Het is geen goed idee om contract lifecycle management te bespreken tijdens een etentje. Maar als je het op de juiste manier doet, kan het je bedrijf maken of breken. Elke branche maakt zich terecht zorgen over het bijhouden van zoveel contracten. Bovendien kunnen de gevolgen van het missen van een cruciale contractdatum ernstig zijn. Iedereen kan het ervaren. Contract lifecycle management (CLM) kan echter nuttig zijn (ja, voor iedereen). Een cruciale procedure die bedrijven helpt bij het beheren en besturen van hun contracten - en het meest cruciaal is het beheer van de levenscyclus van contracten. In dit artikel leggen we contract lifecycle management uit, bespreken we de vele soorten CLM-software, bespreken we de voordelen van Ironclad CLM-oplossingen voor leveranciers en geven we een overzicht van de beste CLM-programma's voor effectiever, geautomatiseerd contractbeheer.
Wat is Clm-software
Elk digitaal platform dat is ontworpen om contracten in alle fasen van de levenscyclus af te handelen, wordt beschouwd als CLM-software. Vergelijk dat met software voor het ondertekenen van documenten, die alleen het digitaal verzamelen van handtekeningen mogelijk maakt. Interne juridische en zakelijke gebruikers kunnen beheerprocedures automatiseren met CLM-oplossingen en ze kunnen ook commercieel bruikbare informatie uit hun contracten halen.
Sommige bedrijven concentreren zich op een bepaalde contractfase of -functie, zoals het genereren van documenten, terwijl andere zich concentreren op een bepaald contracttype. Desalniettemin hebben verschillende mensen uit aanverwante rechtsgebieden, zoals materie- of uitgavenbeheer, uitstapjes gemaakt naar contract lifecycle management.
Er zijn al minstens 150 bedrijven die software voor contractbeheer aanbieden, maar er is er maar één die moderne bedrijven kan helpen bij het automatiseren van elke stap van het contractproces.
Kenmerken van CLM-software voor leveranciers
Niet alle CLM-software voor leveranciers is hetzelfde, en als u, zoals de meeste juridische afdelingen, 97% van uw tijd en middelen besteedt aan het opstellen van contracten, wilt u dat uw CLM-software verschillende belangen dient, afhankelijk van de vereisten van uw bedrijf. De meeste CLM-softwareoplossingen voor leveranciers bevatten doorgaans de volgende standaardkenmerken en -functionaliteiten:
#1. Contactgeschiedenis en auditing
U kunt altijd de meest recente versie van een contract gebruiken dankzij de mogelijkheid van CLM-software om versiegeschiedenissen op te bouwen, maar u kunt ook de aangebrachte wijzigingen bijhouden, samen met hun timing en auteurs. De meeste CLM-software houdt aanmeldingen, downloads en andere contractwijzigingen bij, aangezien de kans groter is dat er problemen optreden tijdens de redlining- of bewerkingsfasen, daarom is vroege foutdetectie voordelig.
#2. Gezamenlijke contractredactie
Het is essentieel om de mogelijkheid te hebben om contracten digitaal en asynchroon te onderhouden en te bewerken. Uw CLM-programma moet de mogelijkheid hebben om samen te bewerken. Wijzigingen in een contract bij een advocatenkantoor aan de oostkust kunnen bijvoorbeeld direct worden bekeken en besproken bij een Duits advocatenkantoor.
#3. Naleving
Vanwege de potentiële contractdodende effecten van naleving, vereist deze fase uiterste voorzichtigheid. Uw programma zou in staat moeten zijn om een automatische nalevingscontrole voor u uit te voeren. Volgens een recent rapport van het internationale advocatenkantoor Ropes & Gray beweerde 61% van de respondenten dat het duidelijk maken van regels en voorschriften voor werknemers een sleutelfactor is om hen te helpen compliance te begrijpen. Ondersteunend personeel en paralegals waren vroeger verantwoordelijk voor het verifiëren van contractnaleving.
Als u echter een CLM-programma gebruikt, kunt u naleving indienen en controleren door het te vergelijken met andere vergelijkbare contracten, evenals met de archieven van uw bedrijf en actuele juridische documenten.
#4. Doorzoekbare contractendatabase
Volgens The Aberdeen Group heeft 78% van de topbedrijven doorzoekbare databases van hun contracten, wat het niet alleen gemakkelijker maakt om specifieke goederen te vinden, maar ook tijd en geld bespaart.
Uw CLM-oplossing moet in staat zijn om speciale, doorzoekbare databases voor uw gegevens te bieden, evenals betrouwbare, veilige opslag (via een cloudservice). Bovendien moet het vooraf ingestelde clausules voor typische contracten kunnen opslaan.
#5. Mogelijkheden voor elektronische handtekeningen
Met digitale handtekeningen is er minder kans dat uw contracten worden gekopieerd of gewijzigd. U moet een wettelijk bindende methode aanbieden voor het accepteren van digitale handtekeningen in uw CLM-oplossing. Uw CLM-software zou deze vereisten automatisch moeten kunnen herkennen en wijzigen, omdat de vereisten voor digitale handtekeningen verschillen tussen federale en internationale regelgeving.
#6. Workflow management
Volgens Thomson Reuters kan het automatiseren en coördineren van het beheer van contracten tot 82% van het werk van een advocaat verlichten. Een contract moet door verschillende partijen worden beheerd en verschillende fasen doorlopen, waaronder uitgifte, onderhandeling, uitvoering en verlenging.
De beste CLM-software houdt alle partijen op de hoogte van wijzigingen, maakt ze klaar voor hun rol in het contract (inclusief compliance en pre-discovery) en houdt ze op de hoogte van wat er moet gebeuren om het contract af te ronden door middel van waarschuwingen en meldingen.
#7. Alerts en notificaties van contractwijzigingen
Alle partijen moeten onmiddellijk worden geïnformeerd als er een fout moet worden gecorrigeerd of een wijziging moet worden aangebracht, waarbij moet worden bijgehouden wie de wijzigingen aanbrengt. Bovendien kunt u waarschuwingen filteren via uw CLM-programma om ervoor te zorgen dat u alleen informatie krijgt over relevante wijzigingen.
Beste CLM-software
De beste contract lifecycle management (CLM) softwaretools voor een betere contractadministratie staan hieronder vermeld:
#1. Icertis Contractbeheer
Icertis heeft kennis van verschillende CLM-aspecten, waaronder tools voor compliance, auditgeschiedenis en compliance. Bovendien maakt het verbinding met alle belangrijke CRM-, ERP- en uitgavenbeheerplatforms. Het platform heeft een dashboard voor risicoanalyse op basis van interne en externe gegevens, waardoor risico's of gebreken in contracten vroegtijdig kunnen worden ontdekt, zodat u actie kunt ondernemen om deze te verminderen.
#2. DocuSign CLM
DocuSign is goed bekend in de CLM-gemeenschap en heeft wereldwijd meer dan 1,000,000 betalende klanten en 1 miljard gebruikers. Naast meer dan 3,000 federale, staats- en gemeentelijke overheidsorganisaties levert het diensten aan de grootste Fortune 500-bedrijven op het gebied van computers, banken en gezondheidszorg. Zowel eSignature als CLM zijn goedgekeurd op het FedRAMP Moderate Impact Level (een beveiligingsprotocol voor de overheid en DoD).
#3. SAP Ariba-contracten
Kopers en leveranciers kunnen tijd besparen en fouten minimaliseren door gebruik te maken van SAP Ariba, dat gespecialiseerd is in het ontwikkelen van kernsjablonen en het verenigen van voorwaarden die herhaalbaar en consistent zijn. Het programma helpt zijn gebruikers bij het beheren van IP-licenties, interne overeenkomsten en contracten voor goederen en diensten. Het automatiseert en versnelt CLM ook van begin tot eind. Bovendien stelt het snel en eenvoudig contracten op met behulp van vooraf goedgekeurde sjablonen en voorwaarden.
#4. Conga-contracten
Conga Contracts heeft een geweldig klantbehoud (9 van de 10 klanten verlengen met hen) en is al tien jaar op rij de titel van meest gedownloade betaalde CLM-app. Het biedt een geïntegreerde, door Salesforce gebouwde oplossing voor het beheer van contracten van begin tot eind. Het werd ook erkend als leider in het Gartner Magic Quadrant for Contract Lifecycle Management, 2021, en in de IDC MarketScape: Worldwide SaaS and Cloud-Enabled Buy-Side Contract Lifecycle Management Applications, 2021.
#5. LinkPleinen
Meer dan 400 juridische teams bij middelgrote tot grote bedrijven, waaronder bekende namen als TGI Fridays, Cogito en Wayfair, hebben LinkSquares geholpen klanten te werven en hun bedrijf sneller vooruit te helpen. Het biedt ook LinkSquares Finalize, dat belangrijke informatie uit al uw contracten haalt, u in realtime rapporten over uw hele juridische portefeuille stuurt en al uw overeenkomsten veilig archiveert in één enkele online opslagplaats.
#6. PandaDoc
PandaDoc is een krachtige oplossing voor contractbeheer die bedrijven van elke omvang kan helpen bij het maken, verzenden en volgen van contracten en andere cruciale documenten. Het is een populaire optie voor bedrijven die hun contractbeheerprocedures willen verbeteren en hun documentworkflows willen versnellen vanwege het gebruiksvriendelijke ontwerp, de aanpasbare mogelijkheden en de connectoren.
#7. evisor
Door contracten te centraliseren zonder migratie, door AI te gebruiken om metadata en voorzieningen te volgen en te doorzoeken zonder handmatige gegevensinvoer, en door teams in staat te stellen contracten op te stellen, opnieuw in te stellen, goed te keuren, te ondertekenen, erover te rapporteren en te verlengen, is Evisort's contractintelligentieplatform, ontwikkeld door Harvard Law en MIT-alumni: snelle ROI in 30 dagen. Het platform omvat ook Intelligent Dashboarding, de eerste zelf-invullende dashboards in de branche die automatisch contractgegevens uit gescande Word-documenten of PDF's tonen en kritieke indicatoren samenvatten zonder invoer van gebruikersgegevens.
#8. Contractlogica
Toonaangevend contractbeheerbedrijf Contract Logix is een van de oudste softwareleveranciers voor contractbeheer. Talrijke bedrijven hebben zich aangesloten bij Contract Logix om hun contractadministratie digitaal te wijzigen als gevolg van hun uitgebreide ervaring op het gebied van juridische zaken, IT, inkoop, financiën en verkoop. Binnen G2's Winter 2023 Mid-Market Contract Lifecycle Management Implementation Index, ontving het programma de onderscheidingen "Makkelijk te gebruiken" en "Hoogste gebruikersacceptatie".
#9. SirionLabs CLM
SirionLabs scoort hoog onder CLM-software (het overtreft benchmarks voor analistenfuncties, volgens SpendMatters) en publiceerde de hoogste beoordelingen van alle providers op negen gebieden, waaronder metadata-extractie, intelligente apps, KPI-modellering en de mogelijkheid om complexe financiële informatie/structuren te modelleren binnen een overeenkomst. Ze hebben ook gebruikers in meer dan 70 verschillende landen.
#10. IJzersterke CLM
Ironclad wordt al erkend als een pionier op het gebied van CLM-oplossingen, met een score van 4.8 op 5 en een beoordeling van 94% "Would Recommend" op de CLM-beoordelingssite van Gartner. Een nieuw product voor het beheren van online overeenkomsten, genaamd Clickwrap, is zojuist door de oplossing aangekondigd. "Digitaal native, juridisch bindende online overeenkomsten zonder handtekeningen", aldus Clickwrap-contracten. Bovendien wordt het gestart wanneer een knop of selectievakje door de gebruiker wordt aangeklikt. Het aantal gebruikte Clickwrap-contracten neemt toe, met miljarden overeenkomsten die jaarlijks worden afgehandeld.
IJzersterke CLM
Een cloudgebaseerd platform wordt geleverd door Ironclad, een leverancier van Contract Duration Management (CLM)-software, voor het beheren van contracten gedurende hun volledige looptijd. De CLM-oplossing van Ironclad is bedoeld om ondernemingen te helpen bij het stroomlijnen van contractprocedures, het verlagen van risico's en het verbeteren van de naleving.
Het Ironclad CLM-platform bevat verschillende functies en mogelijkheden, waaronder:
- Opstellen en beheren van contracten: Dankzij de functies voor samenwerking, versiebeheer en elektronische handtekeningen van Ironclad kunnen bedrijven contracten opstellen en beheren vanaf één enkel platform.
- Workflow automatisering: Organisaties kunnen contractprocedures zoals goedkeuringen, meldingen en herinneringen automatiseren met behulp van Ironclad's workflowautomatiseringsmogelijkheden.
- Contractanalyse en rapportage: Analyse- en rapportageopties voor contracten die door Ironclad worden aangeboden, stellen bedrijven in staat hun contractgegevens te analyseren, risico's en trends op te sporen en belangrijke prestatie-indicatoren in de gaten te houden.
- Integraties: Om een soepele ervaring met contractbeheer te bieden, integreert Ironclad met verschillende bedrijfssystemen, zoals Salesforce, Box en DocuSign.
De Ironclad CLM-oplossing is bedoeld om bedrijven te helpen bij het verhogen van de productiviteit, het verlagen van risico's en het stimuleren van compliance tijdens hun contractprocedures.
Wat zijn enkele van de belangrijkste voordelen van het gebruik van het Ironclad CLM-platform?
Organisaties kunnen verschillende belangrijke voordelen behalen door gebruik te maken van het CLM-platform van Ironclad, waaronder:
- Gestroomlijnde contractprocessen: Met behulp van dit platform kunnen bedrijven hun procedures voor het maken, onderhandelen en beheren van contracten efficiënter maken.
- Verbeterde naleving: Het platform heeft tools voor het monitoren van de naleving van contractvoorwaarden, waardoor het risico op niet-naleving en gerelateerde juridische problemen wordt verkleind.
- Verbeterde samenwerking: Het CLM-platform van Ironclad heeft samenwerkingsfuncties waarmee tal van belanghebbenden kunnen bijdragen aan het contractproces, terwijl de kans op misverstanden of miscommunicatie wordt verkleind.
- Verbeterde zichtbaarheid: Het CLM-platform van Ironclad geeft ondernemingen toegang tot contractgegevens, waardoor ze belangrijke KPI's kunnen volgen en trends en gevaren kunnen ontdekken.
- Automatisering: Workflow-automatiseringstools op het CLM-platform van Ironclad helpen de behoefte aan handmatige handelingen te verminderen en de productiviteit te verhogen.
- schaalbaarheid: De CLM-software van Ironclad is gemaakt om schaalbaar te zijn, waardoor bedrijven contracten kunnen beheren voor tal van divisies, locaties en bedrijfseenheden.
Organisaties kunnen hun contractbeheerprocedures verbeteren, risico's verlagen en de efficiëntie verhogen door gebruik te maken van het CLM-platform van Ironclad, wat uiteindelijk zal resulteren in kostenbesparingen en betere bedrijfsresultaten.
Voordelen van software voor contractlevenscyclusbeheer
Software voor het beheer van de contractlevenscyclus is als uw souschef. Het zorgt voor naleving van het bedrijfsbeleid en automatiseert en vereenvoudigt de contractlevenscyclus. Met andere woorden, het behandelt de kleinere (en misschien grotere) klusjes, zodat u zich kunt concentreren op het algemene doel.
Laten we eens kijken naar nog meer voordelen die software voor contractlevenscyclusbeheer kan bieden.
#1. Stroomlijn het maken van contracten om tijd te besparen.
Software voor het beheer van de contractlevenscyclus automatiseert en standaardiseert processen zoals het maken van contracten, goedkeuringen, het verzamelen van handtekeningen, verlengingen en rapportage. Dit geeft jou en je team meer tijd om zich te concentreren op meer cruciale taken, zoals beslissen wat te eten voor de lunch of het lezen van de memes die je collega de hele ochtend heeft gestuurd.
#2. Onderhandelen makkelijker maken
Met behulp van software voor het beheer van de contractlevenscyclus kunt u eenvoudig contractvoorwaarden volgen en beheren, aanpassingen doorvoeren en een enkele bron van waarheid handhaven tussen verschillende partijen. Dit geeft u een duidelijk beeld van waar uw organisatie verantwoordelijk voor is en maakt het onderhandelingsproces eenvoudig.
#3. Stroomlijn contractgoedkeuringen
U kunt ervoor zorgen dat contracten snel en effectief worden geautoriseerd door processen zoals routering en meldingen te automatiseren.
#4. Verhoog de naleving en beveiliging
Een uniforme documentopslagplaats voor alle contracten van uw organisatie wordt geleverd door contractlevenscyclusbeheersoftware, die u kan helpen de beveiliging en naleving te verbeteren.
#5. Lagere administratieve lasten
Software voor contractlevenscyclusbeheer kan helpen bij het verlagen van de totale kosten voor contractbeheer door repetitieve bewerkingen te automatiseren en de efficiëntie te verhogen.
Wat doet Clm-software?
CLM (Contract Lifecycle Management) is software voor het beheren van contracten gedurende hun gehele levenscyclus, van creatie en onderhandeling tot uitvoering en verlenging. Naast verschillende tools en functies om het contractbeheerproces te verbeteren, biedt CLM-software vaak een centraal platform voor het opslaan en beheren van contractgegevens.
Doet Salesforce Clm?
Ja, Salesforce biedt functionaliteit voor Contract Lifecycle Management (CLM) via de producten Salesforce CPQ (Configure, Price, Quote) en Salesforce Contract Management.
Wat betekent Clm in Salesforce?
CLM staat voor Contract Lifecycle Management in Salesforce. Salesforce biedt CLM-mogelijkheden via zijn Salesforce CPQ (Configure, Price, Quote) en Salesforce Contract Management-tools.
In de CLM-functionaliteit van Salesforce zijn verschillende tools en functies opgenomen voor het beheer van contracten gedurende hun volledige levenscyclus.
Wat is het verschil tussen CRM en Clm?
Zowel CLM als CRM ondersteunen de ontwikkeling van klantrelaties, vergroten klanttevredenheid en garanderen terugkerende inkomsten voor ondernemingen. CLM richt zich volledig op de vele stadia van de levenscyclus van een klant om kansen voor verbetering te identificeren, in tegenstelling tot CRM, dat de nadruk legt op het monitoren en beheren van klantinteracties.
Wat is het verschil tussen Cpq en Clm?
CPQ-systemen blinken uit in het automatiseren van prijzen en andere goedkeuringen met betrekking tot het maken van offertes, terwijl CLM complete documentgoedkeuringen en workflows biedt.
Wat is Clm in de database?
CLM staat voor "Concurrent License Model" in de context van databases.
Onder dit licentiemodel mag een beperkt aantal gebruikers of apparaten tegelijk toegang krijgen tot een softwareprogramma of database. Als het toegestane aantal gelijktijdige gebruikers of apparaten is bereikt, hebben nieuwe gebruikers of apparaten geen toegang tot het programma of de database totdat een bestaande gebruiker of apparaat uitlogt om ruimte te maken voor nieuwe licenties.
Conclusie
Een CLM-systeem is een stuk software dat bedrijven helpt bij het beheren van de levenscyclusprocedures van klanten, van het genereren van leads tot contractverlenging. CLM-systemen helpen de efficiëntie en zichtbaarheid te verbeteren en tegelijkertijd het risico op fouten te verkleinen door deze activiteiten te centraliseren en te automatiseren. Een CLM-systeem kan een nuttig hulpmiddel zijn voor bedrijven die gecompliceerde klantlevenscycli of een groot aantal klanten beheren.
- PERSOONLIJKE BANKER: functieomschrijving, taken en salaris
- REMOTE MANAGEMENT SOFTWARE: Beste Remote Desktop Software 2023
- ASSOCIATE PROJECTMANAGER: functieomschrijving, taken en salaris
- OPERATIONEEL MEDEWERKER: Wat zijn ze en wat doen ze?
- FACILITEITENBEHEERSOFTWARE: Top Beste FMS voor 2023
Referenties
