プロジェクトは、適切に計画され、管理されている場合に最も成功します。 プロジェクト管理を実践し、実証済みのプロジェクト管理緩和策を適用することは有益です。 ただし、最もよく開発されたプログラムでさえ、危険を伴います。
プロジェクトのリスクを回避するための最大の戦略は、それらに正面から向き合うことです。 リスク管理計画の助けを借りてこれらの未知の出来事に備えて積極的に計画を立てることは、予期せぬ嵐の真っ只中に巻き込まれるのではなく、プロジェクト チームを穏やかな海に導くのに役立ちます。
リスク管理計画を作成したことがない場合は、以前のプロジェクトで予期しないリスクの影響を経験したことがあるかもしれません。 プロジェクト リスク管理の詳細を確認し、次の XNUMX つの簡単な手順に従って、独自のリスク管理計画を作成してください。
プロジェクトリスクとは？
イニシアチブの効果的な実行を危うくする可能性のある潜在的な問題は、プロジェクト リスクと呼ばれます。 内部変数または外部変数がリスクを引き起こす可能性があります。 たとえば、重要なサプライヤが倒産したり、主要なチーム メンバーが会社を離れたりすることは、どちらもプロジェクト リスクです。
プロジェクトリスクマネジメントとは？
プロジェクト リスク管理は、プロジェクトの目標と進行を損なう可能性のある予期せぬ危険を発見、評価、および対応するプロセスです。
簡単に言えば、プロジェクトのリスク管理とは、すでに発生している、現在発生している、または将来発生すると予想されるプロジェクトの危険を軽減するプロセスです。 問題の主な原因を特定し、その影響を完全に排除しないまでも軽減することにより、リスクの軽減に焦点を当てています。
プロジェクトリスク管理の目的は何ですか?
リスクを特定して管理することは、プロジェクト マネージャーとしての仕事の重要な要素です。 これは、プロジェクト管理作業の優先順位付けに役立ちます。 リスク評価により、特定の危険の影響が深刻であることが明らかになった場合は、その脅威をできるだけ早く回避または軽減するために必要な予防措置を講じる必要があります。
どのプロジェクトにも考慮すべきリスクがいくつかありますが、最も重要なものは、プロジェクトのタイムライン、コスト、品質、テクノロジー、およびリソースに関連するものです。
- スケジュール リスク: プロジェクトが時間通りに完了しない可能性があります。
- コストリスク: 最終的なプロジェクトのコストが予算を超える可能性があります。
- 品質リスク: プロジェクトの品質が期待を下回る可能性があります。
- 技術リスク: 選択したプロジェクト技術が期待どおりに動作しない可能性があります。
- リソースリスク: チーム メンバーがプロジェクトを達成するのに十分な時間や専門知識を持っていない可能性があります。
一般的なプロジェクト管理リスク タイプの例
直面する可能性のある最も典型的なプロジェクト リスクのいくつかを見ていきましょう。 また、懸念を強調するのに役立つ例も示しました
- 個々のプロジェクトのリスク: これらは、発生した場合、プロジェクトの品質、コスト、時間、および/または範囲に影響を与える可能性があるリスク イベントです。 たとえば、仕事のための十分なリソースがないことや、繁忙期に病気休暇や従業員の休暇に対処しなければならないことが XNUMX つの例です。
- プロジェクト全体のリスク: これらは、プロジェクト全体に対する不確実性の影響です。 全体的なプロジェクト リスクは、すべての個々のリスクとプロジェクトの不確実性のその他の原因の合計です。 自然災害、紛争、政府の政策の変更は、そのような不確実性の例です。
- 変動性リスク: これらのリスクは、需要、供給、品質、価格設定などの変化または不正確さに関連しており、プロジェクトの結果に影響を与える可能性があります。 例としては、重要な製品コンポーネントのサプライヤーの変更や原材料価格の調整が含まれます。
- あいまいさのリスク: これらのリスクは、プロジェクトの要件が明確でないために発生し、誤解やエラーにつながる可能性があります。 クライアントからの誤った要件の収集と、チーム メンバー間のプロジェクト スコープのさまざまな解釈が XNUMX つの例です。
プロジェクト リスク管理の手順
潜在的なリスクを特定、計画、および監視することは、プロジェクトのリスク管理にとって重要です。 すべてがうまくいかないわけではありませんし、何もうまくいかないこともあります。 ただし、プロアクティブなリスク評価とインシデント管理は、準備を整え、コースを迅速に調整するのに役立ちます。 これにより、プロジェクトのすべての目標をスケジュールどおりに予算内で確実に達成できます。
リスク管理を始めたばかりの場合、プロジェクト リスク管理計画を作成するのに役立つ XNUMX つの段階を以下に示します。
＃1。 識別
すべての潜在的なプロジェクト リスク イベントのリストを編集して危険を特定することにより、プロジェクト リスク管理計画を作成します。 リスク イベントとは、プロジェクトのタイムライン、予算、または成功に影響を与える可能性のあるすべてのものです。
リスク特定プロセスを開始するには、次のようないくつかのアプローチがあります。
- プロジェクト関係者とのインタビューを実施します。 プロジェクトのリスクを評価する最善の戦略は、利害関係者、リーダー、および対象分野の専門家に相談することです。 以前に同等のプロジェクトに携わったことがある場合は、どのような危険に遭遇し、どのように回避できるかを尋ねてください。 以前に同様のプロジェクトに取り組んだことがなくても、プロジェクトの主要な利害関係者に連絡して、重要なプロジェクトの危険を見落としていないことを確認してください。
- プロジェクト チームと一緒に、潜在的な危険性についてブレインストーミングを行います。 あなたのプロジェクト チームは、あなたがこのプロジェクトで毎日一緒に仕事をする人です。 プロジェクトを開始する前に、彼らが認識している潜在的な危険を尋ね、ブレインストーミング セッションを行って、プロジェクトに対する主要な危険を発見することを検討してください。
- 仮定を確認して文書化します。 Project Management Body of Knowledge (PMBOK®) によると、仮定とは、プロジェクトに関して真実であると信じているものの、真実であるとは限りません。 気づかないうちに、仮定に基づいてプロジェクトの決定を下している可能性があります。 ただし、仮定を文書化してテストしないと、プロジェクトのリスクにさらされます。 仮定が間違っていると、プロジェクトの基盤が不安定になり、プロジェクトの成功が危うくなる可能性があります。
- チェックリストを調べます。 チームまたは部門が典型的なリスクのリストを作成しているかどうかを確認してください。 まだ文書化していない場合は、文書化を開始して、将来のイニシアチブで成功するようにします。
- リスク評価マトリックスを作成します。 リスクの重大度は、壊滅的、重大、限界、軽度の XNUMX つのカテゴリに分類されます。 これは、どの潜在的な危険に最初に対処する必要があるかを判断するのに役立ちます。
また、 リスクアセスメント：リスクアセスメントプロセスの決定的なガイド
重要なリスク イベントを特定したら、リスク登録テンプレートに入れます。 リスク レジスターは、その名前が示すように、プロジェクトのすべての危険性を専用の目録にまとめたものです。 リスク レジスタには、特定した既知の脅威に関する次の質問に対する回答が含まれている必要があります。
- このリスクが発生する確率は?
- 発生確率は？
- リスクが発生した場合の結果と重大度は?
- 私たちのリスク管理計画は何ですか？
- 可能性と影響を考慮した場合の優先度は?
- このリスクの責任者は誰ですか?
すぐにすべてを理解できなくても心配しないでください。これらのいくつかは、後のステップで説明します。
＃2。 分析する
特定した各リスクの可能性、重大度、対応計画を分析します。 プロジェクトの危険の複雑さに応じて、プロジェクト チームまたは主要な利害関係者と共にリスク分析を実施することを検討してください。
リスクの重大度を判断する際に、リスクがプロジェクトの目標にどのように影響するかを検討してください。 タイムラインに遅れが生じたり、予算が台無しになったり、プロジェクトの成果物の効果が低下したりすることはありませんか? 次に、リスクごとに対応計画を作成します。 対応計画は、必ずしも即時のアクション アイテムではありません。 むしろ、迅速にピボットしてリスクに対処するためにチームが何をするかを説明します。
＃3。 優先する
リスクに優先順位を付けるには、次の点を考慮してください。リスク登録簿と分析に基づいて、発生する可能性が最も高く、プロジェクトの成功に最大の脅威をもたらすハザードはどれですか? 管理すべき最も重大なリスクは、発生する可能性が高く、重大度が高いリスクです。 すべての潜在的な脅威を監視して対応する必要がありますが、これらは最も注目し、最も定期的にチェックインする必要があるものです。
＃4。 割当
これはオプションですが、強く推奨される手順です。 リスクがまだ発生していない場合でも、早い段階でリスク所有者を割り当てることで、チーム メンバーが準備するのに役立ちます。 この担当者は、リスクを監視するだけでなく、リスク軽減計画を策定する中心人物としての役割も果たす必要があります。
＃5。 モニター
あなたのプロジェクトはこの瞬間に始まりました。 プロジェクトの最終目標を予定どおりに達成できれば幸いです。 ただし、不愉快な驚きを避けるために、リスクを継続的にチェックし続ける必要があります。 これを行うには:
- 定期的に進捗状況の更新を送信して、プロジェクト チームと利害関係者がすべて同じページにいることを確認します。 リスク管理は事後対応ではなく積極的に行う必要があることを忘れないでください。
- 個々のリスク マネージャーに非同期でチェックインします。 各リスクの「所有者」は、リスク イベントにおける危険信号に注意を払う必要があります。 プロジェクト マネージャーまたはチーム リーダーとして頻繁に連絡を取り、すべてが順調に進んでいることを確認します。
- 変更がないか、リスク登録簿を確認してください。 リスクの可能性が変化したり、リスク計画が改訂されたりした場合は、その変更をリスク登録簿に記録する必要があります。 リスク管理計画は、プロジェクト管理のほとんどの側面と同様に、チームが順調に進むために使用する動的なドキュメントにする必要があります。
コラボレーションは、リスク評価にも不可欠です。 多くの場合、チーム メンバーが認識していたものの、すぐに提起する権限を与えられていないと感じていた潜在的な問題や新たな危険が発生します。 チームワーク、透明性、誠実さの文化を育んでいることを確認してください。
＃6。 応答
いずれかの時点でリスクが現実になった場合は、行動するときです。 リスク登録簿とリスク管理計画を備えた優れたリスク管理計画を用意する必要があります。
リスク管理はリスクの防止ではありませんが、役立つことはあることに注意してください。 むしろ、プロジェクトのリスク管理とは、危険を予測し、不意を突かれないようにしっかりとした計画を立てるプロセスです。
プロジェクトのリスク軽減と管理戦略
リスクを完全に取り除くことは不可能ですが、プロジェクト マネージャーはリスクを軽減しながらプロジェクトを効率的に管理する努力をすることができます。 開始するための XNUMX つのポイントを次に示します。
＃1。 リスク管理の計画を立てます。
プロジェクト管理の専門知識を持つ人なら誰でも、ベンチャーの成功にとって堅実なプロジェクト計画の重要性を理解しています。 この計画には、リスク管理計画などの多くの補助計画が含まれることがよくあります。
Emerson によると、リスク管理計画では、リスクを検出して優先順位を付けるためのアプローチ、リスク許容度、チームがリスクに対応する方法、リスクを伝達する方法などを概説する必要があります。 このような計画を作成するには時間と労力がかかりますが、計画フェーズへの投資は、プロジェクトの実行フェーズ全体を通してチームを導くロードマップを作成することで、多くの場合報われます。
＃2。 最新のリスク記録を維持します。
リスク レジスターは、リスク管理計画と組み合わせることも、独立させることもでき、プロジェクトに影響を与える可能性のあるすべての潜在的なリスク発生のリストです。 このドキュメントは、懸念事項を把握するのに役立ちますが、常に正確なスナップショットを参照できるように、最新の状態に保つことが重要です。
リスク記録を使用して、発生したリスク イベント、チームがどのように対応したか、最初に検出できなかった追加のリスクが発生したことを記録します。 このドキュメントを最新の状態に保ち、他の計画の成果物と統合されていることを確認しておけば、あなた、チーム メンバー、およびその他の主要な利害関係者は、常にプロジェクトのステータスを明確に把握できます。
＃3。 リスクイベントを認識します。
リスク管理における一般的な誤りは、人々がリスク イベント自体ではなく、将来の結果の観点からリスクを検討することです。 たとえば、人々は「締め切りに間に合わない」ことをプロジェクトのリスクと見なす場合があります。 締め切りに間に合わないことは明らかにプロジェクトにとってリスクですが、本当の懸念はその影響です。
次の形式でリスクを考慮します。 X は Y を発生させ、Z の影響をもたらす可能性があります。 これは、リスクの原因、リスク イベント、およびその対処方法を理解するのに役立ちます。
＃4。 受動的ではなく積極的に行動してください。
プロジェクト マネージャーは、リスク管理に対してプロアクティブなアプローチではなく、リアクティブなアプローチを取るという間違いを犯すことがあります。 予期しないインシデントが発生したときに迅速に対応できることは常に重要ですが、一歩下がってプロアクティブな観点からプロジェクトを検討することも必要です。
リスク管理プロセスの初期段階に時間を投資し、各リスクを完全に理解することで、リスク イベントが発生してから対応しようとするのではなく、リスク イベントが発生する可能性を下げる予防措置を講じることを計画できます。
＃5。 プロジェクト管理能力を向上させます。
何よりも、プロジェクトと関連するリスクをうまく管理するには、プロジェクト管理能力の強固な基盤が必要です。 実践し、業界のトレンドを常に把握し、会議やワークショップに参加することに加えて、プロジェクト管理の証明書または大学院の学位を取得することは、これらのスキルを磨くための最良の方法の XNUMX つです。
プロジェクトを監督する機会は与えられているが、正式な訓練を受けていない人は、プロジェクト管理教育から大きな恩恵を受ける立場にある。 それにもかかわらず、現在業界で働いている人は、自分の技術を完成させることからも恩恵を受けることができます.
まとめ
よく計画されたリスク管理戦略がプロジェクトの成功につながることを忘れないでください。
タイムリーなリスク管理は、潜在的なリスクを問題になる前に検出して最小化することで、プロジェクトの成功に貢献します。 リスク管理にプロアクティブなアプローチを採用することで、プロジェクトの失敗につながる可能性のある典型的なエラーやコストのかかる遅延を防ぐことができます。 プロジェクトのライフサイクル全体を通してリスク管理プロセスに戻り、プロジェクトを確実に成功させます。 乾杯！
プロジェクトリスクマネジメントの目的
リスク管理計画を実装すると、チームが予期しない状況に備えるのに役立ちます。 ただし、すべてのプロジェクトで包括的なリスク管理計画が必要になるわけではありません。 プロジェクトが単純な場合は、チーム メンバーとの簡単な会議だけで、ブレインストーミングを行い、潜在的な危険に対処することができます。
これらのプロジェクトは範囲が最小限であり、多くのチーム メンバーの時間や外部リソース (資金や帯域幅など) を必要とせず、既に成功裏に完了したプロセスである可能性があります。
プロジェクト リスク管理計画は、多数の部門横断的なプロジェクト関係者と重要なリソースが関与する複雑な作業に取り組んでいる場合に役立ちます。 これらは、かなりの量のチーム メンバーの時間と帯域幅を費やすか、大きな財政投資を行う可能性があるイニシアチブです。 リスク管理計画は、プロジェクトがその範囲内にとどまり、最終的に成功することを保証します。
- リスクアセスメント：リスクアセスメントプロセスの決定的なガイド
- プロジェクト管理を開始する方法: 定義、ガイド、および要件
- 市場リスク：ベストプラクティスと例を含む簡単なガイド
- プロジェクト計画：プロジェクト計画手法のガイド
参考文献
