Onkostenbeheersystemen helpen een bedrijf bij het beheren van de kosten die gepaard gaan met handmatige onkostenrapportage. Reiskostenbeheersystemen helpen de organisatie bijvoorbeeld om de reiskosten van haar medewerkers bij te houden en te beheren. Hetzelfde geldt voor telecom-onkostenbeheersystemen. Hoewel deze systemen misschien geen geld opleveren, helpen ze geld te besparen door de kosten voor handmatige rapportage te verlagen. Dat gezegd hebbende, laten we eens kijken naar de voordelen en voorbeelden van onkostenbeheersystemen, met een klein kijkje in de cloudgebaseerde systemen.
Wat zijn onkostenbeheersystemen?
Onkostenbeheersystemen zijn software die het grootste deel van het terugbetalingsproces van werknemerskosten automatiseert. De software elimineert de noodzaak voor papier, vermindert de hoeveelheid tijd die wordt besteed aan het beheren van uitgaven en vermindert fouten.
Waar letten Expense Management-programma's op?
Onkostenbeheersystemen automatiseren het vastleggen, volgen, goedkeuren en betalen van terugbetaalbare onkosten van werknemers. Ze werken samen met de onkostenbeheerstrategie van het bedrijf om te garanderen dat toegestane (of niet-goedgekeurde) uitgaven niet worden overschreden.
Een onkostenbeheersysteem biedt ook analytische mogelijkheden die het bedrijf helpen om betere beslissingen te nemen over toekomstige uitgaven en om eventuele noodzakelijke beleidswijzigingen door te geven. Ten slotte helpt het systeem, door alle uitgaven nauwkeurig te rapporteren, bedrijven bij het handhaven van naleving en verantwoordelijkheid.
Kenmerken van onkostenbeheersystemen
Hieronder volgen enkele van de belangrijkste kenmerken en mogelijkheden van onkostenbeheersystemen:
- Houd alle bonnen van medewerkers bij.
- Sta medewerkers toe om bonnen vast te leggen met hun smartphones.
- Plaats de bonnen op een centraal dashboard.
- Stel bestedingsbeperkingen en bedrijfsbeleid vast.
- Sta bedrijven toe deze limieten en regels indien nodig te wijzigen.
- Maak verbinding met zakelijke creditcards (indien van toepassing)
- Stuur de bonnetjes naar de juiste goedkeurders.
- Beheer die goedkeuringen of markeer de goedkeuringen die extra aandacht vereisen.
- Onderzoek naar beleidsinbreuken.
- Plan terugbetaling cheques voor betaling.
Waarom zou u een kostenbeheersysteem gebruiken?
Het handmatig afhandelen van onkostendeclaraties is zowel kostbaar als inefficiënt. De Global Business Travel Association schat dat het gemiddeld duurt:
- 20 minuten om één onkostennota in te vullen
- 18 minuten om een uitgavenrapport te corrigeren.
- $ 58 om één uitgavenrapport te verwerken
- $ 52 om één onkostennota te repareren
Bedrijven die hun onkostenbeheerprocessen automatiseren, kunnen de hoeveelheid tijd en geld die aan deze kritieke operatie wordt besteed, aanzienlijk verminderen. Tegelijkertijd krijgen bedrijven dieper inzicht in het bestedingspatroon van individuele werknemers, waardoor het gemakkelijker wordt om uitzonderlijk hoge uitgaven te identificeren en af te handelen.
Een onkostenbeheersysteem selecteren
Tegenwoordig zijn er talloze onkostenbeheersystemen beschikbaar, en ze zijn niet allemaal gelijk gemaakt. Zoals bij elke technologie-aankoop, wilt u er zeker van zijn dat de oplossing de juiste hoeveelheid functionaliteit biedt, kan voldoen aan de specifieke behoeften van uw bedrijf en een hoog niveau van ondersteuning na de verkoop omvat.
Gemeenschappelijke functies om te controleren op en te vergelijken tussen providers zijn onder meer:
- Audittrails gecreëerd via documentbeheer.
- Eenvoudige, aanpasbare goedkeuringsprocessen.
- Aanpasbaar onkostenbeleid met realtime nalevingscontroles van medewerkers.
- Mobiele toegankelijkheid op een breed scala aan apparaten.
- Rapportage en analyse
- Integratie met andere softwaretoepassingen.
Nadat u de wensen van uw bedrijf heeft vastgesteld, bekijkt u uw mogelijkheden en vraagt u demonstraties aan. Praat met andere bedrijven (idealiter in uw vakgebied) die effectief een onkostenbeheersysteem gebruiken, en zorg ervoor dat u een groot aantal mogelijkheden afweegt voordat u uw uiteindelijke keuze maakt.
Cloudgebaseerde onkostenbeheersystemen
Cloudgebaseerde Expense Management-systemen kunnen uw organisatie, hoe groot of klein ook, helpen uitbreiden. Ze zijn niet alleen kosteneffectief, maar ze verminderen ook de ruimte voor fouten en bieden geavanceerde analyses voor een dieper inzicht in de financiële gezondheid van uw organisatie.
Wat zijn cloudgebaseerde onkostenbeheersystemen?
Cloud computing heeft de manier waarop organisaties werken veranderd. Het heeft de processen voor het verzamelen, opslaan en verwerken van gegevens volledig getransformeerd. Kenmerken van cloudcomputing hebben een revolutie teweeggebracht in veel delen van het bedrijf, van klantverbindingen tot onkostenbeheer tot gegevensbeveiliging.
De verantwoordelijkheden van cloudgebaseerde onkostenbeheersystemen omvatten:
- Kostenbesparende mogelijkheden vinden
- Totale uitgaven onderzoeken
- Overmatige uitgaven beheren
De relatie is veel eenvoudiger wanneer deze cloudgebaseerd is, waardoor er minder ruimte is voor fouten of compromissen. Het is ook een effectieve geldbesparende strategie. Bovendien, ongeacht waar ze zich op een bepaald moment bevinden, bevinden werknemers en bedrijfseigenaren zich op dezelfde pagina.
Vaak maakt een onkostencloud ook integratie met andere softwarefuncties mogelijk, zoals:
- Reisplanningssoftware
- Tijdbeheersoftware
- Software voor personeelsbeheer
- Software voor boekhouding
Wat zijn de voordelen van het gebruik van cloudgebaseerde onkostenbeheersystemen?
#1. Het is snel en goedkoop.
Als het gaat om de verwerking van uitgaven, kan het oude gezegde "tijd is geld" niet meer waar zijn. Expense management zorgt niet voor inkomsten, maar het is iets dat elk bedrijf moet doen om op koers te blijven.
Een cloudgebaseerd onkostenbeheersysteem is nauwkeurig, eenvoudig en gebruiksvriendelijk. Op de achtergrond is het zware werk al gedaan. Het enige dat gebruikers nog moeten doen, is de nodige informatie en nummers invoeren.
Het gebruik van cloudgebaseerde geautomatiseerde onkostenbeheersystemen zorgt voor kostenbeheersing omdat er minimale ruimte overblijft voor menselijke fouten. Het kan de IT-kosten en de verwerkingskosten van elk rapport drastisch verlagen door over te schakelen van een handmatige naar een geautomatiseerde aanpak.
#2. Het zorgt voor een naadloze samenwerking.
Als het gaat om de uitgaven van werknemers, worden de meeste aankopen gedaan tijdens het reizen. Maar de dagen van het bewaren van een stapel bonnen en het invoeren van wat je hebt uitgegeven als je thuiskomt, zijn allang voorbij.
Financiële teams en ander personeel kunnen op veel plaatsen communiceren met behulp van software voor het rapporteren van actuele uitgaven. Met de functie voor ontvangstbeheer kunnen bedrijven onkostengegevens bekijken vanaf een centrale opslaglocatie (de cloud).
#3. Het neemt de kans op fouten weg.
Hoe langer medewerkers bonnen bewaren of wachten om terug te keren naar kantoor om declaraties en onkosten in te voeren, hoe groter de kans op fouten.
Een onkostenbeheersysteem elimineert fouten bij invoer en verwerking. Dit is voornamelijk te wijten aan het feit dat informatie overal en op elk moment kan worden verspreid.
Een cloudgebaseerd systeem zorgt ook voor meer transparantie. Bovendien detecteert online software voor het rapporteren van uitgaven snel dubbele facturen, zodat ze kunnen worden geëvalueerd en verwijderd voordat ze een impact hebben op de gerapporteerde aantallen.
#4. Het is veiliger
De meeste datalekken worden veroorzaakt door menselijke fouten. Hier zijn enkele voorbeelden van hoe acties van werknemers kunnen leiden tot een inbreuk op de beveiliging:
- Bepaalde informatie is per ongeluk gelekt.
- E-mails verzonden naar de verkeerde ontvangers
- Documentatie is zoekgeraakt of gestolen.
- Diefstal van hardware
- Onvoldoende weggegooid papierwerk
Wanneer u kiest voor cloudgebaseerde kostenbeheersystemen, profiteert u van de beste cyberbeveiliging. Bovendien, aangezien werknemers overal gegevens kunnen invoeren, is er minder kans op zoekgeraakte papieren en het verzenden van gevoelige informatie via e-mail, onder andere.
Vergeet niet om uw werknemers dingen te leren zoals het openen van de verkeerde e-mails, het klikken op kwaadaardige links of het gebruik van onveilige netwerken door een online cursus of ad-hoc trainingsmateriaal te maken. Hoe meer kennis ze hebben, hoe meer u profiteert van uw beschermde onkostencloud.
#5. Het biedt verbeterde analyses en transparantie.
Een cloudgebaseerde Expense Management-software is zowel toegankelijk als geavanceerd. Het geeft bedrijven en gebruikers inzicht in gebieden die aandacht vereisen. Een onkostenbeheersoftware die cloudgebaseerd is, is niet alleen toegankelijk, maar ook intelligent. Het geeft bedrijven en gebruikers inzicht in gebieden die moeten worden verbeterd, zoals uitgavenbeheer en optimalisatie van bedrijfsprocessen.
Managers kunnen onderhandelen over kosteneffectievere reisarrangementen als ze consistente en transparante toegang tot gegevens hebben. Bovendien kunnen ze snel fouten of opzettelijke fraude detecteren voordat deze zich voordoen.
De beste onkostenbeheersystemen
#1. Zoho-kosten
Zoho Expense is ideaal voor iedereen, van freelancers tot grote bedrijven. Het platform maakt uitgavenbeheer eenvoudiger. Van aanvraag tot terugbetaling, alles gaat snel en gemakkelijk.
#2. Verdeeld
Bij Divvy draait alles om gebruiksgemak. Dit gratis kostenbeheerprogramma verbindt u met zoveel creditcards als u nodig heeft om uw uitgaven bij te houden. Het versnelt het proces van het registreren en categoriseren van alle transacties. U hoeft nooit meer bonnetjes te zoeken voor vergoedingen!
#3. Rydoo-uitgaven
Rydoo Expense is perfect voor snelgroeiende middelgrote tot grote organisaties. Met het uitgavenplatform kunt u uw uitgaven altijd en overal beheren. U krijgt een gebruiksvriendelijke en gecontroleerde bestedingsmanager die u helpt de financiële kosten onder controle te houden.
#4. Verse Boeken
FreshBooks is wereldwijde software voor boekhoudbeheer die voornamelijk is ontwikkeld voor kleine bedrijven. Het heeft een van de hoogste niveaus van klanttevredenheid. Het 24 miljoen abonneesbestand van Freshbooks toont aan dat het een van de beste producten voor uitgavenbeheer op de markt biedt.
#5. kosten maken
Expensify is een programma voor uitgavenbeheer dat door iedereen kan worden gebruikt. Het kan elke behoefte aan, van persoonlijke financiële rapportage tot het beheer van grote bedrijfsuitgaven. Via eenvoudige gegevens- en rapportagegestuurde processen regelt de software uitgaven, transacties en geld in realtime.
Doet QuickBooks onkostenbeheer?
Hoewel QuickBooks hier niet wordt vermeld, is het een van de effectieve tools voor onkostenbeheer die u voor uw organisatie kunt gebruiken.
Reis- en onkostenbeheersystemen
Reisbeheer is tijdrovend, maar onkostenbeheersystemen zorgen ervoor dat u een duidelijk beeld heeft van al uw reiskosten.
Zakenreizen worden veel makkelijker te regelen, wijzigen en beheren met de juiste systemen en software. Het kan ook helpen om geld te besparen en te veel betalen te voorkomen, wat van cruciaal belang is voor kleine bedrijven met beperkte financiële middelen.
Wat zijn reis- en onkostenbeheersystemen?
Reis- en onkostenbeheersystemen zijn alles-in-één oplossingen voor het beheren en volgen van zakelijke reiskosten. T&E-beheersystemen zijn essentieel voor bedrijven die personeel op zakenreizen sturen, of het nu gaat om het plannen van reizen, het controleren van reizende werknemers of het opstellen van onkostendeclaraties.
Zakelijke reis- en onkostenbeheersystemen kunnen bedrijven van elke omvang helpen. Het is van cruciaal belang om een volledig beeld te hebben van uw zakelijke reiskosten en om een deskundige klantenservice te hebben als u problemen ondervindt. Het helpt ook bij het plannen van reizen in overeenstemming met het reisbeleid van uw bedrijf en stroomlijnt uw factureringsproces.
De meest effectieve reis- en onkostenbeheersystemen
#1. ReisPerk
TravelPerk is een platform voor het beheer van zakenreizen waarmee klanten eenvoudig zakenreizen kunnen plannen en beheren. Het systeem is gekoppeld aan een groot aantal verschillende producten, waaronder Rydoo en Circula, twee belangrijke platforms voor onkostenbeheer. Dit garandeert dat je alles wat je nodig hebt op één enkel eenvoudig platform hebt.
TravelPerk biedt ook een flexibele reisoplossing, FlexiPerk, om organisaties te helpen bij het verminderen van verspillende reiskosten. Bedrijven die tot twee uur van tevoren afzeggen, kunnen bij FlexiPerk minimaal 80% van hun geld terugkrijgen.
#2. Fiel
Fyle is software voor onkostenbeheer waarmee bedrijven en mensen onkosten en vergoedingen effectiever kunnen beheren. Het is gekoppeld aan TravelPerk om naadloze rapportage van reisuitgaven te bieden, naast integratie van boekhouding en personeelsgegevens. Het biedt financiële managers ook uitgebreide controle en zichtbaarheid over T&E-procedures.
Fyle kan niet helpen bij het plannen van zakelijke reizen, maar de combinatie met TravelPerk biedt travelmanagers één locatie om alle zakenreisactiviteiten af te handelen. Alle excursies die met Travelperk zijn geboekt, worden als onkosten gemaakt in Fyle, met facturen als bijlagen. De twee oplossingen werken samen om u een compleet beeld te geven van uw reiskosten.
#3. SAP Akkoord
SAP Concur is alles-in-één software voor reis- en onkostenbeheer. Het helpt bij de automatisering van uw werkactiviteiten voor een eenvoudiger reisbeheerervaring. Het is beschikbaar in hotels, vliegtickets en taxi's.
#4. ReisBank
TravelBank is een andere software die uitgaven- en reisbeheer combineert. Het biedt een verscheidenheid aan producten om u te helpen uw reis- en uitgavenbeheer te vereenvoudigen.
Over het algemeen zeggen consumenten dat TravelPerk gemakkelijker in te stellen, te gebruiken en te beheren is dan TravelBank. TravelPerk voldoet beter aan de eisen van recensenten dan TravelBank, en de hoogwaardige hulp van het klantenserviceteam van TravelPerk is ongeëvenaard.
#5. Emburse certificeren
Emburse Certify is een onkostenbeheerprogramma waarmee u reizen rechtstreeks vanaf het platform kunt boeken of door integratie met een ander reisbeheersysteem.
Met deze software kunt u uitgavenrapporten leveren, crediteuren afhandelen en facturen beheren, allemaal vanaf één enkel platform.
Telecom onkostenbeheersystemen
Het doel van telecom-onkostenbeheersystemen (TEM) was om de maandelijkse kosten van vaste telefoonlijnen te beheersen. Sindsdien is het uitgegroeid tot het beheer van draadloze, spraak- en datadiensten, met als doel het verlagen van risico's en kosten. Financiën, IT en inkoopafdelingen profiteren van het gebruik van deze services door het kostenbeheer van bedrijfscommunicatie en voorraad te vereenvoudigen.
Telecom-onkostenbeheersystemen zijn nu geautomatiseerd om de last van facturering te verlichten en de uitgaven dagelijks te controleren om te garanderen dat de doelstellingen worden gehaald. Volledig inzicht in uw communicatiesystemen, mobiele apparaten en circuits biedt een bedrijf een momentopname van de kosten, wat helpt bij het verbeteren van de efficiëntie. De strategische besluitvorming over technologie op C-niveau wordt ook ondersteund door TEM-softwareproducten.
De functies van TEM-software zijn vergelijkbaar met die van Mobile Device Management (MDM), die een breed scala aan beveiligingsmogelijkheden bieden en dus geschikt zijn voor commercieel gebruik. TEM-goederen zijn daarentegen meer gericht op de volgende gebieden:
- Voorraadbeheer en wijzigingsbeheer
- Sourcing XNUMX
- Inkoop en uitvoering
- Factuuradministratie
- Kostenbeheersing (inclusief validatie en optimalisatie)
- Terugvordering en gebruiksbeheer
- Betaling van rekeningen
- Beheer van Enterprise Mobility (EMM)
Telecom Expense Management (TEM)-systemen omvatten:
Clearview, Cass Telecom Expense Management (TEM), Saaswedo mytem360, Tangoe Platform, Upland Cimpl, Widepoint Telecom Lifecycle Management, brightfin (MobiChord + Mobile Solutions + visage) en One Source zijn slechts enkele van de bedrijven die telecom onkostenbeheer aanbieden.
Hoe beheert u onkostendeclaraties?
- Zorg voor een goed gedefinieerd onkostenbeleid.
- Maak het eenvoudig om uitgaven te rapporteren en bij te houden.
- Maak zakelijke creditcards beschikbaar.
- Maak een routine-audit.
Hoe kan Microsoft Excel u helpen bij het beheren van uitgaven?
Sjablonen voor het bijhouden van onkosten zijn beschikbaar in Excel. Het onkostendeclaratiesjabloon, dat subrubrieken bevat voor verschillende soorten zakelijke uitgaven, is een populaire optie. De gegevens worden gepresenteerd als kolommen, waarvan elk zijn eigen label of koptekst kan hebben die kan worden gewijzigd of verwijderd als deze niet aan de behoeften van de gebruiker voldoet.
Hoe regel je de maandelijkse uitgaven?
U kunt voorkomen dat u te veel uitgeeft aan frivole artikelen en toch wat geld overhoudt door 50% van uw inkomsten toe te wijzen aan levensbehoeften en 30% aan luxeartikelen. Huur/hypotheek, nutsvoorzieningen, voedsel, kleding en andere uitgaven zijn allemaal voorbeelden van benodigdheden.
Wat is het verschil tussen kosten en kosten?
Hoewel de termen "kosten" en "uitgaven" soms door elkaar worden gebruikt, zijn er belangrijke verschillen tussen de twee waarmee bedrijven rekening moeten houden. Uitgaven zijn terugkerende kosten zoals personeelssalarissen of huur in een winkel, terwijl kosten de initiële uitgave zijn die nodig is om een actief te kopen.
Wanneer moeten de kosten worden geboekt?
De inkomsten en uitgaven van een bedrijf worden zo snel mogelijk geteld nadat ze respectievelijk zijn verdiend en gemaakt, volgens de toerekeningsbasis. In tegenstelling tot de boekhoudkundige kasbasis, die vereist dat transacties alleen worden geregistreerd wanneer contant geld daadwerkelijk van eigenaar verandert, wordt deze actie pas later in de boeken weerspiegeld.
Samenvatten
Onkostenbeheersystemen kunnen bedrijven helpen bij het organiseren en beheren van zakenreizen, telecom en aanverwante uitgaven. Bedrijven kunnen helpen kosten en gedoe te besparen door de juiste onkostenbeheersystemen te gebruiken. Een compleet reis- en onkostenbeheersysteem helpt zowel de reismanager als de financieel manager bij het creëren van meer kosteneffectieve reisprogramma's.
Veelgestelde Vragen / FAQ
Wat is een onkostenvergoedingssysteem?
Een onkostenvergoedingssysteem is de manier waarop bedrijven hun werknemers terugbetalen die hun eigen geld hebben uitgegeven aan zakelijke uitgaven.
Tellen onkostenvergoedingen mee als inkomen?
Onkostenvergoedingen zijn belastbaar als onderdeel van het bruto-inkomen voor werknemers.
Wat is een platform voor uitgavenbeheer?
Uitgavenbeheerplatforms zijn software die niet-loonadministratieve zakelijke uitgaven bijhoudt en beheert.
Gerelateerde artikelen
- Hoe u concurrentievoordeel kunt behalen?
- BEDRIJFSKOSTENCATEGORIEN: Beste 2023 bedrijfskostencategorieën om te overwegen
- HUISVESTINGSVERHOUDING: wat het en hoe het te berekenen?
- Onkostenbeheer: definitie en 13 beste onkostenbeheersoftware
- EINDKOSTEN: Verzekeringsdekkingen en verzekeringsmaatschappijen
Referenties
