Organisaties vertrouwen steeds meer op interne zakelijke communicatietools om de efficiëntie en productiviteit te verhogen, ongeacht waar de werknemers zich bevinden. Dit zal helpen het IT-beheer te stroomlijnen, gebruiksvriendelijke oplossingen te vinden en het personeel te inspireren. Daarom is communicatie essentieel voor het starten en laten groeien van een succesvol bedrijf. Externe en interne communicatie omvat een breed scala aan zakelijke communicatiemiddelen. Deze tools helpen uw zakelijke productiviteit en online samenwerkings- en productiviteitsplatforms te verbeteren. Dit artikel bespreekt enkele praktische tools voor online zakelijke communicatie die u kunnen helpen bij het zakendoen.
Wat zijn de basishulpmiddelen voor zakelijke communicatie?
Er is een breed scala aan communicatiemiddelen die worden gebruikt voor zowel interne als externe communicatie. Deze tools omvatten taakbeheer, instant messaging, spraak, videoconferentietools, tools voor documentsamenwerking, kenniscentrum, e-mail, e-mail en online platforms om samen te werken en werk gedaan te krijgen. We beginnen met enkele fundamentele zakelijke communicatiemiddelen
#1. Hulpprogramma's voor taakbeheer
Teams die verspreid of offsite zijn, hebben niet de luxe om elkaars werkplekken te bezoeken om te zien waar hun collega's aan werken of om een deadline te checken.
Daarom is taakbeheersoftware zo nuttig. Zelfs als uw organisatie de krachtigste technologiestapel heeft, zal het bereiken van uw doelen bijna lastig zijn als uw taken niet correct worden uitgevoerd.
U kunt een toepassing voor taakbeheer gebruiken om projectkalenders samen te stellen, werk aan teamleden toe te wijzen en deadlines in te stellen. Zodra een project is gelanceerd, houdt de tool bij hoe de projecten vorderen en of uw team op tijd blijft; Taakbeheertools zijn ook ideaal voor het onderhouden van effectieve zakelijke communicatie. Ze kunnen projectdiscussies aan omdat elke opmerking of input wordt opgeslagen in kaarten of threads. Een platform als Trello gebruikt bijvoorbeeld gespecialiseerde lijsten, borden en tijdlijnen om taken georganiseerd te houden. Als iemand in uw team een klacht heeft over een taak of een planning moet aanpassen, hoeft hij u alleen maar te @vermelden en krijgt u een melding.
#2. Instant Messaging
Instant messaging is een onmisbare tool voor snelle teams die in realtime moeten communiceren en werken. Hoewel e-mail bedoeld is om dit te bereiken, zijn we ons allemaal bewust van de gebreken ervan: berichten worden alleen gelezen als de ontvanger zijn mailbox voortdurend in de gaten houdt.
Als het op e-mails aankomt, is er een neiging om lengte toe te voegen wanneer vaak een eenvoudig antwoord alles is wat nodig is. Dit kan snelle reacties ontmoedigen.
Instant-chatplatforms zijn perfect voor teams die vastlopen in overbodige e-mailthreads of die in realtime willen samenwerken zonder de vertraging die gepaard gaat met inboxen.
Slack is een van onze favoriete zakelijke communicatietools voor teams. Het is een eenvoudige, gebruiksvriendelijke instant messenger waarmee u in realtime verbinding kunt maken met individuen of groepen.
Er kunnen kanalen worden opgezet voor afzonderlijke teams, zodat uw ontwerpteam niets hoort over de facturen die de financiële afdeling volgt, en ze zijn ook een uitstekend gebied om de efficiëntie te verhogen. In plaats van uw team te verzamelen voor lange ochtendvergaderingen, kunt u Slack's ochtendstand-upfunctie overwegen om snel een overzicht te krijgen van wat iedereen die dag aan het doen is
Als u Workvivo echter gebruikt voor uw sociale intranet, kunt u de instant messaging-services van Slack integreren in uw activiteitenfeed. Dus zelfs als uw personeel Slack niet gebruikt, missen ze geen enkele essentiële communicatie!
#3. Tools voor spraak- en videoconferenties
Het opnemen van tools voor telefoon- en videoconferenties in uw technologieplatform is essentieel. Uw team kan deze technologieën niet alleen gebruiken om virtuele vergaderingen te houden en projecten te bespreken, maar ze kunnen ook communiceren met klanten en nieuwe zakelijke kansen vinden.
Het starten van een videochat met uw team is net zo eenvoudig als het plannen van een vergadertijd, het verstrekken van een link en wachten tot ze deelnemen, afhankelijk van uw service. U kunt overal vergaderingen houden, presentaties uitwisselen en met klanten communiceren met een tool als Zoom (die al meer dan 300 miljoen gebruikers heeft!).
Als de vergadering begint, kun je met maximaal 25 personen samenwerken door je scherm te delen en bestanden te koppelen. En als iemand de vergadering niet kan bijwonen, kunt u deze opnemen en naar hen verzenden zodra u klaar bent!
Het is een uitdaging om al je apps bij te houden als je er veel gebruikt. Gelukkig kun je de App Launcher in een product als Workvivo gebruiken om apps rechtstreeks vanuit het dashboard te verbinden en te gebruiken. Zoom-integratie met Workvivo stelt uw team in staat om videoconferenties rechtstreeks vanaf hun sociale intranet te starten, waardoor ze tijd besparen bij het schakelen tussen applicaties.
#4. Hulpmiddelen voor documentsamenwerking
Bedenk hoe een werkplek eruit zou zien zonder een tool voor documentsamenwerking: hoe zou een team zonder hen de krachten kunnen bundelen en aan een project kunnen samenwerken? Er zijn tal van oplossingen voor documentsamenwerking om uit te kiezen; het beste deel is dat veel gratis zijn. Google Workspace is een teamwerktool waarmee teams aan documenten, spreadsheets, diavoorstellingen en formulieren kunnen werken. Deel een link met een collega, maak opmerkingen, stel voor en bewerk projecten in realtime.
#5. Kenniscentrum
Het opleiden van uw medewerkers over zoveel mogelijk aspecten van uw organisatie is een uitstekende manier om hen aan te moedigen en hun begrip van uw product te vergroten.
Tijd nemen om ze te onderwijzen is het lastige. Het houden van vergaderingen en het verspreiden van grote hoeveelheden informatie is niet de ideale strategie om hen aan te moedigen meer te weten te komen over uw organisatie en hen in staat te stellen zelf problemen op te lossen
Een kenniscentrum, ook wel een 'basis' genoemd, is een bibliotheek waar bedrijven beleid, trainingshandleidingen, wiki's en andere bronnen kunnen bewaren. U kunt ook bedrijfsaankondigingen doen, missieverklaringen bijwerken en bedrijfsdoelen ontwikkelen.
Met communicatietools kunt u echter een georganiseerde kennisbank creëren en documenten indien nodig eenvoudig bijwerken.
#6. Mail
Zelfs met de huidige communicatiemogelijkheden blijft gewone post een krachtig commercieel instrument. Het voegt een persoonlijk tintje toe en wordt vaak gebruikt om beveiligde documenten, contracten en gekochte artikelen aan klanten te bezorgen. Met een usps.com- of Stamps.com-account (in de Verenigde Staten) kunt u postzegels afdrukken vanaf uw computer en is het een eenvoudige manier om thuis of op het werk post af te handelen. Er zijn verschillende vervoerders beschikbaar voor het internationaal verzenden van post. Ontdek welke vervoerders het betrouwbaarst zijn in uw zakelijke regio. U kunt prijzen, leveringsdata en trackingopties vergelijken om de beste deal te vinden.
#7. E-mail
Zelfs als u momenteel een persoonlijk e-mailadres heeft, zal het hebben van een zakelijk e-mailadres u helpen bij de communicatie met klanten, leveranciers en interne collega's. Het is van cruciaal belang om de e-mail dagelijks te controleren. Afhankelijk van het type account dat u heeft, hebt u toegang tot verschillende e-mailservices. U kunt bijvoorbeeld e-mails voor bepaalde accounts traceren om te garanderen dat de ontvanger ze leest. Met verschillende soorten accounts kunt u ook het verzenden van uitgaande e-mails uitstellen, ontvangen e-mails filteren en automatische reacties instellen.
Gmail, Outlook en Yahoo zijn e-mailhostingplatforms. Er zijn ook anderen. Deze platforms geven u tegen een extra vergoeding uw zakelijke e-mailadres. U kunt bijvoorbeeld de prijs betalen om te hosten [e-mail beveiligd] op een van de e-mailplatforms.
#8. Google Voice en andere internetoproepservices
Bellen via internet is een manier om te bellen via internet. Er zijn talloze internetbeldiensten. Google Voice is de meest populaire en toegankelijke optie. Google Voice omvat voicemail, sms en sms, evenals een lokaal telefoonnummer. Gebruikers kunnen gratis sms-berichten verzenden, hun voicemail wijzigen, het teksttranscript van hun voicemail lezen en meer. Gebruikers kunnen bellen of sms'en vanaf hun computer of smartphone.
De voicemailservice van Google is nu gratis voor alle Gmail-gebruikers. Andere aanbieders van internetoproepen zijn Grasshopper, MightyCall, Nextiva, DingTone, Telzio, Freedompop, Line2, Voiceably en OnSIP. Elk biedt een maandelijkse betaalde service met verschillende functies, mogelijkheden, sterke punten en tekortkomingen.
Wat is het meest succesvolle hulpmiddel voor zakelijke communicatie?
E-mail, misschien wel het meest populaire zakelijke communicatiemiddel, opent vele communicatiemogelijkheden. Medewerkers kunnen de applicatie gebruiken om vitale informatie te delen, terwijl managers en leidinggevenden kunnen communiceren met rapporten of hoger management. Omdat e-mail zo'n groot publiek heeft, kunnen bedrijven het gebruiken om in contact te blijven met klanten, feedback te geven en te ontvangen, nieuwe klanten te werven en zelfs een kanaal te creëren waar klanten op elk moment van de dag contact kunnen opnemen met liaisons of leidinggevenden. Met e-mail kunnen gebruikers ook gegevens verzenden en ontvangen als bijlagen bij berichten, waardoor technologiebedrijven essentiële patches en updates in realtime kunnen leveren.
Wat zijn de 7 soorten zakelijke communicatie?
De meeste ondernemingen gebruiken een van de vier typen zakelijke communicatie: intern (naar boven en naar beneden), extern of horizontaal/lateraal. Laten we de vele vormen van zakelijke communicatie eens nader bekijken.
#1. Interne Bedrijfscommunicatie
Interne bedrijfscommunicatie verwijst naar de interactie tussen leden van een organisatie. Het omvat zowel officiële als informele communicatiemodaliteiten. Interne communicatie vindt plaats wanneer verschillende afdelingen informatie naar het personeel van de organisatie sturen. Effectieve interne communicatie is cruciaal voor het verhogen van de productiviteit en tevredenheid. Er zijn grofweg twee soorten interne bedrijfscommunicatie:
- Interne opwaartse communicatie: Stel dat het HR-team van een organisatie een rapport heeft gemaakt over een specifiek onderwerp, dat vervolgens wordt bezorgd aan de HR-manager. Dit is een voorbeeld van opwaartse interne bedrijfscommunicatie.
- Interne neerwaartse communicatie: Wanneer de CEO van een bedrijf nieuwe instructies opstelt en deze verspreidt onder alle werknemers. Zo vindt interne neerwaartse zakelijke communicatie binnen een organisatie plaats.
#3. Horizontale/laterale zakelijke communicatie
Horizontale of laterale zakelijke communicatie verwijst naar communicatie die plaatsvindt op een horizontaal niveau, dat wil zeggen tussen collega's in een organisatie of bedrijf. Dit gebeurt voornamelijk via schriftelijke of mondelinge communicatie. Deze zakelijke communicatie vindt plaats wanneer berichten worden uitgewisseld tussen een enkele afdeling, tussen afdelingen of tussen personen met vergelijkbare expertiseniveaus.
De informatie die via deze methode wordt gecommuniceerd, is alleen beschikbaar voor personen met dezelfde rang. Communicatie op gelijke hiërarchische niveaus is essentieel voor het bereiken van functioneel succes en samenwerking. Het marketinghoofd van een bedrijf neemt bijvoorbeeld contact op met het productiehoofd van hetzelfde bedrijf om de nieuwste marketingtrends, producteisen en consumentenwensen te bespreken. De boodschap zal op de juiste manier worden verspreid door middel van effectieve communicatie tussen afdelingsmanagers.
#4. Externe zakelijke communicatie
Externe zakelijke communicatie vindt plaats wanneer informatie over een bedrijf wordt verzonden naar een andere bedrijfsorganisatie of autoriteiten van een andere organisatie buiten de zakelijke omgeving. Organisaties communiceren veelvuldig met andere organisaties om hun commerciële potentieel te vergroten. In tegenstelling tot andere vormen van zakelijke communicatie, vindt externe zakelijke communicatie voornamelijk plaats via schriftelijke of mondelinge middelen.
Externe zakelijke communicatie wordt ingedeeld in twee typen: formeel en informeel. Brieven, rapporten, presentaties, memoranda en andere formele externe zakelijke communicatie zijn voorbeelden van externe zakelijke communicatie. Toch kan informele externe zakelijke communicatie vele vormen aannemen en valt deze over het algemeen buiten de controle van een organisatie.
Een bedrijf kan bijvoorbeeld verschillende vormen van adverteren, radiokanalen, commercials op sociale media, enz. gebruiken om de geweldige prijzen en aanbiedingen die ze beschikbaar hebben op hun webplatform te verspreiden. Dit is een goed voorbeeld van wat bekend staat als 'externe communicatie'.
Conclusie
Het is essentieel om te onthouden dat niet alle interne zakelijke communicatietools hetzelfde zijn; specifieke programma's blinken uit in bepaalde contexten, terwijl andere het beste alleen kunnen worden gebruikt. We raden u aan uw use case voor deze zakelijke communicatietools grondig te analyseren en na te gaan welke functies het belangrijkst zijn voor interacties en vergaderingen op de werkplek. Stel een vereiste voor de tool en bespreek uw mogelijkheden met uw team.
Gerelateerde artikelen
- Kortlopende leningen voor uw bedrijf: een goed idee?
- Instantkoffiemerken: de beste merken met een laag zuurgehalte en cafeïnevrij (+ beoordelingen)
- TOOLS VOOR TAAKBEHEER: 24 beste tools voor taakbeheer voor teams [2023]
- TAAKBEHEERSYSTEEM: beste gratis en betaalde opties in 2023
- COMMUNICATIECOACH: Effectief communiceren
Referenties
