Als eigenaar van een klein bedrijf die de voorraad bijhoudt, weet u dat onverwachte pieken en dalen in de vraag van klanten, problemen in de toeleveringsketen en verkeerd gecategoriseerde producten allemaal het bijhouden van de voorraad tot een enorm probleem kunnen maken. Dit is echter een overlast waar u tijdens het runnen van uw bedrijf niet mee te maken zou moeten hebben. Om uw bedrijf met succes te onderhouden en uit te breiden, moet u uw voorraad soepel en consistent kunnen controleren, zodat u weet wat er verkoopt en wat niet, en wanneer u opnieuw moet bestellen. Hier nemen we de basisprincipes van voorraadcontrole en -beheer door, inclusief wat software die u voor uw bedrijf kunt gebruiken.
Wat is een voorraadcontrole in het bedrijfsleven?
Voorraadcontrole is de praktijk om ervoor te zorgen dat alle dingen in een zakelijk magazijn of winkel worden verantwoord en in de juiste hoeveelheden. Het helpt organisaties bij het bijhouden van opgeslagen producten, het beoordelen van voorraadniveaus en het minimaliseren van verlies als gevolg van diefstal of verspilling. Een voorraadcontrole is een noodzakelijke stap om uw bedrijf effectief te laten draaien; als je niet weet wat je hebt, kun je klanten immers niet geven wat ze nodig hebben. Voorraadcontroles omvatten een methodische beoordeling van de beschikbare artikelen, het bevestigen van facturen en inkooporders op juistheid en het bijvullen van schappen indien nodig. Kortom, het is het geheim van effectief voorraadbeheer!
Hoe u een bedrijfsinventariscontrole uitvoert
De specifieke manier waarop u uw voorraad controleert, is afhankelijk van de grootte van uw bedrijf, de producten die u verkoopt, uw budget en tal van andere overwegingen. Hier zijn echter enkele maatregelen op hoog niveau die elk bedrijf kan nemen:
#1. Wijs iemand aan die verantwoordelijk is voor het voorraadbeheer.
Als uw bedrijf een grote hoeveelheid voorraad beheert met een verscheidenheid aan producten (vooral bederfelijke dingen), wilt u misschien een fulltime voorraadbeheerder inhuren. Als fysieke inventarisatie een ondergeschikt onderdeel van uw organisatie is, kan het bijhouden van inventaris naast hun andere taken worden gedelegeerd aan een manager.
#2. Kies een systeem voor voorraadbeheer.
Afhankelijk van de hoeveelheid en complexiteit van uw voorraad, kunt u deze mogelijk beheren met een spreadsheet (of in sommige gevallen een notitieblok). In de meeste gevallen bespaart software voor voorraadbeheer organisaties echter tijd en geld, terwijl ze nauwkeurigere gegevens voor het bijhouden van de voorraad bieden.
#3. Bepaal hoe vaak u de inventaris moet uitvoeren.
Als u software voor voorraadbeheer gebruikt, zal uw programma een groot deel van de dagelijkse en wekelijkse voorraadbewaking voor u afhandelen en u op de hoogte houden via dashboards. Voorraadbeheerders kunnen deze dashboards dagelijks en indien nodig controleren om ervoor te zorgen dat alles in orde is, en rapporten opstellen om te delen met andere belanghebbenden.
Als u de voorraad handmatig beheert, moet u de voorraadniveaus regelmatig of ten minste maandelijks controleren om tekorten, overvoorraden en verlopen handelswaar voor te blijven. U moet ook bijhouden wanneer nieuwe voorraad binnenkomt en wanneer voorraad vertrekt om de voorraadniveaus in uw spreadsheet handmatig bij te werken.
#4. Installeer uw voorraadvolgapparatuur.
Of u nu software gebruikt of niet, apparaten voor het bijhouden van inventarissen (barcodescanners, QR-codescanners, RFID-scanners, enzovoort) kunnen helpen om een groot deel van de vervelende moeite uit het bijhouden van de voorraad te halen.
Als u geen voorraadbeheersoftware heeft, kunt u nog steeds streepjescodescanners gebruiken om het voorraadbeheer te verbeteren. In plaats van te synchroniseren met uw inventarissoftware, levert de streepjescodescanner alleen een reeks gegevens aan de computer of het mobiele apparaat waarop deze is aangesloten, waardoor uw scanner effectief wordt getransformeerd in een invoerapparaat. Deze methode is niet zo effectief als het gebruik van voorraadbeheersoftware die gescande gegevens detecteert en inventarisinformatie automatisch bijwerkt, maar het is aanzienlijk efficiënter en nauwkeuriger dan het handmatig invoeren van reeksen gegevens in een spreadsheet.
#5. Controleer regelmatig uw voorraadbeheer.
Helaas is voorraadbeheer geen zaak van "instellen en vergeten". Het is van cruciaal belang om uw voorraadbewakingssysteem regelmatig (maandelijks of driemaandelijks) af te breken om inefficiënties te elimineren, de nauwkeurigheid dubbel te controleren en verbeterpunten te identificeren.
Hier zijn een paar punten waarmee u rekening moet houden bij het uitvoeren van een voorraadtraceringsaudit:
- Tel uw inventaris fysiek (elektronische scanners kunnen hier heel nuttig zijn). Controleer of de totalen overeenkomen met die in uw spreadsheet of voorraadbeheersysteem. Om discrepanties als gevolg van verouderde informatie te elimineren, doet u dit wanneer de voorraad bevroren is (bijvoorbeeld buiten kantooruren of in het weekend).
- Cyclustellingen moeten regelmatig worden uitgevoerd. Een cyclustelling is vergelijkbaar met een volledige inventarisatie, behalve dat deze wordt uitgevoerd op een subset van uw inventaris om verstoring tot een minimum te beperken. De meeste bedrijven voeren doelbewust cyclustellingen uit, waarbij ze bijvoorbeeld subsecties selecteren met een hoge waarde of hoge omloopsnelheden.
- Vergelijk inventarisnummers met financiële gegevens. Als uw voorraadstatistieken niet overeenkomen met uw financiële overzichten, bijvoorbeeld voor inkomsten uit verkochte dingen, moet u daar meer naar kijken.
Wat is voorraadbeheer?
Het proces van het bestellen, opslaan, gebruiken en verkopen van de inventaris van een bedrijf wordt voorraadbeheer genoemd. Dit omvat het beheer van grondstoffen, componenten en eindproducten, evenals opslag en verwerking van dergelijke goederen. Er zijn verschillende vormen van voorraadbeheer, elk met voor- en nadelen op basis van de eisen van een bedrijf.
Voordelen van voorraadbeheer
Een van de belangrijkste activa van een bedrijf is de inventaris. De inputs en eindproducten van een bedrijf vormen het hart van de activiteiten in de detailhandel, productie, foodservice en andere voorraadintensieve industrieën. Een gebrek aan inventaris wanneer en waar het nodig is, kan rampzalig zijn.
Tegelijkertijd kan inventaris worden beschouwd als een verplichting (hoewel niet in boekhoudkundige zin). Een enorme inventaris is kwetsbaar voor bederf, diefstal, schade of veranderingen in de vraag. Inventaris moet verzekerd zijn en als het niet tijdig wordt verkocht, kan het met verlies worden verkocht of gewoon worden vernietigd.
Voorraadbeheer is om deze redenen van cruciaal belang voor bedrijven van elke omvang. Weten wanneer je de voorraad moet aanvullen, hoeveel je moet kopen of produceren, hoeveel je moet betalen, wanneer je moet verkopen en tegen welke prijs, kunnen allemaal gecompliceerde overwegingen worden. Kleine bedrijven houden vaak handmatige inventarisgegevens bij en gebruiken spreadsheetformules (Excel) om bestelpunten en bedragen te bepalen. Grotere bedrijven zullen ERP-software (enterprise resource planning) gebruiken. De toporganisaties maken veel gebruik van sterk op maat gemaakte software as a service (SaaS) applicaties.
Methoden voor voorraadbeheer
Verschillende strategieën voor voorraadbeheer zullen door een bedrijf worden gebruikt, afhankelijk van het soort bedrijf of product dat wordt bestudeerd. Just-in-time (JIT) productie, Materials Requirements Planning (MRP), Economic Order Quantity (EOQ) en Days Sales of Inventory (DSI) zijn enkele van deze managementstrategieën. Er zijn andere, maar dit zijn de vier meest voorkomende benaderingen voor voorraadanalyse.
#1. JIT-beheer (Just-in-Time).
In de jaren 1960 en 1970 werd deze fabricagebenadering ontwikkeld in Japan. Toyota Motor (TM) leverde de grootste bijdrage aan zijn groei. Door alleen de voorraad aan te houden die nodig is om producten te maken en te verkopen, kunnen bedrijven aanzienlijke sommen geld besparen en afval verminderen. Deze methode bespaart geld op opslag en verzekering, evenals de kosten van het weggooien of dumpen van overtollige voorraad.
JIT-voorraadbeheer kan gevaarlijk zijn. Als de vraag onverwachts toeneemt, is de fabrikant mogelijk niet in staat om de voorraad te verwerven die nodig is om aan die vraag te voldoen, wat de reputatie van de klant schaadt en zaken naar concurrenten drijft. Zelfs kleine vertragingen kunnen lastig zijn; als een vitale input niet "just in time" wordt ontvangen, kan er een knelpunt ontstaan.
#2. MRP (planning van materiaalbehoefte).
Deze voorraadbeheermethode is afhankelijk van verkoopprognoses, wat betekent dat producenten nauwkeurige verkoopgegevens moeten bijhouden om de voorraadbehoeften nauwkeurig te voorspellen en deze behoeften op tijd aan materiaalleveranciers door te geven. Een skifabrikant kan bijvoorbeeld een MRP-voorraadsysteem gebruiken om ervoor te zorgen dat materialen zoals plastic, glasvezel, hout en aluminium op voorraad zijn op basis van verwachte bestellingen. Het onvermogen van een fabrikant om bestellingen uit te voeren komt voort uit het onvermogen om inkomsten effectief te schatten en voorraadaankopen te plannen.
#3. EOQ (economische bestelhoeveelheid)
Dit model wordt gebruikt in voorraadbeheer om te berekenen hoeveel eenheden een bedrijf bij elke batchbestelling aan zijn voorraad moet toevoegen om de totale voorraadkosten te verlagen en tegelijkertijd uit te gaan van een constante vraag van de consument. In het model omvatten voorraadkosten bewaar- en opstartkosten.
Het EOQ-model heeft tot doel ervoor te zorgen dat de juiste hoeveelheid voorraad per batch wordt besteld, zodat een bedrijf niet te vaak bestellingen hoeft te plaatsen en geen overtollige voorraad bij de hand heeft. Aangenomen wordt dat er een wisselwerking is tussen voorraadbeheerkosten en inventarisatiekosten, en dat de totale voorraadkosten worden verlaagd wanneer zowel de installatie- als de voorraadkosten worden verlaagd.
4. Dagen verkoop van voorraad (DSI)
Deze financiële ratio geeft het gemiddelde aantal dagen weer dat een bedrijf nodig heeft om zijn voorraad, inclusief onderhanden werk, om te zetten in verkopen. DSI is ook bekend als de gemiddelde ouderdom van de voorraad, dagen uitstaande voorraad (DIO), dagen in voorraad (DII), dagen verkoop in voorraad of dagen voorraad.
De statistiek geeft weer hoeveel dagen de huidige voorraadvoorraad van een bedrijf zal duren, wat de liquiditeit van de voorraad aangeeft. Een lagere DSI is over het algemeen wenselijk omdat het een kortere tijd suggereert om de inventaris op te ruimen, hoewel de gemiddelde DSI per branche verschilt.
Voorraadbeheersoftware beschikbaar voor kleine bedrijven
#1. Zoho-inventaris
Zoho Inventory biedt vele functies. Om te beginnen biedt Zoho een vrij compleet gratis abonnement waarmee klanten nabestellingen kunnen doen voor artikelen die niet op voorraad zijn, dropshipping kunnen opzetten en transacties in meerdere valuta's kunnen afhandelen. Hierdoor kunnen kleine bedrijven hun inventaris georganiseerd houden zonder zich zorgen te hoeven maken over hun beperkte uitgaven.
Als u er echter voor kiest om uw abonnement te verhogen, ontvangt u extra functies. Je kunt meerdere magazijnen beheren, serienummers en batches bijhouden en verschillende Shopify-winkels aan je account koppelen. Je krijgt ook gelikte integraties van derden, zoals één met Amazon en zijn Fulfilled By Amazon (FBA) -service.
Er wordt echter aangenomen dat Zoho het meest geschikt is voor kleine en middelgrote organisaties. Hoewel de plannen een verscheidenheid aan bestelbeperkingen bevatten, waaronder het onlangs gelanceerde Elite-abonnement (voor $ 239 per maand, jaarlijks gefactureerd), waarmee onbeperkte bestellingen mogelijk zijn, zijn het de andere functies waarmee Zoho tegemoet kan komen aan kleine en middelgrote bedrijven. Er zijn geen beperkingen op bestellingen, verzendlabels of tracking met het eliteplan. Het is een uitstekend plan voor middelgrote ondernemingen die veel aan verzending en e-commerce doen, met vijf Shopify-winkels en 15 magazijnen.
Als u een klein bedrijf heeft en niet honderden bestellingen per maand hoeft af te handelen, is Zoho Inventory een geweldige oplossing. U kunt ook doorgaan met Zoho als u klaar bent om te groeien.
#2. InFlow-inventaris
InFlow Inventory is een uitstekend voorraadbeheersysteem voor kleine ondernemingen met een beperkt budget. De software is ongelooflijk eenvoudig te gebruiken, met veel geautomatiseerde functies voor het bijhouden van inventarissen. Het heeft zelfs een uitstekende mobiele app voor het scannen van streepjescodes en om uw verkoopagenten en voorraadbeheerder op de hoogte te houden van de voorraadniveaus.
Hoewel het voorraadbeheer vereenvoudigt, beperkt inFlow het aantal bestellingen dat u elke maand mag verwerken voordat u extra wordt betaald. Het duurste abonnement omvat bijvoorbeeld elke maand 10,000 verkooporders.
#3. orde
Wanneer u met verschillende verkoopkanalen jongleert, is het moeilijk om geschikte strategieën voor voorraadbeheer uit te voeren. Gelukkig vereenvoudigt Ordoro verkoop via meerdere kanalen. U kunt met Ordoro mastergoederen binnen uw voorraadsysteem instellen, zodat u op uw gemak beschrijvingen, foto's, branding en meer in al uw (of een deel van) uw verkoopkanalen kunt bijwerken.
Ordoro heeft ook tools voor leveranciersbeheer die dropshipping eenvoudig maken. U kunt bijvoorbeeld leveranciers toewijzen aan bepaalde producten in uw catalogus. Als een klant bepaalde dingen wil, kan Ordoro de bestelling automatisch doorsturen naar de juiste leverancier, waardoor de tussenpersoon (u) wordt geëlimineerd, de efficiëntie van de toeleveringsketen wordt verhoogd en uw consumenten hun artikelen zo snel mogelijk ontvangen.
Ordoro maakt ook atypische strategieën voor voorraadbeheer mogelijk. U kunt bijvoorbeeld doelbewust uw goederen te veel verkopen of het aantal artikelen op voorraad beperken dat zichtbaar is voor uw klanten, die beide het gevoel van schaarste creëren en uw potentiële kopers aanmoedigen om hun aankoop af te ronden. Ten slotte kunt u hierdoor een hogere winst maken en voorkomen dat u kostbare overtollige goederen moet aanhouden.
#4. Cin7
De meeste ERP-oplossingen (Enterprise Resource Planning) bevatten modules voor elk onderdeel van uw organisatie (zoals boekhouding, verkooppunt, inventaris en verzending) en u betaalt voor elke module die u aan uw abonnement toevoegt. Deze kosten stapelen zich op, waardoor ERP-systemen onbetaalbaar worden voor iedereen behalve de grootste bedrijven.
Cin7 breekt de mal door ingebouwde modules op te nemen als onderdeel van uw plan. Cin7 bevat B2B e-commercefuncties, productiefuncties en zelfs een betalingssite naast een volledig geïntegreerd kassasysteem. Dat is een aanvulling op de functies voor het scannen van streepjescodes, het bijhouden van de voorraad en het uitvoeren van bestellingen die u van een voorraadbeheersysteem mag verwachten.
Cin7 biedt ook geavanceerde vraagvoorspelling en multichannel-mogelijkheden, waaronder vijf minuten durende cross-channelsynchronisatie. Dit zorgt ervoor dat u een dynamisch voorraadsysteem heeft dat altijd up-to-date is, waardoor u moeiteloos tot een goed voorraadbeheer komt.
#5. opwaarderen
Upserve biedt een dynamische voorraadoplossing om aan de specifieke behoeften van restaurants te voldoen. Met name de software richt zich meer op het volgen van de vervaldatum en unieke supply chain-eisen (zoals gekoeld transport) dan andere softwareoplossingen voor voorraadbeheer.
Ja, Upserve is duur, maar het biedt alles wat u maar wilt in één abonnement. U kunt uw online bestellingen, POS-services en arbeidsbeheer vanaf verschillende locaties afhandelen. Upserv biedt zelfs informatie en tools waarmee u uw bedrijf efficiënter kunt beheren.
Bovendien biedt Upserve mogelijkheden die specifiek zijn afgestemd op eetgelegenheden. U kunt bijvoorbeeld Upserve-inventarissoftware gebruiken om recepten te maken voor het voedsel dat u verkoopt, waarbij u elk recept op maat maakt met de exacte ingrediënten en benodigde hoeveelheden. Wanneer u dat gerecht verkoopt, kan Upserve automatisch de hoeveelheid van de gebruikte items aftrekken van uw voorraadniveaus. U kunt deze mogelijkheid ook gebruiken om menuprijzen te bepalen en voedselverspilling te identificeren.
Wat is de 80/20 van inventaris?
Volgens de 80/20-regel komt 80% van de resultaten voort uit 20% van de inspanningen, consumenten of een andere meeteenheid. Toegepast op voorraden, zegt de regel dat 80% van de inkomsten van een bedrijf afkomstig is van 20% van de artikelen.
Hoe vaak wordt de voorraad gecontroleerd?
Afhankelijk van de grootte van het magazijn en de eisen van de organisatie, kunnen periodieke tellingen om de twee maanden of om de drie weken worden uitgevoerd. Dit zorgt voor meer bewustwording dan jaarlijkse of seizoensmogelijkheden, maar het kost ook meer tijd en moeite. Werknemers moeten controleren of de inventarisatie consistent wordt uitgevoerd tussen de tellingen door.
Wat zijn de drie belangrijkste inventarisatiemethoden?
Voorraadwaarderingsmethoden omvatten FIFO (First In, First Out), LIFO (Last In, First Out) en WAC (Weighted Average Cost).
In Conclusie
Voorraadbeheer is een essentieel onderdeel van de bedrijfsvoering. Voorraadbeheer is afhankelijk van het type bedrijf en het soort verkochte goederen. Er is misschien geen perfect soort voorraadbeheer omdat elk voor- en nadelen heeft. Het gebruik van de meest geschikte vorm van voorraadbeheermethode kan echter een heel eind komen.
Gerelateerde artikelen
- WAT IS EEN REKENINGENKAART: definitie, typen, voorbeelden en gids
- VOORRAADBEHEERBEDRIJVEN: Beste dienstverleners en software 2023
- BEDRIJFSTOEPASSING: Alles wat u moet weten over EAS
- VOORRAADINVENTARISBEHEER: Wat het is, soorten en voordelen
Referenties
