Als je bepaalde informatie over een bedrijf, hun producten of diensten nodig hebt, is de kans groot dat je hun website of een van hun sociale mediaplatforms bekijkt. Bedrijven gebruiken kennisbeheersystemen om informatie naar hun klanten of werknemers te verspreiden. Het zou uitputtend zijn als een bedrijf elke vraag van zijn klanten moest beantwoorden. Daarom integreren bedrijven een kennisbeheersysteem om hun kennisbank te beheren. Er zijn verschillende soorten kennismanagementsystemen, met als doel kennisverspreiding, waarvan alle partijen die bij een systeem betrokken zijn profiteren.
Wat is een kennismanagementsysteem?
Als we het hebben over kennisbeheersysteem (KMS), verwijzen we naar elk hulpmiddel dat bedrijven gebruiken om informatie te ordenen en deze relevante informatie zo te documenteren dat werknemers en klanten deze gemakkelijk kunnen openen en begrijpen.
De informatie in kwestie kan van alles zijn, van veelgestelde vragen (FAQ's) tot handleidingen, artikelen, ethiek, enzovoort. Elk bedrijf moet streven naar een kennisbeheersysteem, niet alleen om zijn medewerkers op de hoogte te houden, maar ook om klanten of iedereen die informatie nodig heeft over hun product, service, waarden, enzovoort, voor te lichten. Uw klanten, maar ook medewerkers lopen dagelijks tegen verschillende uitdagingen aan. Op elk moment zullen ze je nodig hebben om iets te verduidelijken of hen te helpen met een moeilijke situatie.
Als je ooit een website hebt bezocht en een kolom hebt gezien met de veelgestelde vragen, krijg je door erop te klikken een lijst met verschillende vragen die je mogelijk hebt over de zakelijke producten, diensten of zo ongeveer alles wat je wilt weten . Dat is een van de voorbeelden van kennismanagementsystemen. Het bedrijf begrijpt dat zijn klanten of zijn werknemers heel veel vragen hebben en in plaats van zichzelf te verspillen aan het beantwoorden van vragen, hebben ze een systeem geïntegreerd dat antwoorden en andere relevante informatie biedt en ervoor zorgt dat het gemakkelijk toegankelijk is voor iedereen die het nodig heeft.
In het algemeen kunnen we ook zeggen dat een kennisbeheersysteem een hulpmiddel is dat bedrijven helpt hun organisatorische informatie samen te brengen, en deze vervolgens te ordenen en te presenteren op een manier die handig en gemakkelijk is voor gebruikers of iedereen die op zoek is naar de informatie.
Wat zijn de soorten kennisbeheersystemen?
Als het gaat om kennisbeheersystemen (KMS), zijn er drie verschillende typen. We kunnen in de toekomst getuige zijn van de opkomst van anderen als gevolg van onderzoek. Hieronder volgen de belangrijkste soorten KMS die beschikbaar zijn voor de hele onderneming kennisbeheersystemen, kenniswerksystemen en intelligente technieken of benaderingen.
#1. Bedrijfsbrede kennisbeheersystemen
Met bedrijfsbrede kennisbeheersystemen kunnen bedrijven zich nu concentreren op het optimaliseren van bedrijfsprocessen in plaats van tijd te verspillen aan het zoeken naar gegevens. Dit komt omdat alles waar u mogelijk tijd aan verspilt, is verzameld, opgeslagen en verspreid. Op die manier kunnen gebruikers vrij toegang krijgen tot kennis en deze gebruiken.
Enterprise-brede kennisbeheersystemen worden ingedeeld in drie typen. Dit zijn gestructureerde kennissystemen, semi-gestructureerde kennissystemen en kennisnetwerksystemen.
Gestructureerde kennissystemen
Je kunt het gestructureerde kennissysteem gewoon zien als de man die officieel de kennis onderhoudt die in een organisatie is gedocumenteerd met behulp van bepaalde tools of databases. Wat de officiële kennis is, kan van alles zijn, van procedures tot technieken, best practices, onderzoeksrapporten en whitepapers, casestudy's, werknemersinformatie, bestuurs- en beleggersinformatie, enzovoort.
Semi-gestructureerde kennissystemen
Semi-gestructureerde kennissystemen zorgen voor de kennis van een bedrijf die geen deel uitmaakt van de officiële documenten. Het gebruikt een ander medium om deze kennis te ordenen, te volgen en op te slaan.
Kennisnetwerksystemen
Als het gaat om kennisnetwerksystemen, zijn deze jongens verantwoordelijk voor het omzetten van ongestructureerde en ongedocumenteerde kennis in expliciete kennis. Deze worden vervolgens opgeslagen in een database.
#2. Kennis Werk Systemen
Bedrijven zetten kenniswerksystemen op om gespecialiseerde personeelsafdelingen, zoals ingenieurs, productontwerpers, onderzoekers, architecten, wetenschappers, financiële analisten, enzovoort, in staat te stellen nieuwe knowhow voor de organisatie te produceren.
#3. Intelligente technieken
Bedrijven gebruiken kunstmatige-intelligentietechnieken en -technologie om individuele en groepskennis vast te leggen en de kennisbasis van de organisatie uit te breiden.
Anderen omvatten:;
- Onderzoek en inzicht
- Een online communityforum
- Leermanagementsystemen
- Servicekennisbanken van klanten
Voorbeelden van kennisbeheersystemen
Hieronder volgen enkele voorbeelden van kennisbeheersystemen die beschikbaar zijn voor bedrijven;
#1. Canvas
Het kennisbeheersysteem van Canva maakt het eenvoudig om toegang te krijgen tot materialen om aan de slag te gaan en problemen op te lossen. Ze erkennen dat interacties van consumenten met hun product en website van cruciaal belang zijn voor hun algehele succes.
# 2. Evernote
Evernote is een populaire keuze voor kennisbeheersystemen vanwege de eenvoud bij het weergeven van informatie. De navigatiebalk staart recht naar je uit, zodat je er niet naar hoeft te zoeken. Het is goed zichtbaar en toegankelijk. Of u nu een klant of een werknemer bent, u wordt duidelijk doorverwezen naar waar u moet beginnen met zoeken naar informatie.
#3. slappe
De slappe stijl is ingenieus. Ik bedoel, deze jongens combineren letterlijk merkzware boodschappen met op maat gemaakte iconografie om problemen op een nieuwe en interessante manier weer te geven. Wanneer een gebruiker interactie heeft met Slack, wordt elke sectie uitgebreid om een handige lijst met gerelateerde subonderwerpen en artikelen weer te geven, terwijl de primaire navigatie blijft verankeren.
#4. Instacart
Zelfs voor mensen die niet technisch onderlegd zijn, is Instacarts benadering van kennisbeheer eenvoudig uit te voeren. Ze hebben een prominente zoekbalk en richten zich op eenvoudige afbeeldingen die veelgestelde vragen van klanten beantwoorden, zoals hoe Instacart werkt, hoeveel het kost en hoe te bestellen. Instacart komt tegemoet aan de behoeften van klanten door deze informatie in de vorm van veelgestelde vragen te plaatsen, waardoor klanten tevreden zijn zonder iemands tijd te verspillen. Ze hebben ook een gebruiksvriendelijke gebruikersinterface en zorgen er daarnaast voor dat alles waar gebruikers naar op zoek zijn, wordt verzorgd.
Beste kennisbeheersysteem
Dagelijks beginnen bedrijven de noodzaak in te zien om een kennisbeheersysteem in hun bedrijfsvoering te integreren om hun dagelijkse zakelijke taken soepel te laten verlopen. Nou, je zult het met me eens zijn dat daar niets extatisch aan is totdat je wordt geconfronteerd met het maken van een keuze welke KMS-software je wilt gebruiken. Met zoveel opties om uit te kiezen, kunt u zich afvragen welke kennisbank het beste is voor uw bedrijf. Er zijn tonnen van deze beschikbaar, maar bekijk het volgende;
#1. verswerken
Als u een tool voor kennisbeheer wilt die vrij eenvoudig te gebruiken is, kunt u Freshworks opzoeken. Het is bijzonder intuïtief en helpt bij het ontwikkelen en onderhouden van relaties met klanten tijdens hun reis. Al met al heb je vooral tevreden klanten en een gelukkig personeelsbestand
Belangrijkste kenmerken van Freshworks
Dit zijn de belangrijkste kenmerken van Freshworks
- Bel voor hulp als je oplossingen nodig hebt
- Bot-assistentie
- Stem teams van verschillende afdelingen op elkaar af.
#2. Zoho-wiki
Als u op zoek bent naar een systeemhulpmiddel voor kennisbeheer dat een verstandhouding opbouwt en ook helpt bij het delen van informatie, is Zoho Wiki de beste keuze.
Belangrijkste kenmerken van Zoho Wiki
Hieronder volgen de belangrijkste kenmerken van de Zoho Wiki KMS-tool;
- Toegangscontrole met beveiliging
- U kunt uw interface aanpassen
- Bewerk informatie in de Knowledge Base-software.
#3. Hulpsap
Elk bedrijf heeft een specifieke behoefte die het moet benadrukken voordat het een kennisbeheersysteem integreert. Als je alleen maar je klantenondersteuning wilt verbeteren en efficiënter wilt werken met je teamleden, is Helpjuice misschien de beste keuze.
Belangrijkste kenmerken van Helpjuice
Hieronder volgen de belangrijkste kenmerken van de Helpjuice KMS-tool;
- Het heeft verschillende thema's, dus je kunt ervoor kiezen om het aan te passen
- Het heeft een zeer snelle zoekoptie voor het lokaliseren van informatie.
- Het onthult de analyse van informatie die u verbruikt tijdens het gebruik
#4. Zendesk-gids
Met de Zendesk-gids kunt u eindgebruikers volledige selfservice-ondersteuning bieden en tegelijkertijd uw agenten in staat stellen klanten beter te helpen. Een van de verbazingwekkende dingen van Zendesks is dat u hiermee een helpcentrum kunt starten.
Kenmerken van het kennisbeheersysteem van Zendesk
Hieronder volgen de belangrijkste kenmerken van Zendesk's kennisbeheersysteem Tool:
- De gebruikersinterface is vrij eenvoudig te gebruiken.
- Het biedt ticketingoplossingen via kennisbeheersystemen.
- Breng een groot aantal wijzigingen of updates aan in uw gegevens
Het perfecte kennisbeheersysteem voor uw bedrijf kiezen
Het is niet voldoende om te beslissen om een KMS in uw bedrijf te integreren, u moet proberen te identificeren welk kennisbeheersysteem ideaal is voor uw organisatie. Bekijk de volgende tips voor het kiezen van de ideale KMS voor uw bedrijf.
#1. Effectief zoeken
Een van de belangrijkste dingen die een bedrijf in gedachten moet houden bij het kiezen van zijn KMS, is een grondige zoekopdracht. Zorg ervoor dat degene die u besluit te integreren in uw systeem er een moet zijn wiens zoekactie slim is en de resultaten verandert op basis van de relevantie van de gebruiker. Het is frustrerend als je naar iets zoekt en moet worden omgeleid of heel veel andere bestanden moet doorlopen om te krijgen wat je wilt.
Zorg er dus voor dat u bij het selecteren uitkijkt naar een KMS dat alle informatie over alle bestandstypen en -indelingen indexeert, waardoor elke bron in uw bedrijf doorzoekbaar wordt.
#2. Integraties
Kies een kennisbeheersysteem dat alle platforms die uw werknemers gebruiken op één plek kan integreren.
# 3. Flexibiliteit
Zorg ervoor dat u een KMS kiest dat flexibel en schaalbaar is. Meer als een die zich kan aanpassen aan een groeiende omgeving, omdat uw bedrijf zeker zal groeien. Is uw kennisbeheersysteem in staat om meer informatie op te slaan naarmate uw bedrijf deze verzamelt? Zal het geschikt zijn voor een groeiend klantenbestand of personeelsbestand? Een schaalbaar kennisbeheersysteem kan u de tijd en moeite besparen om de volledige kennisbasis van uw onderneming later tussen technologieën te verplaatsen.
#4. Veiligheids maatregelen
Het moet gemakkelijk toegankelijk zijn, maar het moet ook beveiligingsmaatregelen kunnen installeren, zodat informatie van een beperkt aantal mensen niet voor iedereen toegankelijk is. Er is dus behoefte aan toestemming en toegangscontrole om de informatiestroom te beheren
#5. Analytics, inzichten en rapportage
Met rapporten en analyses kunt u de effectiviteit van uw kennisbeheerpraktijken beoordelen. Zij kunnen u helpen bij het bepalen hoeveel leden en hoe zij de enterprise knowledge base gebruiken. Dit is van cruciaal belang om de kennisbasis uit te breiden en bruikbaar te houden.
Wat zijn de 2 belangrijkste soorten kennismanagementsystemen?
Kenniswerksystemen, bedrijfsbrede kennisbeheersystemen en intelligente benaderingen zijn de drie hoofdcategorieën van kennisbeheersystemen.
Wat zijn de 4 sleutelprocessen van kennismanagement?
Volgens de bevindingen is het KM-proces verdeeld in vier fasen: kennisvergaring, opslag, distributie en gebruik.
Wat zijn de vijf componenten van kennismanagement?
De beoordeling moet de vijf fundamentele elementen van kennisbeheer behandelen: mensen, processen, technologie, structuur en cultuur.
Wat zijn de doelstellingen van kennismanagement?
Het doel van het kennisbeheerproces is om standpunten, ideeën, ervaringen en informatie uit te wisselen om ervoor te zorgen dat ze op het juiste moment en op de juiste plaats beschikbaar zijn voor weloverwogen beslissingen. Het heeft ook tot doel de efficiëntie te vergroten door de noodzaak van herontdekking van kennis te minimaliseren.
Hoe introduceer je kennismanagement?
Kennismanagement verwijst naar het methodisch beheer van de kennisactiva van een bedrijf met als doel waarde toe te voegen en te voorzien in tactische en strategische behoeften. Het bestaat uit de programma's, procedures, plannen en technieken die het verzamelen, analyseren, evalueren en delen van kennis en het genereren ervan ondersteunen en verbeteren.
Wat zijn de voordelen van kennismanagement?
Voordelen van kennismanagement:
- meer organisatorische flexibiliteit.
- snellere en effectievere besluitvorming.
- snellere oplossing van problemen.
- meer innovatie-output.
- geholpen bij de ontwikkeling en doorstroom van medewerkers.
- delen van vakkennis
- verbeterde dialoog.
- verbeterde bedrijfsprocedures.
Wat zijn de top 5 belemmeringen voor kennismanagement?
Lees meer over de TOP 5 obstakels voor het delen van informatie in de volgende paragrafen, samen met oplossingen:
- Tijdsdruk.
- Gebrek aan bereidheid om te veranderen.
- Afwezigheid van betrokkenheid.
- Tools die te ingewikkeld zijn.
- zorgen over iemands baan.
Wat zijn de voordelen van een kennismanagementsysteem?
- Betere service bieden aan klanten en medewerkers.
- Stimuleer groei en innovatie.
- Het verlaagt de kosten.
- Voorkom redundantie.
- Het verbetert de besluitvorming.
- Helpt bij het bijhouden van ideeën
- Het maakt het gemakkelijk om informatie te vinden
Wat zijn de kenmerken van kennisbeheer?
- Gebruikers vriendelijkheid
- Cloud opslag.
- Onmiddellijke updates
- zoekfunctionaliteit
- Feedbacksysteem
- Samenwerking
- Toegankelijkheid en gebruiksgemak
- Integratie met tools van derden
- Ingebouwde analyse en rapportage
- maatwerk
- Applicatie voor de mobiele telefoon
Conclusie
Elk bedrijf moet een kennisbeheersysteem hebben, of het nu gaat om kleine, middelgrote of grote bedrijven. Het maakt zijn informatie gemakkelijk toegankelijk voor zowel medewerkers als klanten.
Veelgestelde vragen over kennisbeheersysteem
Wat zijn enkele van de tools die worden gebruikt om een effectief KMS te bouwen?
- Intranet
- Extranet
- Documentbeheersysteem
- Content management systeem
- Beslissingsondersteunend systeem
- wiki
- Datawarehouse enzovoort
Wat is kennismanagementcyclus?
De kennismanagementcyclus (KMC) beschrijft de stappen die worden genomen om informatie binnen een organisatie te verzamelen, analyseren en verspreiden om bruikbare kennis te creëren.
- Beste kennisbeheersoftware 2023: Top 21 keuzes
- Handelsfinanciering: overzicht, definitie, cursus, voorbeelden
- TIJDMANAGEMENTSYSTEMEN: Beste tijdbeheersystemen
- NETWERKSYSTEEMBEHEER: hoe het werkt
- KENNISMANAGEMENTSYSTEEM: definitie en typen
- E-MAILSYSTEMEN VOOR ZAKEN: 17+ beste keuzes in 2023 (gedetailleerde beoordeling)
Referentie
