企業は、確立されたシステムとツールを通じてナレッジ マネジメントを促進するよう努めなければなりません。 クライアントと従業員は、会社の製品、サービス、プログラムなどに関する情報を探します。 この情報は、知識管理システムを使用して収集、整理、および分析する必要があります。 多くの企業は、知識へのアクセスに苦労しています。 ただし、企業は、特定のツールを使用して機能的な知識システムを統合することで、これを回避できます。 ナレッジ マネジメント ツールとは何ですか? また、これは企業の KM にどのように役立ちますか? 例に加えて、ナレッジ マネジメント ツールとは何かを調べます。
ナレッジ マネジメント ツールとは
ビジネスの内部および外部の両方の知識をうまく取得して提供するために使用される手段は、知識管理ツールと呼ばれます。 ほとんどのナレッジ マネジメント ツールは個別に入手できますが、ナレッジ マネジメント ソフトウェアの機能としても含まれています。
ナレッジ マネジメント ツールは、すべての従業員がアクセスできるナレッジを整理して調整するのに役立ちます。 理想的には、社内の全員が同じ一連の事実に基づいて行動する必要があります。 この知識は、トレーニング資料や製品の内訳だけではありません。 また、以下が含まれる場合があります。
- 製品・業界研究 会社沿革
- 事例研究
- 情報シート
- KPIレポート
- ハンドブック\sガイド
- 販売用スクリプト
- マーケティング用グラフィック
ナレッジ マネジメント ツールを使用して企業情報を系統的に整理すると、アクセスが容易になり、部門間での統一性が高まります。
ナレッジ マネジメント ツールの例
以下は、企業がナレッジ マネジメント システムに使用できるツールの例です。
＃1。 Quip
ナレッジ マネジメント ツールの例のリストの最初は Quip です。 Quip には、新しいナレッジベース記事を作成してアップロードできる堅牢な文書ツールが含まれています。 スプレッドシート、スライドショー、顧客との会話、その他のさまざまな種類のファイルをアップロードすることで、すべての会社データを XNUMX か所に保存できます。
Quip には内部チャット機能も含まれているため、チームはコンテンツ作成で共同作業を行うことができます。 チームは、リアルタイムで共同作業を行うことで、不正確なコンテンツや混乱を招くことが多い誤解を避けることができます。
＃2。 ServiceNow
ServiceNowは、内部と外部の両方の知識管理ソリューションを提供します。 内部オプションは、サービスの相互作用を一元化されたデータベースに保存することにより、ITチームが着信サービス要求を管理および文書化するのを支援します。 これにより、ITチームは、一般的な従業員の問題に基づいてナレッジベースの記事を生成できます。
＃3。 達人
Guruは、会社のすべてのデータを接続するソフトウェアです。 採用 人工知能 リアルタイムで担当者に情報を提案できるため、サービスのやり取り中にチームが情報を検索する必要がなくなります。
さらに、Guru は使えば使うほど、ソフトウェアが良くなります。 Guru のパフォーマンスは、機械学習のおかげで学習し、チームの日常のワークフローに適応するにつれて、時間の経過とともに改善されます。
＃4。 ヘルプジュース
Helpjuiceは、ナレッジベースのすべての領域をパーソナライズできる独自のカスタマイズオプションを提供します。 これには、読者にとってレイアウトをよりユーザーフレンドリーにするフォーマットオプションが含まれます。
公開する前に、作成者は新しい投稿で共同作業したり、ページのプレビューを共有したりできます。 間違えた場合は、すべてのリビジョンが保存されるため、必要に応じて以前のバージョンの投稿に戻ることができます。
＃5。 ProProfsナレッジベース
ProProfsナレッジベースは、クライアントとスタッフに即時のセルフヘルプサポートを提供できるシンプルで効果的なプラットフォームです。 このアプリケーションは、小規模な組織や企業に適していますが、最初からナレッジベースの記事を作成したり、既存のWordドキュメントやPDFファイルをインポートしたり、ワンクリックで公開したりするためにも使用できます。 すぐに始めるために、ツールは専門的に設計されたテンプレートの数を提供します。 さらに、組み込みのレポートシステムは、人々が探している質問と見つけられない回答についての洞察を提供します。 この情報を使用して、ナレッジベースを定期的に構築および更新できます。
＃6。 Confluence –チームのワークスペースを改善するための優れたナレッジベースソフトウェア
Confluenceは、最高の知識管理ソフトウェアを探す際に考慮すべきもうXNUMXつのオプションです。 Atlassianはこのテクノロジーを発明しました。これにより、チームが知識を交換したり、複数のプロジェクトでコラボレーションしたりすることが容易になり、コラボレーションが劇的に向上します。 さらに、さまざまなAtlassianアプリとリンクされており、必要なすべての機能を提供します。
また、ツールをすばやく効率的に開始するのに役立つ15を超えるテンプレートが含まれています。 また、GIF、映画、写真をWebサイトに追加して、ユーザーにとってより魅力的なものにすることもできます。 また、関連するページをまとめて配置し、ユーザーが必要な情報や資料を見つけやすくすることもできます。
＃7。 Docebo –優れた学習体験のための最高の知識管理ソフトウェア
ナレッジマネジメントソリューションの最も優れている点のXNUMXつは、データを希望どおりに配置できると同時に、道に沿ってすばやく学習できることです。 Doceboはこれらの知識ベースシステムのXNUMXつであり、多数のコース、マルチメディアクラス、およびその他の種類の教材をすべてXNUMXつの場所で開発、保存、および提供できます。
Doceboは、事前に作成されたウィジェットに加えて、シンプルでユーザーフレンドリーなUIとオンボーディングプロセスを提供します。これにより、学習エクスペリエンス全体が簡素化され、すべての学習コンテンツがより魅力的でインタラクティブになります。 大規模な資料ライブラリがあり、Discover、Coach、およびShare機能を使用して学習を強化します。
＃8。 Zendesk –セルフサービスを改善するためのインテリジェントなナレッジマネジメントソフトウェア
ナレッジ マネジメント ツールの例のリストの最後は Zendesk です。 Zendesk の最も優れた点は、ナレッジ ベース ソフトウェアであるだけでなく、市場で最も有名で最も古いカスタマー サポート ソリューションの XNUMX つでもあることです。 これには、コミュニティ フォーラムとヘルプ センターが含まれます。 また、強力なテキスト エディターで記事を作成し、カスタム テーマを利用してヘルプ センターをパーソナライズすることもできます。
さらに、復元、コンテンツ履歴、アクセス制御、公開権限など、すぐに使用できる優れた機能を利用できます。 顧客は、多くの言語でナレッジベースにアクセスし、チャットおよびチケットツールを使用することもできます。 全体として、数百のクライアントを定期的に管理するソリューションを探している大規模な組織の場合は、ZendeskSupportSuiteが適しています。
知識管理の種類
一般に、ナレッジ マネジメント ツールは全体像のサブセットです。 この全体像がナレッジ マネジメント システムです。 しかし、さまざまな種類のナレッジ マネジメントについても検討する必要があります。これがまさにシステムの目的だからです。 ナレッジ マネジメントは、主に 3 つのタイプに分類されます。 これらは主に次のとおりです。
＃1。 暗黙知
暗黙知とは、経験によって獲得され、本能的に理解されるすべての知識を指します。 その結果、記述および成文化することが困難であり、この知識を他の人に伝えることを困難にしています。 言語、顔認識、リーダーシップ能力は暗黙知の例です。
#2。 暗黙知
暗黙知を暗黙知と同一視する文献もあるが、一部の学者はこのカテゴリーを区別し、戦略知識の概念はより微妙であると述べている。 暗黙の情報は体系化するのが難しい場合がありますが、暗黙の知識には常にこの問題があるわけではありません。 代わりに、暗黙の知識は文書化されないままです。 通常、プロセス内に存在し、「ノウハウ」知識と呼ばれます。 これは、管理ツールが監視しているもう XNUMX つのタイプの知識です。
#3。 形式知
この知識は、マニュアル、レポート、ガイドラインなどのさまざまな種類のドキュメントに記録されているため、企業はチーム間で知識を容易に伝達できます。 これはおそらく最もよく知られている種類の知識です。
ナレッジ マネジメントの構成要素
ナレッジ マネジメントで使用されるさまざまなツールを強調する際に、KM のさまざまなコンポーネントをリストアップすることに失敗することはありません。 これらは次のとおりです。
#1。 のワークプ
「人、手順、テクノロジー」と聞いたことがあるでしょう。 組織のリーダーは、「ゴールデン トライアングル」として知られるこのパラダイムを使用して、イニシアチブを指揮し、少なくとも 1990 年代初頭から組織の変化を主導してきました。 XNUMX つの要素に集中しすぎると、イニシアチブは失敗します。 そして、シーケンスは重要です。 したがって、プロセスやテクノロジーに進む前に、まず適切な人材を組み込む必要があります。
ナレッジ マネジメント システムまたはツールを立ち上げる場合、XNUMX 組の人員が必要になります。 これらの人々は、全体的な組織戦略と実行を推進する部門横断的な利害関係者に後援と洞察を提供する上級管理職です。
#2。 プロセス
強力なナレッジ管理システムとツールを備えた企業では、ナレッジが水道のように流れます。 誰かがそれを欲しがるとき、彼らはただ蛇口をひねるだけです。 都市計画者のように、KM チームはすべてが水面下でどのように流れているかを理解しています。 ボトルネックの特定、フローの再ルーティング、インプットとアウトプットの測定が可能です。
ただし、エンド ユーザーは、これらすべてがどのように機能するかを理解する必要はありません。 彼らが必要とする知識を得ることは彼らにとって簡単です。
#3。 コンテンツ/IT
コンテンツ IT について話すとき、承認されたベスト プラクティスから、同僚間で共有される簡単な推奨事項まで、あらゆる種類の文書化された知識を参照します。 コンテンツは、テンプレートやハウツー ビデオなど、簡単に再利用できる場合もあれば、まとまりがなく構造化されていない場合もあります (プロジェクト ドキュメントなど)。
個人がコンテンツを作成し、どこかに保存し、アクセスして再利用できるようにするのは、IT インフラストラクチャを使用するためです。 KM がなくても、人々はコンテンツを作成して使用し続けるでしょう。 彼らは、他の人が見つけられない場所でそれを行い、他の人が以前に作成したものを再作成し、(最も危険なことに) 古くなったり間違っているコンテンツを再利用したりします。
#4。 戦略
すべての KM プログラムには、明確に定義され、文書化された、ビジネスに関連する計画が必要です。 最高のナレッジ マネジメント ツールと非常にスマートな KM チームを持つことはできますが、戦略がなければ、すべてが無駄になります。
最高の知識管理ツールの例とテクニック
最高のナレッジ マネジメント ツールを機能させることが、優れたナレッジ マネジメントの鍵となります。 ビジネスに最適なナレッジ マネジメント ツールの例をいくつか紹介します。
＃1。 ナレッジ ベース ツール
知識ベースは、知識管理ツールの一例です。 製品とその活用方法に関する情報を検索できるデータベースです。 このナレッジ マネジメント ソリューションには、プログラムのデバッグ方法に関する技術的な内容、よく寄せられる質問への回答、およびその他の情報が含まれる場合があります。 この情報は、ソフトウェアまたは製品のカスタマー エクスペリエンスを向上させます。
知識ベースは、スタッフと消費者にとって等しく価値があるという点で、明確な知識管理ツールです。 ナレッジ ベースは、問題を解決して重要な情報を取得するために使用できる、製品、プロセス、およびトレーニングのナレッジの一元化されたリポジトリです。
＃2。 顧客関係システム
これらのシステムは、マーケティング、セールス、およびカスタマー ケア チームが、顧客関係全体で見込み客と顧客のデータを追跡するのに役立ちます。 これは、それを行うことができる最高のナレッジ マネジメント ツールの XNUMX つです。
CRM を使用して見込み客との最初の連絡を追跡し、見込み客がどのようにしてあなたを見つけ、あなたの Web サイトでどのようなコンテンツを読んだかを確認できます。 その後、購入サイクル全体での販売スタッフとのやり取りや、繰り返し購入などの継続的なやり取りを追跡できます。
＃3。 学習管理システム
多くの大企業は、LMS ソリューションを利用して、従業員のトレーニングと教育プロセスを処理しています。 これは、検討を楽しめるナレッジ マネジメント ツールのもう XNUMX つの例です。 同社のテクノロジーは、企業がオンライン トレーニング モジュールや仕事関連の教育リソースを共有するために使用できるため、スタッフはプロセスを最適化し、パフォーマンスを向上させることができます。
LMS コースは、コンプライアンスの問題に対処するためにも広く使用されています。 LMS システムは、口頭でのコミュニケーションや会議に取って代わるものではありませんが、ビジネス ポリシーに関しては、すべての従業員が同じページにいることを保証します。
＃4。 自動化技術
自動化技術は、時間管理と生産性の面で未来への道です。 多くの企業は、すでに多くの部門やビジネス プロセスで自動化を使用しています。 自動化された電子メールとチャットボットは、特に販売と顧客サポートにおいて、忙しい仕事を減らし、人々が消費者とより多くの時間を過ごせるようにするのに役立ちます.
＃5。 在庫管理システム
これらは、組織内のすべてのチームにとって重要です。 在庫追跡は、販売、顧客サービス、マーケティング、および製品管理に影響を与えます。 サプライ チェーンの問題や特定の製品の在庫切れが原因で価格が変動した場合、消費者が常に明確で一貫した情報を受け取ることができるように、社内の全員が認識する必要があります。
在庫管理システムを使用して在庫を追跡するのは簡単で、全員が同じページにアクセスできます。
#6 プロジェクト管理システム
プロジェクト管理は、多くの企業にとって共通の競合の原因です。 大規模なプロジェクトには、さまざまなタイムテーブルとタイムラインを持つさまざまな利害関係者の関与が必要です。 また、さまざまなドキュメントやレポートに部門を超えてアクセスする必要があるため、配布や開くのが難しい場合は遅延が発生する可能性があります。
＃7。 コンテンツおよびドキュメント管理システム
多目的論文は、コンテンツおよび/またはドキュメント管理システムによって単一のデータベースにまとめられ、アクセスしやすくなっています。 これらのソリューションにより、多くのグループが個別に承認を要求するストレスなくドキュメントを共有できます。 また、以前のドキュメントの簡潔な記録も保持されます。これは、古いポリシーや資料を参照する必要がある営業やマーケティングなどの部門にとって重要です。
ナレッジ マネジメントの手順
ナレッジ マネジメント ツールをシステムに統合するには、いくつかのステップが必要です。 これらは次のとおりです。
ステップ XNUMX: 収集
これは、ナレッジ マネジメント手順の最も重要なステップです。 不正確または無関係なデータを収集すると、得られる知識が不正確になる可能性があります。 その結果、そのような知識に基づく決定も正しくない可能性があります。
ナレッジ マネジメントに利用できるデータ収集方法とツールは数多くあります。 まず、データ収集はナレッジ マネジメント プロセスの XNUMX つのステップである必要があります。 データ収集プロセスに関与する人々は、適切に記録されるべき特定のプロトコルに従う必要があります。
特定のデータ収集ポイントは、データ収集手法によって定義されます。 一部のポイントは、通常のレポートの要約である場合があります。 たとえば、月次売上レポートと日次出席レポートは、XNUMX つの有用なデータ収集リソースになる可能性があります。
ステップ XNUMX: 整理する
集めた情報は整理する必要があります。 この整理は通常、一連の規則に従って行われます。 組織は、これらの規則を確立します。
たとえば、すべての販売関連データをまとめてファイルすることができ、すべてのスタッフ関連データを同じデータベース行に配置できます。 このタイプの配置は、データベース内のデータを正確に保守するのに役立ちます。
データベースに大量のデータが含まれている場合は、「正規化」などの手順を使用してデータを整理し、重複を減らすことができます。
ステップ XNUMX: 要約
このステップでは、資料を要約して核心をつかみます。 長い情報は表形式またはグラフ形式で提供され、正しく保存されます。
ソフトウェア パッケージ、グラフ (パレート図、因果関係)、さまざまな方法論など、要約に使用できるツールは多数あります。
ステップ XNUMX: 分析する
個人またはチームの経験が重要であるため、この目的のために専門家または専門家チームを指定する必要があります。 また、レポートは情報分析に従って生成されます。
ステップ XNUMX: 合成
この段階で、情報は知識に変わります。 分析の結果 (多くの場合、レポート) は統合されて、さまざまな概念と成果物が作成されます。
あるエンティティのパターンまたは動作を使用して、別のエンティティを説明できます。 組織は全体として、全面的に使用できる一連の知識を持ちます。 この情報は、後で参照できるように組織のナレッジ ベースに保存されます。
多くの場合、ナレッジ ベースは、インターネット経由でどこからでもアクセスできるソフトウェア実装です。 このようなナレッジ ベース ソフトウェアを購入したり、無料のオープン ソース実装を入手したりすることもできます。
ステップ XNUMX: 意思決定
現在、知識は意思決定に使用されています。 たとえば、特定のタイプのプロジェクトまたは活動を見積もる場合、以前の見積もりを参照できます。 これにより、優れた精度を維持しながら、推定プロセスが高速化されます。 これが、組織のナレッジ マネジメントが価値を生み出すと同時に、時間の経過とともにお金を節約する方法です。
まとめ
ナレッジ マネジメントは、ビジネス組織にとって重要な手法です。 幸いなことに、プロセス全体を簡素化するツールがあります。 組織の知識は、長期的には、お金、文化、および人の面で組織をサポートします。 その結果、すべての成熟した企業は、関連するツールを使用してナレッジ マネジメント システムを構築し、企業の運営と全体的な能力を向上させるために不可欠な手順を実行する必要があります。 最高のナレッジ マネジメント ツールは、この改善などに貢献します。
ナレッジ マネジメント ツール よくあるご質問
従業員が知識を共有できるようにするには、どのようなツールを使用できますか?
たとえば、MS Teams と Slack は、最も人気のある情報共有アプリケーションの XNUMX つであり、従業員が資料、ウェビナー、ビジネス ブログ、ポッドキャスト、さらには特定のトピックについての考えを表現するビデオを交換することができます。
組織にとってのナレッジ マネジメントの利点は何ですか?
知識管理は、アイデアの交換、協力、および最新情報へのアクセスを促進および促進します。 また、個人が会社を進化させ、変化するビジネス ニーズに対応するために必要なイノベーションと文化的変化を促進することもできます。
最高のナレッジ マネジメント ツールは、管理にどのように役立ちますか?
最高のナレッジ マネジメント ツールは、企業が組織の情報を開発、管理、保存、伝達するための適切なプロセス、手順、またはシステムを整備するのに役立ちます。 また、その知識をビジネス戦略に従って活用できるようにします。
ナレッジ マネジメントの XNUMX つの主要なドメインは何ですか?
ナレッジ マネジメントは、知識の獲得、知識の保存、情報の共有の XNUMX つのカテゴリに分けることができます。
- 知識管理システム：詳細ガイド
- 最高の知識管理ソフトウェア2022：トップ21のおすすめ
- 資金管理ツール: 概要、使用方法、および無料のオンライン ツール
- ナレッジマネジメント：プロセス、タイプ、例、ツール
参照
