CORPORATE RECORD BOOK: Betekenis, belang en hoe het te verkrijgen

Inhoudsopgave Verbergen

Wat is een bedrijfsboek
1. Belang van bedrijfsboek
Bedrijfsboek voor LLC
Hoe u een bedrijfsboek kunt krijgen
Conclusie
Veelgestelde vragen
Wie heeft de verantwoordelijkheid om het bedrijf van een onderneming te leiden?
Moet ik mijn bedrijfsnaam registreren?
Hoe stel je statuten op?
1. Referenties
2. Gerelateerde artikelen

Het is wettelijk van vitaal belang voor elk bedrijf om informatie met betrekking tot hun bedrijf vast te leggen, en dat kan worden bereikt met een bedrijfsboek. Een bedrijfsboek is essentieel voor elk bedrijf om informatie vast te leggen. Hier in dit artikel beschrijven we een bedrijfsboek en sjabloon voor LLC en hoe u deze kunt verkrijgen.

Wat is een bedrijfsboek

Een bedrijfsboek is een boek dat bedrijven gebruiken om al het benodigde papierwerk vast te leggen. Een bedrijfsboek bevat

Statuten,
statuten,
Vergadering minuten
Het voorraadcertificaatboek
Voorraadcertificaten
Voorraad certificaat stubs
Documentatie voor voorraadoverdracht

Het is belangrijk om het bedrijfsdossier van uw organisatie op uw hoofdkantoor te bewaren.

U kunt de gegevens van uw bedrijf ook "in de cloud" bewaren, maar u moet ervoor zorgen dat uw server veilig is, omdat deze gegevens gevoelige gegevens en eigen procedures kunnen bevatten.

Belang van bedrijfsboek

Een bedrijfsdossier is belangrijk en essentieel om in elk bedrijf bij te houden. Het belang kan niet worden ondermijnd en daarom zullen we de reden bespreken waarom een bedrijfsboek een noodzaak is voor alle bedrijven.

#1. Historisch bewijs.

Een bedrijfsboek kan dienen als historisch overzicht van belangrijke zakelijke transacties die in de loop van een organisatie hebben plaatsgevonden, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, belangrijke acquisities, verkopen, leningen en leaseovereenkomsten.

Het kan ook helpen om bezwaren van minderheidsaandeelhouders te voorkomen en de stappen te ondersteunen die kunnen volgen in het geval van een IRS-controle.

#2. Een belastingcontrole.

Een van de eerste items die een IRS-agent zal vragen om te beoordelen tijdens een IRS-audit van een bedrijf, is het bedrijfsboek. Het bedrijf zal zich in de ongemakkelijke situatie bevinden dat het bedrijfsboek voorafgaand aan de audit up-to-date moet zijn als het helemaal niet is bijgewerkt of bijgehouden.

Het bijwerken van het notulenboek op tijd voor de audit kan een kostbare en moeilijke taak zijn, afhankelijk van hoe ver verouderd het is. Een functionaris of directeur kan hun goede gedrag en uitvoering van hun verplichtingen en verantwoordelijkheden jegens de organisatie ondersteunen door een up-to-date bedrijfsnotulenboek bij te houden.

#3. Evaluatie door derden

Banken en geldschieters vragen vaak om inzage in het notulenboek van een bedrijf, of op zijn minst de statuten, statuten en de meest recente notulen van vergaderingen of instemmingsbesluiten. En het vormt een potentiële bedreiging als het niet beschikbaar of up-to-date is, want bij een poging om op een later tijdstip te reconstrueren wat er werkelijk in een bepaald jaar is gebeurd, kan het niet bijhouden van een bijgewerkt notulenboek problemen opleveren.

Bij het herdenken van een gebeurtenis die enkele jaren geleden plaatsvond, is het gebruikelijk dat aandeelhouders, directeuren en functionarissen het oneens zijn over wat er is gebeurd, wanneer het is gebeurd en waarom. Het jaarlijks actualiseren van het notulenboek helpt dit probleem te voorkomen.

Ondanks het feit dat de precieze criteria enigszins kunnen variëren op basis van uw staat en de sector waarin u werkt, zijn er een aantal documenten die alle organisaties in hun administratie moeten hebben. Over het algemeen zijn dit echter enkele dingen die u zou moeten noemen:

Bedrijfsboek voor LLC

Een gebruikelijke keuze voor bedrijven is een LLC omdat een LLC-recordboek eenvoudiger is dan andere zakelijke formaliteiten.

Een bedrijfsboek voor LLC vereist mogelijk minder papierwerk, maar het moet nog steeds aan bepaalde richtlijnen voldoen om zijn status van beperkte aansprakelijkheid te behouden (vereiste documenten variëren in elke staat, afhankelijk van hun wetten).

Elk bedrijfsboek voor LLC moet op zijn minst de volgende gegevens bijhouden en bijhouden, omdat het bijhouden van een goede administratie u helpt uw voortgang bij te houden. Elk bedrijf heeft een uniek administratiesysteem dat bij hen past. U mag uw plannen uitvoeren zolang ze legaal en functioneel zijn.

De IRS stelt voorschriften vast met betrekking tot de tijdsduur dat u een administratie moet bijhouden, met name die welke betrekking hebben op belastingzaken. Zeven jaar is de langste duur. Daarom wordt over het algemeen aanbevolen om alle gegevens zeven jaar te bewaren, tenzij er een goede zakelijke reden is om dit niet te doen.

Door deze gegevens bij te houden, beschermt u uw 'bedrijfssluier', die schuldeisers en rechtzoekenden anders zouden kunnen proberen uit te buiten door aan te tonen dat u het bedrijfsprotocol negeerde. Ze kunnen zelfs proberen beslag te leggen op uw privébezit als onderdeel van de schikking.

Welk bedrijfsboek voor LLC zou moeten bevatten

Het bedrijfsdossier moet wat papierwerk bevatten dat u moet indienen bij het kantoor van de minister van Buitenlandse Zaken bij het vormen van een LLC.

Elke LLC moet een kopie van zijn oprichtingsdocumenten bewaren. Deze staan in de meeste staten bekend als organisatieartikelen. Ze bevatten in ieder geval het volgende:

Naam van LLC
De doelstellingen van het bedrijf
Bedrijfsadres
Naam en adres van de geregistreerde agent van de LLC.

De enige andere records die u doorgaans voor de staat moet bijhouden, zijn de jaarlijkse en tweejaarlijkse rapporten. Bewaar een kopie van elk document als u wijzigingen aanbrengt.

U ontvangt ook een certificaat of ander soortgelijk document van de staatssecretaris waarin de oprichting van uw LLC wordt erkend; u dient dit bij uw vormingsdocumentatie te bewaren.

#1. Exploitatieovereenkomst

Het samenwerkingsboek moet ook de exploitatieovereenkomst bevatten. De exploitatieovereenkomst voor een LLC is een belangrijk document dat beschrijft hoe u uw bedrijf leidt. U dient een kopie te bewaren op het hoofdkantoor van het bedrijf, samen met eventuele wijzigingen. Doorgaans zal de exploitatieovereenkomst de volgende details bevatten:

Kapitaalinvestering die elk lid doet en begrip voor aanvullende bijdragen (indien van toepassing).
Het proces voor het toewijzen van winsten en verliezen.
De mogelijkheid van elk lid om uitbetalingen te ontvangen.
Stemrecht voor leden.
Procedures voor nieuwe en terugkerende leden voor toelating en uittreding.

#2. Leden- en Bestuursinformatie

Leden- en managementinformatie: Het is belangrijk om de leden- en beheerdersgegevens actueel te houden. Het minimum is om een lijst bij te houden van alle huidige en voormalige leden, compleet met namen en adressen. Ook managers dienen dezelfde informatie bij te houden.

#3. Vergadernotulen

Volgens de notulen zijn de meeste LLC's volgens de staatswet niet verplicht om vergaderingen te houden. Wel zou in de exploitatieovereenkomst een mandaat voor vergaderingen kunnen worden opgenomen. De beste manier van handelen in deze situatie is om iemand de precieze notulen van de vergadering te laten opnemen die de volgende details bevatten:

De namen van de aanwezigen.
Beslissingen worden genomen door middel van stemmen.
Alle verdere informatie die nuttig is.

Hoewel vergaderingen niet verplicht zijn, kunnen sommige staatswetten vereisen dat u de procedure schriftelijk vastlegt.

#4. Financiën en Belastingen

Jaarrekeningen, financiële documenten en commerciële contracten die een LLC ontwikkelt, moeten minimaal drie jaar worden bewaard.

#5. Aangifte inkomstenbelasting

De afgelopen drie jaar heeft de IRS het recht om elke belastingaangifte te controleren. Alle LLC-aangiften inkomstenbelasting op federaal, staats- en lokaal niveau moeten minstens zo lang worden bewaard. Als fraude wordt vermoed, is er een wettelijke maas in de wet zonder verjaringstermijn, dus u moet uw belastingdocumenten voor altijd bewaren.

Alle relevante gegevens moeten worden bewaard als belastinggerelateerde uitgaven, tegoeden en inkomsten. Het minimaal drie jaar bewaren van het volgende is hier onderdeel van.

Depositobewijzen voor het bedrijf.
Afschriften voor alle rekeningen met creditcards.
Alle factuur.
Cheques waren ongeldig.
Kosten betaald.

Het betalen van arbeidsbelasting is noodzakelijk als uw LLC werknemers in dienst heeft. De IRS adviseert dat u alle belastingdocumenten voor arbeid minimaal vier jaar bewaart. Bovendien moet u hun W-4-formulieren, betalingsinformatie, betalingsinformatie en persoonlijke informatie bijhouden.

Sjabloon voor bedrijfsboek

Een sjabloon voor een bedrijfsboek bevat het formaat en de informatie die een bedrijfsboek moet bevatten. Het kan gemakkelijk toegankelijk en nuttig zijn, vooral voor begeleiding. Een origineel sjabloon voor een bedrijfsboek moet hebben waar u al uw benodigde papieren moet vastleggen, zoals

Uw oprichtingsdocumenten (en eventuele wijzigingen daarop)
Uw bedrijfsstatuten schriftelijk
Notulen van bestuursvergadering en jaarlijkse aandeelhoudersvergadering
Teruggave van inkomstenbelastingen (en bewijsdocumenten voor eventuele inhoudingen die u doet)
Registraties van belastingen op arbeid
Een lijst met uw resoluties (belangrijke beslissingen genomen door het bestuur), zoals die met betrekking tot de aankoop van het onroerend goed, wijzigingen in de regels van het bestuur en een aanzienlijk aantal ontslagen of aanwervingen
Een kopie van elk van uw jaarverslagen
Gegevens over beurzen (en andere effecten)
Monetaire records
Creditcardafschriften en bankafschriften
Personeelsdossiers (aanwervingen, beëindigingen, sollicitanten

De tijd die wordt besteed aan zakelijke of professionele vergaderingen wordt gedocumenteerd in bedrijfsnotulen. Wil een bedrijf zijn juridische status behouden, dan moet het deze notulen in het dossier opnemen. Dit geldt in het bijzonder voor organisaties met beperkte aansprakelijkheid of non-profitstatus. Een formele vastlegging van deze bedrijfsnotulen garandeert dat uw organisatie zich aan de wet houdt en haar unieke bedrijfskarakter kan behouden.

Het document van de bedrijfsnotul moet de details van de vergadering bevatten. Deze bevat informatie over de tijd en plaats van de vergadering en het doel ervan. Indien gewenst kunnen de resultaten van de vergadering worden opgenomen. Voor archiveringsdoeleinden moet het formulier ook de naam en contactgegevens bevatten van de persoon die het invult. Zolang het bedrijf actief is, moet elk document met bedrijfsnotulen in de administratie worden bewaard.

Wanneer moet u een sjabloon voor zakelijke notulen gebruiken?

Als u moet opschrijven wat er tijdens uw vergadering is besproken en de beslissingen die zijn genomen tijdens een raad van bestuur of aandeelhoudersvergadering, moet u een sjabloon voor zakelijke notulen gebruiken.

Wie moet vergadernotulen bijhouden?

Alle C Corporations zijn door de meeste staten verplicht om belangrijke bedrijfsbeslissingen en belangrijke vergaderingen bij te houden.

Delaware, Kansas, Nevada, North Dakota en Oklahoma zijn de staten die het bijhouden van notulen nu niet verplicht stellen. Minuten zijn niet nodig voor bedrijven die zijn georganiseerd als LLC's.

Welke details moeten worden vastgelegd in notulen van vergaderingen?

De cruciale informatie die is uitgewisseld, alle belangrijke keuzes die zijn gemaakt en alle acties die zijn uitgevoerd, moeten allemaal worden opgenomen in de notulen van vergaderingen. Hoewel notulen niet exact hoeven te zijn, moeten ze voldoende informatie bevatten om te fungeren als het "institutionele geheugen" van het bedrijf.

De datum, tijd en locatie van vergaderingen worden vaak opgenomen in de notulen.
Lijst van personen die afwezig zijn op de vergadering, samen met hun namen en of ze iets van de vergadering hebben gemist
Alle stemhandelingen en de stem van elke persoon
Toen de vergadering ten einde werd geroepen

Welke handelingen of beslissingen moet u mogelijk vastleggen?

Voorbeelden van het soort informatie dat u moet vastleggen, zijn:

Jaarlijks vinden er raad van bestuur en aandeelhoudersvergaderingen plaats.
Nieuwe officieren voorstellen
Compensatie verhogen of meer personeel aannemen
Monetaire transacties: openen van nieuwe bankrekeningen, leningen en creditcards
nieuwe voorraad is vrijgegeven

Hoe u een bedrijfsboek kunt krijgen

U kunt een bedrijfsboekje krijgen door het in winkels te kopen. Ondanks dat de meeste winkels voor kantoorbenodigdheden bieden de componenten die u kunt in bedrijfskits, misschien wilt u een "bedrijfskit" kopen bij een van de verschillende bedrijven.

Zorg ervoor dat u de eerste indieningsdatum van het bedrijf, de indieningsdatum en de betaling van de vergoeding documenteert. Deze documenten zullen een van de eerste zijn die u invoert in het bedrijfsboek.

Vraag de staat om een certificaat van voedselbereiding. Zet dit in de administratie van het bedrijf. Voeg kopieën toe van de statuten en ingediende herzieningen, evenals de statuten.

Maak een kopie van uw statuten en schrijf ook uw eigen statuten. Maak een formeel verslag van elke zakelijke actie. Elke actie die het bedrijf doet, moet worden ondersteund door documentatie in het recordboek.

Hoe u uw bedrijfsboek kunt voorbereiden

U kunt de notulen maken voor de oprichtingsvergadering van het bedrijf in het eerste deel. Het zou ook moeten bevatten

Ook de keuze van functionarissen en directeuren.
Het besluit tot goedkeuring van de aandeelhoudersrechten en stemovereenkomst in de schriftelijke aandeelhoudersrechten en stemovereenkomst.
Eventuele eerste contracten voor diensten die het bedrijf heeft met advocaten en accountants.

Terwijl het bedrijf actief is, houdt u dit gedeelte open voor alle vergaderingen en notulen. Houd ook hier eventuele aanstaande verkiezingen of ontslagen bij.

Voeg hier alle uitgegeven aandelencertificaten toe. De eigenaar van elk certificaat moet worden vermeld, samen met de uitgiftedatum van het certificaat, de ontvanger en hun contactgegevens (leeftijd, woonplaats, persoon of rechtspersoon).

Bewaar hier ook alle bedrijfsaandelen of aandeelhouderstransacties. Vermeld hier ook hoeveel aandelen van de onderneming elke persoon of entiteit bezit. Aandeelwijzigingen worden hier ook vermeld.

Vermeld ook alle leningen of geschenken die het bedrijf heeft ontvangen van zijn leden, functionarissen of directeuren. Dit geldt met name wanneer er voor het eerst financiering wordt verstrekt voor het opstarten van een bedrijf. Hier kunt u beslissingen, leningsovereenkomsten documenteren en hun acceptatie moet b.

Maak een lijst van de adressen van de accountants, advocaten, verzekeringsagenten en andere professionals van het bedrijf die het bedrijf inhuurt om zaken te doen. Het vierde deel zou deze informatie moeten bevatten.

Vermeld de locatie, datum van aankoop en ontvangstbewijs van geld voor provisies en mappen voor alle wettelijke en verzekeringsdocumentatie.

U moet elke belangrijke acquisitie, verkoop, totstandkoming of wijziging van een polis documenteren, evenals elke uitbreiding of beëindiging als een besluit van de bedrijfsfunctionarissen.

Alle overeenkomsten tussen het bedrijf en andere mensen of entiteiten moeten worden geformaliseerd met behulp van uw bedrijfszegel of een notaris. Voeg in dit gebied alle documenten toe die deze zegels hebben.

Is een bedrijfsboek nodig?

Om aan te tonen dat het bedrijf correct werkt in overeenstemming met de vereisten van de Belastingdienst, om het bedrijf als een afzonderlijke rechtspersoon te vestigen en om het bedrijfsschild tegen aansprakelijkheid te beschermen, zijn bedrijfsgegevens nodig.

Hoe schrijf ik een bedrijfsboek?

U kunt beginnen met het schrijven van een recordboek door de volgende stappen. Begin met het opgeven van de werkelijke naam van uw bedrijf en de datum, tijd en locatie van de vergadering.

Het is belangrijk om bij te houden wie er komt. Noteer eventuele deelnemers die niet aanwezig zijn. Iedereen die te laat aankomt of vroeg vertrekt, moet worden genoteerd. Blijf op de hoogte van de facilitator van de vergadering en of er al dan niet een quorum aanwezig was.
Let op de doelstellingen van de vergadering, zoals de verkiezing van nieuwe leidinggevenden, de uitgifte van aandelen, de bespreking van financiële activiteiten, de jaarlijkse vergadering van aandeelhouders of directeuren, of het aannemen van nieuwe werknemers.
Recapituleer de bespreking van de agendapunten. Noteer alle documenten die de aanwezigen onderzoeken. Voeg een kopie van de documentatie toe aan de notulen.
Je moet alle stemmen die je hebt bijhouden.
Noteer de verdagingstijd en de tijd en datum van de volgende vergadering.
Voltooi vergadernotulen door de vergadernotities te typen
Volg de vereisten van uw bedrijf voor wie de conceptopmerkingen moet beoordelen.
Voorafgaand aan de volgende vergadering worden regelmatig notulen aan het bestuur bezorgd.
Het punt "vote to" is meestal het eerste punt op de agenda van de volgende vergadering. Controleer het beleid van uw bedrijf om te zien wie de notulen van de vergadering moet ondertekenen.
Goedgekeurde notulen moeten op dezelfde plaats worden bewaard als uw andere belangrijke bedrijfsdocumenten.

Hebben zakelijke boeken een zegel nodig?

Het bedrijfszegel dient als het officiële merk van het bedrijf. Het bedrijfszegel fungeert als de handtekening van het bedrijf. Elk wettelijk of officieel document dat door het bedrijf wordt uitgegeven, vereist een bedrijfszegel.

Naarmate een bedrijf echter flexibeler werd en technologie het digitale tijdperk inluidde, raakte het bedrijfszegel achterhaald en tot op zekere hoogte een last. Bedrijven, LLC's en staten in de Verenigde Staten hoeven niet langer een bedrijfszegel te hebben. Ondanks het feit dat officiële aandelencertificaten en een bedrijfszegel ooit vereist waren voor bedrijven, zoals sporen op een laars, zijn deze historische artefacten niet langer functioneel of significant.

De wettelijke bevoegdheid van een bedrijfszegel wordt nog steeds algemeen erkend door staten, maar moderne technologie heeft geleid tot een vermindering van deze bevoegdheden, en het bedrijfszegel en de officiële aandelencertificaten zullen uiteindelijk verouderd raken.

Wat is het doel van een bedrijfszegel?

Afhankelijk van de staatswet kan het gebruik van een bedrijf of firmazegel verschillende juridische gevolgen hebben. Het kan worden gezien als bewijs dat het document is geautoriseerd, of het kan enig bewijs leveren van de geldigheid van een document, maar het is mogelijk niet voldoende bewijs op zich om de authenticiteit van het document te ondersteunen. En het is mogelijk dat het slechts een symbolische handeling is die geen invloed heeft op de legitimiteit ervan.

Hoe moet een bedrijfszegel eruitzien?

Bedrijfszegels hebben doorgaans een cirkelvormig vlak van 38 mm met ruimte voor maximaal 50 tekens. Het moet bevatten

De officiële naam van het bedrijf
Het soort bedrijf (een afkorting zoals LTD in plaats van LIMITED zou acceptabel zijn)
Jaar van vorming en vormingsstaat

Waar plaatst u het bedrijfszegel?

Beschouw het bedrijfszegel van uw bedrijf als de wettelijke handtekening. U kunt het bedrijfszegel op het hoofdkantoor van het bedrijf plaatsen.

Conclusie

In elk bedrijf is het bijhouden van gegevens cruciaal. U zult het gemakkelijker vinden om nauwkeurige en volledige gegevens bij te houden nu u zich bewust bent van de waarde van een bedrijfsboek en hoe u er een kunt opstellen. Vergeet niet dat het bijwerken van het logboek van uw bedrijf essentieel is als u fouten wilt voorkomen.

Veelgestelde vragen

Wie heeft de verantwoordelijkheid om het bedrijf van een onderneming te leiden?

Een bedrijf wordt gerund door zijn bestuurders en ambtenaren. Een raad van bestuur is een groep bestuurders die als een team werken. De raad van bestuur is het bestuursorgaan van de onderneming. Het heeft de bevoegdheid om alle functies van het bedrijf uit te oefenen en beheert de activiteiten en zaken van het bedrijf.

Moet ik mijn bedrijfsnaam registreren?

Om een handelsmerk te hebben, hoeft u het niet te registreren; handelsmerken worden geldig zodra ze voor commerciële doeleinden worden gebruikt. Merkregistratie biedt echter een bredere bescherming en maakt handhaving eenvoudiger.

Hoe stel je statuten op?

De naam en het postadres van het bedrijf.
Naam en adres van de geregistreerde agent
Tijdsbestek voor opname
de aard van het bedrijf
De soort en het aantal uitgegeven aandelen.
Oprichtingsbevoegdheden
Lijnen voor de datum en handtekening