Een human resources (HR)-systeem is een softwaretoepassing die bedrijven helpt bij het beheren van werknemersgegevens. Het wordt gebruikt om werknemersinformatie op te slaan en bij te houden, zoals contactgegevens, functietitels, salarisinformatie en prestatiebeoordelingen. Ongeacht hoe groot of klein uw bedrijf is, HR-software maakt het beheren van mensen en werknemersgegevens gemakkelijker voor HR-managers. Dit artikel behandelt echter alles wat u moet weten over een HR-systeem, het beheer, functies, softwaresystemen en voorbeelden.
Wat is een HR-systeem?
Een HR-systeem, of human resources-systeem, is een uitgebreid, geïntegreerd systeem dat organisaties helpt bij het beheren van hun werknemersgegevens. Het bevat een database met werknemersinformatie, evenals hulpmiddelen voor het volgen van de prestaties, aanwezigheid en voordelen van werknemers. HR-systemen stroomlijnen HR-processen en maken het voor organisaties gemakkelijker om hun personeel te beheren.
U kunt het bijvoorbeeld gebruiken om werknemersgegevens bij te houden, zoals contactgegevens, functietitels, salarissen en prestatiebeoordelingen. HR-systemen kunnen ook helpen bij het inwerken van nieuwe werknemers, het beheren van secundaire arbeidsvoorwaarden en vakantiedagen en het genereren van rapporten.
Daarom kan een HR-systeem een waardevol hulpmiddel zijn voor het beheer van het belangrijkste bezit van een organisatie: de mensen. Door HR-processen te automatiseren, kan het personeelssysteem tijd besparen en de nauwkeurigheid verbeteren. Door werknemersgegevens op één centrale locatie op te slaan, kan het ook gegevensverlies helpen voorkomen en het gemakkelijker maken om werknemerstrends te volgen.
Wat is HR-systeembeheer?
HR-systeembeheer is het proces om deze werknemersgegevens bij te houden en ervoor te zorgen dat deze juist en up-to-date zijn. Dit kan een complexe en tijdrovende taak zijn, maar het is essentieel voor de goede werking van een bedrijf.
Er zijn veel verschillende softwareopties voor HR-systeembeheer op de markt, met functies en voorbeelden. Een populaire optie wordt HRMIS of Human Resources Management Information System genoemd. Met deze software kunnen gebruikers werknemersgegevens invoeren en volgen. Een andere populaire optie is HRMS of Human Resources Management System. Met deze software kunnen gebruikers ook werknemersgegevens volgen, maar het heeft ook extra functies zoals salarisadministratie en secundaire arbeidsvoorwaarden.
Ondertussen helpen deze bedrijven om werknemersgegevens nauwkeurig bij te houden. Bovendien is deze software een grote hulp voor bedrijven, omdat het HR-systeembeheertaken veel eenvoudiger maakt.
Wat is HR-systeemsoftware?
Een HR-systeemsoftware is een tool die human resources binnen een bedrijf beheert. Deze software houdt werknemersinformatie bij, zoals contactgegevens, functietitels, salarissen en prestatiebeoordelingen.
U kunt HR-systeemsoftware gebruiken om programma's voor personeelsbeloningen, zoals ziektekostenverzekeringen en pensioenregelingen, te creëren en te beheren. U kunt het ook gebruiken om trainingsprogramma's voor werknemers te maken en te beheren.
Er zijn verschillende HR-systeemsoftware op de markt en wat het beste is voor een organisatie hangt af van de specifieke behoeften van de organisatie. Sommige HR-systeemsoftware is bijvoorbeeld ontworpen voor kleine bedrijven, terwijl andere voor grote ondernemingen zijn. Bovendien zijn sommige voor specifieke industrieën, zoals de gezondheidszorg of productie.
Daarom is het bij het kiezen van een HR-softwaresysteem belangrijk om rekening te houden met de functies en functionaliteit die het belangrijkst zijn voor de organisatie. Overweeg daarnaast de schaalbaarheid van het systeem en of het in de toekomst aan de behoeften van uw organisatie zal voldoen.
Welke functies moet een HR-systeem hebben?
Wanneer u HR-systeembeheer gebruikt, moet u controleren of de softwaresystemen, functies en voorbeelden een goed resultaat hebben. Daarom zijn hier enkele kenmerken die een HR-systeem effectief zou moeten hebben.
- Ten eerste moet het systeem werknemersgegevens kunnen volgen, zoals contactgegevens, functiegeschiedenis en prestatiebeoordelingen. Deze gegevens moeten gemakkelijk toegankelijk zijn voor HR-medewerkers en managers, zodat ze weloverwogen beslissingen kunnen nemen over personeel en ontwikkeling.
- Ten tweede moet het systeem robuuste tools hebben voor communicatie en samenwerking. Hierdoor kunnen HR-medewerkers informatie delen en effectiever samenwerken aan projecten.
- Bovendien moet een HR-systeem selfservicefuncties voor werknemers hebben, zoals het bekijken van loonstroken en het aanvragen van verlof.
- En tot slot moet de tool of het apparaat robuuste beveiligingsfuncties hebben om gevoelige werknemersgegevens te beschermen.
Wat zijn de soorten HR-systemen?
Er zijn verschillende HR-systemen, elk met verschillende kenmerken en voordelen. Sommigen van hen zijn als volgt:
#1. Human Resource-informatiesystemen (HRIS)
Een Human Resource Information System (HRIS) is een softwaretoepassing die een gecentraliseerde database biedt voor het opslaan en beheren van werknemersinformatie. Deze informatie kan contactgegevens van werknemers, werkgeschiedenis, opleiding, vaardigheden en salarisinformatie omvatten. U kunt HRIS-systemen gebruiken om de prestaties van werknemers en de naleving van het bedrijfsbeleid bij te houden.
Zenefits HR
Meestal gebruiken HR-professionals HRIS-systemen om het proces van het volgen van werknemersinformatie te stroomlijnen. Dit kan tijd en geld besparen door de behoefte aan handmatige gegevensinvoer en gegevensbeheer te verminderen. Bovendien kunnen HRIS-systemen werknemers voorzien van zelfbedieningsfuncties, zoals het bekijken en bijwerken van hun informatie. Zo verbetert het de medewerkerstevredenheid en vermindert het de werkdruk van HR-medewerkers.
#2. Volgsysteem voor aanvragers
Een kandidatenvolgsysteem (ATS) is een softwaretoepassing die de elektronische afhandeling van wervingsbehoeften mogelijk maakt. De meeste bedrijven gebruiken een ATS om vacatures op een bedrijfswebsite of vacaturebank te delen, cv's te screenen en interviewverzoeken te genereren voor potentiële kandidaten via e-mail of sms.
De meeste ATS's lezen en scoren cv's en rangschikken kandidaten op basis van hoe goed hun cv overeenkomt met bepaalde zoekwoorden en zinsdelen. Sommige ATS'en parseren ook cv's en extraheren informatie zoals vaardigheden en werkgeschiedenis. Deze informatie kan worden opgeslagen in een database, waardoor deze door recruiters kan worden doorzocht.
#3. Prestatiebeheersysteem
Een prestatiebeheersysteem is een hulpmiddel dat organisaties gebruiken om de productiviteit van werknemers te meten, te volgen en te verbeteren. De tool geeft medewerkers feedback over hun prestaties, stelt doelen en volgt de voortgang. Het stelt managers ook in staat om opleidings- en ontwikkelingsbehoeften te identificeren.
De voordelen van een prestatiebeheersysteem zijn onder meer verbeterde communicatie tussen werknemers en managers, verhoogde motivatie van werknemers en verbeterde organisatorische prestaties. Het systeem kan ook helpen om probleemgebieden binnen de organisatie te identificeren en aan te pakken.
Er zijn verschillende prestatiebeheersystemen beschikbaar en het systeem dat geschikt is voor een organisatie hangt af van de specifieke behoeften en doelen. Houd dus bij het kiezen van een systeem rekening met factoren als gebruiksgemak, kosten en compatibiliteit met bestaande systemen.
#4. Tijd- en aanwezigheidssysteem
Een geautomatiseerd tijdregistratiesysteem kan wonderen doen voor elke organisatie als het gaat om het optimaliseren van de efficiëntie en het verlagen van de operationele kosten. Het kan ook helpen om het moreel en tijdbeheer van werknemers te verbeteren. Een tijdregistratiesysteem is een softwaretoepassing waarmee werknemers kunnen in- en uitklokken en hun werkuren kunnen bijhouden.
Tijdregistratiesystemen zijn er in verschillende soorten en maten, maar ze hebben allemaal hetzelfde doel: de tijdregistratie van werknemers bijhouden. Deze systemen bieden veel functies, maar de meest elementaire systemen houden bij wanneer werknemers in- en uitklokken en hoeveel uren ze hebben gewerkt.
Sommige tijd- en aanwezigheidssystemen kunnen ook vakantie- en ziektedagen bijhouden en zaken als overwerk berekenen. Meer geavanceerde systemen kunnen zelfs worden geïntegreerd met salarisadministratiesystemen om het u gemakkelijker te maken.
Bovendien zijn er veel verschillende voordelen die een tijdregistratiesysteem kan bieden, maar het is cruciaal om het juiste te vinden voor uw organisatie. De beste manier om dit te doen, is door een tijdregistratie-expert te raadplegen om u te helpen de juiste tool voor uw behoeften te vinden.
#5. Loonsysteem
Een salarisadministratiesysteem is een geautomatiseerd systeem dat door bedrijven wordt gebruikt om de lonen, salarissen, inhoudingen en betalingen van werknemers te beheren. Ze gebruiken het apparaat om salarisstroken te genereren, de aanwezigheid van werknemers bij te houden en belastingen te berekenen.
Bedrijven van elke omvang (van klein tot groot) gebruiken salarissystemen. Ze kunnen bedrijven helpen tijd en geld te besparen door het salarisverwerkingsproces te automatiseren. Ze kunnen bedrijven ook helpen om te voldoen aan fiscale wet- en regelgeving. Bovendien kunt u salarissystemen van softwareleveranciers kopen.
Wat zijn de 3 HR-systemen?
De drie HR-systemen zijn werving, prestatiebeheer en training en ontwikkeling.
- Werving omvat het aantrekken, screenen en selecteren van gekwalificeerde kandidaten voor een bedrijf.
- Prestatiemanagement omvat het stellen van doelen en doelstellingen, het meten van de voortgang en het geven van feedback aan werknemers.
- Training en ontwikkeling houdt in dat werknemers de vaardigheden en kennis krijgen die ze nodig hebben om succesvol te zijn in hun werk.
Wat zijn de drie meest voorkomende HR-modellen?
De drie meest voorkomende HR-modellen zijn het functionele, business partner- en shared services-model.
- Het functionele model is het traditionele HR-model, waarbij HR een aparte afdeling is met een geheel aan functies en verantwoordelijkheden.
- Het zakenpartnermodel is waar HR is geïntegreerd in het bedrijf en nauw samenwerkt met bedrijfsleiders om strategische input en advies te geven.
- Het shared services-model is waar HR gecentraliseerd is en diensten levert aan de hele organisatie.
Wat zijn enkele voorbeelden van HR-systemen?
Als het om HR-systemen gaat, zijn er voorbeelden die u moet kennen. Enkele populaire voorbeelden van HR-systemen zijn: BambooHR, ADP Workforce Now, Zenefits, Paycom en Deltek Talent Management.
Wat zijn HR-kernsystemen?
HR-kernsystemen vormen de ruggengraat van HR-activiteiten. Ze zijn verantwoordelijk voor het volgen en beheren van werknemersgegevens, prestatiebeoordelingen, vergoedingen en secundaire arbeidsvoorwaarden en andere HR-gerelateerde activiteiten. Deze systemen kunnen echter personeelsdatabases, HR-software en personeelsbeleid en -procedures bevatten.
Wat is het beste HR-systeem?
Er is niet één 'beste' HR-systeem. Verschillende organisaties kunnen om verschillende redenen de voorkeur geven aan verschillende systemen. Enkele veelgebruikte HR-systemen zijn onder meer systemen voor het volgen van werknemers (ETS), software voor personeelsbeheer (HRM) en salarisadministratiesystemen.
Wat moet er in een HR-systeem worden opgenomen?
Een HR-systeem moet een manier bevatten om werknemersinformatie bij te houden, zoals contactgegevens, functiegeschiedenis en prestatiebeoordelingen. Het moet ook een manier bevatten om het beleid en de procedures van het bedrijf te volgen.
Wat is het grootste HR-systeem?
Het grootste HR-systeem is meestal het meest uitgebreide en bestrijkt de meeste HR-gebieden. Dit systeem is meestal het duurst en kan het moeilijkst te implementeren zijn. Het kan echter ook het meest effectief zijn voor het beheer van HR voor een bedrijf.
Welke systemen gebruiken HR-afdelingen?
De meeste HR-afdelingen gebruiken een kandidatenvolgsysteem (ATS) om het wervingsproces te helpen beheren. Ze gebruiken ATS om vacatures te plaatsen, cv's te screenen, sollicitanten te volgen en sollicitatiegesprekken te plannen. Sommige ATS'en kunnen worden geïntegreerd met andere HR-software, zoals systemen voor prestatiebeheer en onboarding van werknemers.
Naast een ATS kunnen HR-afdelingen ook gebruikmaken van Employee Self Service (ESS)-systemen. Een ESS is een webgebaseerde applicatie die werknemers kunnen gebruiken om hun persoonlijke gegevens in te zien en bij te werken, verlof aan te vragen, hun loonstrookjes te bekijken en meer. ESS-systemen bevatten vaak een mobiele app zodat werknemers toegang hebben tot hun accountgegevens.
Afsluiten
Een HR-systeem is een essentieel onderdeel van elke organisatie. Het is verantwoordelijk voor het beheer van werknemersgegevens, het volgen van de prestaties van werknemers en het bieden van tools voor personeelsbeloningen.
Een HR-systeem kan complex en verwarrend zijn, maar elke organisatie heeft het nodig om haar personeelsgegevens effectief te beheren. Er zijn veel soorten HR-systeemsoftware beschikbaar en de functies variëren. Houd bij het kiezen van een HR-systeem voor uw bedrijf dus rekening met uw specifieke behoeften en doelstellingen.
Gerelateerde artikelen
Referentie
