We krijgen zelden van tevoren een waarschuwing dat er een tragedie op komst is. Zelfs met een behoorlijke vooruitziende blik kunnen er verschillende dingen fout gaan; elk voorval is uniek en ontvouwt zich op onverwachte manieren.
Dit is waar het hebben van een bedrijfscontinuïteitsstrategie van pas komt. Om uw organisatie de meeste kans op succes te bieden tijdens een crisis, leg een actueel plan in handen van alle mensen die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van enig aspect van dat plan. Over het algemeen betekent het ontbreken van een plan niet alleen dat uw bedrijf er langer over zal doen dan nodig is om te herstellen van een ramp of crisis. Het kan zijn dat u uw deuren definitief moet sluiten. Laten we eens kijken hoe we een effectieve strategie voor bedrijfscontinuïteit kunnen ontwikkelen en wat het plan moet bevatten.
Wat is bedrijfscontinuïteit?
Bedrijfscontinuïteit (BC) verwijst naar het behouden of snel hervatten van bedrijfsfuncties in het geval van een catastrofale verstoring, zoals een brand, overstroming of kwaadwillende cyberaanval. Een bedrijfscontinuïteitsplan definieert de methoden en instructies die een organisatie moet volgen in geval van een crisis. Het bevat informatie over bedrijfsprocessen, bedrijfsmiddelen, personeelszaken, zakenpartners en andere onderwerpen.
Is er een methode om HR, productie, verkoop, en functioneel ondersteunen zodat het bedrijf direct na een ramp geld kan blijven produceren? Weet u bijvoorbeeld hoe uw medewerkers van de klantenservice de telefoontjes van klanten zouden afhandelen als het gebouw waar ze werken door een tornado wordt verwoest? Gaan ze tijdelijk thuis of op een andere locatie werken? Dit soort problemen zouden in het BC-plan moeten worden opgenomen.
Het bedrijfscontinuïteitsplan moet ook een bedrijfsimpactanalyse (BIA) bevatten. EEN bedrijfsimpactanalyse (BIA) bepaalt de impact van een plotseling verlies van bedrijfsfuncties, meestal in geld. Bovendien helpt dit type analyse u ook bij het bepalen of u niet-kernfuncties in uw bedrijfscontinuïteitsstrategie moet uitbesteden. Het kan echter met zijn eigen gevaren komen. De BIA helpt u eenvoudigweg bij het inschatten van het belang van de procedures van uw organisatie.
Waarom is een bedrijfscontinuïteitsplan belangrijk?
Bedrijfscontinuïteit is cruciaal in een tijd waarin downtime onaanvaardbaar is. Downtime kan van veel verschillende plaatsen komen. Sommige gevaren, zoals cyberaanvallen en extreem weer, lijken erger te worden. Het is van cruciaal belang om een BC-plan te hebben dat rekening houdt met mogelijke verstoringen van de activiteiten.
Tijdens crisis, moet de strategie de organisatie in staat stellen op een absoluut minimum te functioneren. Bedrijfscontinuïteit draagt bij aan de veerkracht van een organisatie doordat deze snel kan reageren op een onderbreking. Strong BC bespaart geld, tijd en de reputatie van het bedrijf. Een langdurige storing vormt een financieel, persoonlijk en reputatierisico.
Bedrijfscontinuïteit vereist dat een bedrijf naar zichzelf kijkt, mogelijke zwakke punten analyseert en essentiële informatie verzamelt - zoals contactlijsten en systeemtechnische diagrammen - die nuttig kan zijn buiten rampscenario's. Een organisatie kan haar communicatie, technologie en veerkracht door bedrijfscontinuïteitsplanning te implementeren.
U kunt ook om wettelijke of regelgevende redenen een BC-plan nodig hebben. Het is van cruciaal belang om te begrijpen welke regelgeving van toepassing is op een specifieke organisatie, vooral in een tijdperk van toenemende regelgeving.
Essentiële elementen van een bedrijfscontinuïteitsplan
Een bedrijfscontinuïteitsstrategie bestaat uit drie hoofdcomponenten: veerkracht, herstel en onvoorziene omstandigheden.
#1. Weerstand
U kunt de veerkracht van een organisatie vergroten door vitale services en infrastructuren te ontwerpen met meerdere rampscenario's in gedachten, zoals personeelswisselingen, gegevensredundantie en het in stand houden van een overschot aan capaciteit. Het verzekeren van veerkracht tegen verschillende eventualiteiten kan bedrijven ook helpen om essentiële diensten on-site en off-site ononderbroken te handhaven.
#2. Herstel
Het is van cruciaal belang om snel te herstellen na een ramp om de bedrijfsfuncties te kunnen hervatten. Het instellen van hersteltijddoelen voor verschillende systemen, netwerken of applicaties kan helpen bij het bepalen van welke onderdelen eerst moeten worden hersteld. Ander herstel tactieken omvatten inventarissen van hulpbronnen, overeenkomsten met derden om bedrijfsactiviteiten over te nemen en het gebruik van aangepaste gebouwen voor missiekritieke functies.
#3. contigentie
Een rampenplan omvat procedures voor een aantal externe gebeurtenissen, evenals een commandostructuur die de taken binnen het bedrijf verdeelt. Deze verplichtingen kunnen bestaan uit het vervangen van hardware, het huren van noodkantoorruimte, het beoordelen van schade en het inhuren van externe leveranciers voor hulp.
Noodherstel versus bedrijfscontinuïteit
Rampenherstelplanning definieert, net als planning voor bedrijfscontinuïteit, de geplande tactieken van een organisatie voor processen na een mislukking. Een noodherstelplan is daarentegen slechts een onderdeel van de planning voor bedrijfscontinuïteit.
Plannen voor noodherstel zijn meestal gegevensgericht en zijn gericht op het opslaan van gegevens in een vorm die het mogelijk maakt deze sneller toegankelijk te maken na een ramp. Bedrijfscontinuïteit houdt hier rekening mee, maar richt zich ook op het risicobeheer, het toezicht en de planning die nodig zijn om een merk tijdens een onderbreking te laten functioneren.
Lees ook: Op maat gemaakte tranchemogelijkheden 2023: definitie en alles wat u moet weten
Bedrijfscontinuïteitsproces
Het starten van het planningsproject is de eerste stap om de bedrijfscontinuïteit te waarborgen. De stappen van de bedrijfsimpactanalyse (BIA) en ook de risicobeoordeling zijn van cruciaal belang bij het verkrijgen van informatie voor het plan.
Een BIA kan eventuele tekortkomingen en de gevolgen van een calamiteit voor veel afdelingen blootleggen. Het BIA-rapport vertelt een bedrijf de belangrijkste functies en systemen die prioriteit moeten krijgen in een bedrijfscontinuïteitsplan.
Een risicobeoordeling detecteert potentiële bedreigingen voor een bedrijf, zoals natuurrampen, cyberaanvallen of technologische storingen. Risico's kunnen gevolgen hebben voor werknemers, klanten, bouwactiviteiten en het merk van het bedrijf. De evaluatie specificeert ook wie of welk risico zou kunnen kwetsen, evenals de waarschijnlijkheid van de gevaren.
De BIA en de risicobeoordeling zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. De BIA geeft informatie over de waarschijnlijke gevolgen van de in de risicobeoordeling gesignaleerde verstoringen. We kunnen het bovenstaande proces in vier samenvatten, namelijk;
#1. Beoordeling
#2. Zakelijk herstel
#3. IT-herstel
#4. Crisisbeheersing
Bedrijfszekerheidsmanagement
Het is van cruciaal belang om vast te stellen wie verantwoordelijk is voor de bedrijfscontinuïteit. Het kan één persoon zijn in het geval van een klein bedrijf, of het kan een heel team zijn in het geval van een grotere organisatie. Software voor bedrijfscontinuïteitsbeheer is een ander alternatief. Software, zowel on-premises als in de cloud, helpt bij het uitvoeren van BIA's, het maken en bijwerken van plannen en het identificeren van risicogebieden.
Bedrijfscontinuïteit is een levende, ademende activiteit. Het BC-plan van een bedrijf mag daarom niet op de plank blijven liggen. De inhoud van de organisatie moet aan zoveel mogelijk mensen worden gecommuniceerd. Het implementeren van bedrijfscontinuïteit is niet alleen voor tijden van crisis; het bedrijf moet trainingsoefeningen houden zodat het personeel weet wat te doen in geval van echte verstoring.
Het belang van BC-testen is enorm. Het is moeilijk te bepalen of een plan zal slagen als het niet is getest. Een bedrijfscontinuïteitstest kan zo basaal zijn als een oefening op tafel waarin medewerkers bespreken wat er zou gebeuren in geval van nood. Een volledige noodsimulatie maakt deel uit van het strengere testen van de bedrijfscontinuïteitsstrategie. Om een crisis beter te simuleren, kan een bedrijf de test vooraf organiseren of in een opwelling doen.
Wanneer een organisatie een test voltooit, moet ze de resultaten onderzoeken en het plan zo nodig herzien. Sommige delen van de strategie zullen naar verwachting goed werken, maar andere activiteiten moeten mogelijk worden aangepast. Een regelmatig testschema is nuttig, vooral als de activiteiten en het personeel van het bedrijf vaak veranderen. Uitgebreide bedrijfscontinuïteit wordt regelmatig getest, beoordeeld en bijgewerkt.
Wat houdt een bedrijfscontinuïteitsplan in?
BC behandelt de planning en voorbereiding die nodig zijn om de capaciteit van een organisatie te verzekeren om belangrijke zakelijke diensten uit te voeren tijdens rampen. Het bedrijfscontinuïteitsplan omvat, identificeert, plant en/of genereert het volgende:
- Hoe u kunt communiceren met consumenten, leveranciers en andere derde partijen om nauwkeurige informatie en ondersteuning te bieden.
- Hoe ervoor te zorgen dat klanten diensten of producten kunnen blijven krijgen.
- De volgorde en timing die nodig zijn om bedrijfsprocessen te herstellen.
- Hoe help je medewerkers bij calamiteiten.
- De technologie die nodig is om bedrijfsprocessen te ondersteunen (disaster recovery – of DR – past technologiehersteloplossingen toe).
- Pas tijdelijke processen toe als er geen technologie beschikbaar is. In het geval dat bedrijfslocaties verstoord of onbeschikbaar zijn, waar en hoe moeten mensen en processen worden verplaatst?
- De teams en organisaties die nodig zijn om noodsituaties te beheren.
- Afhankelijkheden in bedrijfsprocessen (waarop of op wie elk bedrijfsproces vertrouwt om hun werk te doen).
- Regelmatige oefeningen om ervoor te zorgen dat plannen en acties voldoen aan de normen en zullen functioneren in het geval van een daadwerkelijk incident.
- Zorg ervoor dat het personeelsbestand voldoende is voor zowel externe als interne behoeften tijdens een evenement.
- Documentatie van de processen en acties die tijdens een evenement moeten worden ondernomen om de bovenstaande items te voltooien.
Het managementteam voor bedrijfscontinuïteit
Een sterk bedrijfscontinuïteitsprogramma begint met een Business Continuity Management (BCM)-team. Het BCM-team wordt geleid door de personen in de onderstaande lijst. Zij zijn verantwoordelijk voor de handhaving van het beleid en het aansturen van BCM-activiteiten in de hele organisatie.
De persoon in het senior management die de algehele verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid heeft voor het BCM-programma, staat bekend als de sponsor.
#1. De bedrijfscontinuïteitsmanager: Dit is de persoon die verantwoordelijk is voor het BCM-programma.
#2. Assistent Business Continuity Manager: De back-up van de Business Continuity Manager. Dit kan een titelfunctie zijn of een functie die aan jou is toegewezen.
#3. Administratief assistent: De persoon die verantwoordelijk is voor het assisteren van het BCM-team. Dit is vaak een administratief medewerker van het Business Continuity-kantoor, indien aanwezig, of een ander lid van het administratief medewerker-team.
Naast dit personeel moeten vertegenwoordigers van bedrijfseenheden en IT worden opgenomen om feedback te geven over het creëren van aanvaardbare herstelstrategieën voor zakelijke en technologische activiteiten. Niet-BCM-medewerkers zullen de taak van herstelparaatheid uitvoeren, terwijl het BCM-team advies en assistentie zal geven.
Hoe zorg ik ervoor dat mijn medewerkers voorbereid zijn op een bedrijfsstoring?
Training en opleiding zijn essentieel om ervoor te zorgen dat uw werknemers voorbereid zijn op een bedrijfsstoring. Zorg ervoor dat u ze informeert over het bedrijfscontinuïteitsplan en de procedures die ze moeten volgen in het geval van een verstoring.
Hoe houd ik mijn bedrijfscontinuïteitsplan vertrouwelijk?
Vertrouwelijkheid is belangrijk voor bedrijfscontinuïteitsplannen om ervoor te zorgen dat kritieke informatie niet wordt gelekt in het geval van een verstoring. Zorg ervoor dat u alle fysieke en digitale kopieën van het plan beveiligt en beperk de toegang ertoe tot alleen degenen die het nodig hebben.
Hoe communiceer ik met mijn werknemers, klanten en belanghebbenden tijdens een bedrijfsstoring?
Het hebben van een duidelijk en effectief communicatieplan is van cruciaal belang tijdens een bedrijfsonderbreking. Zorg ervoor dat u een plan heeft voor de manier waarop u communiceert met uw werknemers, klanten en belanghebbenden, en zorg ervoor dat u hen regelmatig op de hoogte houdt van de status van de storing en herstelpogingen.
Hoe houd ik mijn bedrijf draaiende tijdens een bedrijfsstoring?
Het hebben van een solide bedrijfscontinuïteitsplan en ervoor zorgen dat uw werknemers hierin zijn opgeleid, is essentieel om uw bedrijf draaiende te houden tijdens een storing. Overweeg het gebruik van technologische oplossingen, zoals cloudgebaseerde systemen, om de bedrijfsvoering tijdens een storing te ondersteunen.
Hoe herstel ik van een bedrijfsonderbreking?
Herstel van een bedrijfsstoring is een proces dat verschillende stappen omvat, waaronder het beoordelen van de omvang van de storing, het beveiligen van het getroffen gebied, het herstellen van kritieke systemen en processen en het hervatten van de normale bedrijfsvoering.
Conclusie
Het lijkt in eerste instantie misschien ontmoedigend, maar het identificeren van belangrijke processen en toepassingen, evenals het toepassen van fundamentele herstelmethoden en -plannen, is een noodzaak voor elke functionele en effectieve bedrijfscontinuïteitsstrategie. Uw plan moet een basisorganisatiestructuur voor uw team bevatten, evenals de essentiële adviezen en checklists voor uw bedrijfseenheden, IT-afdeling en managementteam, zodat u snel kunt reageren en actie kunt ondernemen.
Zelfs als u uw ideeën niet in daden kunt omzetten, biedt een basisplan in geval van nood de broodnodige structuur. Onthoud dat het meer nodig is om iets op zijn plaats te hebben dan om perfectie te hebben; in geval van nood is de structuur belangrijker dan perfectie. Onthoud dat iets te verkiezen is boven niets; perfect is de vijand van uitmuntendheid.
Veelgestelde vragen over bedrijfscontinuïteit
Wat is een voorbeeld van bedrijfscontinuïteit?
Een bedrijfscontinuïteitsplan (BCP) is: een document dat schetst hoe een bedrijf zal blijven werken tijdens een ongeplande onderbreking van de dienstverlening. Plannen kunnen gedetailleerde strategieën bieden over hoe de bedrijfsvoering kan worden gehandhaafd voor zowel korte- als langetermijnstoringen.
Doel van bedrijfscontinuïteit?
Wat is het hoofddoel Een bedrijfscontinuïteitsplan (BCP) is een proces dat de mogelijke impact van rampsituaties op de bedrijfsvoering in kaart brengt. Het creëert beleid dat inspeelt op verschillende situaties om ervoor te zorgen dat een bedrijf zich snel kan herstellen na een crisis. Het belangrijkste doel van een BCP is: om mensen, eigendommen en activa te beschermen.
Hoe schrijf ik een BCP-rapport?
Dit omvat zes algemene stappen:
- Bepaal eerst de reikwijdte van het plan.
- Ten tweede, identificeer de belangrijkste zakelijke gebieden.
- Ten derde, identificeer kritieke functies.
- Ten slotte, identificeer afhankelijkheden tussen verschillende bedrijfsgebieden en functies.
- Bepaal ten slotte de acceptabele uitvaltijd voor elke kritieke functie.
- Maak ten slotte een plan om de activiteiten te onderhouden.
Hoe schrijf je bedrijfscontinuïteitsdoelstellingen?
Belangrijkste doelstellingen van het bedrijfscontinuïteitsplan
- Leid de rampenherstelteams van het bedrijf. …
- Identificeer rampenherstelpersoneel.
- Risico's en impact inschatten. …
- Geef de stapsgewijze protocollen.
- Identificeer de locatie van kritieke gegevens en activa. …
- Geef prioriteit aan noodcommunicatie.
- SERVICEHERSTEL: Ultieme gids voor serviceherstel
- 5 snelle invorderingsstrategieën voor oninbare schulden
- SBA-leningtarieven: alles wat je nodig hebt, bijgewerkt !!!
- INCLUSIEF LEIDERSCHAP: Eenvoudige eigenschap van inclusief leiderschap
- RASGEVOELIGHEIDSTRAINING: de beste strategieën om diversiteit en inclusie te bevorderen
