Facilitair management is vanwege het grote bereik moeilijk te definiëren. De functies van facilitair management gaan veel verder dan 'faciliteiten beheren', terwijl een verkoopmanager als enige verantwoordelijk is voor het bewaken van de prestaties van verkopers in bedrijven. Hierdoor is het voor bedrijven vaak lastig om de vruchten te plukken van een gekwalificeerde facility manager.
Wat is dan de betekenis van facility management? Om goed te begrijpen wat de facilitair manager doet, waarvoor hij verantwoordelijk is en welke impact hij heeft op een bedrijf, is het het beste om de reikwijdte van zijn werk uit te splitsen.
Wat is Facility Management?
In een notendop is facilitair management de dagelijkse activiteiten die nodig zijn om te garanderen dat de fysieke omgeving van een organisatie haar eisen en kritieke functies ondersteunt.
Er zijn talloze factoren die bijdragen aan de basisfuncties van een organisatie, vooral als we kijken naar het brede scala aan bedrijven dat facilitair management nodig heeft. Het kan een schooldistrict zijn met veel gebouwen, een productiebedrijf met één grote fabriek of een commerciële kantoorruimte die een enkele verdieping van een wolkenkrabber in de stad verhuurt. In welk bedrijf u ook werkt, facilitair management (een facilitair manager) garandeert dat uw fysieke ruimtes en bedrijfsmiddelen kunnen voorzien in de behoeften van uw organisatie.
Waarom is Facility Management belangrijk?
Alle organisaties bestaan om een basistaak te vervullen, die kan variëren van geld verdienen tot het voorzien in de behoeften van een gemeenschap. De ruggengraat van elke succesvolle organisatie is facilitair management. Ze bieden op verschillende manieren hulp:
#1. productiviteit
De eerste en belangrijkste taak is ervoor te zorgen dat het personeel, de werknemers en de huurders hun werk goed kunnen doen. Dit houdt in dat u ervoor zorgt dat de plaats schoon, georganiseerd en gebruiksklaar is. Het houdt ook in dat voertuigen, apparatuur en technologie operationeel zijn wanneer dat nodig is.
#2. Veiligheid en comfort
Ervoor zorgen dat alle gebruikers van het gebouw veilig en comfortabel zijn, is nauw verbonden met productiviteit. Het is van vitaal belang ervoor te zorgen dat gebouwen en apparatuur worden geïnspecteerd om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de veiligheidseisen om aansprakelijkheid en risico's te verminderen. Facilitair managers letten op methoden om het comfort van de huurders te verbeteren.
#3. winstgevendheid
Productiviteit, veiligheid en comfort moeten efficiënt worden gecreëerd. Omdat facilitair beheer vaak de duurste uitgave is vanwege de brede impact ervan op het hele bedrijf, zijn alle inspanningen om overbodige operationele kosten te verminderen van cruciaal belang voor het bedrijfsresultaat.
#4. schaalbaarheid
Naarmate bedrijven groeien, kapitaalgoederen uitbreiden, van locatie veranderen of zich aanpassen aan veranderende werkomgevingen (bijvoorbeeld de introductie van een virtuele werkomgeving), staat facility management voorop bij het garanderen van het succes van deze transformaties. Om het beste te kunnen adviseren over nieuwe prospects, moet het team bekend zijn met de faciliteiten, evenals met de mensen en activa die erin zijn gehuisvest.
#5. Duurzaamheid
Naast naleving van EHS (milieu, gezondheid en veiligheid), hebben faciliteitenmanagers een sociale verplichting om groenere praktijken binnen het bedrijf te promoten. Denk hierbij aan het verminderen van afval, het verbeteren van de energie-efficiëntie of het implementeren van nieuwe best practices. Duurzaam facilitair beheer verbetert het merkimago van de organisatie en verlaagt de totale uitgaven voor energieverbruik.
Wat een Facility Manager wel en niet doet
Om goed te begrijpen wat facilitair management is, gaan we kijken naar de twee soorten diensten die zij dagelijks leveren: hard services en soft services.
#1. Harde diensten
Fysieke structuren (de componenten die niet eenvoudig kunnen worden verwijderd) zijn gerelateerd aan harde services. Corporate facility management is soms wettelijk verplicht om de gezondheid en veiligheid van werknemers of gebruikers van gebouwen te garanderen:
- Gebouw onderhoud
- Onderhoud van het HVAC-systeem
- Water- en energiebeheer
- Liften en roltrappen verlichten brandveiligheid
- Afvoer en sanitair
De rol van facilitair management in deze situatie is het beperken van de kans op ongevallen en calamiteiten, die kunnen leiden tot hoge verzekeringskosten. Bedrijven die reparaties moeten bijhouden, kunnen overwegen software voor facilitair beheer te gebruiken.
#2. Zachte diensten
Bij soft services gaat het om het comfortabeler en veiliger maken van de werkplek.
Verschillende van deze facilitaire werkbeschrijvingen zijn optioneel en kunnen worden toegevoegd of ingetrokken na kwaliteits- en budgetcontroles:
- Schoonmaak- en bewaardiensten
- Veiligheidsmaatregelen
- Onderhoud van parkeerplaatsen
- Plaagbestrijding
- Recycling van afvalverwijdering
- Meubilair en uitrusting aanvullen
- informatietechnologie
- documenten beheer
- Tuinonderhoud, landschapsarchitectuur en postbeheer
Werknemers geven vaak de voorkeur aan de functies van facilitair management om hun leven gemakkelijker te maken. Bedrijven kunnen een overzicht krijgen van hun kosten met onze geïntegreerde werkplekbeheersysteemoplossingen, waardoor ze deze soft services dienovereenkomstig kunnen prioriteren.
Facility Manager versus Property Manager
Een property manager is een rol die vaak wordt verward met een facility manager, en het is eenvoudig te begrijpen waarom. Dit is het duidelijkst in commercieel onroerend goed wanneer eigenaren van onroerend goed en bedrijven afzonderlijke entiteiten zijn. Dit geldt niet voor eigen voorzieningen (dwz de organisatieleiders zijn tevens gebouweigenaren).
Desalniettemin zal in bepaalde commerciële vastgoedomgevingen een vastgoedbeheerder en facilitair manager aanwezig zijn. De vastgoedbeheerder is in dienst van de vastgoedeigenaar (verhuurder), terwijl de facility manager in dienst is van de inwonende organisatie (huurder). Als gevolg hiervan hebben vastgoedbeheerders de leiding over alles wat met de commerciële gebouwen zelf te maken heeft (onderhoud van gebouwen en terreinen, nutsvoorzieningen, kapitaalverbeteringen, enzovoort), terwijl facility managers de leiding hebben over alles wat met de bewoners, het personeel en de activa te maken heeft. binnen (werkruimtebeheer, asset onderhoud, catering, etc.).
Wat is de organisatiestructuur van een afdeling Facility Management?
De afdelingsstructuur varieert, zoals de meeste aspecten van facilitair management, aanzienlijk, afhankelijk van de grootte en branche van facilitair management.
Voor kleinere bedrijven kan de afdeling facilitair beheer uit slechts één persoon bestaan die de leiding heeft over alles. Wanneer dit het geval is, is de facilitair manager (of facilitair manager als het om een enkele faciliteit gaat) nauw betrokken bij de dagelijkse gang van zaken.
Bepaalde diensten worden toegewezen aan gerichte facilitaire professionals of teams naarmate bedrijven groeien. Er kan bijvoorbeeld een onderhoudsmanager, transportdirecteur of productiemanager aan boord worden gehaald om toezicht te houden op die gespecialiseerde diensten.
Sommige organisaties verdelen hun beheer in zones, locaties, gebouwen of regio's, waarbij een gebouwbeheerder of regiomanager de leiding heeft. In elk van deze gevallen is de facilitair manager (of, waarschijnlijker, de facilitair directeur of vice-president operaties) vrij om meer strategische taken uit te voeren in samenwerking met uitvoerend leiderschap.
Facilitair beheer uitbesteden
Veel bedrijven willen verschillende niveaus van facilitair beheer uitbesteden (van het uitbesteden van de hele afdeling tot slechts een paar geselecteerde diensten).
Door interne training en salarisuitgaven te elimineren, kan outsourcing een kosteneffectieve oplossing zijn. Elke organisatie moet voor zichzelf de kosten en baten van uitbesteding in kaart brengen. Meer gespecialiseerde, minder frequente diensten worden vaak uitbesteed, terwijl standaard, routinematige diensten in eigen huis blijven.
| In-house | Outsourced |
| Kern tot organisatiefunctie | Perifere tot organisatorische functie |
| veelvuldig | Zeldzaam |
| Gemeen | Gespecialiseerde |
| Lage opleidingskosten | Hoge opleidingskosten |
Wat zijn de vereisten voor een Facility Manager?
De functie van facilitair manager is niet voor angsthazen en vereist vaak jarenlange ervaring of opleiding. Een facilitair manager begint meestal als onderhoudstechnicus, gebouwbeheerder, werktuigbouwkundig ingenieur of een andere vergelijkbare functie. Naarmate ze meer expertise opdoen, gaan ze door naar directeursfuncties op een hoger niveau, waardoor ze toezicht kunnen houden op meer van de strategische functies van de afdeling.
Afhankelijk van de grootte van het bedrijf en het concurrentieniveau kunnen de opleidingseisen variëren van een middelbare schooldiploma tot een 2-jarige associate degree of een 4-jarige bachelordiploma in facility management of engineering. Veel kandidaten voegen bovendien een certificering voor facilitair management toe aan hun studie.
De drie meest voorkomende zijn:
- Facility Management Professional (FMP)
- Gecertificeerd Facility Manager (CFM)
- Duurzaamheid Facility Professional (SFP)
Een facilitair manager heeft een gediversifieerde vaardigheden nodig vanwege het brede scala aan verantwoordelijkheden die van hem worden verwacht:
- Strategische planning van faciliteiten
- Leiderschap en communicatie
- Project management
- Zakelijke en financiële kennis
- Technisch kunnen (onderhoud en techniek)
Facilitair Management Technologie
Facilitair managementteams hebben meer dan ooit de verantwoordelijkheid voor het bewaren van nauwkeurige en toegankelijke gegevens, het selecteren van strategieën voor duurzaam bouwen en het prioriteren van gebouwen en de gezondheid van het milieu.
Er zijn tal van tools beschikbaar om teams te helpen deze doelstellingen te bereiken.
#1. Software voor het volgen van hulpprogramma's
De meeste bedrijven proberen hun energiekosten te verlagen, hun faciliteiten zo energiezuinig mogelijk te houden en duurzaamheidsdoelstellingen te behalen. Maar vanwege de omslachtige methode voor het verzamelen van gegevens, zien de meeste mensen af van deze projecten. Software voor het bijhouden van nutsvoorzieningen automatiseert deze tijdrovende operatie door gegevens van energierekeningen te importeren uit het softwaresysteem voor faciliteitenbeheer van een organisatie. Hierdoor kunnen medewerkers:
- Ontdek trends ter ondersteuning van kapitaalinvesteringsinitiatieven en apparatuurverbeteringen.
- Krijg een uitsplitsing van de kosten per gebouw om verspilling of inefficiënties te identificeren.
- Beheer het energieverbruik voor elk gebouw en voorspel toekomstige uitgaven
- Om inefficiënte activiteiten te identificeren, moet u de kosten van verschillende gebouwen beoordelen en vergelijken.
#2. Sensor technologie
Toonaangevende facilitaire managementteams gebruiken sensoren om operationele keuzes te stimuleren en gebouwen efficiënter te maken. Wanneer sensoren voor luchtkwaliteit, bezetting en apparatuur afwijkingen vaststellen tijdens het verzamelen van gegevens, kunnen ze u hiervan op de hoogte stellen. Deze informatie heeft het potentieel om het comfort en de gezondheid van de bewoners, de prestaties van de apparatuur en de efficiëntie van het gebouw te verbeteren. Overweeg om deze sensoren aan te sluiten op uw faciliteitenbeheersysteem om technici in te zetten, werk te prioriteren en datagestuurde operationele keuzes te maken om snel actie te ondernemen.
#3. Software voor facilitair beheer
Facility management software is een digitale applicatie die helpt bij de dagelijkse activiteiten van facility management. De software helpt organisaties op de volgende manieren:
- Routineonderhoud en conciërgediensten voor alle delen van uw faciliteiten houden uw gebouwen schoon en veilig voor de bewoners.
- Een gepland onderhoudsschema en invoerproces voorkomen dat details tussen wal en schip vallen.
- Combineer uw communicatie op één locatie met real-time updates voor iedereen die bij een taak betrokken is.
- Neem gegevensgestuurde beslissingen op basis van de prestaties van uw mensen en apparatuur.
Hoewel er verschillende soorten software voor facilitair beheer zijn (CMMS, CAFM, IWMS of EAM), zijn de verschillen vrij vaag. Elke softwareleverancier heeft zijn eigen functieset (ongeacht in welke categorie ze vallen).
Bij het kiezen van software voor uw faciliteiten is het belangrijk om te beginnen met het vaststellen van de benodigde capaciteiten voor uw bedrijf en vervolgens de geschikte oplossing te selecteren.
Wat is de toekomst van de Facility Management-industrie?
Slimme technologie heeft, net als vrijwel elke andere industrie ter wereld, het veld van facilitair management voortgestuwd.
Om concurrerend te blijven in de huidige markt, moet facilitair management, of het nu in eigen land wordt beheerd of uitbesteed, een geautomatiseerd onderhoudsbeheersysteem (CMMS) bevatten met een mobiele applicatie.
Op de cloud gebaseerde geautomatiseerde oplossingen verminderen de verspilde tijd die wordt besteed aan handmatige bewerkingen en voorkomen vertragingen veroorzaakt door menselijke fouten.
Een CMMS kan werkorderprocedures, preventieve en voorspellende onderhoudstaken, activa-, leveranciers- en voorraadbeheer wijzigen.
Serviceproviders voor facilitair beheer zullen deze mogelijkheden al gebruiken, en bedrijven die soepel willen werken, kunnen managementsoftware verkennen via MRI.
Faciliteiten Technologie Management Bedrijven
Zelfs vandaag de dag kunnen veel kleinere bedrijven besluiten om het facilitair beheer intern uit te voeren.
Toch zijn er duizenden mogelijkheden voor facilitaire diensten beschikbaar, en organisaties van elke omvang hebben de facilitaire onderhoudsindustrie ontwikkeld door een of twee taken uit te besteden.
Het aanbieden van geïntegreerd gebouw- en facilitair beheer is een groeiende trend in de branche. Dit brede scala aan diensten voegt waarde toe en bevordert een hogere kwaliteit. De volgende diensten worden geleverd door de top tien geïntegreerde facilitaire bedrijven:
- Leadership
- Diensten voor vergaderzalen
- Risicobeoordelingen voor bedrijven
- Dienstverlening door Catering
- Planning voor bedrijfscontinuïteit
- Wagenparkbeheer
- Contractverwerving
- Diensten voor de receptie
- Nutsbeheer
- Reactie op een noodsituatie
Bedrijven die facilitaire diensten afnemen, profiteren op verschillende meetbare manieren, naast het vrijmaken van hun eigen mensen om zich te concentreren op doelen die directer verband houden met hun kernactiviteiten.
- Verbeterde productiviteit: Eén aanspreekpunt verwijdert overbodige functies, stroomlijnt de communicatie en verbetert workflowprocessen.
- Toegenomen productiviteit: De beschrijvingen van facilitair beheer omvatten onderhoudsmethoden om storingen te voorkomen, die de output vaak onderbreken.
- Verbeterde expertise: De rol van facilitair managementmedewerkers is om al over de technische knowhow te beschikken, waardoor bedrijven tijd en geld kunnen besparen op interne training.
- Kostenbesparingen: Naast tijdsbesparing op training, besparen bedrijven geld op personeel, personeelsbeloningen, salarisadministratie, inventaris en andere uitgaven.
- Verbeterde kwaliteitscontrole: Facilitaire beheerdiensten zorgen voor consistentie en betrouwbaarheid omdat er al bewezen methoden zijn.
Conclusie
Facilitair beheer levert zowel op dagelijkse als op lange termijn waarde, van het onderhoud van apparatuur tot het creëren van een sfeer die de bedrijfscultuur ondersteunt.
Goed presterende bedrijven erkennen het belang van het aanpakken van gebouwenbeheer. Van facilitaire beheerbedrijven wordt verwacht dat ze oplossingen bieden die gebaseerd zijn op geavanceerde technische ontwikkelingen in dit onderdeel van hun activiteiten.
Als u nog geen geautomatiseerde oplossing gebruikt om uw faciliteiten, werkorders, onderhoud, bedrijfsmiddelen en meer te beheren... Dit is een goed begin.
- Faciliteitenbeheersystemen: topkeuzes in 2023
- PRODUCTIEFACILITEIT: hoe u de beste en betrouwbare faciliteit krijgt
- ONLINE MANAGEMENTCURSUSSEN: Beste online managementcursussen
- WAT IS EEN DATACENTER: Betekenis, typen en verschillen
- HR OUTSOURCING COMPANY: Topbedrijven en bedrijfsvoering
Referenties
