Bedrijven moeten voortdurend evolueren en zich aanpassen om een verscheidenheid aan uitdagingen het hoofd te bieden, waaronder technologische veranderingen, de opkomst van nieuwe concurrenten en veranderingen in wet- en regelgeving of onderliggende economische trends. Als u dit niet doet, kan dit leiden tot stagnatie of, erger nog, mislukking. Ongeveer de helft van alle initiatieven voor organisatieverandering mislukt, wat benadrukt hoe belangrijk het is voor managers en bedrijfsleiders om te weten hoe ze de verandering moeten plannen, coördineren en uitvoeren. Bent u belast met het leiden van een belangrijk veranderingsinitiatief binnen uw bedrijf? Wil je laten zien dat je in staat bent om een dergelijk initiatief de volgende keer te leiden? Hier volgt een overzicht van wat verandermanagement is, de belangrijkste stappen in het proces en acties die u kunt ondernemen om uw managementvaardigheden te verbeteren en uw rol effectiever te maken.
Wat is verandermanagement?
Verandermanagement is het proces van het begeleiden van organisatieveranderingen van begin tot eind, inclusief het plannen, implementeren en consolideren van veranderingen. Het verwijst naar hoe bedrijven omgaan met veranderingen, zoals de implementatie van nieuwe technologie, veranderingen in bestaande processen en het verschuiven van de organisatorische hiërarchie. Afhankelijk van het type wijziging dat u aanbrengt, kan dit proces er anders uitzien.
Waarom is verandermanagement belangrijk?
Het opstellen van een verandermanagementplan stelt organisaties in staat om soepeler over te stappen in tijden van verandering. U kunt wijzigingen afdwingen, maar tenzij u een plan heeft voor het implementeren, bewaken en rapporteren over het succes van die wijzigingen, staat u op het punt te mislukken. Wijzigingsbeheer geeft u meer controle over het gehele proces, wat doorgaans gepaard gaat met een kostbaar implementatieplan en investering, ongeacht het type wijziging dat u wilt aanbrengen.
Hieronder volgen enkele van de verschillende niveaus van verandermanagement:
- Organisatorische of transformationele verandering: Dit zijn grootschalige en omvangrijke verandermanagementprojecten. Deze transformaties, zoals het veranderen van de hiërarchie van de organisatie, het lanceren van een nieuw product of het ondergaan van een digitale transformatie, zijn vaak ingrijpend.
- Adaptieve of geleidelijke verandering: Deze veranderingsprojecten hebben een kleinere reikwijdte en omvatten kleinere wijzigingen in producten, processen, strategieën en workflows. Het implementeren van nieuwe softwaretools, het aannemen van een nieuw teamlid om een probleem op te lossen of het updaten van een thuiswerkbeleid zijn voorbeelden van adaptieve veranderprojecten.
- Individueel verandermanagement: Deze veranderingsprojecten helpen individuen bij het managen van veranderingen om vooruitgang te boeken in hun rol en/of om specifieke doelen te bereiken. Dit kan betekenen dat je een nieuwe vaardigheid leert.
Niet elk veranderinitiatief past precies in een van de verandermanagementniveaus. Het is heel goed mogelijk dat de niveaus elkaar overlappen.
Stel dat u uw organigram verandert en een bijscholingstrainingsinitiatief lanceert voor bestaande werknemers. Als Workday ook wordt geïmplementeerd om uw human capital management te stroomlijnen, heeft uw wijziging betrekking op alle drie de niveaus.
Voordelen van verandermanagement
Doordacht verandermanagement komt alle veranderingen, groot of klein, ten goede. Zonder goed management zult u waarschijnlijk obstakels tegenkomen en tijd en geld verspillen omdat verandering niet vanzelfsprekend is voor mensen of organisaties. De sleutel tot het doorvoeren van blijvende veranderingen is verandermanagement.
Op organisatieniveau heeft het aanpakken van verandermanagement de volgende voordelen:
- Actief strijden tegen interne weerstand tegen verandering.
- Stelt duidelijke doelstellingen vast voor veranderingsinitiatieven, zodat bedrijven de voortgang kunnen volgen.
- Ontwikkelt effectieve implementatiestrategieën voor verandering die kunnen worden gestandaardiseerd en toegepast op verschillende veranderingsprojecten in de hele organisatie.
- Houdt rekening met en balanceert verschillende facetten van verandering, waaronder mensen, processen, technologie, enzovoort.
- Stelt individuen en werknemers in staat om sneller door veranderingen te navigeren, waardoor ze productiever kunnen zijn.
- Stelt organisaties in staat om ROI te vinden op hun transformatieprojecten door het succes van veranderingsprojecten mogelijk te maken.
Soorten verandermanagement
Afhankelijk van de specifieke wijziging waar u doorheen navigeert, kunt u verschillende best practices en theorieën voor verandermanagement toepassen. Overweeg hoe u elk van deze vier typen wijzigingen kunt aanpakken:
- Uitzonderlijke verandering: geïsoleerde gebeurtenissen die de ervaring van een persoon veranderen, maar geen significante invloed hebben op meerdere aspecten van hun leven. Een naamsverandering zou bijvoorbeeld wat HR-papierwerk en een nieuw e-mailadres vergen, maar zou de rol van de persoon op het werk niet veranderen.
- Incrementele verandering: Veranderingen die geleidelijk plaatsvinden in plaats van abrupt, zoals het upgraden van bestaande technologie.
- Slinger verandering: Een plotselinge omschakeling van het ene uiterste naar het tegenovergestelde standpunt of toestand. Bijvoorbeeld de overstap van een 100% in-office team naar een 100% remote team.
- Paradigma verandering: Veranderingen in overtuigingen of waarden die geïnternaliseerd worden als de nieuwe norm. Een succesvolle overgang van een synchroon naar een hybride model omvat bijvoorbeeld zowel synchrone als asynchrone communicatie.
Beheer van procesveranderingen
Een set startvoorwaarden (punt A) en een functioneel eindpunt (punt B) zijn de twee componenten van een veranderingsproces. Het tussenliggende proces is dynamisch en verloopt in fasen. De belangrijkste stappen van het verandermanagementproces worden hieronder samengevat.
#1. Maak je klaar voor een verandering in de organisatie
Een organisatie moet zowel logistiek als cultureel voorbereid zijn om verandering succesvol na te streven en door te voeren. Om de beste bedrijfsresultaten te behalen, moet er een culturele voorbereiding plaatsvinden voordat men zich verdiept in de logistiek.
De manager richt zich op het helpen van medewerkers bij het herkennen en begrijpen van de veranderingsnoodzaak tijdens de voorbereidingsfase. Ze vergroten het bewustzijn van de verschillende uitdagingen of problemen waarmee de organisatie wordt geconfronteerd die optreedt als veranderaar en die onvrede veroorzaakt met de status quo. Vroegtijdige steun krijgen van werknemers die de verandering helpen implementeren, kan frictie en weerstand verminderen.
#2. Ontwikkel een verandervisie en -strategie
Wanneer een organisatie klaar is om verandering te omarmen, moeten managers een alomvattend en realistisch plan bedenken om deze te implementeren.
Het plan moet de volgende informatie bevatten:
- Strategische doelen: In hoeverre helpt deze verandering de organisatie bij het behalen van haar doelstellingen?
- Key performance indicators: Hoe wordt het succes bepaald? Welke statistieken moeten worden verplaatst? Wat is het uitgangspunt voor hoe het er nu voor staat?
- Projectdeelnemers en team: Wie zal verantwoordelijk zijn voor het doorvoeren van de wijzigingen? Wie moet er in elke kritieke fase aftekenen? Wie zal de uitvoering voor zijn rekening nemen?
- Project scope: Welke specifieke stappen en acties omvat het project? Wat valt buiten de scope van het project?
Hoewel een gestructureerde aanpak belangrijk is, moet het plan ook rekening houden met eventuele onbekende factoren of obstakels die zich tijdens het implementatieproces kunnen voordoen en die wendbaarheid en flexibiliteit vereisen om te overwinnen.
#3. Breng de veranderingen in actie
Het volgen van de stappen in het plan om de noodzakelijke verandering door te voeren, is het enige dat overblijft nadat het is gemaakt. De bijzonderheden van het initiatief zullen bepalen of dit veranderingen met zich meebrengt in de structuur, strategie, systemen, processen, gedrag van werknemers of andere aspecten van het bedrijf.
Verandermanagers moeten zich tijdens het implementatieproces concentreren op het in staat stellen van hun werknemers om de nodige stappen te zetten om de doelen van het initiatief te bereiken en eventuele kortetermijnoverwinningen te vieren. Ze moeten ook proberen te anticiperen op wegversperringen en deze, zodra ze zijn geïdentificeerd, voorkomen, verwijderen of verminderen. Tijdens het implementatieproces is het essentieel om de visie van de organisatie herhaaldelijk aan teamleden te communiceren om hen te herinneren aan de redenen voor verandering.
#4. Integreer veranderingen in de bedrijfscultuur en -praktijken
Verandermanagers moeten een terugkeer naar de vorige staat of status-quo voorkomen nadat het veranderinitiatief is voltooid. Dit geldt met name voor organisatieveranderingen waarbij bedrijfsprocessen betrokken zijn, zoals workflows, cultuur en strategievorming. Zonder een adequaat plan kunnen werknemers terugvallen op de "oude manier" om dingen te doen, vooral tijdens de overgangsperiode.
Afglijden wordt bemoeilijkt door veranderingen in de cultuur en praktijken van het bedrijf door te voeren. Nieuwe organisatiestructuren, controles en beloningssystemen moeten allemaal worden gezien als hulpmiddelen om te helpen bij het aanpassen van sticks.
#5. Evalueer voortgang en resultaten
Een veranderingsinitiatief is niet per se succesvol alleen omdat het is afgerond. Het uitvoeren van een analyse en beoordeling, ook wel een 'post-mortem project' genoemd, kan bedrijfsleiders helpen bij het bepalen of een veranderingsinitiatief succesvol, niet succesvol of een gemengd resultaat had. Het kan ook waardevolle inzichten en lessen opleveren die kunnen worden toegepast op toekomstige veranderingsinitiatieven.
Tips om effectief met veranderingen om te gaan
Hier zijn zes belangrijke best practices voor verandermanagement die u kunt volgen om een effectieve veranderingstransitie te garanderen, gebaseerd op onze ervaring.
#1. Zorg voor een gevoel van urgentie
Dit richt zich op het presenteren van de verandering als een urgente en opwindende kans, volgens het "Enhanced Kotter's 8-Step Change Model". U moet degenen die door de verandering worden getroffen, laten zien dat het hun productiviteit zal verhogen en hun werk effectiever zal doen.
#2. Gefaseerd uitrollen
Door je initiatief te segmenteren, voorkom je dat je team wordt overspoeld met te veel veranderingen tegelijk. Kleine, geleidelijke veranderingen zijn gemakkelijker door te voeren dan grote, abrupte veranderingen.
U dient ook een eerste bètatest uit te voeren met een kleine groep testers of een afdeling. Zodra eventuele bugs in de bètafase zijn uitgewerkt, rolt u de wijziging uit naar een grote groep en vervolgens naar het hele bedrijf.
#3. Adresseer weerstand
Leg uit welke gevolgen de wijziging heeft voor bepaalde afdelingen en mensen. Door vanaf het begin eventuele interne aarzelingen aan te pakken, kunt u weerstand voorkomen en uw medewerkers helpen zich aan te passen aan veranderingen.
#4. Pas verschillende trainingstechnieken toe.
Niet iedereen leert op dezelfde manier, dus het is van cruciaal belang om begeleiding te bieden via een verscheidenheid aan trainingsmethoden en trainingsformaten voor werknemers. U dient uw eindgebruikers en medewerkers verschillende leerstijlen aan te bieden, zoals:
- Traditionele training onder leiding van een instructeur
- Online leren met een LMS
- Video's
- In-app begeleiding en on-demand ondersteuning
#5. Identificeer veranderaars
Zonder intern draagvlak mislukt uw initiatief nog voordat het is begonnen. Veranderleiders inspireren het team als geheel om door te gaan met de transformatie. Uw veranderingsleiders moeten een dwarsdoorsnede zijn van medewerkers van de verschillende afdelingen die door de verandering worden beïnvloed. Deze leiders moeten geliefd zijn in de hele organisatie en de mogelijkheid hebben om meningen te beïnvloeden.
#6. Vraag feedback
Luisteren naar uw team is een uitstekende manier om uw verandermanagementproces te verbeteren en eventuele zorgen of weerstand aan te pakken. Dit geeft u ideeën voor het verbeteren van toekomstige uitrol van wijzigingen en het betrekken van individuele medewerkers bij het proces.
Hoe een verandermanagementplan op te stellen
Een verandermanagementplan begeleidt jou en je team tijdens de transitie. Deze zes stappen voor het maken van een verandermanagementplan (plus verandermanagementsjablonen om aan de slag te gaan!)
- Ontwikkel een wijzigingsvoorstel: Dit is uw argument waarom de wijziging noodzakelijk is. Beschrijf de voordelen, impact en motivatie van de verandering.
- Identificeer veranderingsleiders: Dit zijn uw uitgesproken voorstanders van de verandering, doorgaans het senior management en andere invloedrijke leiders. In dit veranderteam is het belangrijk om verschillende rollen te mixen.
- Ontwikkel een communicatieplan voor verandermanagement: Dit is uw strategie om elk aspect van de verandering te communiceren aan degenen die erdoor worden beïnvloed.
- Stel veranderdoelen en KPI's vast: Zo volg je het succes (of falen) van verschillende veranderinitiatieven. Maak een plan voor het analyseren van de wijziging zodra deze is geïmplementeerd, met doelen en KPI's gekoppeld aan zakelijke doelstellingen en resultaten. Maak deze zichtbaar voor iedereen in de organisatie om het project bekend te maken.
- Investeer in tools voor verandermanagement: Software voor verandermanagement en training van medewerkers zijn voorbeelden van dergelijke tools.
- Maak een trainingsplan voor verandermanagement: Hierin staat beschreven hoe de training wordt gegeven. Om gepersonaliseerde trainingsplannen voor verandering te maken die relevant zijn voor elke rol, moet u samenwerken met afdelingsleiders en het L&D-team.
Wat zijn de vijf stappen van verandermanagement?
Een verandermanagementproces in vijf stappen
- Maak je klaar voor een verandering in de organisatie.
- Maak een plan voor verandering en een visie.
- Breng de verandering in de praktijk.
- Integreer veranderingen in de bedrijfscultuur en het beleid.
- Evalueer voortgang en resultaten.
Wat zijn de principes van verandermanagement?
Vier fundamentele ideeën zijn nodig voor effectief verandermanagement:
- Verandering begrijpen.
- Wijziging plannen.
- Verandering doorvoeren.
- Communiceer verandering.
Wat zijn de 6 componenten van verandermanagement?
Creëren, communiceren, vertalen, implementeren, evalueren en opnieuw creëren zijn de zes elementen die zijn geïdentificeerd als noodzakelijk voor het succesvol implementeren en beheren van verandering. Elementen twee tot en met vier vormen de kritieke 'vermogenscurve'.
Wat is het doel van verandermanagement?
Het doel van het wijzigingsbeheerproces is om de gehele levenscyclus van alle wijzigingen te beheren, zodat gunstige wijzigingen kunnen worden doorgevoerd met zo min mogelijk verstoring van de IT-services.
Wat zijn de 10 principes van verandermanagement?
- Pak systematisch de “menselijke kant” aan
- Begin bovenaan.
- Betrek alle lagen.
- Presenteer het formele argument.
- Eigenaarschap bevorderen.
- Breng de boodschap over.
- Evalueer het culturele landschap.
- Ga duidelijk in op cultuur.
- Wees voorbereid op het onverwachte.
- Praat met de persoon.
Wat zijn de 3 belangrijkste soorten verandering?
Ontwikkelingsverandering, overgangsverandering en transformationele verandering zijn de drie soorten verandering waarvan alle managers zich bewust moeten zijn.
Wat zijn verandermanagementstrategieën?
Verandermanagement: vijf effectieve strategieën:
- Stimuleringsvoorstellen doen.
- Herwaardeer culturele waarden.
- Autoriteit tonen.
- Verdeel de verantwoordelijkheid voor verandering.
- Vind change agents die voor u pleiten.
Gerelateerde artikelen
- CHANGE MANAGEMENT TOOLS: technieken en alles wat u moet weten
- CRM-IMPLEMENTATIE: definitie, voorbeelden, proces en services
- WAT IS STRATEGISCH BEHEER? Belang, proces en voorbeeld
- CHANGE AGENTS: hoe u change agents in elke organisatie kunt identificeren
- Beste 20-software voor wijzigingsbeheer in 2023: gedetailleerde beoordelingen
Referenties
