Hoe moet ik een e-mail beginnen? Wat heeft de voorkeur, de voor- of achternaam van een persoon gebruiken? Is "Geachte heer of mevrouw" nog steeds van toepassing? Moet je zelfs de moeite nemen om hallo te zeggen? Denk aan de invloed van e-mailaanhef. De onderwerpregel van uw e-mail bepaalt de toon van uw communicatie, bepaalt hoe de ontvanger u ziet en kan zelfs bepalen of ze uw bericht lezen of onmiddellijk verwijderen. Lees verder voor voorbeelden van professionele e-mailbegroetingen en manieren om geen e-mail te starten.
Voorbeelden van e-mailbegroetingen
Context is alles als het gaat om e-mailbegroetingen. Wat voor je vrienden werkt, werkt misschien niet voor een groot bedrijfsinterview. Daarom kan wat respectvol en hoffelijk is voor uw universitair docent voor uw collega's rigide en achterhaald overkomen. Beantwoord de volgende vragen om de juiste e-mailbegroeting te kiezen:
- Is deze brief bedoeld voor één persoon of voor een groep? U kunt elke ontvanger bij naam aanspreken als er slechts één tot drie ontvangers zijn. Gebruik algemene begroetingen zoals "Hallo allemaal" of "Hallo team" wanneer u met grotere groepen individuen spreekt.
- Wat voor band heb ik met een ontvanger? Hoe goed thuis ben je in deze persoon? Welke mate van formaliteit neemt u tussen u waar?
De beste e-mailbegroetingen, zowel gepersonaliseerde als generieke, zijn hier te vinden. Uw beste optie is een aanhef die specifiek voor u is. Probeer altijd iemands naam te achterhalen als je een e-mail stuurt naar iemand die je niet kent. U kunt dit werk uitvoeren met behulp van hun bedrijfswebsite of LinkedIn-profiel. Een standaard e-mailaanhef kan u ondersteunen als uw onderzoek niet is gelukt. Hieronder staan dus enkele voorbeelden van e-mailbegroetingen:
#1. Hallo [Naam]
Dit is een van de beste voorbeelden van e-mailbegroetingen, behalve in de meest formele situaties.
#2. Goedendag [Naam]
Om uw e-mailbegroeting wat formeler te maken, kunt u 'Hallo' vervangen door 'Hallo'. Deze begroeting valt tussen het vriendelijke "Hallo" en het formele "Beste".
#3. hallo [naam]
Dit is een van de voorbeelden van e-mailbegroetingen die meer officieel is om een zakelijke e-mail te beginnen. "Beste" is oké voor een openingsmail, maar als je het toevoegt aan elk bericht in een lange e-mailketen, kan het er formeel en eentonig uitzien. U kunt "Hallo" vervangen in de volgende e-mails.
#4. Geachte [achternaam], meneer/mevrouw, dr./professor
Gebruik 'Beste' gevolgd door een eretitel of een titel, de achternaam van een persoon en een formele aanhef wanneer u een respectabel persoon in een e-mail aanspreekt. Bijvoorbeeld 'Beste professor Green' of 'Beste meneer Smith'. In plaats van een komma na de aanhef, kunt u voor de meest officiële correspondentie een dubbele punt gebruiken.
#5. Groeten
Dit is ook een van de voorbeelden van e-mailbegroetingen. De uitdrukking 'gegroet' is geschikt als u de naam van de persoon niet weet. We raden u echter ten stelligste aan om uw aanhef te personaliseren en de naam van de ontvanger te leren.
#6. Hallo daar
Als u niet zeker bent van de naam van een ontvanger, kunt u deze gebruiken in plaats van 'Groeten'. Houd er rekening mee dat informeel geschreven e-mails misschien niet om een "Hallo daar"-begroeting vragen.
#7. Hallo allemaal
Ten slotte is dit een van de voorbeelden van e-mailbegroetingen. Wanneer u naar een groep mensen schrijft, is deze e-mailaanhef effectief. U kunt echter elke ontvanger bij naam aanspreken als er slechts drie of minder ontvangers zijn. Bijvoorbeeld: "Hallo Sandy, Tom, Mark," .
Vermijd deze e-mailaanhef
Hieronder vindt u enkele van de e-mailaanhef die u moet vermijden:
#1. Hoi!
Zo'n begroeting hoort niet thuis in zakelijke communicatie. Laat uw vrienden en goede kennissen gewoon achter met deze begroeting.
#2. Jo!
Zou u een samenwerkingsverzoek of een zakelijk voorstel dat aan u is gericht als "Yo" verwelkomen? Uw ontvanger is het er ook mee eens.
#3. Hallo, [Bijnaam]
Ga er niet vanuit dat Jessica op je zal reageren als je je brief aan haar adresseert als Jess. Evenzo, als ze eindigt met Jess, moet je haar ook op die manier aanspreken.
#4. Gegroet, meneer/mevrouw
Deze begroeting is veel te formeel, vergelijkbaar met 'To Whom It May Concern'. Bovendien is het nogal generiek. Dit soort e-mailbegroeting laat zien dat je niet genoeg onderzoek hebt gedaan om erachter te komen wie de ontvanger is.
#5. Groeten, [Functietitel]
Deze begroeting is nauwkeuriger dan "Aan wie het aangaat" en "Geachte heer of mevrouw." Hoe dan ook, een "Dear Hiring Manager" zal niet blij zijn dat je niet extra moeite hebt gedaan om hun naam te leren kennen.
#6. Goede dag/middag!
Dergelijke beleefdheden moeten worden vermeden, vooral als u iemand in een buitenlandse tijdzone e-mailt, omdat u nooit weet wanneer ze uw bericht zullen ontvangen.
#7. Verkeerde of onjuiste naam
Verifieer iemands naam twee keer voordat je hem e-mailt. Als je niet zeker weet hoe je een naam moet spellen, kun je een gesprek beter beginnen met een algemene aanhef, zoals 'Hallo daar'. Vergeleken met het versturen van een e-mail met een typefout levert dit veel minder schade op.
#8. Geen aanhef
Ook al kan het moeilijk zijn om de juiste e-mailbegroeting te kiezen, dat betekent niet dat je deze moet overslaan. Het is onbeleefd om de aanhef uit een zakelijke e-mail weg te laten, omdat dit een belangrijk onderdeel is.
Professionele e-mailgroeten
De juiste professionele e-mailbegroetingen omvatten:
#1. Hallo [Naam]
De aanhef die in deze e-mail wordt gebruikt, is acceptabel voor professionele e-mailbegroetingen. Als u respect voor de ontvanger wilt tonen, gebruikt u dit meestal in begeleidende brieven, formele zakelijke brieven en andere vormen van communicatie.
Hoewel titels als "Mr." en "mevrouw." historisch gebruikelijk waren, lopen ze het gevaar het geslacht verkeerd voor te stellen of ervan uit te gaan dat de lezer getrouwd is. Gebruik in plaats daarvan "Dear Sam" of "Dear Sam Barney".
#2. Begroeting
Een informele "Hoi", gevolgd door een komma, is een goede manier om de meeste werkgerelateerde e-mails te starten. Overweeg om de aanhef "Hallo" te gebruiken als een wat meer officiële toon gewenst is. Hoewel deze begroeting als informeel wordt gezien, heeft hij ook een eenvoudige en hartelijke toon.
#3. Hallo allemaal, Hallo team of Good Day Team, [Afdelingsnaam]
Dit is een van de professionele e-mailbegroetingen. Hier heb je een paar alternatieven wanneer je een e-mail naar twee of meer mensen stuurt. De informele maar gepaste manieren om een groep individuen aan te spreken zijn "hallo allemaal", "hallo team" of "hallo [afdelingsnaam] team".
Bovendien spreken ze een groep mensen niet aan met voornaamwoorden als 'Hallo dames', 'Hallo jongens' of 'Heren', omdat deze voornaamwoorden de ontvangers mogelijk niet goed beschrijven.
#4. Ik hoop dat je week goed gaat of dat je weekend leuk was
Dit is ook een van de beste professionele e-mailbegroetingen omdat je je lezer meteen bedankt. Ze bouwen ook een goede band op met een collega die je al kent of waarmee je zaken wilt doen.
#5. Ik schrijf u over
Het is beleefd en openhartig om een e-mail te beginnen met "Ik neem contact op over...", omdat het doel van de communicatie dan duidelijk wordt. Aangezien er op één werkdag honderden e-mails worden verzonden, laat deze methode zien dat u om de tijd van de ander geeft door kort te zijn.
Het verklaren van uw intenties helpt ook om misverstanden of dubbelzinnigheid over wat u van de lezer nodig heeft te elimineren.
#6. Bedankt voor
Ten slotte is dit een van de beste professionele e-mailbegroetingen. Dankbaarheid is een andere benadering om prioriteit te geven aan de lezer. Teamwerk op de werkplek wordt verbeterd wanneer u de persoon meteen laat weten dat uw e-mail een reactie is op zijn of haar e-mail of actie.
Manieren om geen e-mail te starten
De begroetingen en openingszinnen hieronder hebben een formele toon en wekken in sommige gevallen de indruk dat de persoon niet nadenkt. Vermijd het gebruik van deze woorden als je oprecht en attent wilt overkomen. Manieren om geen e-mail te starten zijn dus:
#1. Voor wie het aangaat
Dit is een van de manieren om een e-mail niet te starten. Ondanks het feit dat "Aan wie het aangaat" een formele begroeting lijkt, is het onpersoonlijk en wordt het te vaak gebruikt. Het impliceert dat het je niet kon schelen of je ontvanger is wie je denkt dat ze zijn of dat je bericht voor hen relevant is.
De e-mailaanhef “Geachte heer of mevrouw” valt hier ook onder. De gender-binaire begroeting is achterhaald en kan in deze situatie als exclusief worden beschouwd.
#2. Hallo [gemiste naam]
Controleer de spelling van de naam van de ontvanger voordat u deze in een e-mailaanhef gebruikt. Typefouten komen voor, maar het verkeerd schrijven van iemands naam wekt het vermoeden dat uw communicatie haastig is geschreven zonder zorg of aandacht voor detail.
#3. Beste, [voeg hier naam in]
Zowel het verkeerd spellen van de naam van een ontvanger in een e-mailbegroeting als het volledig negeren van het invoeren van hun naam in een vooraf geschreven sjabloon moet worden vermeden. Pogingen om uw lezer te boeien door een e-mailsjabloon te gebruiken zonder enige personalisatie is waarschijnlijk nutteloos. Controleer altijd nogmaals of u eventuele tijdelijke aanduidingen in de aanhef hebt vervangen door de correct gespelde naam van de ontvanger als u een sjabloonbericht moet gebruiken voor efficiëntie.
#4. Zou je me willen helpen?
Dit is ook een van de manieren om een e-mail niet te starten. Een inleidende regel als "Kun je me een plezier doen?" kan abrupt en egoïstisch klinken als je iemand voor het eerst e-mailt en ze niet kent. Denk in plaats daarvan aan een onderwerpregel van een e-mail, zoals 'Ik neem contact op omdat...', waarin het probleem dat u met hun hulp hoopt op te lossen, beknopt wordt weergegeven.
#5. Ik begrijp dat je het druk hebt, maar
In het beste geval suggereert de inleiding van deze e-mail dat de tijd van de lezer waardevol is. In het slechtste geval houdt het in dat, hoewel je je ervan bewust bent, je nog steeds hun aandacht verdient. Hoe goed je de lezer ook kent, sla deze openingszin over en geef in plaats daarvan een korte uitleg waarom je boodschap belangrijk is.
#6. Sta me toe je mijn naam te geven
Wanneer u iemand voor het eerst e-mailt, wordt deze e-mailopener vaak gebruikt. Het is alsof je je eigen introductie vertelt wanneer je een e-mail begint met "Laat me mezelf even voorstellen". Zou je dit hardop tegen iemand zeggen? Hoewel het definitief lijkt, verspilt het uiteindelijk tijd. Concentreer je op de achtervolging.
E-mail begroetingen naar een groep
Als u er niet aan gewend bent, kan het vreemd aanvoelen om meerdere mensen in een e-mail aan te spreken. U kunt kiezen uit een selectie van sjablonen voor e-mailbegroetingen. De sjablonen die in de onderstaande lijst zijn opgenomen, kunnen worden aangepast om beter aan uw behoeften te voldoen. Ze bevatten:
#1. Bij het begroeten van twee tot vier personen
In een e-mail moet u twee ontvangers anders aanspreken dan een groep van 15. Het is prima om elke persoon rechtstreeks aan te spreken wanneer u met twee of vier personen spreekt (Instructional Solutions suggereert dat het maximaal vijf personen kunnen zijn), zoals hieronder weergegeven .
- Groetjes, Thomas en Shawna
- Hallo mevrouw Rivera
- Hallo, mevrouw Smith
- Gegroet, meneer Thompson
- Hallo Thomas, Fay, Len, Shawna
Dus als je het geslacht niet weet van de mensen aan wie je schrijft, kun je ook hun volledige naam gebruiken en geslachtstitels vermijden. Het is het beste om het geslacht niet uit namen te raden.
#2. Spreken met een specifiek team
Als u een e-mail stuurt naar een groep mensen die allemaal in hetzelfde team zitten, moet u hen als zodanig aanspreken in uw aanhef. Wanneer u beslist welke van de volgende u wilt gebruiken, moet u er rekening mee houden dat uw toon zal uitdrukken hoe serieus of essentieel de inhoud is.
- Hallo, verkoopteam
- Groeten, ploeg.
- Personeel van FOH, alstublieft
#3. Gebruik namen wanneer je maar kunt
Ook al schrijf je aan een grote groep mensen, het is respectloos om een brief te richten aan “Mr. Burns en gezelschap' of 'Deborah Smith en collega's'. Dus als je voor een groep mensen spreekt, doe dat dan collectief. Als u de aandacht wilt vestigen op het werk en de bijdragen van één persoon in het bijzonder, vermeld dan hun naam in de hoofdtekst van de e-mail.
#4. Gedrukte exemplaren met verschillende adressen
Als u fysieke brieven naar twee verschillende mensen wilt sturen, moet u het eerste adres typen, een lege regel achterlaten en vervolgens het tweede adres typen. Het is gepast om het adres van de ontvanger het bovenste adres van elke brief te maken.
Hoe begin je een e-mail beleefd?
- hallo [naam]
- Hallo, alsjeblieft.
- Hallo allemaal Team of [afdelingsnaam] team, hallo.
Wat is de beste begroetingszin om een e-mail te beginnen?
- Ik hoop dat het goed met je gaat en dat je mijn e-mail leest.
- Ik hoop dat deze week goed voor je is begonnen.
- Goede dag, middag of avond.
- Ik hoop dat je week goed begonnen is.
- Ik waardeer je snelle reactie.
- Wij stellen het op prijs dat u contact met ons opneemt.
- Ik zou geïnteresseerd zijn in uw mening over.
- Aan wie ik schrijf.
Wat zijn enkele formele begroetingen?
Formele aanhef:
- Hallo!
- Ik ben hier.
- Goede morgen.
- Hallo, middag.
- Goede nacht.
- Ik ben blij dat ik je heb ontmoet.
- Het is leuk u te ontmoeten.
Wat is openingsregel in e-mail?
De beste onderwerpregel van een e-mail is een regel die de aandacht van de lezer trekt en hem dwingt om verder te lezen. Ik hoop dat je een fijne dag hebt, is bijvoorbeeld een goed voorbeeld van een e-mailbeginregel.
Wat is een goede openingszin?
Bekijk het zo: een goede eerste zin is wat je wilt zeggen, ook al denk je dat je het niet kunt zeggen.
Referenties
- kleine bedrijven.chron.com
- mail.com
- grammatica.com
- sparkmailapp.com
Gerelateerde artikelen
- VIRTUELE TELEFOONSYSTEMEN: de beste virtuele telefoonsystemen voor elk bedrijf (+ gedetailleerde gids)
- VOOR WIE HET KAN BETREKKEN: Alles wat u moet weten!!!
- 15+ grote subsidies beschikbaar voor kleine bedrijven
- Goede klantenservice: beste verbeterstrategieën (+ gratis monsters)
- OFFICIEEL BRIEFFORMAAT: Wat zijn de beste formaten voor elk bedrijf
