Het proces van onboarding van rekruten is essentieel op elk gebied, want je kunt niet zonder. Een nieuwe medewerker zal het veel gemakkelijker hebben om zich aan te passen aan hun nieuwe teams en verantwoordelijkheden als ze een solide onboarding-checklist hebben. Dat wil zeggen, als een nieuwe werknemer goed is opgeleid, is de kans groter dat hij past in de cultuur van het bedrijf en doet wat de werkgever wil. Lees verder om meer te weten te komen over de onboardingchecklist voor werknemers en de nieuwe onboardingchecklist voor IT-medewerkers.
Wat is onboarden?
Nieuwe medewerkers profiteren enorm van een uitgebreide onboardingprocedure. Hierdoor kunnen ze vertrouwd raken met hun taken, de teamdynamiek en de doelen en doelstellingen van de functie. Een goed onboardingproces leidt tot meer productiviteit, moreel en werkplezier. Als gevolg hiervan neemt de betrokkenheid toe en blijven werknemers voor de lange termijn. Met andere woorden, een gedegen onboardingprogramma helpt iedereen.
Wat is een onboarding-checklist?
De eerste paar weken of maanden van een nieuwe werknemer kunnen een wervelwind zijn. Het is dus handig voor rekruteringsmanagers om een onboarding-checklist te maken om alles op orde te houden. Met deze checklist kunt u er dus zeker van zijn dat u alle basisprincipes hebt behandeld om een nieuwe medewerker in het team te verwelkomen. Het dient als basis van waaruit rolspecifieke processen ontwikkeld kunnen worden.
Houd er ook rekening mee dat alleen omdat u alles op uw onboarding-checklist hebt gedaan, dit niet betekent dat het effectief is. De meest effectieve onboarding-programma's zorgen voor een evenwicht tussen tegemoetkomen aan de wensen en behoeften van de werknemer en hen tegelijkertijd voorbereiden om de kernwaarden van het bedrijf op onverwachte manieren volledig te omarmen.
Checklist voor onboarding van werknemers
Stappen voor een effectieve checklist voor onboarding van werknemers zijn:
#1. Maak het officieel met de afdeling Human Resources
Als u een checklist voor het in dienst nemen van werknemers wilt opstellen, ervan uitgaande dat uw bedrijf een HR-afdeling heeft, dient u een verzoek in voor het aannemen van toestemming. Ondertussen kan de HR-afdeling, voordat een nieuwe baan wordt afgerond, ook om bewijs van een schone drugstest en kredietcontrole vragen. Zorg er ook voor dat u stopt met zoeken en eventuele vacatures verwijdert die er nog staan.
#2. Leg de benodigde formulieren klaar voor de nieuwe huur
Zorg er op de onboarding-checklist voor dat de werknemer de vereiste documenten heeft om in te loggen op de eerste dag van het dienstverband. Dit is echter exclusief belastingdocumenten, huurovereenkomsten, loonadministratie en misschien andere vormen. Geef de nieuwe medewerker een exemplaar van het handboek en een lonende samenvatting om door te lezen. Geef een contactpersoon op die kan worden bereikt als de nieuwe werknemer zich zorgen maakt of vragen heeft over zijn vergoeding of voordelen. Een gedrukt exemplaar van de functiebeschrijving kan dienen als een nuttige referentie om de organisatorische doelstellingen voor de functie in gedachten te houden.
#3. Installeer relevante hardware en software
Als u wilt dat uw nieuwe medewerkers goed werk leveren, moet u ze waarschijnlijk de tools geven die ze daarvoor nodig hebben. Wanneer u een nieuwe medewerker heeft, dient u contact op te nemen met IT om ze te laten installeren met de benodigde software.
Wanneer u het heeft over te nemen beveiligingsmaatregelen, moet u altijd benadrukken hoe belangrijk het is om sterke wachtwoorden te hebben, deze vaak te wijzigen en tweefactorauthenticatie te gebruiken. Zorg er ook voor dat alle bedrijfseigen of extreem complexe software volledig is gedocumenteerd en dat er bijbehorend trainingsmateriaal of software voor nieuwe werknemers is.
#4. Bepaal de werkruimten
Hoewel de bedrijfsomgeving voor sommige nieuwe werknemers misschien goed werkt, doen anderen het misschien beter in privékantoren. Het vinden van werkplekken voor nieuwe medewerkers moet een topprioriteit zijn. De volgende stap is ervoor zorgen dat ze alles wat ze nodig hebben op hun bureau hebben staan, inclusief laptops, notitieboekjes, potloden en pennen. Items met het bedrijfslogo, zoals T-shirts en petten, naast hun bureau laten zien, is een eenvoudige manier om een goede indruk te maken.
#5. Bereid uzelf voor op de rondleiding door de site
Het aanbieden van een rondleiding door het pand is een geweldige manier om nieuwe medewerkers vertrouwd te maken met het gebied en de angst te verminderen. Dus als u wilt dat uw nieuwe medewerkers zich op hun gemak voelen bij het stellen van vragen en het vinden van hun weg, is het een goed idee om een plattegrond te maken voordat u de rondleiding aanbiedt. In het plan moeten locaties worden opgenomen zoals het bureau of de werkplek van de werknemer, het kantoor van hun directe leidinggevende, de pauzeruimte, de toiletten, de voorraadkamer, het zakencentrum en de vergaderruimte. De kaart moet worden gedigitaliseerd, zodat deze snel en gemakkelijk online kan worden bekeken.
#6. Creëer de werkomgeving die u nodig heeft
Zorg ervoor dat de werkruimte van uw nieuwe werknemer alle benodigde benodigdheden heeft, zoals een schone stoel en bureau, en al het andere dat ze nodig hebben. Probeer, indien mogelijk, een welkomstpakket samen te stellen voor de vestigingsplaats van de nieuwe medewerker. Dit kan zakelijke kleding zijn, kantoorbenodigdheden of een eenvoudig cadeau zoals een koffiemok of een potplant voor op kantoor. Als de werknemer thuis gaat werken, kan het een goed idee zijn om hem een zorgpakket met wat swag mee te geven.
#7. Maak een afspraak voor de nieuwe werknemersoriëntatie
Op de eerste dag dat de nieuwe werknemer in dienst treedt, dient u wat tijd in te plannen voor een oriëntatie voor nieuw aangenomen werknemers. In een ideale situatie geeft dit de persoon niet alleen de kans om papieren te ondertekenen; het biedt hen ook de mogelijkheid om de waarden van het bedrijf te leren kennen, de structuur van de organisatie te bestuderen en te ontdekken hoe de verschillende afdelingen met elkaar omgaan.
Checklist voor het onboarden van nieuwe medewerkers
Bedrijven kunnen een checklist voor het aannemen van nieuwe medewerkers gebruiken om ervoor te zorgen dat ze de juiste procedures volgen. Dit wordt gedaan om hun nieuwe personeelslid welkom te heten en te integreren in de organisatie. De eerste paar weken van het dienstverband van een nieuwe werknemer zijn cruciaal om de weg vrij te maken voor de rest van hun ambtstermijn en om te onthullen of ze de kosten van het inhuren waard zijn. De stappen voor een effectieve onboarding-checklist voor nieuwe medewerkers omvatten het volgende:
#1. Vul een sollicitatiebrief in en stuur deze naar HR
Het is van cruciaal belang om het wervingsproces te beginnen door contact op te nemen met HR om een effectieve onboarding-checklist voor nieuwe medewerkers te maken.
#2. Voer een geschiedenisverificatie uit
Dit is in veel banen cruciaal om de veiligheid van klanten en medewerkers te garanderen.
#3. Neem de routine en de grondbeginselen van de baan door
Door op dit moment contact op te nemen met de nieuwe medewerker, kunt u het schema van de eerste week bekijken, indien nodig een urenstaat uitdelen en andere grondregels en voorschriften, zoals parkeren en kleding, doornemen.
#4. Controleer de verantwoordelijkheden en taakomschrijvingen
Stuur de nieuwe medewerker een e-mail met een kopie van de functiebeschrijving, beantwoord eventuele vragen en leg hun rol in de eenheid en het grotere functionele gebied uit. Dit zal u helpen bij het maken van een goede onboarding-checklist voor nieuwe medewerkers. U kunt dit ook toevoegen aan de brief die u naar elke nieuwe medewerker stuurt.
#5. Vul het benodigde papierwerk in terwijl u aan een nieuwe baan begint
Als je dit regelt voordat ze op het werk aankomen, kun je je allebei concentreren op dringender zaken zodra ze aankomen.
Zie ook: Onboarding van nieuwe medewerkers Beat Practices in 2023
Checklist voor IT-onboarding
Als onderdeel van het grotere onboardingproces, dat een checklist omvat, geven IT-afdelingen nieuwe werknemers vaak een overzicht van de systemen die ze in hun werk zullen gebruiken, evenals de nodige training. Een voorbeeld is het verstrekken van laptops, smartphones en andere apparaten aan nieuwe medewerkers. De training kan ook bestaan uit het uitleggen van fundamentele internetveiligheid en privacypraktijken.
Technologietraining is een belangrijk onderdeel van de IT-onboarding-checklist omdat het nieuwe werknemers helpt de vaardigheden te leren die ze nodig hebben om hun werk te doen. Als de baan voornamelijk over technologie gaat of sterk afhankelijk is van technologie, zal de checklist voor IT-onboarding gedetailleerder zijn dan normaal. U kunt de onderstaande checklist voor het onboarden van IT-medewerkers gebruiken om de stappen die u moet nemen om de workflow te voltooien, te organiseren en te prioriteren.
- Verzamel gegevens over nieuwe medewerkers.
- Koop het benodigde gereedschap.
- Apparaten installeren.
- Maak gebruikersprofielen voor vereiste programma's.
- Verzamel nieuwe medewerkers in IT voor oriëntatie.
- Volg je eigen privacy- en cybersecurity-cursussen.
- Zorg dat werknemers een geheimhoudingsverklaring ondertekenen.
Het belang van een checklist voor IT-onboarding
Om hun werk effectief te kunnen doen, moeten nieuwe medewerkers leren omgaan met een breed scala aan computerprogramma's en hardware. Om nieuwe medewerkers te helpen, is een checklist voor IT-onboarding cruciaal. Daarom volgt hieronder een uitleg van het belang van de IT onboarding checklist:
#1. Krijg inzicht in de technologische kaders
Nieuw aangeworven werknemers kunnen zich bezwaard voelen door het aantal technologieën dat ze moeten gebruiken om effectief te zijn in hun werk. Voordat ze aan hun dagelijkse taken beginnen, is het nuttig voor hen om een grondige introductie te hebben gehad in de apparatuur, software en procedures die ze zouden gebruiken in hun werk op de afdeling informatietechnologie.
#2. Stel alle accounts in die u nodig hebt
Nieuwe medewerkers moeten inloggen op meer dan een paar accounts om de benodigde software voor hun werk te gebruiken, inclusief interactie- en veiligheidstools. Nieuwe medewerkers hebben de mogelijkheid om al hun digitale accounts aan te maken. Dit wordt gedaan met de hulp van de IT-professionals van uw bedrijf wanneer zij deelnemen aan een IT-onboarding-checklistprogramma.
#3. Ontwikkel uzelf op het gebied van veiligheid en beveiliging
Wanneer een nieuwe werknemer wordt aangenomen, krijgen ze meteen toegang tot alle geheime informatie die het bedrijf mogelijk heeft. Nieuw aangeworven IT-medewerkers helpen om te leren omgaan met gevoelige gegevens en deze te beschermen. Tijdens het onboarding-proces krijgen ze een volledig overzicht van de regels van het bedrijf voor veiligheid en privacy. Dit maakt het voor hen gemakkelijker om het werk te doen.
#4. Voel je zelfverzekerd in het gebruik van technologie
Niet alleen moeten nieuw aangeworven werknemers leren over de technologie die ze gaan gebruiken, maar ze moeten ook leren hoe ze deze moeten gebruiken. Ze moeten echter ook volledig vertrouwen hebben in hun vermogen om die innovatie toe te passen om aan de behoeften van hun werk te voldoen. Een uitgebreide onboarding-aanpak voor informatietechnologie garandeert dat alle nieuw aangeworven medewerkers goed zijn opgeleid in de relevante software en hardware.
Hoe u een IT-onboarding-checklist maakt
Een onboarding-checklist voor IT moet ruim voor de eerste werkdag van de werknemer worden gemaakt. Dit wordt gedaan wanneer het proces van onboarding van een nieuwe medewerker veel voor die datum begint. Afhankelijk van het soort bedrijf dat u exploiteert, heeft u mogelijk een aantal verschillende versies nodig, zoals de volgende:
- Een uitgebreide lijst van de vereisten om te beginnen met informatietechnologie.
- Vereisten voor elke beschikbare functie binnen het bedrijf.
- Een lijst waarin elke afdeling zijn eigen vermelding heeft.
- In elke functie zijn er verschillende taken die moeten worden uitgevoerd.
Ten slotte moeten de IT- en HR-afdelingen van uw bedrijf samenwerken om een bedrijfschecklist te maken. U kunt de algemene versie gebruiken als uitgangspunt voor versies die specifieker bedoeld zijn. Vervolgens kunnen de hoofden van de afdelingen de checklist aanpassen aan hun behoeften. Ook wanneer een nieuwe werknemer wordt aangenomen voor een van de afdelingen van een organisatie, kan de persoon die verantwoordelijk is voor het aannemen van personeel een lijst maken met vereisten waaraan die werknemer moet voldoen.
Excel en Google Spreadsheets zijn twee voorbeelden van software die kan worden gebruikt om documenten te maken die gemakkelijk kunnen worden gewijzigd en gedeeld. Op de IT-onboarding-checklist kun je alle verantwoordelijkheden en herinneringen opschrijven, en je kunt ze ook allemaal aan een ander teamlid geven.
Wat zijn de 4 fasen van onboarding?
Zij omvatten:
- Pre-boarding.
- Nieuwe medewerkers oriënteren en zich welkom laten voelen.
- Training.
- Pas je aan aan je nieuwe verantwoordelijkheden.
Wat zijn de 5 C's van onboarding?
Naleving, duidelijkheid, vertrouwen, verbinding en cultuur zijn vervolgens uitgegroeid tot de vijf 'C's' van onboarding.
Hoe lang moet een onboarding-checklist zijn?
De lengte van de onboarding-checklist van een bedrijf hangt af van wat het bedrijf doet en hoe het nieuwe werknemers in dienst neemt. Het moet echter alles omvatten, van het oriënteren op nieuwe medewerkers tot hen helpen wennen aan hun nieuwe functie.
Wat zijn de 3 belangrijkste elementen van succesvolle onboarding?
De drie belangrijkste elementen van succesvolle onboarding zijn:
- Geef iedereen een rol om te spelen.
- Stel jezelf en anderen voor.
- Breng de principes en het ethos van het bedrijf over.
Wat zijn onboardingtechnieken?
- Begin met HR-oriëntatie.
- Verken het kantoor.
- Bedek de grondbeginselen.
- Samenwerken met een mentor.
- Gestelde doelen.
- Begin met werken aan taken.
- Regelmatig inchecken en communiceren.
Referenties
- forbes.com
- indeed.com
- getguru.com
Gerelateerde artikelen
- ONBOARDING VAN WERKNEMERS: wat u moet weten over het hele onboardingproces
- Nieuwe best practices voor onboarding van nieuwe medewerkers in 2023
- ONBOARDING BEST PRACTICES: voor werknemers en klanten.
- ON-BOARDING: Betekenis, proces, wat u moet weten en checklist
- Werknemers inhuren voor kleine bedrijven en startups: een gedetailleerde gids
