BAANANALYSE: Effectieve methoden voor taakanalyse (+proces en doel)

Inhoudsopgave Verbergen

Wat is een baananalyse?
Waarom is het uitvoeren van een functieanalyse essentieel?
Taakanalyseproces
Veilige baananalyse
Methoden voor taakanalyse
Hoe analyseer ik een vacature precies?
Doelen van taakanalyse
Voorbeeld taakanalyse
1. Functie Eisen
2. Baanplichten
Wat is precies het nut van het uitvoeren van een functieanalyse?
Wat zijn de 3 componenten van taakanalyse?
Wat zijn de uitdagingen van taakanalyse?
1. Veelgestelde vragen
Wie voert een functieanalyse uit?
Wat zijn de 3 componenten van functieanalyse?
Wie heeft functieanalyse gemaakt?
1. Gerelateerde artikelen

Een functieanalyse is een effectieve methode om de verantwoordelijkheden en behoeften van een functie te bepalen. Bij het aannemen van een functie bij een bedrijf of het aannemen van nieuw personeel, kunnen werknemers, managers en personeelsspecialisten een functieanalyse uitvoeren met behulp van een bewezen proces. Tijdens het proces moet een enorme hoeveelheid data en informatie worden verzameld en geanalyseerd. In dit stuk bespreken we veilige taakanalyse en -methoden.

Wat is een baananalyse?

Een functieanalyse is een proces van het identificeren van de taken, verantwoordelijkheden, vaardigheden, doelstellingen en werkomgeving voor een bepaalde functie. Het wordt vaak gebruikt voor het maken van de perfecte functieomschrijving, maar het dekt zoveel meer. Als de rekrutering correct gebeurt, helpt het uw werknemers bij de overgang naar hun nieuwe carrière en ondersteunt het hun groei op lange termijn.

In de huidige bedrijfscultuur moeten we de definitie van een functieanalyse verbreden. Het bevat nu verwachtingen, doelen, vaardigheden en competenties, vereisten voor onboarding, informatie over prestatiebeoordelingen en al het andere dat nodig is om een werknemer op te leiden om positiebeheersing te bereiken. Als dit correct wordt gedaan, kan deze mate van detail in een vacature het aantal sollicitaties dat u ontvangt verhogen vanwege de transparantie. Managers, collega's en leiderschap kunnen dan vertrouwen op hetzelfde uitstekende werk voor verschillende doelen. Dus, in plaats van het te gebruiken voor een functiebeschrijving, laten we het herdefiniëren om uit te leggen hoe een rol waarde toevoegt aan een team en organisatie.

Waarom is het uitvoeren van een functieanalyse essentieel?

Dit omvat informatie over de rol, verwachtingen, competenties, onboardingplannen, dagelijkse taken en andere soortgelijke elementen (in plaats van alleen een functiebeschrijving), jouwzaken kan de informatie gebruiken voor initiatieven zoals:

Werving
Selectie
Onboarding
Trainingen
Vooruitgang van iemands carrière
Gezondheid en veiligheid
Conformiteit
Uithoudingsvermogen
Beëindiging
offboarden
En nog meer!

Een voordeel van het ontwerpen van een functieanalyse met deze mate van diepgang is dat uw kandidaat beter begrijpt hoe hij waarde kan bieden aan het bedrijf en of hij of zij daarvoor gekwalificeerd is. Dit helpt bij de kwalificatie van kandidaten en vloeit vervolgens onmiddellijk door naar hun onboarding-ervaring, waar managers doelstellingen en taken kunnen beoordelen en nauwkeurige doelen voor 30-60-90 dagen kunnen creëren. Dit dient ook als basis voor hun productiviteitsevaluaties en hoe ze kunnen voldoen aan de vereisten van de functie.

Het stellen van duidelijke verwachtingen tijdens de onboarding-fase voegt waarde toe aan het off-boarding taakanalyseproces. Als het management er goed in slaagt duidelijke verwachtingen voor de functie te scheppen, en de kandidaat voldoet niet aan die normen, hoeft het geen verrassing te zijn dat het niet is gelukt. Door deze informatie op te nemen in een volledige functieanalyse, deze van tevoren te evalueren en vervolgens tegen dezelfde verwachtingen in te checken, zullen beide partijen duidelijk weten waar de behoeften niet werden bevredigd, wat resulteert in een meer minnelijk vertrek.

Taakanalyseproces

Het volgende is het stapsgewijze taakanalyseproces dat u moet overwegen.

#1. Bepaal het doel van het uitvoeren van taakanalyse

Het doel moet worden gekoppeld aan het succes en de strategische doelen van de organisatie. Een prominente reden voor het doen van inspanningen op het gebied van werkgelegenheidsanalyse is dat banen veel dynamischer zijn dan ooit. Technologie en de eisen van een concurrerende economie veranderen vaak de aard van het beroep, waardoor herevaluatie wordt afgedwongen. Snelle organisatorische groei gaat vaak gepaard met het ontstaan van nieuwe soorten werkgelegenheid, wat de ontwikkeling van functiebeschrijvingen vereist. Een hoog verloop of een lage arbeidstevredenheid kunnen ook tekenen zijn van de noodzaak van taakanalyse-activiteiten.

Een hoog verloop kan erop wijzen dat werknemers te laag geprijsd zijn in tegenstelling tot de externe arbeidsmarkt. Eerdere resultaten van functieanalyses moeten mogelijk worden gewijzigd omdat beslissingen over beloningen afhankelijk zijn van functieanalyse. Saai of repetitief werk zorgt soms voor een lage werktevredenheid. Taakanalyse kan u helpen bij het ontwikkelen van nieuwe strategieën voor het ontwerpen van interessanter en veeleisend werk.

#2. Identificeer de banen die moeten worden geanalyseerd

Na het bepalen van het doel kan worden bepaald welke functies in de functieanalyse worden meegenomen. Aan de andere kant beperken tijd- en financiële beperkingen doorgaans het totale aantal banen dat in het proces kan worden opgenomen. Als de organisatie bijvoorbeeld een hoge omloopsnelheid heeft, moeten we de gegevens evalueren om te ontdekken welke divisies de meeste problemen ondervinden. Dit onderzoek bepaalt de richting van het project. Hetzelfde geldt als het bedrijf op een paar locaties alleen maar uitbreidt of substantieel verandert. Dit zijn de banen die zich goed lenen voor functieanalyse.

#3. Relevante achtergrondgegevens bekijken

Succesvolle taakanalyses maken vaak gebruik van eerder afgerond werk en nieuwe gegevens. Door bestaande functiebeschrijvingen en organigrammen te onderzoeken, krijgt u de nodige basiskennis om aan het project te beginnen. Taakanalyse helpt bij het begrijpen van de verantwoordelijkheden van de baan en waar ze passen in het grotere werkproces.

#4. Plan en voer het taakanalyseproject uit

Een succesvolle onderneming vereist een zorgvuldige planning. Het is noodzakelijk om een actieplan voor het programma te ontwerpen, inclusief projecttaken en deadlines, evenals de meest effectieve methodes voor taakanalyse voor het verzamelen van gegevens.

#5. Schrijf de functiebeschrijving en taakspecificaties

Nadat de gegevens zijn verzameld en verwerkt, moeten tekstuele arbeidsoutputs, functiebeschrijvingen en functiespecificaties worden gemaakt. Voordat deze documenten klaar zijn, moet een representatieve steekproef van getroffen werknemers en hun managers ze evalueren. Als er wijzigingen in de documentatie nodig zijn, kunnen deze worden aangebracht en kunnen de relevante definitieve goedkeuringen worden verkregen.

#6. Periodieke evaluatie

Het is de juiste HR-praktijk om een methodische periodieke beoordeling van functiebeschrijvingen en functiespecificaties uit te voeren. Veel ondernemingen gebruik een rotatieaanpak waarbij we elk jaar een onderdeel van de organisatie onder de loep nemen en elke drie, vier of vijf jaar de hele business evalueren.

Om ervoor te zorgen dat de functiebeschrijvingen en functiespecificaties tijdens de beoordeling kloppen, is het noodzakelijk om supervisors uit de organisatiesector bij de hand te hebben. Als leidinggevenden constateren dat functiebeschrijvingen verouderd zijn, nemen ze die beschrijvingen op in de beoordeling van de functieanalyse. Het leverde ook een willekeurige steekproef van banen ter inzage.

Veilige baananalyse

De Safe Job Analysis (SJA) wordt in veel verschillende industrieën gebruikt, maar is het meest bekend in de olie- en gasindustrie en de bouwsector. De techniek voor een SJA is vaak identiek, hoewel de reikwijdte van de SJA per branche kan verschillen.

Een veilige baananalyse is een methode om een werktaak of -activiteit systematisch te beoordelen door deze op te splitsen in kleinere subtaken en elke taak te beoordelen om het daaraan verbonden risico te beoordelen. Dit maakt het gebruik van strategieën mogelijk om het risico verbonden aan elke subtaak te verminderen of te elimineren.

Een veilige functieanalyse is niet bedoeld om de eis van HSE-risicobeoordelingen en risico- en blootstellingsanalyse (RVA, ook wel ROS) te vervangen, maar eerder om deze te verbeteren in omstandigheden waarin bestaande risicobeoordelingen geen betrekking hebben op een bepaalde werkbaan of activiteit.

We kunnen denken aan een veilige taakanalyse van pauzeren en reflecteren voordat een potentieel gevaarlijke werktaak of -activiteit wordt uitgevoerd. Door de taak of activiteit op te splitsen in kleinere subtaken, kunt u het werk dat u doet dieper onderzoeken en mogelijke gevaren identificeren. Hiermee kunt u preventieve acties uitvoeren voorafgaand aan de werktaak/activiteit.

Methoden voor taakanalyse

De volgende zijn de vele methoden van taakanalyse:

#1. Observatiemethode:

Drie methoden voor functieanalyse zijn gebaseerd op observatie. Dit zijn: Directe observatie; Werkmethodeanalyse, inclusief tijd- en bewegingsstudies en microbewegingsanalyse; en kritische incidentmethode.

#2. Interviewmethode:

Er vinden gesprekken plaats tussen functieanalisten en functiebewoners of specialisten. Daarnaast vulde iemand interviews met individuele en teammedewerkers vaak aan met materiaal van managers van medewerkers van wie de activiteiten geanalyseerd moesten worden.

#3. Dagelijkse methode

Het is noodzakelijk voor functiehouders om hun dagelijkse activiteiten nauwkeurig vast te leggen.

#4. Technische conferentiemethode:

Met behulp van een supervisorenconferentie maakt deze strategie gebruik van de diensten van supervisors die een uitgebreid begrip van een werk hebben. De analist begint het gesprek, dat informatie geeft over de baan.

#5. Functionele taakanalyse (JFA)

Het is een strategie voor het documenteren van de inhoud van een baan die gebruikmaakt van nauwkeurige terminologie en een systematisch "rooster" voor de taakanalyse. Het is vooral gunstig voor de werving- en selectiefuncties.

#6. Vragenlijstmethode:

Bij methodes van functieanalyse wordt hier gesproken over wanneer medewerkers deze individueel of door functieanalisten voor een groep medewerkers kunnen invullen.

#7. Taakinventarissen of checklists

Dit zijn vragenlijstenquêtes waarin respondenten worden gevraagd het gedrag en/of de kenmerken van de werknemer te controleren of te beoordelen die vereist zijn voor een specifiek werkveld. Bovendien zijn er taak- of kwalificaties/werknemergerichte functie-inventarissen beschikbaar.

#8. Methode voor taakprestaties

Bij deze methode voert de functieanalist het betreffende werk daadwerkelijk uit en verwerft hij uit de eerste hand kennis over contextuele aspecten van het werk, zoals fysieke risico's, sociale eisen, emotionele eisen en mentale behoeften.

Hoe analyseer ik een vacature precies?

Er zijn zes stappen betrokken bij het uitvoeren van een succesvolle functieanalyse. Dit omvat:

de taken van elk personeelslid herzien
het onderzoeken van gerelateerde industrierollen
het definiëren en opsommen van de resultaten die nodig zijn voor de functie
Het vinden van de juiste opleiding, training en vaardigheden
het definiëren van beloning en eventuele voordelen die kunnen worden verstrekt
door de tijd heen de taakanalyses voor elke rol aanpassen en verbeteren

Doelen van taakanalyse

In deze sectie zullen we de portemonnee van functieanalyse in een gedetailleerde vorm bespreken.

#1. Werk omschrijving

Een functiebeschrijving is een schriftelijke verklaring waarin de activiteiten van de functiehouder worden beschreven en hoe deze moeten worden uitgevoerd. Het geeft de functie-inhoud, de omgeving en de arbeidsvoorwaarden nauwkeurig weer. Over het algemeen volgen functiebeschrijvingen een standaardformaat dat de functietitel, functies die tijdens de tewerkstellingstijd moeten worden uitgevoerd, bepaalde bepalende kenmerken van de functie en de autoriteit en verantwoordelijkheden van de functiehouder bevat. Een functiebeschrijving is een waardevol hulpmiddel bij werving, selectie en evaluatie. Tijdens het wervingsproces beschrijft de functiebeschrijving de functie voor de mogelijke kandidaat. Wanneer een organisatie iemand in dienst neemt, helpt een functiebeschrijving de werknemer te begrijpen wat de organisatie van hem of haar verwacht.

#2. Functiespecificaties

Een functiespecificatie specificeert de minimaal aanvaardbare kwalificaties die een potentiële kandidaat moet bezitten om een baan uit te voeren. Taakanalyse en taakspecificatie-informatie identificeren de vaardigheden, kennis en capaciteiten die nodig zijn om een taak uit te voeren. Het is cruciaal tijdens het keuzeproces.

Het stelt de selector in staat om de vaardigheden, kennis en capaciteiten van de mogelijke kandidaat te beoordelen en te beoordelen of de kandidaat gekwalificeerd is om de functie uit te voeren. Een kandidaat die een persoonlijke eigenschap in de functie-eisen heeft, zal beter presteren dan een kandidaat die deze eigenschappen niet heeft.

#3. Functiewaarderingen

Taakanalyse biedt ook gegevens voor het vergelijken van huidige werkprestaties met verwachte werkprestaties. Om de salarissen effectief te beheren, zijn regelmatige prestatiebeoordelingen van werknemers vereist. Het onderscheidt en geeft informatie voor het vergelijken van twee of meer banen van hetzelfde type. Taakanalyse geeft fundamentele taakinformatie.

Vervolgens evalueert functiewaardering de prestaties van werknemers in vergelijkbare banen. Als iemand niet in staat is om aan het verwachtingsniveau van een functie te voldoen, wordt hij minder betaald dan degenen die aan de verwachtingen van de organisatie kunnen voldoen.

Voorbeeld taakanalyse

Dit voorbeeld helpt u bij het maken van een functieanalyse.

Functie: Centrale Regio Sales Representative
Indeling werknemer: voltijds
Productieafdeling
Louisville, Kentucky is de locatie.
Niveau III, basis- en commissieloon

Functie Eisen

Overzicht van taken: Identificeert en promoot nieuwe klanten die goed passen bij het technische materiaal van het bedrijf. Creëert en implementeert een verkoopproces dat het bereiken van potentiële consumenten omvat, het opvolgen van nieuwe en huidige klanten, het presenteren van artikelen en het sluiten van deals. Houdt digitale gegevens bij van alle klantinteracties en verkoopcijfers. Produceert rapporten en prognoses van de verkoop. We moeten de jaarlijkse verkoopdoelstellingen halen.

Baanplichten

Vind nieuwe klanten in de centrale regio
Klantenlijsten maken
Maak contact met potentiële klanten.
Neem regelmatig contact op met huidige en potentiële consumenten.
Verkooppresentaties geven
Ik zou potentiële klanten moeten bezoeken.
Verhoog uw omzet.
Houd verkooprapporten bij.

Wat is precies het nut van het uitvoeren van een functieanalyse?

Een samenvatting van de taken, verantwoordelijkheden en activiteiten die nodig zijn voor een bepaalde functie wordt een 'functieanalyse' genoemd. Een nauwkeurige functieanalyse is essentieel voor het bepalen van de juiste beloning en secundaire arbeidsvoorwaarden voor elke functie, maar ook voor het werven van toptalent, het opleiden van huidige werknemers, het uitstippelen van de weg naar loopbaanpromotie en het bepalen van de weg naar loopbaanontwikkeling.

Wat zijn de 3 componenten van taakanalyse?

Werkactiviteiten, werknemerskwaliteiten en de werkomgeving zijn de drie basiscategorieën van gegevens die worden gebruikt bij taakanalyse. In deze post zullen we ons bijna volledig concentreren op acties die verband houden met werken. Samen met de cultuur van de organisatie dienen de acties van de baan als de basis waarop de kenmerken van de werknemers zijn gebaseerd.

Wat zijn de uitdagingen van taakanalyse?

Er zijn verschillende andere problemen die zich kunnen voordoen tijdens het taakanalyseproces. Enkele van deze problemen zijn onder meer een gebrek aan voldoende tijd en middelen, vertekend beeld van de persoon die de functie momenteel uitvoert, een storing in de communicatie, het gebruik van ongepaste vragenlijsten en andere formulieren, een gebrek aan verificatie en herziening van het functieanalyseproces, en een afwezigheid van beloning of erkenning voor het verstrekken van relevante informatie.

Veelgestelde vragen

Wie voert een functieanalyse uit?

De afdeling Human Resources van het bedrijf of een opgeleide Job Analyst/Consultant kan een Job Analyse uitvoeren.

Wat zijn de 3 componenten van functieanalyse?

Dit zijn: werkactiviteiten, werknemersattributen en de werkcontext.

Wie heeft functieanalyse gemaakt?

In het begin van de 20e eeuw kwamen ook Frederick Winslow Taylor en Lillian Moller Gilbreth, twee van de grondleggers van de IO-psychologie, met het idee van functieanalyse.

{
"@Context": "https://schema.org",
"@Type": "FAQPage",
"hoofdentiteit": [
{
"@Type": "Vraag",
“naam”: “Wie voert een functieanalyse uit?”,
"GeaccepteerdAnswer": {
"@typ antwoord",
"tekst": "