Conventionele organisatiestructuren kennen vaak een hiërarchische structuur, met top-down management en elke afdeling die zich richt op een gespecialiseerd onderwerp. Hoewel deze methode voordelen heeft, kan het ook leiden tot onverwachte inefficiënties en een geïsoleerde benadering van zakendoen.
De oplossing? Binnen de organisatie cross-functionele teams. Hoewel de meeste afdelingen zijn georganiseerd op basis van competentie en doel, zijn multifunctionele teams groepen mensen met verschillende perspectieven en expertise die samenwerken om een gedeeld doel te bereiken. Begrijp hoe cross-functionele teams werken en waarom ze het antwoord kunnen zijn voor elke organisatie die zich flexibel en snel wil ontwikkelen.
Wat zijn cross-functionele teams?
Cross-functionele teams zijn samengesteld uit individuen uit vele functionele gebieden van het bedrijf, zoals marketing, product, verkoop en klantensucces. Dit kunnen werkgroepen zijn waarin elk lid deel uitmaakt van zowel hun functionele team als het crossfunctionele team, of ze kunnen de kernstructuur van uw organisatie zijn.
Wat is het doel van functieoverschrijdende teams?
Als je ooit contact hebt opgenomen met een bedrijf met een eenvoudige vraag, zoals een luchtvaartmaatschappij of een gezondheidskliniek, en merkte dat je van afdeling naar afdeling werd gestuurd, na twintig minuten niet dichter bij je oplossing dan toen je voor het eerst belde, heb je ervaren hoe het is om in een silo te werken.
Dit is een frustrerende ervaring voor de klant en een gemiste kans voor uw bedrijf om een langdurige relatie op te bouwen. Hoewel een organisatie verschillende functies heeft, bestaat elk van deze afdelingen om de klant van dienst te zijn, dus moeten ze samenwerken om een holistische, goede klantervaring te bieden.
Door goede communicatie tussen teams te bevorderen, helpen multifunctionele teams bedrijven hun klanten op de eerste plaats te zetten.
Door mensen met verschillende perspectieven bij elkaar te brengen, kunnen problemen beter worden opgelost en kunnen er beter geïnformeerde langetermijnbeslissingen worden genomen. In plaats van te strijden om middelen, werken multifunctionele teams binnen een organisatie samen om zo goed mogelijk gebruik te maken van tijd, geld en moeite om de klanttevredenheid te maximaliseren en tegelijkertijd bij te dragen aan de bedrijfsdoelstellingen.
De voordelen van een crossfunctioneel team
Cross-functionele teams kunnen het grotere plaatje zien door de "silo's" van een typische organisatiestructuur af te breken. Door samen te werken met mensen met verschillende perspectieven, kennis en achtergronden, kan het gezamenlijke team moeilijkheden aanpakken en projectdoelen efficiënter bereiken. Ze kunnen ook eerder in het proces op wegversperringen anticiperen omdat elke afdeling gedurende het hele proces invloed heeft, in tegenstelling tot een project dat van afdeling naar afdeling gaat.
#1. De doelstellingen van de organisatie worden bevorderd door cross-functionele teams
Wanneer afdelingen uitsluitend binnen hun gespecialiseerde branche opereren, zien ze vaak het grote geheel niet. Het verkoopteam kan bijvoorbeeld geïnteresseerd zijn in het verwerven van nieuwe klanten, maar ze kunnen de menselijke problemen over het hoofd zien die gepaard gaan met een overbelast personeelsbestand. Het financiële team is misschien zo bezorgd over het resultaat dat ze bang zijn om de risico's van het lanceren van een nieuwe productlijn op zich te nemen. En het marketingteam kan zo gefocust zijn op het lanceren van een nieuw merk of product dat ze problemen met productontwikkeling over het hoofd zien.
Door mensen samen te brengen met ogenschijnlijk tegenstrijdige dagelijkse doelen, kunt u ervoor zorgen dat de doelen van de organisatie gedurende het hele project worden bevorderd.
#2. Teams met een verscheidenheid aan functies verhogen de productiviteit
In plaats van dat een project via de ene afdeling gaat voordat het wordt doorgegeven aan de volgende, verhogen functieoverschrijdende teams de efficiëntie van de projectafronding. Wanneer je te maken hebt met mensen van andere afdelingen, kan het team mogelijke problemen aanpakken voordat ze te ver in het proces zijn.
Als de productontwikkelingsafdeling bijvoorbeeld een opwindend nieuw product bouwt en vervolgens ontdekt dat de verkoopafdeling zich zorgen maakt over de daadwerkelijke verkoop van het product, is projecttijd verspild. Maar als de verkoopafdeling samenwerkt met productontwikkeling in een crossfunctioneel team, kunnen mogelijke problemen eerder worden aangepakt, waardoor verloren tijd en verzonken kosten worden verminderd.
#3. Creativiteit kan worden gestimuleerd door cross-functionele teams
Afdelingen verliezen vaak het grote geheel uit het oog door te veel te focussen op het aanscherpen van hun specifieke vaardigheden en het bereiken van hun specifieke doelen. Afgescheiden afdelingen kunnen verzanden. Cross-functionele teams kunnen echter de innovatie van zowel processen als producten stimuleren door verschillende perspectieven en kennis samen te voegen. Omdat ze de perspectieven van verschillende functionaliteiten kunnen bekijken, kunnen ze uitgebreide oplossingen vinden om aan de behoeften van de organisatie te voldoen.
Nadelen van een crossfunctioneel team
Cross-functionele teams hebben een aantal nadelen. Sommige experts waarschuwen bijvoorbeeld dat ze de professionele ontwikkeling van individuele leden kunnen belemmeren omdat ze gericht zijn op het bereiken van projectdoelen. Om dit te voorkomen, voeren verschillende bedrijven beperkte voorwaarden in voor groepsleden, waarbij personen van andere afdelingen in en uit het team rouleren om stagnatie te voorkomen.
Een ander risico is dat cross-functionele teams doelloos kunnen zweven als een project te breed of slecht gespecificeerd is. Teamleden kunnen ontevreden raken als de organisatie geen passende beloningsregelingen implementeert. Deze potentiële nadelen kunnen echter worden verzacht met de juiste planning, zoals het implementeren van een agile projectmanagementraamwerk.
Hoe een efficiënt multifunctioneel team te vormen
#1. Zorg voor teamdiversiteit
Diversiteit is essentieel voor multifunctionele teams, maar beperkt zich niet tot competentie. Hoe diverser de groep, hoe effectiever en productiever deze zal zijn bij het bereiken van haar doelstellingen. Dit omvat leeftijd, status, achtergrond, standpunt, geslacht, ras en ambtstermijn bij de organisatie.
#2. Inclusief influencers
Het is van cruciaal belang dat het team bestaat uit mensen van verschillende afdelingen die invloed uitoefenen, niet alleen binnen hun eigen afdeling, maar ook binnen de organisatie als geheel. Op een gegeven moment zal het crossfunctionele team de steun van de organisatie en haar verschillende afdelingen nodig hebben, dus het is van cruciaal belang om mensen op te nemen die het hoe en waarom van het werk van het team met succes kunnen overbrengen op anderen in de organisatie.
#3. Bepaal specifieke doelstellingen voor het crossfunctionele team
Zoals eerder gezegd, kan het team het moeilijk hebben als het project te breed is of geen duidelijke doelen heeft. Maar als u expliciete doelen definieert met gespecificeerde deadlines of mijlpalen, vergroot u de kans dat het team de doelstellingen van het project bereikt. Het gebruik van projectmanagementsoftware kan het team ook helpen om op schema te blijven en de voortgang te communiceren.
#4. Moedig hiërarchieën aan en versterk de teamautoriteit
Leden van het team moeten gewaardeerd worden binnen de organisatie om het team productief en efficiënt te laten zijn. Het is van cruciaal belang om hun gezag over het project vast te stellen en hun doelstellingen tijdens het werk te benadrukken.
Evenzo moet organisatorisch leiderschap een hiërarchische benadering binnen de groep ontmoedigen. Hoewel diversiteit een belangrijk aspect is van een crossfunctioneel team, moeten mensen met minder ervaring zich op hun gemak voelen om hun perspectieven te delen.
#5. Bevorder constructieve conflictoplossing.
Conflicten kunnen onder alle omstandigheden ontstaan, maar multidisciplinaire teams kunnen hier meer vatbaar voor zijn vanwege de diversiteit aan meningen, ervaring en expertise. Door training voor conflictoplossing te organiseren voor alle teamleden en ervoor te zorgen dat ze de kans krijgen om op persoonlijk niveau betrokken te raken, kan leiderschap helpen om de schadelijke impact van meningsverschillen te verminderen. Dit kan worden bereikt door teamleden dichter bij elkaar te brengen op het werk, door teambuildingoefeningen en door productieve communicatie aan te moedigen.
Wie zou er in uw crossfunctioneel team moeten zitten?
Nadat je de doelen van je team kent, kun je beslissen wie er in het team moet komen. Dit zijn enkele criteria om over na te denken:
- Welke soorten kennis heb je nodig? Wie in uw organisatie heeft de mogelijkheid om het te geven?
- Teamleden moeten naast hun specifieke vaardigheden persoonlijke eigenschappen hebben waardoor ze waardevolle bijdragen kunnen leveren. Hebben ze eerdere ervaring met cross-functionele samenwerkingen? Kunnen ze vrij werken en aanbevelingen doen of beslissingen nemen?
- Zie de meer praktische aspecten van de politiek niet over het hoofd. Wie zijn de belanghebbenden als uw team gefocust is op het lanceren van een project of het nemen van een beslissing? Uw team moet bestaan uit vertegenwoordigers van elke stakeholdergroep.
Een leider selecteren
Uw crossfunctioneel team heeft geen leider nodig, maar het zal veel beter werken als dat wel het geval is. Dus, wie zou die persoon moeten zijn?
De leider van een crossfunctioneel team moet in staat zijn om gesprekken te leiden, te delegeren en andere teamleden ter verantwoording te roepen. Dat moeten ze ook kunnen als bepaalde teamleden hoger in de hiërarchie van het bedrijf staan. Met andere woorden, kunnen ze mensen overtuigen om dingen te doen, zelfs als ze daarvoor geen formele toestemming hebben? Kunnen ze anderen beïnvloeden en overtuigen?
Basisregels opstellen voor een multifunctioneel team
Als er eenmaal een leider is, is een van de eerste dingen die ze moeten doen, samenwerken met de rest van het team om basisregels op te stellen voor hoe dingen zullen worden gedaan. Nogmaals, dit is buitengewoon voordelig wanneer een team begint, maar het is nooit te laat om het in een bestaand team te implementeren.
Ten eerste moet iedereen precies begrijpen wat er van hen wordt verwacht. Elk lid moet bijdragen zodat niemand zich overbelast voelt.
Uw team heeft een duidelijk beeld nodig van hoe iedereen geacht wordt zich te gedragen naast duidelijke verwachtingen over bijdragen. Teamleden moeten zich op hun gemak voelen om zich uit te spreken, zelfs als ze het er niet mee eens zijn. Cross-functionele teams hebben alles te maken met het samenbrengen van diverse mensen om betere antwoorden te creëren. Toch kom je daar pas als je met succes over je geschillen kunt onderhandelen.
Ten slotte moet iedereen in uw team begrijpen hoe beslissingen worden genomen. Heeft iedereen overal een mening over? Wanneer kan de teamleider alleen opereren?
Het kiezen van de juiste communicatiemiddelen is een andere cruciale stap in het vormen van een succesvol crossfunctioneel team. Je zult elkaar niet elke dag zien, dus je zult deze tools vaak gebruiken.
Bovendien, als u mensen heeft op regio-overschrijdende locaties, zijn uw communicatietools de belangrijkste manier om samen te werken. Denk hier out of the box. In plaats van veel e-mails te sturen, werkt een gedeelde blog misschien goed voor uw team.
Naast uw communicatieroutes kunnen andere tools en bronnen nodig zijn. Denk aan de volgende vragen:
- Heeft iedereen in het team de hardware en software die ze nodig hebben om samen te werken?
- Heeft u fysieke of virtuele opslagruimte nodig voor uw uitrustingsstukken en materialen? Kan iedereen in het team deze ruimte gebruiken?
- Waar vinden de persoonlijke vergaderingen van uw team plaats?
Cross-functionele teamvergaderingen.
Of je nu een nieuw multifunctioneel team vormt of een bestaand team aan het verfijnen bent, we hopen dat dit bericht je een nieuw gevoel van duidelijkheid en momentum heeft gegeven. Hier zijn een paar dingen die je kunt doen om dat gaande te houden:
- Houd de ontwikkeling van je team regelmatig in de gaten. Dit is wanneer het hebben van goed gedefinieerde doelen van pas komt. Bereik je je doelen? Probeer de teamgezondheidsmonitor te gebruiken om het probleem uit te zoeken. Gebruik de Confluence-sjablonen om aan de slag te gaan.
- Behoud je aanpassingsvermogen. Wat moet je anders doen als je mijlpalen niet haalt? Mogelijk moet u uw plannen ook aanpassen als reactie op andere wijzigingen. De CEO kan bijvoorbeeld uw deadline wijzigen, of onverwachte ontslagen kunnen van invloed zijn op sommige van uw teamleden.
- Onthoud dat u niet verplicht bent om het alleen te doen. Confluence heeft hulpmiddelen om u te helpen bij het oplossen van de problemen van crossfunctionele teams, van het stellen van doelen tot vergaderingen en het nemen van beslissingen.
Conclusie
Twee hoofden hebben altijd de voorkeur boven één. Op dezelfde manier presteren multifunctionele teams keer op keer beter dan traditionele hiërarchische bedrijfsstructuren. We hopen dat de informatie in dit bericht nieuwe ideeën inspireert en de kans op succes in jouw voordeel houdt.
- CHANGE AGENTS: hoe u change agents in elke organisatie kunt identificeren
- HOE EEN BEDRIJFSANALYST TE WORDEN: Hoe u een bedrijfsanalist zonder ervaring kunt worden (2023 Guide)
- Verkoopbevorderende strategie: eenvoudige gids voor het bouwen van een effectieve strategie
- SUCCESVOLLE HYBRIDE TEAMS BOUWEN: Hoe u succesvolle hybride teams kunt bouwen
- Virtuele teams: soorten, voordelen, uitdagingen en management
Referenties
