In de bedrijfswereld zijn er best practices, standaardwerkwijzen en vele soorten processen. Processen helpen bij het handhaven van de orde en bieden regels voor een naadloze workflow. Zij zorgen ervoor dat bedrijven draaiende blijven.
Business Process Management (BPM) is een van de belangrijkste tools die een bedrijf kan gebruiken. Lees verder om er alles over te weten te komen, inclusief de definitie, vele soorten, voordelen en toepassingen.
Wat is Business Process Management (BPM)?
Business Process Management (BPM) is een reeks BPM-tools en -oplossingen die organisaties helpen bij het bereiken van flexibiliteit door middel van procesautomatisering, -beheer en -optimalisatie. Het doel van BPM-technologie is om continue verbetering, schaalbaarheid en operationele efficiëntie in een organisatie te stimuleren door end-to-end bedrijfsprocessen te analyseren, optimaliseren en verbeteren om strategische bedrijfsdoelen te helpen bereiken, zoals het verbeteren van uw klantervaringskader.
Business Process Management (BPM) wordt ook wel gedefinieerd als een organisatiediscipline waarin een bedrijf een stapje terug doet en al deze processen individueel en collectief onder de loep neemt. Het beoordeelt de huidige omstandigheden en stelt verbeterpunten voor om een efficiëntere en effectievere organisatie te creëren.
Elke afdeling in een bedrijf is verantwoordelijk voor het omzetten van bepaalde grondstoffen of gegevens in iets anders. Elke afdeling kan verantwoordelijk zijn voor een dozijn of meer basisprocedures.
Wat BPM niet is
- Beheer van bedrijfsprocessen BPM is geen stukje software. Er zijn BPM-tools beschikbaar om te helpen bij de implementatie van standaard en geautomatiseerde bedrijfsprocessen. HappyFox Workflows helpt bedrijven bijvoorbeeld bij het automatiseren van complexe, uit meerdere stappen bestaande en repetitieve bedrijfsprocessen. BPM daarentegen is geen softwareproduct op zich.
- Taakbeheer is geen BPM. Taak- of projectmanagement is het beheer of de organisatie van een groep activiteiten. Projectbeheersoftware zoals Microsoft Project, Jira, Asana of Trello kan helpen bij het beheer van taken en ad-hocprojecten. Bij Business Process Management daarentegen gaat het vooral om terugkerende en continue procedures die een voorspelbaar patroon volgen of om procesbeheersing.
Wat doet bedrijfsprocesbeheer?
Slechte bedrijfsprocedures kunnen grote schade aanrichten als ze ongeorganiseerd en ongesystematiseerd blijven. Individuen nemen slechts een klein deel van een groter proces waar. Weinig mensen kunnen scannen en de volledige gevolgen van een bedrijfsproces overzien, inclusief waar het begint en eindigt, de belangrijke gegevens die nodig zijn en eventuele knelpunten en inefficiënties.
Onbeheerde, chaotische processen schaden bedrijven en leiden tot een of meer van de volgende scenario's:
- Tijd verspild
- Meer blunders
- Verhoogde schuld
- Data schaarste
- Medewerkers die ontevreden zijn
Organisaties kunnen hun processen verbeteren door gebruik te maken van bedrijfsprocesbeheer en ervoor te zorgen dat alle activiteiten soepel verlopen.
Business Process Management BPM Levenscyclusstappen
Stap 1: ontwerp
De meeste processen bevatten een formulier voor gegevensverzameling en een workflow voor gegevensverwerking. Maak uw formulier en beslis wie de leiding heeft over elke taak in de workflow.
Stap 2: maak een model
Maak een grafische weergave van de procedure. Corrigeer details zoals deadlines en voorwaarden om een duidelijk beeld te krijgen van de volgorde van gebeurtenissen en de gegevensstroom door het proces.
Stap 3: testen
Voer de procedure uit door deze eerst met een kleine groep te testen en vervolgens uit te rollen naar alle gebruikers. Zorg ervoor dat kritieke informatie alleen toegankelijk is voor degenen die deze nodig hebben.
Stap 4: Houd dingen in de gaten.
Houd het proces in de gaten terwijl het door de pijplijn vordert. Om succesvolle procesbewaking te garanderen, gebruikt u de juiste statistieken om de voortgang te beoordelen, de efficiëntie te kwantificeren en procesknelpunten op te sporen.
Stap #5: verbeteren
Let op eventuele wijzigingen die in uw formulier of procedure moeten worden aangebracht om ze tijdens uw onderzoek efficiënter te maken. Overweeg stappen om bedrijfsprocessen te verbeteren.
Best practices voor bedrijfsprocesbeheer
In de loop van de tijd zijn er verschillende best practices ontstaan voor BPM, een gecompliceerde methode voor procesverbetering. Organisaties kunnen de volgende richtlijnen gebruiken om hun bedrijfsprocessen efficiënt te beheren:
#1. Bepaal specifieke doelen en doelstellingen.
Het is van cruciaal belang om de gewenste resultaten van een bedrijfsproces te identificeren en ervoor te zorgen dat het proces is afgestemd op de algemene doelstellingen van de organisatie.
#2. Betrek belanghebbenden bij het proces.
Het betrekken van de belangrijkste belanghebbenden bij het ontwerp en beheer van bedrijfsprocessen kan helpen om de acceptatie en ondersteuning van processen veilig te stellen.
#3. Procesdocumentatie en analyse
Documentatie van bedrijfsprocessen kan bedrijven helpen begrijpen hoe dingen werken, kansen voor verbetering identificeren en de voortgang in de loop van de tijd meten.
#4. Maak gebruik van procesmodelleringsbenaderingen.
Stroomschema's en BPMN zijn twee voorbeelden van procesmodelleringsbenaderingen die bedrijven kunnen helpen hun processen te zien en te begrijpen, evenals mogelijke knelpunten en inefficiënties te identificeren.
#5. Bewaak en beoordeel de procesprestaties voortdurend
Organisaties moeten de prestaties van hun bedrijfsprocessen regelmatig monitoren en meten en deze informatie gebruiken om eventuele fouten of problemen op te sporen en aan te pakken.
#6. Investeer in technologie om operaties te automatiseren en te optimaliseren.
Organisaties kunnen automatisering en technologie gebruiken om hun processen te stroomlijnen en te verbeteren, waardoor de vraag naar handmatige arbeid afneemt en de productiviteit toeneemt.
#7. Bevorder een cultuur van constante ontwikkeling.
Het bevorderen van een cultuur van continue verbetering kan bedrijven helpen om wendbaar en adaptief te blijven en ervoor te zorgen dat hun processen voortdurend evolueren om aan veranderende behoeften te voldoen.
Wat zijn de voordelen van het gebruik van Business Process Management?
Business Process Management helpt organisaties bij het bereiken van een totale digitale transformatie en het bereiken van grotere organisatiedoelen. Hier zijn enkele van de belangrijkste voordelen van het implementeren van BPM in uw bedrijf:
#1. Verbeterde zakelijke flexibiliteit:
Om gelijke tred te houden met de marktomstandigheden, moeten de bedrijfsprocedures van een organisatie worden gewijzigd en geoptimaliseerd. BPM stelt bedrijven in staat bedrijfsprocessen stil te leggen, bij te sturen en weer op te starten. Door workflows te wijzigen, opnieuw te gebruiken en aan te passen, kunnen bedrijfsprocessen responsiever worden en krijgt het bedrijf beter inzicht in de effecten van procesveranderingen.
#2. Lagere kosten en hogere opbrengsten:
Een oplossing voor bedrijfsprocesbeheer elimineert knelpunten, wat na verloop van tijd aanzienlijke kostenbesparingen oplevert. Dit kan resulteren in kortere doorlooptijden voor productverkopen, waardoor klanten sneller toegang krijgen tot diensten en producten, wat kan leiden tot meer verkopen en inkomsten. BPM-oplossingen kunnen ook middelen toewijzen en volgen om verspilling te verminderen, kosten te verlagen en inkomsten te verhogen.
#3. Grotere efficiëntie:
De integratie van bedrijfsprocessen heeft het potentieel om de procesefficiëntie van begin tot eind te verbeteren; met de juiste informatie kunnen proceseigenaren vertragingen nauwlettend in de gaten houden en indien nodig aanvullende middelen verstrekken. Automatisering en het elimineren van repetitieve taken dragen bij aan verhoogde efficiëntie in het bedrijfsproces.
#4. Grotere zichtbaarheid:
BPM-software maakt automatisering mogelijk en bewaakt tegelijkertijd belangrijke prestatieparameters in realtime. Deze grotere openheid leidt tot beter beheer en het vermogen om structuren en procedures effectief aan te passen en de resultaten te volgen.
#5. Naleving, veiligheid en beveiliging:
Een uitgebreide BPM zorgt ervoor dat bedrijven zich aan normen houden en de wet naleven. Door het correct vastleggen van procedures en het vereenvoudigen van de naleving, kan BPM ook de veiligheids- en beveiligingsmaatregelen verbeteren. Als gevolg hiervan kunnen bedrijven hun werknemers aansporen om bedrijfsmiddelen, zoals privé-informatie en fysieke activa, te beschermen tegen misbruik, verlies of diefstal.
Wanneer moeten organisaties Business Process Management implementeren?
Hier zijn enkele voorbeelden van bedrijfsprocessen waarbij de inzet van BPM een hoge ROI zal opleveren.
- Dynamische processen vereisen aanpassingen in de naleving van regelgeving, zoals een verschuiving in het beheer van consumenteninformatie als reactie op veranderingen in de financiële of privacywetgeving.
- Complexe bedrijfsprocessen vereisen coördinatie en orkestratie tussen meerdere bedrijfseenheden, divisies, functionele afdelingen of werkgroepen.
- Meetbare bedrijfskritische processen die een kritieke prestatie-indicator direct verbeteren.
- Bedrijfsprocedures waarvoor het gebruik van een of meer verouderde apps nodig is.
- Bedrijfsprocedures hebben uitzonderingen die handmatig en/of tijdig moeten worden afgehandeld.
Wat zijn de verschillende soorten Business Process Management?
BPM-systemen worden ingedeeld naar het doel waarvoor ze dienen. De drie categorieën van bedrijfsprocesbeheer zijn als volgt:
#1. Integratiegerichte BPM
Zonder veel menselijke tussenkomst handelt dit soort bedrijfsprocesbeheersysteem procedures af die grotendeels heen en weer springen tussen uw bestaande systemen (bijv. HRMS, CRM, ERP). Op integratie gerichte oplossingen voor bedrijfsprocesbeheer bieden verschillende connectoren en API-toegang om het creëren van snel bewegende processen mogelijk te maken.
#2. Mensgerichte BPM
Human-centric BPM verwijst naar processen die voornamelijk door mensen worden uitgevoerd. Deze hebben vaak tal van goedkeuringen en taken die door personen worden vervuld. Deze oplossingen blinken uit in het bieden van een gebruiksvriendelijke interface, eenvoudige meldingen en snelle tracking.
#3. Documentgerichte BPM
Wanneer een document (bijvoorbeeld een contract of overeenkomst) centraal staat in het proces, zijn deze oplossingen voor bedrijfsprocesbeheer noodzakelijk. Hiermee kunnen taken worden gerouteerd, geformatteerd, geverifieerd en ondertekend terwijl ze door de workflow gaan.
De meeste beheersystemen voor bedrijfsprocessen zullen in staat zijn om componenten van al deze systemen te combineren, hoewel elk systeem doorgaans gespecialiseerd is in één gebied.
Voorbeelden van Business Process Management
#1. HR
Heb je ooit het gevoel gehad dat de onboarding-procedure van je bedrijf te ingewikkeld en chaotisch is? Laat uw HR-afdeling kandidaten papieren formulieren invullen waar ze moe van worden? Dit komt doordat uw HR-afdeling de uitgangspunten van Business Process Management (BPM) niet begrijpt.
Met behulp van bedrijfsprocesbeheer kunt u uw HR-activiteiten van begin tot eind automatiseren, waardoor u geld, tijd en papieren formulieren bespaart. Hier zijn een paar voorbeelden van hoe bedrijfsprocesbeheer uw HR-afdeling kan helpen haar processen te verbeteren:
- Keur urenstaten van werknemers sneller goed.
- Gemakkelijk onboarden van nieuwe medewerkers
#2. verkoop
In de meeste bedrijven besteedt het verkoopteam veel tijd aan de coördinatie met het Accounts Receivable (AR)-team om verkoopfacturen te laten vereffenen. Zelfs kleine foutjes in de facturering kunnen de carrière van verkopers doen ontsporen. Dit is waar bedrijfsprocesbeheer van pas komt, omdat het het factuurgoedkeuringsproces automatiseert, waardoor de mogelijkheid van handmatige fouten en heen en weer verduidelijkingen tussen verkopers en het AR-team wordt weggenomen.
Hier zijn een paar voorbeelden van hoe bedrijfsprocesbeheer de verkoopafdeling kan helpen haar processen te stroomlijnen:
- Verminder de lengte van uw verkoopcyclusworkflows.
- Offertes en facturen dienen tijdig te worden verzonden.
#3. Financiën
Elke dag wordt een financieel team overspoeld met papieren formulieren en e-mails, omdat alles wat met geld te maken heeft via hen moet gaan. Als het activabeheerteam bijvoorbeeld 50 computers wil kopen, sturen ze de offerte van de leverancier ter goedkeuring naar het financiële team. Dit is slechts één voorbeeld.
Bedenk hoeveel e-mails en papieren formulieren ze dagelijks van meerdere teams ontvangen. Het is moeilijk voor hen om al deze zaken te beheren zonder een systeem. Dit alles regelen ze met Business Process Management (BPM) software. Hier zijn twee voorbeelden op de financiële afdeling waar bedrijfsprocesbeheer van pas komt:
- Reisaanvragen kunnen met één klik worden goedgekeurd.
- Maak op maat gemaakte workflows voor specifieke omstandigheden.
Automatisering van bedrijfsprocessen (BPM).
Professionele BPM-software die de beste technologieën zoals RPA, kunstmatige intelligentie en process mining bevat, naast pure procesmodellering, is een elementaire basis voor volledige automatisering van bedrijfsprocessen, wat een cruciaal onderdeel is van de digitale verschuiving. Process mining-tools ontdekken bijvoorbeeld vroegtijdig automatiserings- en optimalisatiepotentieel door objectieve transparantie mogelijk te maken via op tools gebaseerde procesevaluaties.
Robotic Process Automation (RPA) is een techniek om workflows te automatiseren door softwarerobots eentonige klusjes te laten overnemen. RPA-tools maken het mogelijk om hiervoor gestructureerd materiaal te creëren, evenals de configuratie van softwarebots om transacties uit te voeren en te communiceren met andere digitale systemen.
De toepassing van deze nieuwe technologieën resulteert in aanzienlijke concurrentievoordelen, zoals een hogere processnelheid, kostenbesparingen, verbeterde proceskwaliteit en efficiëntere arbeidsbenutting. Om te voorkomen dat zinloze taken worden geautomatiseerd, moet het procesmodel holistisch worden geëvalueerd, waarbij processpecifieke automatiseringsoplossingen worden toegepast in plaats van afzonderlijke, op zichzelf staande bots.
Elke competente technologie voor bedrijfsprocesbeheer moet de volgende kenmerken bevatten:
Nu u begrijpt waarom een BPM-systeem vereist is, is hier een lijst met de kwaliteiten die een goed bedrijfsprocesbeheersysteem zou moeten hebben.
- Applicatie voor visuele procesdiagrammen
- Formulierontwerper met functionaliteit voor slepen en neerzetten
- Toegangscontrole op basis van rollen
- Ondersteuning voor mobiele apparaten
- Beheerfuncties die buitengewoon krachtig zijn
- SSO (eenmalige aanmelding)
- Compatibiliteit met bestaande softwaresystemen
- Analytics en rapporten
- Prestaties van een groot gebruikersbestand
- Prestatiestatistieken voor het proces
Lijkt BPM op taak- of projectmanagement?
Beheer van bedrijfsprocessen is niet hetzelfde als taakbeheer (dat zich richt op individuele taken) of projectbeheer (dat zich bezighoudt met eenmalige of grillige stromen).
Taakbeheer is het proces van het regelen of organiseren van een groep acties die voortkomen uit een project. Deze verbintenissen zijn vaak eenmalig en niet-repetitief. Projectmanagementsoftware zoals 'Microsoft Project' wordt ingezet wanneer deze projecten goed georganiseerd zijn, zoals bij bouwwerkzaamheden. Trello, Asana en Kissflow Project zijn allemaal uitstekende hulpmiddelen voor het beheren van taken in ad-hocprojecten.
Beheer van bedrijfsprocessen houdt zich meer bezig met zich herhalende en continue processen die een voorspelbaar patroon volgen, in tegenstelling tot procesbeheer.
Conclusie
Bedrijfsprocessen die vatbaar zijn voor automatisering, worden vaak geactiveerd door een specifieke gebeurtenis. Het indienen van een onkostendeclaratie kan bijvoorbeeld een vooraf gedefinieerde reeks gebeurtenissen in gang zetten die ertoe leidt dat de werknemer een vergoeding op zijn bankrekening ontvangt.
Business Process Management (BPM) daarentegen is een systematische methode om de bedrijfsvoering te verbeteren. Wanneer het succesvol is geïmplementeerd, begrijpt iedereen hoe ze de organisatie kunnen helpen haar doelen te bereiken. Dit leidt tot een gelukkiger, productiever team, wat leidt tot blijere klanten, hogere inkomsten en minder kosten.
- TOOLS VOOR PROCESBEHEER: Betekenis, gratis en de beste tools voor procesbeheer
- BESTE BELEIDSBEHEERSOFTWARE: 2023 Beoordelingen
- Verkoopautomatisering: betekenis, platforms en voordelen
- BESTE AUTOMATISERINGSMARKETINGSOFTWARE: Functies en prijzen
- AFDELING MARKETING: Overzicht, structuur, rollen, verwachtingen (+ gratis tips)
Referenties
