Kennisbeheer: processen, typen, voorbeelden en hulpmiddelen

Over het algemeen omvat ontwikkelingswerk in organisaties een gevarieerd netwerk van personen en ook teams die werken aan gemeenschappelijke doelen. Groepen die het meest effectief zijn in het realiseren van deze doelstellingen hebben systemen waarmee ze op consistente wijze vitale kennis communiceren. Zo krijgen ze snel toegang tot het meest recente onderzoek en integreren ze geleerde lessen in betere programma's. Bovendien kan kennisbeheer de coördinatie verbeteren en zinvol leren, samenwerken en ook toepassen verbeteren. Dit artikel zal dus een gids zijn voor het organiseren van het kennisbeheerproces, de verschillende typen, en ook enkele voorbeelden van hoe dit kennisbeheer werkt. We zullen ook kijken naar enkele tools die we kunnen gebruiken voor effectief kennisbeheer.

Wat is kennismanagement?

Kennismanagement (KM) is het proces van het lokaliseren, organiseren, opslaan en delen van informatie binnen een organisatie. Wanneer kennis niet gemakkelijk beschikbaar is binnen een organisatie, kan het extreem duur zijn voor een bedrijf, omdat ze kostbare tijd verspillen aan het zoeken naar relevante informatie in plaats van het uitvoeren van taken.

Een kennisbeheersysteem (KMS) maakt gebruik van de gebundelde kennis van een organisatie, wat resulteert in verhoogde operationele efficiëntie. Het gebruik van een kennisbank helpt deze systemen. Ze zijn doorgaans cruciaal voor goed kennisbeheer omdat ze een gecentraliseerde locatie bieden om informatie op te slaan en gemakkelijk toegankelijk te maken.

Bedrijven die een kennismanagementstrategie implementeren, behalen sneller betere bedrijfsresultaten omdat verbeterde organisatorisch leren en samenwerking tussen teamleden zorgen voor snellere besluitvorming in het hele bedrijf. Het stroomlijnt ook andere organisatorische processen, zoals training en onboarding, wat resulteert in een betere tevredenheid en retentie van medewerkers. We hebben verschillende vormen van kennismanagement.

Soorten kennisbeheer

Er zijn drie soorten kennismanagement, volgens de definitie: stilzwijgende, impliciete en expliciete kennis. Het coderen van informatie is wat deze vormen van kennisbeheer onderscheidt.

stilzwijgende kennis is de kennis die door ervaring wordt verworven en instinctief wordt begrepen. Als gevolg hiervan is het moeilijk uit te drukken en te codificeren, waardoor het moeilijk is om deze informatie aan andere mensen te communiceren. Taal, gezichtsherkenning en leiderschapskwaliteiten zijn voorbeelden van stilzwijgende kennis.

Hoewel sommige literatuur gelijk is aan impliciete kennis met stilzwijgende kennis onderscheiden verschillende academici dit type en stellen dat het concept van strategiekennis genuanceerder is. Hoewel impliciete kennis moeilijk te codificeren is, heeft impliciete kennis dit probleem niet altijd. In plaats daarvan moet impliciete kennis nog worden gedocumenteerd. Het bestaat meestal binnen processen en ze noemen het vaak "knowhow" -kennis.

Expliciete kennis: Expliciete kennis zit in tal van documenttypen, zoals handleidingen, rapporten en richtlijnen, waardoor organisaties snel kennis kunnen uitwisselen tussen teams. Dit type kennis is waarschijnlijk de meest bekende, en voorbeelden zijn kennismiddelen zoals databases, whitepapers en casestudies. Dit soort kennis is essentieel voor het behouden van intellectueel kapitaal binnen een bedrijf en voor een succesvolle kennisoverdracht aan nieuw personeel.

Tools voor kennisbeheer

Organisaties kunnen profiteren van de voordelen van kennisbeheer door gebruik te maken van een verscheidenheid aan tools. Voorbeelden van tools voor kennismanagementsystemen zijn:

#1. Documentbeheersystemen

Ze dienen als een gecentraliseerd opslagsysteem voor digitale documenten zoals pdf's, afbeeldingen en tekstverwerkingsbestanden. Deze systemen verbeteren de personeelsprocessen doordat documenten, zoals geleerde lessen, gemakkelijk kunnen worden opgevraagd.

#2. Contentmanagementsystemen (CMS)

Dit is software die webmateriaal beheert en eindgebruikers in staat stelt om inhoud bij te werken en te publiceren. CMS'en worden vaak verward met documentbeheersystemen, maar CMS'en kunnen ook andere mediatypen ondersteunen, waaronder audio en video.

#3. intranetten

Dit zijn privénetwerken die volledig binnen een organisatie opereren en het mogelijk maken om ondersteuning, tools en processen te delen met interne belanghebbenden. Hoewel ze tijdrovend en duur in het gebruik kunnen zijn, bieden ze een verscheidenheid aan groupware-functies, zoals interne mappen en zoeken, die helpen bij de samenwerking.

#4. Wiki's

Vanwege hun gebruiksgemak kan het een populaire tool voor kennisbeheer zijn. Ze maken het eenvoudig om de informatie te plaatsen en aan te passen, maar dit gemak kan leiden tot zorgen over desinformatie omdat werknemers deze kunnen bijwerken met valse of verouderde informatie.

#5. Datawarehouses

Deze consolideren gegevens uit verschillende bronnen in een enkele, gecentraliseerde, consistente gegevensopslag om gegevensanalyse, datamining, kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning te vergemakkelijken. Gegevens worden opgehaald uit deze opslagplaatsen, zodat bedrijven inzichten kunnen krijgen, waardoor medewerkers gegevensgestuurde beslissingen kunnen nemen.

Voorbeelden en best practices voor kennisbeheer

Kennismanagement zal verschillen afhankelijk van de eisen van het bedrijf. Hieronder volgen enkele van de meest voorkomende voorbeelden van kennisbeheer:

#1. Bijles en training, praktijkgemeenschappen, Q&A en expertiselocatie

Bij al deze managementvoorbeelden gaat het om kennisoverdracht direct van de kennisdrager.

Dit kan worden bereikt door persoonlijke begeleiding, bedrijfsbrede trainingsseminars, internetchats en groepsdiscussies, of een combinatie van deze en andere benaderingen.

Om expertiseplaatsing een succesvol onderdeel te laten zijn van een kennisbeheersysteem, moet een doorzoekbare matrix worden gecreëerd die competentiedocumentatie mogelijk maakt.

Voors:

1. Vragen kunnen direct een antwoord krijgen.
2. Als het materiaal onduidelijk is, kunnen verduidelijkingen worden gemaakt.
3. Brainstormsessies kunnen worden gefaciliteerd, gebruikmakend van de gecombineerde kracht van de expertise en kennis van de groep.
4. Persoonlijk leren wordt beter onthouden.

nadelen:

1. Het kan tijdrovend zijn en afleiden van de taken die de kennishouder probeert uit te voeren.
2. Het bouwen en onderhouden van een expertiselocatiesysteem kan tijdrovend zijn.
3. Het kan moeilijk zijn om te documenteren en op te slaan voor toekomstig gebruik.
4. Als de kennisdrager het bedrijf verlaat, loop je het risico de kennis te verliezen.

#2. Documentatie, instructies, richtlijnen, veelgestelde vragen en tutorials

Deze schriftelijke uitwisselingen zijn uitstekend geschikt voor het bewaren en delen van kennis. Dit op tekst gebaseerde voorbeeld van kennisbeheer vereist het gebruik van een systeem voor het opslaan, categoriseren en navigeren van onderwerpen. Daarom kunnen metadata in veel omstandigheden een grote hulp zijn.

Voors:

1. Kan gemakkelijk worden gearchiveerd en bewaard
2. Het is eenvoudig om online informatie te delen.
3. Het is eenvoudig om de expertise van meerdere mensen te bundelen in één pakket.
4. Als oplossingen netjes zijn gerangschikt, zijn ze snel te bereiken.

nadelen:

1. Het kost meer tijd om te creëren
2. Als de kennis geen goede structuur heeft, zal deze moeilijk te vinden zijn.
3. Kennis moet up-to-date worden gehouden.

#3. Forums, intranetten en samenwerkingsomgevingen

Deze online tools stimuleren de discussie en brengen een breed scala aan kennishouders bij elkaar. Discussies, subforums en groepen kunnen worden ingedeeld op onderwerp, ervaringsniveau of een aantal andere criteria.

Voors:

1. Samenwerking stimuleert innovatie.
2. Veel experts, waar ter wereld ze zich ook bevinden, kunnen op één plek worden samengebracht.
3. Het faciliteren van contact met telewerkers bevordert teamwork en kennisdeling.

nadelen:

1. Het kan een chaotische en lawaaierige omgeving zijn.
2. Kennis wordt niet actief geëvalueerd als het wordt geïntroduceerd in discussies.
3. Het kost tijd om verschillende berichten en threads te doorzoeken voor relevante antwoorden.
4. Berichten en discussielijnen worden mogelijk niet gearchiveerd.

#4. Leer- en ontwikkelomgevingen

Het creëren van een werkplek waar ze leren waarderen, zal werknemers motiveren om hun opleiding voort te zetten. Als u ze stimuleert om uw kennisbeheersystemen te gebruiken, resulteert dit ook in hooggekwalificeerde personen die klaar zijn om leidinggevende verantwoordelijkheden in uw bedrijf op zich te nemen.

Hiervoor moeten medewerkers gebruik kunnen maken van gestructureerde en toegankelijke leer- en ontwikkeltechnologie.

Voors:

1. Het motiveert medewerkers om in hun eigen tempo te groeien.
2. Ook kunnen trainingspaden in kaart worden gebracht.
3. Ten slotte kan men dankzij de structuur gemakkelijker onderwerpen terugvinden.

nadelen:

1. Het kost veel tijd en moeite om te bouwen en te onderhouden.
2. Content moet regelmatig worden ontwikkeld en ook onderhouden.

#5. Casestudy's

Deze diepgaande onderzoeken naar specifieke disciplines bieden uitgebreide gidsen voor een onderwerp.

Het onderzoeken van ondernomen acties, de resultaten van die activiteiten en ook de geleerde lessen kunnen ongelooflijk nuttig zijn, waardoor geleerde lessen volledig kunnen worden gedocumenteerd en gearchiveerd.

Voors:

1. Het maakt volledige documentatie mogelijk en ook de archivering van geleerde lessen.
2. Het is ook gemakkelijk te delen
3. Het is ook effectief in het communiceren van moeilijke informatie

nadelen:

1. Het kost veel tijd en talent om iets te maken.
2. Het kan te specifiek zijn om de kennis breed toe te passen.

#6. webinars

Deze online lezingen kunnen heel nuttig zijn bij het verspreiden van ideeën onder teams, vestigingen of het hele bedrijf.

Voors:

1. Kan worden opgenomen en hergebruikt
2. Het is eenvoudig voor alle medewerkers die geïnteresseerd zijn om aanwezig te zijn.

nadelen:

1. Neem de tijd en moeite om te plannen, te schrijven en ook te leveren.
2. Het is noodzakelijk om te organiseren.

Kennismanagementproces

Een bedrijf kan deze kennismanagementprocessen in vier stappen gebruiken om kennismanagement in te richten. Dit zijn ontdekken, verkrijgen, verwerken en delen/voordelen

#1. Ontdekking

Hoe wordt kennis binnen de organisatie ontdekt?

Er zijn talloze kennisbronnen in elk bedrijf.

Deze stap van het proces identificeert de bronnen van kennis, evenals waar kritische kennis is opgeslagen, wat er uit deze kennis kan worden gehaald en of kennis tijdens het proces verloren kan gaan.

Een goed begrip van de kennisstroom van de organisatie helpt het ontdekkingsproces.

#2. Verkrijgen

Hoe wordt bestaande en nieuwe kennis opgeslagen?

Elk bedrijf heeft een grote hoeveelheid kennis in huis, die zorgvuldig moet worden bijgehouden en ook gestructureerd. Hier wordt kennis gemakkelijker opgehaald en wordt de organisatiestructuur vergroot door een in kaart gebracht en vervolgens gecategoriseerd systeem te bouwen.

Dit kan het scannen van documenten, het gebruik van metadata en indexering omvatten.

#3. Proces

Hoe kan deze kennis het beste worden gesynthetiseerd en geïntegreerd?

Deze fase omvat een grondig onderzoek van de kennis die is verkregen in de vorige twee processen. Daarom moet de organisatie de kennis organiseren en analyseren om te bepalen hoe deze het beste in de organisatiestructuur kan worden opgenomen.

Dit is het stadium waarin een organisatie een cultuur van kennisdeling moet bevorderen en bevorderen en tegelijkertijd medewerkers moet ontwikkelen tot innovators.

#4. Profiteer en deel

Hoe kunnen medewerkers binnen het bedrijf het beste toegang krijgen tot deze kennis?

Het doel van kennismanagement is om het voor medewerkers gemakkelijker te maken om toegang te krijgen tot kennis binnen het bedrijf. De eerste fase is het creëren van een functioneel systeem, maar individuen moeten begrijpen hoe dat systeem te gebruiken. Ook kan het implementeren van trainingsprogramma's helpen bij het begrijpen van kennisbeheersystemen.

Dus na gebruik van het systeem krijgt de organisatie een hogere productiviteit, betere besluitvorming en ook meer innovatief personeel.

Hoe stimuleer je medewerkers om bij te dragen aan een Knowledge Management systeem?

Werknemers aanmoedigen om bij te dragen aan een kennismanagementsysteem kan worden gedaan door bijdragers te erkennen en te belonen, het proces van bijdragen gemakkelijk en toegankelijk te maken en het een onderdeel van hun dagelijkse werkroutine te maken.

Hoe zorg je ervoor dat informatie in een Knowledge Management systeem up-to-date blijft?

Ervoor zorgen dat informatie in een Knowledge Management-systeem up-to-date blijft, kan worden gedaan door regelmatig informatie te bekijken en bij te werken, en door medewerkers aan te moedigen feedback te geven en updates door te voeren.

Wat is de rol van cultuur in Knowledge Management?

Cultuur speelt een cruciale rol in kennisbeheer door te beïnvloeden hoe informatie binnen een organisatie wordt gedeeld en gebruikt.

Hoe balanceer je de behoefte aan centralisatie van informatie met de behoefte aan gedecentraliseerde besluitvorming?

Een evenwicht vinden tussen de behoefte aan centralisatie van informatie en de behoefte aan gedecentraliseerde besluitvorming kan worden gedaan door een flexibel kennisbeheersysteem te implementeren dat zowel gecentraliseerde informatieopslag als gedecentraliseerde toegang mogelijk maakt.

Wat zijn enkele uitdagingen bij het onderhouden van een kennisbeheersysteem?

Enkele uitdagingen bij het onderhouden van een kennisbeheersysteem zijn onder meer het waarborgen van de nauwkeurigheid van informatie, het stimuleren van gebruikersacceptatie en het up-to-date blijven met nieuwe technologieën.

Hoe stimuleer je een cultuur van continu leren binnen een organisatie?

Het bevorderen van een cultuur van continu leren binnen een organisatie kan worden gedaan door mogelijkheden te bieden voor training en ontwikkeling van medewerkers, medewerkers aan te moedigen kennis te delen en personen die continu leren te erkennen en te belonen.

Conclusie

Een van de moeilijkste uitdagingen bij het implementeren van een kennisbeheersysteem is om mensen ervan te overtuigen het te accepteren. Ze zijn dus misschien bezorgd dat het implementeren van een nieuw systeem te veel van hun tijd zal kosten, of dat het delen van hun kennis de waarde die ze brengen zal verminderen en hun baan in gevaar zal brengen. Of ze aarzelen gewoon om weer een nieuwe tool of nieuw proces in hun activiteiten op te nemen.

Daarom is het van cruciaal belang om een ​​strategie te hebben om niet alleen kennis op te slaan en te delen binnen de organisatie, maar ook om collega's aan te moedigen hetzelfde te doen. Om succesvol te zijn, moet u streven naar een cultuur op de werkplek die het delen van kennis op prijs stelt. Het kan ook geen kwaad om een ​​kennisbeheersysteem te hebben dat eenvoudig te gebruiken is en integreert met de bestaande workflows van uw medewerkers.

Bovendien moet het doel van een kennisbeheertool niet alleen zijn om gunstige bedrijfsresultaten te creëren. Het moet ook een goede impact hebben op uw personeel. Wanneer uw medewerkers de voordelen inzien, nemen uw kansen om een ​​kennismanagementproces effectief te implementeren enorm toe.

Veelgestelde vragen over kennisbeheer

Gerelateerde artikelen

1. Virtuele assistent-services: een lijst van de top 20 in 2021
2. Discretionair beleggingsbeheer: overzicht, voordelen en risico
3. Geldbeheer: Top 10+ eenvoudige tips om een ​​professional te worden
4. MARKETINGINFORMATIESYSTEEM: een gedetailleerde gids
5. MARKETINGINFORMATIESYSTEEM: een gedetailleerde gids
6. People Management: Topvaardigheden voor Managers (+Book Picks).