新入社員または従業員として、上司だけでなく同僚にも良い印象を与えるために全力を尽くしています。 では、プロジェクトを成功させるために、どのようにアイデアを実現すればよいのでしょうか? 自分のアプローチを示し、他の人が自分の適性を理解できるように作業計画を作成します。作業計画は常に正しいとは限りませんが、個人が適切な質問をするよう促します。 ここでは、作業計画について知っておくべきことをすべて説明し、日次、週次、および 90 日の作業計画を効果的に作成できるようにするための例を示します。
作業計画とは何ですか?
作業計画は、プロジェクトに関係する全員がより明確にコミュニケーションできるようにする文書です。
適切な作業計画は、プロジェクトを完了するために必要なアクションの概要を示します。 これは、予想される結果と、その結果を達成するための活動または成果物の主要な流れを指定します。 また、必要なリソース、参加、相互依存も強調します。
プロジェクトを開始する前に、主要な関係者は計画を評価し、フィードバックを提供する必要があります。 完了すると、誰もが支持する明確なロードマップが完成します。
最終的な作業計画には通常、次の項目が含まれます。
- プロジェクトの目標と目的
- プロジェクトの責任
- タスクの委任 (グループで作業している場合)
- マイルストーン
- 重要な成果物
- 必要なリソース
- 締め切りを含むスケジュール
- 予算
作業計画を使用する必要がある理由
このような詳細なワークフロー ドキュメントの生成は避けたくなります。 結局のところ、この手順は複雑で時間がかかります。 ただし、追加の努力は長期的には報われます。
計画を立てるには、どうすれば目標を達成できるかを考える必要があります。 このプロセスでは、誰が作業を実行するのか、十分な時間があるかなど、難しい質問をする必要があります。
作業計画を作成する XNUMX つの理由は次のとおりです。
#1. チームが順調に進むのに役立ちます。
適切な作業計画には、期限とタスクが指定されています。 全員に責任を負わせる内容について誰が責任を負うかのリストを作成する。 また、人々は自分の仕事が物事の大きな枠組みにどのように適合するかを確認することもできます。 これにより、収益性が高まると同時に、より良い判断ができるようになります。
#2. 期待をコントロールしましょう。
戦略は、プロジェクトを開始するまでに、経営陣を含むすべての関係者に配布されているはずです。 この手順には時間と労力がかかります。 あなたがそれを持っていない場合、プロセス中に人々は必然的に変化球を投げてくるでしょう。 (彼らはまだそうするかもしれませんが、あなたは明確な作業計画を持つより強固な基盤の上にいます)。
誰もがその戦略が何を意味し、何ができるのかを理解する必要があります。 誤った期待や異なる解釈を早い段階で特定し、後の混乱や対立を軽減します。 さらに、独自の権限など、戦略に組み込むことができる、気づいていなかった要件や制限も強調表示されます。
#3. いつお祝いするかを決めるのは簡単です。
目標と成功を追跡することで、チームと一緒に祝う機会が得られます。 To Do リストから主要な項目にチェックを入れることに勝るものはありません。 さらに、自分の成果を経営陣と共有することで、あなたとあなたのチームが優秀であるように見せることができます。
BetterUp は、適切な詳細レベルの決定やさまざまな関係者に計画を提供する方法などのスキルの開発を支援します。
作業計画の XNUMX つのステップとは何ですか?
作業計画を作成する際には、従うべき基本的なガイドラインがあります。 基本から始めましょう。 各段階で、明確でわかりやすい物語を語るように努めてください。 次に、詳細を説明しすぎる前に、大まかなレベルでテストします。 それをマネージャー、経験豊富なチームメンバー、または信頼できる同僚と共有し、何が彼らとつながっているのか、どこに質問があるのかに注意を払ってください。
例は、手順がどのように機能するかを理解するのに役立ちます。 あなたはアウトドア用品会社で広報を担当していると仮定します。 あなたの能力における目標の XNUMX つは、地元の有名な非営利団体のために募金活動を計画することです。 CEO に売り込むための作業計画を準備しましょう。
#ステップ 1: イニシアチブの「理由」を確立します。
作業計画書では次のことを説明する必要があります。
この活動の目標。 それは会社の全体像にどのように適合しますか? それは組織にどのようなメリットをもたらしますか? 詳しい説明をしてください。
このプロジェクトの歴史とより大きな背景。 プロジェクトが会社の事業計画や主な目的にどのように適合するかを示します。 プロジェクトが会社の基本原則にどのように適合するかを示すことも有益かもしれません。
アウトドア用品会社の例では、地域コミュニティに対する会社の献身的な姿勢を実証したいと考えています。 これは、企業の成功の基盤である消費者と従業員の間の信頼の醸成に貢献します。
また、あなたはアウトドア用品を販売しているため、優先する慈善団体は環境団体です。 まさに御社のアウトドアなイメージと一致しています。
#ステップ 2: プロジェクトのタイムラインを作成します。
プロジェクトには常に期限を定義する必要があります。 期限付きのプロジェクトでは、タスクに優先順位を付けて完了することができます。 さらに、期限を設定すると、時間をよりうまく計画するのに役立ちます。
この場合、期限は明確です。イベント日までの期限があります。 カレンダーの計画に役立つように、プレースホルダーの日付を選択してください。 関係者との交渉の結果、開催日が変更される可能性があることに注意してください。
プロモーション資料の作成やゲストの招待など、プロジェクトの各部分にも開始日と終了日が必要になります。 これらの日付のうち、どの日付が確定しており、どの日付が変更される可能性があるかを判断してください。 旅の各段階で最良のシナリオに依存しない計画を作成します。
これらのタスクを必ずチーム メンバーに割り当ててください。
#3. ステップ 3: 目標を明確に説明します。
ここでは、具体的で達成可能な目標をリストします。 SMART 目標手法の導入を検討してください。 これは、具体的で、定量化可能で、達成可能で、意味のある、期限付きの目標を立てるのに役立ちます。
重要業績評価指標 (KPI) も必ず定義してください。 これらは成功を評価するために必要なツールです。
100,000 万ドルの寄付目標と 50% の出席率が、募金活動の成功の現実的な尺度になります。
#ステップ 4: 制限を確認します。
目標は、選択したスケジュール、予算、リソースと一致している必要があります。 計画プロセス中に障害に遭遇する可能性が高いため、プロジェクトの範囲が妥当であることを確認してください。 ロケットの資金がない場合は、月面着陸の保証はできません。
イベントには、100,000 ドルの目標を達成するための実行可能な計画が必要です。 あなたの会社は地域社会とのつながりが良好ですか? 多額の寄付をしてくれる著名なゲストが多数登場するのでしょうか？ 出欠を表明したら行く義務はありますか?
これらの質問に正直に答え、創造的に代替案を検討し、それに応じて目標を調整してください。
#ステップ 5: リスクと説明責任について話します。
あらゆる面から戦略を検討してください。 あなたの主な頼りは何ですか? 何が問題になる可能性がありますか? 従業員の予期せぬ離職であっても、悪天候により屋内でのイベント開催が余儀なくされた場合であっても、何が問題となるかを認識し、バックアップ計画を立ててください。 多くのものを用意し、どのような状況が緊急時対応計画をトリガーするかを事前に特定してください。
毎日の作業計画を立てる
時間管理はあらゆる職業やビジネスに応用できるスキルです。 事前の計画は時間管理の要素であり、期限を守ってタスクを完了するのに役立ちます。 毎日の作業計画を立てると、次の日を見据えて、その時間内に何をするかの大まかな概要を構築できます。
毎日の作業計画を立てる方法
一日の予定を整理することを考えると圧倒されてしまう場合は、次の簡単な手順を試して、やるべきことリストを先回りして予期せぬニーズに備えてください。
#1. 事前に一日のことを考えてみましょう。
あなたのニーズによって、一日の計画に採用する戦略が決まります。 たとえば、ペースの速い環境で業務を行っている場合は、予期せぬ仕事や締め切りの変更に対応できるよう、一日にある程度の柔軟性を持たせる必要があるかもしれません。 課題に集中できる時間が増えれば、時間をより正確に計画できます。
一日の計画を立てる前に、主なニーズと、その日の計画が決まっていないために直面する可能性のある困難をいくつか書き留めてください。 痛みの箇所を特定すると、その日の計画にどのように取り組むかを決めるのに役立ちます。
#2. 重要なタスクを決定する
また、最も重要な毎日の活動を選択し、それらを完了する方法を計画することもお勧めします。 重要な職務のリストが膨大にある場合、それらをすべて完了するには XNUMX 日の時間が足りないことに気づくかもしれません。 自分の職務に優先順位を付ける方法を学ぶと、どの仕事が本当に重要で、どの仕事が翌日以降まで延期される可能性があるかを判断できるようになります。
自分にとって最も重要な家事を XNUMX つまたは XNUMX つ特定すると、リストに優先順位を付けるのに役立つ場合があります。 日中にそれらを完了する場合でも、かなりの進歩を遂げる場合でも、これらの雑務やプロジェクトは最優先事項になる可能性があります。 例として:
#3. To Do リストを固定する
重要な必須項目をスケジュールに追加すると、その重要度を視覚化するのに役立ちます。 カレンダーで一日を整理する場合は、主要な用事に費やす予定の時間をブロックするタスクごとに予約を入れてください。
To Do 項目には、タスクの実行に必要な手順が含まれている必要があります。 たとえば、その日の主な焦点がブログ投稿の作成と共有である場合、最初の草稿を作成し、校正し、重要なリンクを追加し、最終コピーを送信することを別のアクティビティとして計画することができます。
#4. 休憩のスケジュールを立てる
To Do リストから意図的に休憩すると、エネルギーの方向を変え、頭がすっきりします。 人間の脳は一度に XNUMX ～ XNUMX 時間を超えて XNUMX つの仕事に集中することができないため、休憩をとることで実際に生産性が向上します。
毎日のスケジュールに、XNUMX ～ XNUMX 時間間隔で数回の休憩を組み込みます。 休憩のスケジュールを設定すると、仕事を中断して、短期間別のことに集中できる可能性が高くなります。
#5. 戦略を活用してください。
一日の計画を脇に置いて、準備が終わったら仕事に集中したくなるかもしれません。 ただし、受信トレイ内のメールや、話すためにデスクの前を通る同僚に邪魔されると、重要な用事をすぐに忘れたり、その日に計画していた内容を見失ったりする可能性があります。
定期的にその日の計画を振り返ることで、その日最も重要な項目として特定した雑用を計画通りに実行し、完了することができます。
日常業務の例
あなたの日常業務は、業界や雇用レベルによって異なる場合があります。 以下に、さまざまな日常業務の例をいくつか示します。
#1. 新入社員のルーティン
キャリアの初めから良いルーチンを確立することは、しっかりとした仕事の習慣を身につけ、仕事と個人の目標のバランスを取るのに役立ちます。 以下は、初級レベルの従業員の XNUMX 日の例です。
- 毎朝、同じ時間に起きます。
- 15 分間、個人的または職業上の願望について書きます。
- 朝食を食べて仕事の準備をしましょう。
- 必要に応じて通勤する
- メールを読んで返信する
- その日のやるべきことリストを作成します。
- タスクを完了する
- 昼食のために休憩を取ります。
- 食後は少し散歩。
- ワークステーションに戻り、雑務を続けます。
- 毎日の進捗状況をマネージャーに報告してください。
- 該当する場合は、仕事を辞めて帰宅してください。
- 趣味にXNUMX時間を費やしましょう。
- 夕食を食べてください
- 15分ほど歩きます。
- 30分間読む
- 寝る
#2. 中堅プロのルーティン
キャリアが進むにつれて、専門能力の開発と認定により多くの時間を費やすことができます。 ルーティンを確立すれば、基本的な仕事上の義務を果たし、充実した私生活を楽しみながら、これらの活動を完了することができます。 中級レベルのプロフェッショナルの日常業務の例を次に示します。
- 毎朝、同じ時間に起きます。
- 朝食前に散歩しましょう。
- 朝食を食べて仕事の準備をします。
- 該当する場合は通勤する
- メールや連絡事項に返信する
- プロジェクト計画と日次カレンダーを確認する
- プロジェクトを完了する
- 昼食のために休憩を取ります。
- 戦略目標についてマネージャーと話し合ってください。
- その日のプロジェクトタスクを完了します。
- 該当する場合は、そのまま帰宅してください。
- XNUMX時間、認定クラスに取り組みます。
- 夕食を食べてください
- 好きなことに XNUMX 時間を費やしてください。
- 寝る
#3. 上級プロフェッショナルのルーティン
上級プロフェッショナルとして、繰り返しを通じて技術を習得する初級レベルや中級レベルのプロフェッショナルよりも、あなたの仕事はより多様になる可能性があります。 あなたの責任は変わるかもしれませんが、それでも仕事と個人的な優先事項のバランスをとるパターンを身につけることができるでしょう。 マネージャーやディレクターなどの上級専門家の XNUMX 日のスケジュールの例を次に示します。
- 毎日同じ時間に起きます。
- 10分間の瞑想またはストレッチ
- 朝食を食べて仕事の準備をしましょう。
- 該当する場合は通勤する
- 電子メールやメッセージに返信する
- 若いチームメンバーと会い、毎日または毎週のタスクを検討します。
- チームマネージャーのプロジェクトレポートは必ず読むべきです。
- 他の取締役と重要業績評価指標 (KPI) を検討します。
- 関係者によるランチミーティングに出席する
- 新鮮なプロジェクト提案を検討する
- トレーニングやパフォーマンス評価のために個々のチームメンバーと会います。
- 該当する場合は、そのまま帰宅してください。
- 家族や友人と充実した時間をお過ごしください。
- 30分の身体活動
- 夕食を食べてください
- XNUMX時間の読書
- 寝る
週間作業計画とは何ですか?
週間作業計画は、次の週に完了しなければならないことを細分化して整理するのに役立つタスク管理ツールです。 週間スケジュールを作成すると、事前に計画を立てることができるため、時間管理能力が向上します。 これにより、重要なアクティビティを時間どおりに実行できるようになります。
この方法は、毎日のスケジュールを作成するのに役立つだけでなく、XNUMX 週間の作業内容の概要も提供します。 週ごとの仕事のスケジュールを立てるときは、出席しなければならない会議に留意してください。 これは、会議の多い日に仕事が増えすぎないよう、仕事量と会議の数のバランスをとるのに役立ちます。
週次の作業計画を立てる方法
週次の仕事計画を立てることは、週の仕事を良いスタートにする簡単なステップです。 簡単にできるXNUMXつの対策をご紹介します。
#1. すべての To Do リストを XNUMX か所に保管します。
週次の作業計画を開始するための最も一般的なテクニックは、従来の To Do リストを作成することです。 デジタル To Do リストは、タスクの分類と優先順位付けが簡単で、置き忘れる可能性がないため、理想的です。 Asana などのサービスを使用してコンテキスト情報をアクティビティに結び付けることもできるため、リストを乱雑にすることなく必要な情報を入手できます。 このフェーズで最も重要な点は、必要なものがすべて XNUMX か所にあり、それがその週の真実の情報源となることです。 次に何をすればよいか迷った場合は、To Do リストに戻ってください。
#2. To Do リストにあるものには期限を設定します。
To Do リストのすべてのアクション項目には期限を設定する必要があります。 期日は、各課題にいつ取り組むべきかを指定するのに役立ちます。これは、週次の作業計画にとって非常に重要な段階です。
特定の日付までにタスクを完了する必要があることがわかっている場合は、その特定の作業を行うのにどれくらい時間がかかるかを計算します。 その予測時間を使用して、期日から逆算して作業します。 これは、そのアクティビティに取り組み始める必要がある場合の最低限の条件です。
#3. タスクに効果的な優先順位を設定します。
その週の家事に優先順位を付けることが重要です。 スケジュールと優先順位のバランスをとることは、習得するのが難しいスキルです。 期限が遠い長期的なタスクがある場合は、タスクを小さな単位に分割し、期限まで毎日タスクの一部を実行できます。 これにより、大規模な課題を完了するために先延ばしにしたり、土壇場になって慌てたりすることを避けることができます。
作業管理プログラムを使用している場合は、各タスクに優先度ラベルを割り当ててみてください。 これは、優先順位を順調に進めるのに役立つだけでなく、チームメンバーにその日に取り組んでいることを示すことにもなります。 状況が変化して優先順位を調整する必要がある場合は、タスクのラベルを簡単に変更できます。
#4. タスクを整理するために毎週時間を確保します。
週次作業計画は、週次プランナーとして定期的に使用すると最も効果的です。 毎週カレンダーに時間を割いて、次の週に完了する必要がある家事を検討します。
金曜の午後にタスクを整理する人もいれば、月曜の朝に週次の計画を立てる人もいます。 両日ともメリットがあります。 金曜日にタスクをまとめておけば、タスクがしっかりと構造化され、すぐに実行できる状態で月曜日に到着することができます。 これは、週末に仕事から解放されるのが難しい人にとっては素晴らしい方法です。週末に入る前に月曜日にその日の一日を明確に把握できるからです。
毎週の家事を月曜日に整理すると、その週に取り組む内容が明確になります。 この戦略は、営業チームやカスタマー サクセス チームなど、自分のタスクを他の人に依存しているチーム メンバーに適しています。 週末に連絡が来ると予想される場合は、月曜日に週次の仕事計画を立てておくと、不在中に届いた仕事の優先順位を決めるのに役立ちます。
90 日間の作業計画の作成
新規雇用の最初の 90 日間は、通常、急勾配の学習曲線が特徴です。 吸収すべきことがたくさんあります。出会うべき人がたくさんいます。 あなたは自分が新入社員であることを証明したいと考えています。 あなたが採用担当マネージャーであれば、その人を確実に成功させたいと考えます。
90 日プランは、新入社員が仕事に慣れ、仕事を理解し、チームと企業文化をより強く感じるのに役立ちます。
90 日の作業計画とは何ですか?
90 日間の計画は、新しいチーム メンバーの新人研修、順応、教育の方法を決定するためのフレームワークとして機能します。 これは、個人が最初の 90 日間に何を達成することが期待されるかについての期待を確立します。これには、学習目標とパフォーマンス目標の両方が含まれる場合があります。 これを 90 日間の行動計画と呼ぶ人もいます。これは、積極的に行動することの重要性を強調しています。
90 日計画は、SMART 目標と同様に、新入社員の成功を可能にする具体的な内容を説明する必要があります。 よく練られた計画では、その人の新しい役割と日々の責任が会社の指標と長期目標にどのように関連するかを詳しく説明する必要があります。 これは、進捗状況を監視するための優先順位とチェックポイントを定義するのに役立ちます。
90 日間の作業計画には、次の要素を含めるのが理想的です。
- リソース、支援、タスクと目標の明確さのための単一の連絡先として機能します。
- 従業員が自分のキャリアパスをイメージできるよう、経営陣と定期的に成長について話し合うことを奨励する風土を導入し、醸成します。
- 人間関係と共通の目標を強調して、新入社員に会社とチームの文化を紹介します。
- 成長姿勢と積極的な働き方を促進する戦略を奨励します。
作業計画の主な目的は何ですか?
適切な作業計画は、プロジェクトを完了するために必要なアクションの概要を示します。 これは、予想される結果と、その結果を達成するための活動または成果物の主要な流れを指定します。
作業計画は何と呼ばれますか?
プロジェクト管理計画は、作業計画の別名です。
作業計画の XNUMX つの基本要素とは何ですか?
- 目標と目的を確立する必要があります。
- チームの責任を定義する。
- プロジェクトのタイムラインを確立する。
- 予算の作成
結論は、
プロジェクト管理計画はどのチーム リーダーにとっても必要ですが、それだけでは十分ではありません。 ビジョンを持ち、それを伝え、実行を通じてチームを率いることは、不可欠な才能です。 強力な作業計画を立てる方法を理解したので、いよいよ出発です。
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参考文献
