Als het gaat om loopbaantrajecten en de banen die we willen, is het gemakkelijk om het gevoel te hebben dat er maar een paar opties zijn. Maar er zijn veel verschillende soorten banen en rollen, en we zijn op een missie om ze aan het licht te brengen en uit te leggen wat ze inhouden. Vind je het leuk om met verschillende mensen te praten? Wil jij verschillende teams helpen hun doelstellingen te behalen? Als je deze vragen met ja hebt beantwoord, dan is de functie van office assistant (OA) wellicht iets voor jou. In dit artikel gaan we de algemene specificaties en functiebeschrijving van een kantoorassistent analyseren, het bijbehorende salaris en het perfecte cv voor de baan.
Wat is een Office Assistant?
De enige verantwoordelijkheid van een kantoorassistent is ervoor te zorgen dat het kantoor zo soepel en efficiënt mogelijk verloopt. Over het algemeen werk je aan administratieve taken, maar als het het kantoor als geheel ten goede komt, kun je zeggen dat alles mogelijk is.
Hierdoor is dit een uitstekende startersfunctie voor iedereen die ervaring wil opdoen in een kantooromgeving. Je leert de kneepjes van het vak op verschillende gebieden - administratie, operaties, klantenservice, enzovoort - en hopelijk zul je gedijen in een snelle, soms uitdagende omgeving. Na een aantal jaar ervaring ben je goed gepositioneerd om door te groeien naar de functies van administratief medewerker en directieassistent.
Wat doet een Algemeen Administratief Medewerker?
Administratieve taken worden uitgevoerd door algemene kantoormedewerkers binnen een organisatie. Enkele van hun verantwoordelijkheden zijn het beantwoorden van telefoons, het beantwoorden van e-mails, het archiveren van documenten en het plannen van afspraken. Ze kunnen ook verantwoordelijk zijn voor het onderhoud van kantoorapparatuur en het voorraadbeheer. Fundamentele financiële taken waarbij deze professionals kunnen helpen, zijn onder meer factuurverwerking en onkostendeclaraties.
Een kantoorassistent moet naast sterke communicatieve en organisatorische vaardigheden ook onder druk efficiënt kunnen werken. Ze moeten ook sterke computervaardigheden hebben, zoals Microsoft Office, en ervaring met administratieve taken zoals gegevensinvoer en het bijhouden van gegevens. Het is ook van cruciaal belang dat ze effectief samenwerken met een breed scala aan belanghebbenden, waaronder leidinggevenden, werknemers en klanten.
Voor wie is de functie Office Assistant ideaal?
Iemand met een redelijk sociale persoonlijkheid is het meest geschikt voor de rol van algemeen kantoormedewerker. Omdat je dagelijks met een breed scala aan persoonlijkheden te maken hebt, moet je je snel kunnen aanpassen en met allerlei soorten mensen kunnen werken. Naast mensen moet je op van alles en nog wat voorbereid zijn. Last-minute klussen zijn mogelijk, dus je moet on-the-fly kunnen werken zonder gestrest te raken.
Als je detailgericht, georganiseerd en praktisch bent, heb je meer kans om te slagen als algemene kantoorassistent. Je moet ook graag de kneepjes van het vak leren, zeker als je wilt doorgroeien naar de functie van administratief medewerkster of directiesecretaresse.
Hoe ziet een typische dag eruit voor een Office Assistant?
De dag van een kantoormedewerker is nooit hetzelfde. 's Ochtends beantwoord je misschien de telefoon en neem je berichten aan, terwijl je 's middags de post sorteert en facturen en correspondentie voorbereidt.
Over het algemeen zal het soort werk dat u krijgt variëren, afhankelijk van het bedrijf dat u in dienst neemt en hoeveel verantwoordelijkheid zij u in uw functie willen geven. Nu we dit weten, laten we eens kijken naar de functiebeschrijving van een algemene kantoorassistent.
Functieomschrijving Office Assistent
Kantoorassistenten zijn opgeleid om verschillende administratieve en administratieve taken uit te voeren in verschillende kantooromgevingen. Ze kunnen ook bekend staan als administratief medewerker, kantoorbediende of secretaresse. Over het algemeen is hun rol om ander kantoorpersoneel te helpen en de verschillende taken uit te voeren die nodig zijn om het kantoor soepel te laten werken.
Deze functiebeschrijving van Office Assistant behandelt de essentiële kwalificaties, taken en verantwoordelijkheden van een algemene office-assistent en is eenvoudig aan te passen aan uw organisatie bij het aannemen van administratieve functies.
#1. Taken en verantwoordelijkheden van de Office Assistant
Hun taken en verantwoordelijkheden staan als volgt vermeld in de functiebeschrijving van de kantoorassistent:
- Optimaliseer procedures door het kantoor in te richten en medewerkers bij te staan.
- Sorteer en verspreid communicatie zo snel mogelijk.
- Records maken en bijwerken om de juistheid en validiteit van de informatie te waarborgen.
- Vergaderingen en afspraken moeten worden gepland en gepland.
- Bewaken van leveringsniveaus en omgaan met tekorten
- Los kantoorgerelateerde problemen op en reageer op verzoeken of zorgen
- Coördineren met andere afdelingen om ervoor te zorgen dat het vastgestelde beleid wordt gevolgd.
- Onderhouden van betrouwbare relaties met leveranciers, klanten en collega's.
- Indien nodig voer je receptioniste taken uit.
#2. Vaardigheden van de kantoorassistent
Zoals we hebben gezien, brengt een kantoorassistent een breed scala aan taken met zich mee. Dus, wat zijn de competenties en zachte vaardigheden die nodig zijn voor succes in deze rol? Enkele van de vaardigheden die u moet bijbrengen, zijn onder meer:
Flexibiliteit
Als kantoorassistent is je rol relatief flexibel en omvat je een breed scala aan verantwoordelijkheden. Een goede OA is een teamspeler met een can-do-houding die bereid is om taken op zich te nemen zodra deze zich voordoen om het bedrijf te helpen.
Als administratief medewerker heb je weinig verantwoordelijkheden. Als je de voorkeur geeft aan een specifiekere lijst met verantwoordelijkheden, is dit misschien niet de rol voor jou. Tijdmanagement is een andere essentiële vaardigheid voor kantoorassistenten die met hun gevarieerde werklast moeten jongleren om problemen in realtime af te handelen en tegelijkertijd deadlines voor tijdgevoelige projecten te halen.
Uitstekende communicatieve vaardigheden.
De sleutel tot succes als OA is het hebben van sterke interpersoonlijke vaardigheden in zowel verbale als schriftelijke contexten. U bent de eerste persoon die klanten of potentiële medewerkers zien wanneer ze het kantoor binnenlopen. Terwijl ze beoordelen of het bedrijf goed bij hen past, zullen uw interacties de toon zetten. Hetzelfde geldt voor alle communicatie via e-mail of telefoon.
Als office assistant ben jij het eerste aanspreekpunt en de eerste indruk van het bedrijf. Bovendien kan het gebruik van communicatieve vaardigheden om sterke relaties op te bouwen met leveranciers van kantoorapparatuur uw bedrijf helpen betere service te krijgen of zelfs een paar kortingen. Werkgevers moeten erop kunnen vertrouwen dat elke keer dat u een bezoeker begroet of de telefoon opneemt, u zich professioneel gedraagt.
Om zelfstandig te kunnen werken.
Bij het inhuren van een kantoorassistent zoeken leidinggevenden naar iemand die niet veel supervisie nodig heeft en die comfortabel is met het beheren van hun eigen planning en werklast. Kantoorassistenten moeten proactief zijn, potentiële problemen opsporen en deze zelf oplossen. Geen enkele baas of collega zal het op prijs stellen als een OA incheckt om te zien of ze meer koffie kunnen bestellen als het kantoor bijna leeg is!
Bedrijven willen een kandidaat die initiatief neemt en zelfverzekerd is in het oplossen van problemen onder tijds- en budgetbeperkingen. Een van de belangrijkste aspecten van een succesvolle kantoorassistent zijn, is het vermogen om te multitasken. Ten slotte ben je er om taken van de takenlijst van andere teamleden te verwijderen, niet om nieuwe toe te voegen door veel vragen te stellen!
Detail-oriented.
Als OA heb je uitzonderlijke organisatorische vaardigheden nodig. Naast het beheren van uw planning en takenlijst, moet u goed op details letten. Je behandelt een verscheidenheid aan documenten, van belangrijke interne memo's tot klantcorrespondentie. Perfectionisme en het dubbel controleren van uw werk kunnen u helpen gênante en mogelijk kostbare fouten te voorkomen.
Technologisch onderlegd.
Naast algemene tekstverwerking en computervaardigheden, moet u kennis van verschillende kantoorbeheersoftware aantonen voor de verschillende administratieve taken die u moet uitvoeren. Organisaties kunnen vervangingen gebruiken voor veel van de programma's in de traditionele Microsoft Office-suite naarmate de technologie evolueert.
#3. Onderwijs en andere kwalificaties
Om in het veld te gaan werken, hebben de meeste kantoorassistenten alleen een middelbare schooldiploma of een equivalent daarvan nodig. Sommige geavanceerde functies kunnen daarentegen vele jaren werkervaring en/of gespecialiseerde training vereisen.
Hoewel het meestal niet vereist is, zijn er een aantal online certificaat- en diplomaprogramma's in kantoorbeheer beschikbaar voor kantoorassistenten die willen doorstromen naar managementfuncties. Andere opleidingen op specifieke bestuurlijke gebieden, zoals de bacheloropleiding medische kantooradministratie, zijn ook beschikbaar.
Gemiddeld salaris van een kantoorassistent
Het salaris van een kantoorassistent kan variëren, afhankelijk van ervaring, branche, organisatiegrootte en geografie. Het gemiddelde uurloon voor een Office Assistant in de Verenigde Staten is $ 16.32 per uur vanaf april 2023. Het merendeel van de Office Assistant-salarissen in de Verenigde Staten varieert momenteel van $ 12.98 (25e percentiel) tot $ 18.03 (75e percentiel). Het gemiddelde salarisbereik voor een kantoorassistent varieert aanzienlijk (tot $ 5.05), wat impliceert dat er tal van mogelijkheden zijn voor vooruitgang en een hoger salaris op basis van vaardigheidsniveau, locatie en jarenlange ervaring.
Tips voor het schrijven van een beter cv voor een kantoorassistent
Om snel wervingsmanagers aan te trekken en de functie van algemeen kantoorassistent veilig te stellen, moet je cv opvallen en tegelijkertijd voldoen aan de vereisten die in de functiebeschrijving worden beschreven. Deze tips helpen u bij het maken van een sterker cv voor een algemene kantoorassistent:
#1. Benadruk uw vaardigheden op het gebied van kantoortechnologie
Terwijl u uw CV voor uw algemene kantoorassistent regelt, moet u alle software-ervaring benadrukken die u heeft met online planning, facturering, projectbeheer en klantrelatiebeheer. Benadruk uw kennis van hardware zoals scanners, kopieerapparaten en telefoonsystemen. Door uw kennis van kantoortechnologie te benadrukken, laat u aan rekruteringsmanagers zien dat u relevante vaardigheden voor het werk meebrengt en snel nieuwe kunt leren.
#2. Kwantificeer uw ervaring als kantoorassistent
Wervingsmanagers kunnen de reikwijdte en impact van uw werk beter begrijpen als u specifieke cijfers en resultaten verstrekt. Kijk of u antwoorden kunt opnemen op de vragen "Hoeveel?" en hoeveel?" binnen elk opsommingsteken van uw sectie Ervaring. Als u het exacte aantal niet weet, kunt u het symbool tilde () gebruiken om een schatting of gemiddelde aan te geven.
#3. Houd een openhartige toon aan
Het is van cruciaal belang om taal te gebruiken die een consistente toon of "stem" vaststelt en behoudt in bijna elk stuk regulier schrijven. Die regel geldt ook voor cv's, die een formele maar openhartige toon vereisen (in tegenstelling tot de meer informele toon van een LinkedIn-profiel en de enthousiaste, zelfverzekerde stem van een begeleidende brief).
Gebruik eenvoudige zinnen en duidelijke beschrijvingen van uw ervaring om een openhartige stem te krijgen op uw algemene kantoorassistent-cv. Onthoud dit advies, vooral bij het schrijven van uw profielsectie, omdat u in de verleiding kunt komen (of denkt dat u nodig heeft) om overdreven "promotionele" termen zoals "Uitstekend in" te gebruiken wanneer een meer directe, rechttoe rechtaan term zoals "Vaardig in" de voorkeur verdient .
Hoe u uw cv kunt afstemmen op de functiebeschrijving
Rekruteringsmanagers moeten een groot aantal cv's doorspitten om een kandidaat te vinden die aan hun eisen voldoet. Bedrijven definiëren die behoeften door middel van functiebeschrijvingen, en door uw vaardigheden en ervaring af te stemmen op wat er in de functiebeschrijving staat, kunt u zich onderscheiden van de rest.
Wanneer u beslist wat u wilt opnemen in uw cv voor een algemene kantoorassistent, begint u met de belangrijkste vereisten, die meestal als eerste worden vermeld of meerdere keren worden genoemd in functiebeschrijvingen. Zorg ervoor dat de vaardigheden en eigenschappen die u benadrukt, de wervingsmanager laten zien hoe u kunt voldoen aan de topprioriteiten van het bedrijf. Generieke cv's worden vaak over het hoofd gezien, dus vermijd kopiëren en plakken en concentreer u in plaats daarvan op opmerkelijke prestaties om de aandacht van de rekruteringsmanager te trekken.
Wat zijn de taken van een schoolsecretaris?
Als schoolsecretaris voer je administratieve taken uit voor de administratieve kant van de school. In deze rol kun je aanwezigheidsgegevens verzamelen, het schema voor elk speciaal evenement evalueren, bezoekerspassen uitgeven, studenten begeleiden en indien nodig andere taken uitvoeren.
Wat zijn de drie soorten kantoorassistenten?
- Administratieve ondersteuning.
- Medewerkster voor gegevensinvoer
- Beheerder van het Bureau
Welke vaardigheden heb je nodig om Office Assistant te zijn?
- Vaardigheden die vereist zijn voor een Office-assistent
- Vermogen om verbaal te communiceren.
- Communicatieve vaardigheden schriftelijk.
- Kennis van techniek.
- Organisatorische vaardigheden.
- Tijdmanagement capaciteiten.
- Probleemoplossend vermogen.
- Planningsvaardigheden.
- Vindingrijkheid.
Is Office Assistant hetzelfde als Receptioniste?
De kantoorassistent typt documenten, verzendt e-mails en faxen, plant afspraken en helpt bij alle andere kantoorgerelateerde taken die aan hem zijn toegewezen. In wezen is een kantoorreceptionist verantwoordelijk voor het bieden van uitstekende klantenservice, terwijl een kantoorassistent verantwoordelijk is voor het bieden van uitstekende kantoorondersteuning.
Zijn Office admin en Office Assistant hetzelfde?
De rol van office administrator is bijna identiek aan die van een assistent. Het verschil is dat je meer robuuste vaardigheden hebt en gemakkelijk extra verantwoordelijkheden op je kunt nemen. Een beheerder wordt vaak beschouwd als het kloppend hart van elke kantooromgeving.
Is Office Assistant hetzelfde als Secretaresse?
Een administratief medewerker heeft meer verantwoordelijkheden dan een secretaresse. Administratieve medewerkers doen meer dan administratief werk. Een administratief medewerker heeft, in tegenstelling tot een secretaresse, de bevoegdheid om zelfstandig beslissingen te nemen.
Conclusie
Dat is fantastisch als kantoorassistent worden ideaal klinkt! Je bent een belangrijk onderdeel van elk kantoor en zorgt ervoor dat administratieve taken snel en correct worden uitgevoerd. Gebruik bovenstaande informatie en tips in uw voordeel. Zo kun je de carrière van je dromen hebben. Bedankt dat je de tijd hebt genomen om dit te lezen!
- Hoe u uw communicatieve vaardigheden nu kunt verbeteren !!! (Nuttige tips)
- KANTOORBEHEERSYSTEEM: beste gratis en betaalde opties in 2023
- VIRTUELE ASSISTENT DIENSTEN: Beste virtuele assistentiediensten
- RETAIL ASSISTENT: definitie, taken, salaris en cv
- WAT IS EEN VIRTUELE ASSISTENT: Betekenis Diensten en Salaris
- PUBLIC RELATIONS: Betekenis, voorbeelden, salaris, marketing en belang
- SERVICEDESK-ANALYST: Definitie, Taken, Salaris, Sollicitatievraag & CV
- ADMIN ASSISTENT: Betekenis, wat ze doen, salaris en vereisten
Referenties
