moeten helpen om te begrijpen wat er is gebeurd, zodat een andere vergadering niet nodig is om dezelfde discussies op te helderen.
Waarom zijn vergadernotulen belangrijk?
Vergadernotulen leveren bewijs waarom en hoe een bedrijf bepaalde keuzes heeft gemaakt. Dit kan nuttig zijn bij het beantwoorden van vragen over genomen besluiten of discussies die hebben plaatsgevonden.
Het belang van vergadernotulen kan als volgt worden uitgesplitst:
- Ze zijn een verslag van de beslissingen en handelingen van een groep.
- Ze dienen als herinnering aan wie taken toegewezen kreeg.
- Notulen fungeren als bewijs van deadlines.
- Ze zijn handig voor personen die er niet zijn als er keuzes worden gemaakt.
Notulen van vergaderingen kunnen naast een officieel verslag van gesprekken en conclusies ook juridische bescherming bieden aan uw bedrijf. Due diligence wordt vaak gedocumenteerd in bedrijfsnotulen. Dit kan vervolgens worden uitgevoerd en gedocumenteerd om de ethische en eerlijke praktijken van de organisatie te bewijzen.
Wat zijn de vijf stappen die u moet opnemen bij het schrijven van vergadernotulen?
Het schrijven van notulen omvat vijf stappen:
#1. Pre-planning
Een goed geplande vergadering draagt bij aan effectieve vergadernotulen. Notuleren gaat veel gemakkelijker als de voorzitter en de secretaris of notulist samenwerken om de agenda en de vergadering goed doordacht te krijgen. Afhankelijk van de vergaderstructuur en de gebruikte hulpmiddelen kan de notulist bijvoorbeeld samenwerken met de voorzitter om een documentformaat op te stellen dat zowel als agenda als als notulenoverzicht dient.
Stappen die betrokken zijn bij pre-planning zijn onder meer:
Vermelding van de agenda van de vergadering
Zorg op zijn minst voor een kopie van de agenda van de vergadering en gebruik deze als referentie of kader voor het maken van aantekeningen, het ordenen van de indeling van uw notulen en het maken van de notulen – waarbij de volgorde en nummering van de zaken op de notulen overeenkomen met die op de agenda.
Verder bevatten de agenda en/of oproepingsbrieven informatie die in de notulen moet worden opgenomen, zoals de namen van alle aanwezigen bij de vergadering, inclusief genodigden of sprekers documenten die met de agenda worden meegestuurd of in de vergadering worden uitgedeeld – kopieën (digitale of papieren exemplaar) van hand-outs moeten bij de notulen van de vergadering worden bewaard voor toekomstig gebruik en om te delen met degenen die niet in staat waren om de vergadering bij te wonen (en anderen zoals bepaald door de vergadering)
Verwachtingen definiëren
Wanneer u een nieuwe rol als notulist of secretaris op zich neemt, vraag dan zeker aan de voorzitter van de commissie of raad wat zijn of haar verwachtingen zijn van uw rol tijdens de vergadering, evenals het niveau van detail dat hij of zij verwacht in de vergadering. de minuten. Als uw raad of commissie bijvoorbeeld moties behandelt of stemt over punten/kwesties, bepaal dan of u de namen moet opgeven van personen die moties indienen, moties steunen, enzovoort. Als u met dergelijke procedures te maken krijgt, dient u (en uw voorzitter) het reglement van orde van Robert te raadplegen.
#2. Notuleren tijdens de vergaderingen
Voordat u begint met het maken van aantekeningen, is het van cruciaal belang dat u begrijpt welk type informatie u tijdens de vergadering moet documenteren. Zoals eerder gezegd, heeft uw organisatie mogelijk verplicht materiaal en een specifiek moederformaat dat u moet volgen, maar notulen van vergaderingen bevatten meestal het volgende:
- De datum en tijd van de vergadering
- Namen van deelnemers aan de conferentie en degenen die niet aanwezig konden zijn
- Aanvaarding van eerdere notulen of correcties/amendementen
- Beslissingen over elk agendapunt
- Nieuwe zakelijke items moeten worden aangehouden
- Datum en tijd van de volgende vergadering
Hoe maak je goede aantekeningen?
Hier zijn enkele tips om u te helpen betere aantekeningen te maken:
- Maak een overzicht - Zoals eerder opgemerkt, kunt u met een overzicht (of sjabloon) op basis van de agenda eenvoudig opmerkingen, beslissingen, enzovoort onder elk item opschrijven terwijl u bezig bent. Overweeg om onder elk item op uw overzicht ruimte te maken voor handgeschreven notities, druk deze vervolgens af en gebruik dit om minuten te verzamelen als u aantekeningen met de hand maakt.
- Vink deelnemers af zodra ze de ruimte binnenkomen – als u de deelnemers aan de vergadering kent, kunt u ze afvinken zodra ze binnenkomen; zo niet, laat mensen zich aan het begin van de vergadering voorstellen of laat een presentielijst rondgaan die ze zelf kunnen afvinken.
- Noteer beoordelingen of aantekeningen over actiepunten in uw overzicht zodra ze zich voordoen om nauwkeurigheid te garanderen.
- Vraag indien nodig om opheldering. Als de groep bijvoorbeeld verder gaat zonder tot een oplossing of een voor de hand liggende conclusie te komen, vraag dan om opheldering over de betrokken beslissing en/of toekomstige stappen. Je zult het niet bij kunnen houden als je de dialoog woordelijk probeert op te schrijven, dus schrijf (of typ) eenvoudig (en duidelijk) alleen de keuzes, opdrachten, actiestappen, enzovoort.
- Neem het op – letterlijk, als u zich zorgen maakt dat u het maken van aantekeningen niet kunt bijhouden, overweeg dan om de vergadering op te nemen (bijv. op uw smartphone, iPad, opnameapparaat, enz.), maar zorg ervoor dat de deelnemers weten dat ze worden opgenomen. Hoewel je de tape niet moet gebruiken om een woord-voor-woord transcript van de vergadering te construeren, kan het handig zijn als je verduidelijking nodig hebt.
#3. Notulen schrijven of transcriberen
Als de vergadering is afgelopen, maakt u uw aantekeningen en stelt u de notulen op. Hier zijn enkele tips die nuttig kunnen zijn:
- Probeer de notulen zo snel mogelijk na de vergadering te schrijven, nu alles nog vers in je geheugen zit.
- Onderzoek uw overzicht en breng de nodige wijzigingen of verduidelijkingen aan. Controleer of alle beslissingen, acties en moties volledig zijn gedocumenteerd.
- Zorg ervoor dat u voldoende informatie vermeldt.
- Wij stellen voor om in de notulen van de Raad van Bestuur een korte beschrijving te geven van elke uitgevoerde actie, evenals de redenering achter de beslissing.
- Als er veel discussie is geweest voordat een motie werd aangenomen, noteer dan de belangrijkste argumenten voor en tegen.
- Bewerk voor beknoptheid en duidelijkheid, zodat de notulen gemakkelijk te lezen zijn.
Hier zijn een paar dingen om in gedachten te houden als het gaat om de notulen van de vergadering:
- Objectiviteit behouden.
- Gebruik overal dezelfde tijd.
- Behalve het opnemen van bewegingen en seconden, vermijd het noemen van namen.
- Persoonlijke observaties moeten worden vermeden; de notulen mogen alleen feiten bevatten.
- Probeer geen andere documenten samen te vatten als u ernaar moet verwijzen. Specificeer liever gewoon hun locatie of voeg ze toe als bijlage.
#4. Vergadernotulen delen of verspreiden
Voordat u uw notulen verspreidt, moet u ervoor zorgen dat de voorzitter de notulen voor verspreiding heeft beoordeeld, bijgewerkt en/of goedgekeurd. Tenzij en totdat dit gebeurt, zijn ze geen officieel verslag van een vergadering. Notulen kunnen ook formeel worden goedgekeurd vóór het begin van de volgende vergadering, afhankelijk van uw raad van bestuur.
De methode van delen of verspreiden wordt bepaald door de technologieën die door u en uw bedrijf worden gebruikt. Omdat notulen en ander papierwerk veel papier kunnen genereren, is het ideaal om papierloos te delen. Als u bijvoorbeeld een tekstverwerkingsprogramma gebruikt (zoals Microsoft Word) dat online delen niet ondersteunt, wilt u misschien een pdf van het document maken en dit samen met eventuele bijlagen of vergaderdocumenten e-mailen. Als u allemaal Google Documenten gebruikt voor uitnodigingen voor vergaderingen, agenda's en het delen van andere documenten, kunt u het document eenvoudig "delen" met die groep nadat het klaar is. Commissie- of bestuursleden kunnen de documenten eenvoudig online bekijken, wat een paar bomen bespaart!
Delen in de cloud
Als uw organisatie een cloudgebaseerd lidmaatschapsbeheersysteem gebruikt, kunt u de notulen publiceren als een webpagina en de toegang beperken tot de commissie of bestuursleden op basis van uw behoeften. U kunt een beveiligd online intranet opzetten voor uw bestuur en commissies met behulp van webpagina's die alleen voor leden zijn.
#5. Archivering/opslag van notulen van vergaderingen
De meeste commissies en raden onderzoeken de notulen aan het begin van de volgende vergadering en keuren deze goed of wijzigen ze. Zodra u essentiële wijzigingen heeft aangebracht, moeten de notulen worden gearchiveerd voor toekomstig gebruik. Sommige bedrijven bewaren deze online (bijvoorbeeld in Google-documenten of SkyDrive) en maken er ook een back-up van op een externe harde schijf. Mogelijk moet u ook papieren exemplaren afdrukken en bewaren of deze ter archivering aan een medewerker of voorzitter voorleggen.
Voorbeeld van vergaderminuten
Hier is een voorbeeld van hoe een vergaderminuut eruit ziet:
Is er een sjabloon voor notulen van vergaderingen?
Natuurlijk zijn er sjablonen voor notulen van vergaderingen. Hier is er een:
Wat mag niet worden opgenomen in notulen van vergaderingen?
Notulen van vergaderingen mogen geen persoonlijke meningen of veroordelende opmerkingen bevatten. Elke verklaring moet zo objectief mogelijk zijn. Maak geen aantekeningen van alles wat er wordt gezegd. De notulen moeten kort zijn en de belangrijkste onderwerpen van de vergadering weergeven.
Ten slotte,
Vergadernotulen zijn van cruciaal belang - ze leggen tenslotte de essentiële informatie van een vergadering vast. Maar het maken en voorbereiden van notulen hoeft geen lastig karwei te zijn. Met wat we in dit artikel hebben gezegd, zou het schrijven van vergadernotulen voor u geen probleem meer moeten zijn.
Gerelateerde artikelen
- FOCUSGROEP: Definitie en gedetailleerde gids voor het leiden van een focusgroepdiscussie
- HOE KUNNEN GOOGLE-ADVERTENTIES JE HELPEN OM JE BEDRIJF UIT TE VOEREN?
- BUSINESS PLAN OVERZICHT: Een businessplan ontwikkelen in 6 eenvoudige stappen [gratis download]
- ZOOM-FUNCTIES: betekenis, prijs en hoe het te gebruiken
- COMMUNICATIECOACH: Effectief communiceren
Referenties
