Functieanalyse stelt bedrijven in staat de aard van een baan volledig te begrijpen. Het helpt bij het formuleren van verbeterde functiebeschrijvingen en effectieve opleidings- en ontwikkelingsprogramma's, draagt bij aan een veiligere werkomgeving en effectievere personeelsplanning, en is van cruciaal belang bij prestatiebeheer.
Functieanalyse heeft betrekking op verschillende kritieke HR-verantwoordelijkheden, daarom moet het correct worden uitgevoerd om nauwkeurige en betrouwbare gegevens te verkrijgen. In dit essay bespreken we alles wat u moet weten over functieanalyse. Laten we beginnen!
Wat is taakanalyse?
Een functieanalyse is een methodisch proces voor het identificeren en definiëren van de specifieke verantwoordelijkheden, behoeften en aard van een baan. Het omvat het opdelen van de taak in kleinere stukjes, het verzamelen van gegevens over elke eenheid en het vervolgens analyseren van de gegevens om de vaardigheden en capaciteiten te bepalen die nodig zijn voor de taak.
Een belangrijk principe bij functieanalyse is dat je de functie analyseert in plaats van de persoon die de functie uitvoert. Hoewel sommige baananalysebenaderingen gegevens van werknemers verzamelen, is het eindresultaat een beschrijving van het werk, niet van de mensen.
Om alle belangrijke informatie en details van een baan naar boven te halen, moet een functieanalyse zich richten op de volgende factoren.
- Taken en taken: Het type, de frequentie en de complexiteit waarmee gespecificeerde taken en taken worden uitgevoerd.
- Milieu: Temperaturen, geuren en onvriendelijke mensen zijn voorbeelden van werkomgevingen.
- Gereedschap en uitrusting: Hulpmiddelen en apparatuur die zijn gebruikt om de klus met succes af te ronden.
- Relaties: Interpersoonlijke en interpersoonlijke relaties.
- Vereisten: De kennis, vaardigheden en capaciteiten die nodig zijn om de taak tot een goed einde te brengen.
Soorten taakanalysegegevens
Er zijn drie soorten taakanalysegegevens:
- Werk activiteiten: Informatie over de specifieke activiteiten waaruit een baan bestaat.
- Werknemerskenmerken: Informatie over de kwaliteiten die werknemers nodig hebben om hun werk uit te voeren.
- Werkcontext: Informatie over de interne en externe omgeving van de functie.
Waarom is een functieanalyse belangrijk?
#1. Personeelsplanning
Een kwalitatief onderdeel van de personeelsbehoeften is functieanalyse, die de functievereisten analyseert in termen van vaardigheden, eigenschappen en andere menselijke kenmerken. Dit maakt het gemakkelijker om arbeid te verdelen in verschillende beroepen.
#2. Selectie, Werving en Plaatsing
Om een goed persoon voor de functie in dienst te nemen, is het van cruciaal belang om zowel de functiecriteria als de eigenschappen van de persoon die de functie gaat uitvoeren te begrijpen. Deze informatie is afkomstig uit de functiebeschrijving of functiebeschrijving en helpt het management om de functie-eisen zo goed mogelijk af te stemmen op de houding, talenten en interesses van werknemers, enz.
#3. Ontwikkeling en opleiding:
Taakanalyse stelt aanvaardbare normen voor werkprestaties vast. Helpt bij het beheer van leer- en ontwikkelingsprogramma's.
#4. Functiebeoordeling
Functieanalyse dient als basis voor functiewaardering. Het doel van een functiebeoordeling is om de relatieve waarde van de baan vast te stellen, wat op zijn beurt helpt bij het bepalen van de vergoeding voor de baan.
#5. Prestatie-evaluatie
Gegevens uit taakanalyse stellen een gedefinieerde prestatiestandaard vast voor elke taak. De prestaties van werknemers kunnen objectief worden gemeten aan de hand van de prestatienorm.
#6. Een baan ontwerpen
Industriële ingenieurs kunnen functieanalyse-informatie gebruiken om banen te ontwikkelen door de functie-elementen grondig te onderzoeken.
#7. Gezondheid en veiligheid
Het management kan corrigerende maatregelen nemen om de veiligheid van de werknemers te waarborgen en het risico op verschillende gevaren te verminderen om gevaarlijke omstandigheden te elimineren.
#8. Promoties
Het merendeel van de functieanalyse is gebaseerd op effectief beleid. Er kan een effectief beleid voor promoties en overplaatsingen worden ontwikkeld.
#9. Arbeidsadvies
Functiebeschrijving, die is gebaseerd op functieanalyse, helpt aspiranten bij het bepalen van de functie waarvoor zij de vereiste vaardigheden en vaardigheden hebben.
#10. Relaties op de werkplek
Functieanalyse is de basis voor het oplossen van geschillen die kunnen ontstaan als gevolg van de kwaliteit van de prestaties die van werknemers wordt verlangd.
Hoe ga je te werk bij het uitvoeren van een functieanalyse?
#1. Informatie over een baan verkrijgen.
Het huidige personeel moet worden geobserveerd en geïnterviewd. Stimuleer het personeel om hun verplichtingen na te komen en wees zo expliciet mogelijk bij het beschrijven ervan. Lees de gebruiksaanwijzing of literatuur waarin uw huidige situatie wordt uitgelegd. Vergelijk uw bestaande functieomschrijving met wat uw werknemers zeggen en doen. Houd de resultaten bij per afdeling of per individuele functie. Maak een apart account aan voor elke taak en expertise die nodig is voor de job.
#2. Bepaal het belang van elke taak en vaardigheid.
Als je eenmaal hebt bepaald welke talenten nodig zijn om elke opdracht te voltooien, kun je de moeilijkheidsgraad van elke taak en vaardigheid rangschikken. Bepaal de belangrijkste vaardigheden van elke regio. Let op welke talenten instapniveau zijn en welke meer ervaring vereisen. Je denkt misschien anders over deze baan omdat je dacht dat het een belangrijk onderdeel van de baan was.
#3. Onderzoek industriestandaarden.
Zoek in uw functieanalyse naar statusgegevens om er zeker van te zijn dat u verbonden bent met uw huidige werknemers. Gebruik informatie uit overheidspublicaties en bedrijfsgroepen om uw bevindingen te valideren. Zoek deskundige hulp over het onderwerp die de taken kan verduidelijken die u moet uitvoeren om uw taak uit te voeren. Vergelijk uw netwerk en data met dat van andere bedrijven.
#4. Functieomschrijvingen en normen moeten worden herzien.
Maak een lijst voor elke taak en vaardigheid nadat u de belangrijkste kwalificaties hebt geïdentificeerd en ontdekt die nodig zijn om de taak uit te voeren. Gebruik dit om een bestaande functiebeschrijving te wijzigen of om een nieuwe te maken op basis van uw analyse. Stel voor elke functie een reeks criteria op waarin feedback van uw personeel en uw eigen werkobservaties zijn opgenomen. Voeg verwachtingen toe waaraan u misschien wel of niet hebt voldaan, maar die zijn gebaseerd op professionele richtlijnen die uit uw onderzoek zijn voortgekomen.
#5. Wijzigingen doorvoeren op basis van data.
Onderzoek de hele organisatie. Bepaal op basis van de analyse of de juiste taak aan de juiste taak is toegewezen. Als je ontdekt dat een baan op de ene afdeling beter past bij een ander team, verplaats de taken dan naar een andere baan. U kunt ook ontdekken dat sommige afdelingen meer werk afhandelen dan andere. U kunt taakanalysegegevens gebruiken om strategieën te identificeren om taakverantwoordelijkheden over te dragen op basis van de capaciteiten van elke taak.
Wat is het verschil tussen een functieanalyse en een taakomschrijving?
Taakanalyse kan worden gedefinieerd als het proces van het verkrijgen van informatie over een specifieke baan. Deze gegevens omvatten kennis, vaardigheden en capaciteiten voor productief werk. Het is nuttig bij het opstellen van functiebeschrijvingen en functiebeschrijvingen.
Een functiebeschrijving is een document dat de functies, verantwoordelijkheden, plichten, bevoegdheden en functionarissen specificeert die bij de functie horen.
In de woorden van de leek verwijst baananalyse naar een grondige beoordeling en beoordeling van een bepaalde baan. Als gevolg hiervan is een functiebeschrijving een verklaring die een bepaalde functie beschrijft.
Wat zijn de onderdelen van een taakanalyse?
#1. Baan positie
De functie en de medewerker die die rol in de organisatie vervult, wordt de functie genoemd. Het beloningssysteem van de organisatie is opgebouwd rond functiestatus. Goedbetaalde beroepen en baanhouders verdienen een beter rendement dan lagerbetaalde banen.
#2. Functieomschrijving
Elke omstandigheid onderscheidt zich van de andere omdat het bijvoorbeeld een unieke reeks taken en verplichtingen met zich meebrengt. Ervaring, competentie en kennis. Deze activiteiten, verplichtingen, functies en verantwoordelijkheden worden uitgebreid beschreven in de functiebeschrijving.
#3. Taakwaarde
Werkwaarde is de berekening van de waarde van werk in een organisatie. Met andere woorden, jobwaarde is een schatting van hoeveel de job bijdraagt aan het uiteindelijke doel van de organisatie.
Welke methoden zijn beschikbaar voor het uitvoeren van een taakanalyse?
#1. Sollicitatiegesprekken
Een methode om een passende functiebeschrijving te maken, is door een werknemer om details over zijn functie te vragen. Werkgevers zullen informeren naar specifieke verantwoordelijkheden en een uitsplitsing van de functies die werknemers in een bepaalde functie vervullen.
#2. Waarnemingen
Een werkgever kan er ook voor kiezen om werknemers te observeren terwijl ze hun werk uitvoeren, waarbij ze de activiteiten die ze uitvoeren en de vaardigheden die voor die taken vereist zijn, noteren. Waarnemingen presteren goed voor processen met fysieke taken en productresultaten.
#3. Enquêtes
Enquêtes worden gebruikt om te bepalen hoe vaak een taak wordt volbracht of hoe vaak een vaardighedenpakket wordt gebruikt. Deze enquêtes kunnen zeer georganiseerde vormen zijn waarin werknemers een schaal gebruiken om werkgerelateerde vragen te beantwoorden. Enquêtes kunnen ook informeler worden gebruikt om medewerkers open vragen te stellen.
#4. Werk logboeken
Werkgevers kunnen een schriftelijk verslag van de dagelijkse arbeid voor een bepaalde periode aanvragen. Hierdoor kan een werknemer een gedetailleerde beschrijving geven van zijn gebruikelijke werkactiviteiten en de tijd die nodig is voor elke taak.
Wanneer moet een taakanalyse worden uitgevoerd?
Als eerste fase in het wervingsproces moet een functieanalyse worden uitgevoerd. Door een analyse te schrijven, worden uw behoeften en verwachtingen duidelijk. Het verzamelt ook de informatie die nodig is om een functiebeschrijving op te stellen.
Wat zijn de nadelen van taakanalyse?
#1. Het kost tijd
Het belangrijkste nadeel van het functiebeoordelingsproces is de lengte ervan. Dit is een aanzienlijk nadeel, vooral wanneer de werkgelegenheid regelmatig verandert. Dit accentueert persoonlijke vooringenomenheid: als de supervisor of analist voor hetzelfde bedrijf werkt, kan het proces hun persoonlijke voorkeuren en antipathieën omvatten. Dit is een belangrijke belemmering voor het verzamelen van betrouwbare en nauwkeurige gegevens.
#2. Overmatige menselijke inspanning
Het proces vereist een aanzienlijke hoeveelheid menselijke arbeid. Omdat elke opdracht unieke informatie vereist en er geen vast patroon is, moeten voor elke opdracht gegevens op maat worden verzameld. Om ordergerelateerde gegevens te verzamelen en vast te leggen, moet het proces onafhankelijk worden uitgevoerd.
#3. Ontoereikende vaardigheden
Het is een verspilling van bedrijfsmiddelen als de analist niet op de hoogte is van het doel van het functieanalyseproces en niet over de nodige capaciteiten beschikt om het uit te voeren. Om betrouwbare gegevens te verzamelen, moet u getraind zijn.
#4. Ontoereikende mentale vermogens
Ten slotte zijn mentale talenten zoals intelligentie, emotionele eigenschappen, kennis, competentie, mentaal en uithoudingsvermogen ongrijpbare dingen die niet direct kunnen worden bekeken of geëvalueerd. Mensen gedragen zich in verschillende situaties anders. Daardoor zijn er geen algemene maatstaven voor mentale talenten vast te stellen.
Wie voert een taakanalyse uit?
De afdeling Human Resources van de werkgever of een gecertificeerde werkanalist/consulent kan de functieanalyse uitvoeren.
Voorbeelden van taakanalyse
Laten we eens kijken naar twee voorbeelden van hoe een volledige functieanalyse er in de praktijk uit kan zien.
#1. Voorbeeld van analyse van verkooptaken
| Functie | Sales Representative |
| Classificatie | Full time medewerker |
| afdeling | Verkoop |
| Locatie | Mill Creek, Washington |
| Salarisschaal | Niveau I |
| Functie-eisen | |
| Samenvatting van de positie | Zorgt ervoor dat huidige klanten de producten en diensten hebben die ze nodig hebben. Identificeert en jaagt nieuwe markten na en leidt klanten en pitcht potentiële klanten. Volgt een verkoopproces waarbij contact wordt opgenomen met prospects, opvolging, presentatie van producten en diensten en het sluiten van verkopen. Creëert wekelijkse, maandelijkse en driemaandelijkse verkooprapporten en projecties. Voldoet aan jaarlijkse verkoopdoelstellingen. |
| Baanplichten | – Leads genereren – Klantenlijsten maken – Contact opnemen met prospects en met hen onderhandelen – Opvolgen van prospects en bestaande klanten – Sluiten van verkopen – Onderhouden van klantdossiers – Creëren en presenteren van verkooprapporten |
| vaardigheden | - Vaardigheid in desktop office-programma's - Vaardigheid in CRM - Goede klantenservice en interpersoonlijke vaardigheden - Goede communicatieve vaardigheden |
| Rapportagestructuur | - Rapporteert rechtstreeks aan de nationale verkoopmanager - Niemand rapporteert aan deze functie - Moet de jaarlijkse verkoopvergadering bijwonen |
| Werknemersvereisten | |
| Onderwijs | – Bachelor's degree in bedrijfskunde, financiën, marketing, economie of een gerelateerd veld – Ten minste vijf jaar verkoopervaring |
| vaardigheden | – Past zich aan veranderende behoeften en verwachtingen van klanten aan – Past zich aan veranderingen in de markt aan – Kan vol vertrouwen honderden ongevraagde telefoontjes per week plegen – Kan comfortabel werken in een snel veranderende omgeving |
| Milieu | – Veel kantooromgevingen – Het grootste deel van de dag aan een bureau zitten – Reizen om klanten te ontmoeten |
| Certificaten en licenties | – Rijbewijs in de staat Washington– National Association of Sales Professionals' Certified Professional Sales Person– American Association of Inside Sales Professionals' Certified Inside Sales Professional |
| Succes factoren | |
| Verhoog de verkoop | – Op verwijzing gebaseerde verkopen met 10% per jaar laten groeien – Marktkanaalpenetratie met 12% vergroten in het eerste jaar |
| Verkoop afdeling laten groeien | – Train minimaal één nieuwe junior verkoopmedewerker |
#2. Voorbeeld van baananalyse op instapniveau
| Functie | Assistent redacteur |
| Classificatie | Full time medewerker |
| afdeling | Boek productie |
| Locatie | Malibu, Californië |
| Salarisschaal | Niveau III |
| Functie-eisen | |
| Samenvatting van de positie | Assisteert de hoofdredacteur en uitgever bij het ontwikkelen en leveren van manuscripten. Beoordeelt en corrigeert manuscripten. Conceptualiseert en pitcht verhalen. Ondersteunt de hoofdredacteur en stemt af met andere afdelingen, zoals productie en verkoop. Schrijft persberichten en brengt nieuwe boeken op de markt. Vindt nieuwe auteurs. |
| Baanplichten | – Voer redactionele taken uit ter ondersteuning van de hoofdredacteur– Vind en neem contact op met nieuwe auteurs– Beoordeel en breng wijzigingen aan in documenten– Woon signeersessies, lezingen en boeklanceringen bij |
| vaardigheden | - Vaardigheid in desktop publishing-software - Goed tijdbeheer - Mogelijkheid om te multitasken - Goede interpersoonlijke vaardigheden - Goede communicatieve vaardigheden |
| Rapportagestructuur | – Rapporteert aan de hoofdredacteur en uitgever – Niemand rapporteert aan de assistent-redacteur |
| Werknemersvereisten | |
| Onderwijs | – Bachelor's degree in Engels, literatuur, journalistiek, of een verwant vakgebied |
| vaardigheden | – Vermogen om snel te lezen en fouten en flow te identificeren – Sterke schrijf- en leesvaardigheid – Mogelijkheid om aan meerdere projecten tegelijk te werken – Gedijt op deadlines |
| Milieu | – Snelle kantooromgeving– Het grootste deel van de tijd aan een bureau zitten – 50% van de tijd reizen om evenementen te boeken |
| Certificaten en licenties | - Rijbewijs van de staat Californië - Een lid van de American Copy Editors Society |
| Succes factoren | |
| Efficientie verbeteren | – Verkort de tijd om projecten te voltooien met 15% – Identificeer innovatieve programma's om de bewerking te verbeteren |
| Zakelijke ontwikkeling | – Vind elk jaar minstens tien nieuwe goede auteurs – Train stagiaires |
De uitkomst van uw functieanalyse hoeft niet identiek te zijn aan de bovenstaande voorbeeldfunctieanalyse. Breng wijzigingen aan om het relevanter te maken voor uw organisatie en functie.
Conclusie
Taakanalyse is een slimme en beproefde techniek met een duidelijke rol in Human Resource Management. Een goed uitgevoerde functieanalyse zal inderdaad een impact hebben op de bedrijfsresultaten. Door middel van gerichte training en effectief prestatiebeheer kunnen HR-professionals deze gegevens gebruiken om betere wervingsbeslissingen te nemen en betere prestaties op het werk te verzekeren.
Om te slagen, moet u echter een systematische aanpak hanteren om alle belangrijke componenten van de taak te dekken, zoals uitgelegd in de besproken procesfasen.
Taakanalyse is ook een tijdrovende techniek. Het uitvoeren van een volledige functieanalyse vereist het invullen van vragenlijsten of het interviewen van tientallen mensen, wat een dure aangelegenheid zal zijn. U moet voortdurend overwegen of een volledige functieanalyse de moeite waard is. U moet ook rekening houden met de voortdurend veranderende aard van het werk, hoewel dit in de eerste plaats een reden kan zijn om de functieanalyse uit te voeren.
Gerelateerde artikelen
- TAAKBEHEER: wat is het, software, vaardigheden en beste apps
- TOOLS VOOR TAAKBEHEER: 24 beste tools voor taakbeheer voor teams [2023]
- TAAKBEHEERSYSTEEM: beste gratis en betaalde opties in 2023
- MARKTANALYSE: wat het is en volledige gids over hoe u het moet uitvoeren
- TIJDBEHEER: Vaardigheden en tips voor effectief tijdbeheer
Referenties
