チーム内での立場に関係なく、プロジェクト管理スキルを向上させることは、割り当てを達成するチームの能力に直接影響を与える可能性があります。 では、プロジェクトマネージャーのスキルとは？ 彼らは本当にどのくらいの重量をサポートしていますか? そして、どのようにしてそれらのスキルを磨き、成功に向けて自分を位置づけることができるのでしょうか? この包括的なリソースでは、プロジェクト管理スキルに関するこれらの質問や、その他多くの質問に回答しています。
プロジェクトマネジメントスキルとは？
プロジェクト管理スキルとは、プロジェクトの開始から完了まで成功させるための属性と特性です。 これには、プロジェクトの計画、リスクと機会の評価、予算の作成、利害関係者とのコミュニケーション、問題解決などが含まれます。
もちろん、プロジェクトを完了するために必要なスキルは、プロジェクト マネージャーとしてのキャリアを開始または向上させたい人にとって特に重要です。
しかし、これらの特性には、はるかに幅広い魅力があります。 プロジェクト管理の役職に関係なく、誰もがプロジェクトの調整と指示を行う責任があります。 その場合、彼らはプロジェクト管理スキルに頼ってタスクを完了します。
プロジェクト管理ソフトスキル
ソフト スキル、または「ノンテクニカル スキル」は、特定のツールや技術的な前提条件なしで作業の質を向上させるのに役立つスキルです。 それらは、職場で他の人と仕事をしたり、関係を築いたりするのに役立つことが多いため、「対人スキル」または「対人スキル」として知られています。 次の XNUMX のソフト スキルは、プロジェクト管理に不可欠です。
＃1。 コラボレーション
パートナーシップは、すべてのプロジェクト管理スキルの基礎です。 プロジェクト管理におけるコラボレーションにより、タスクをより迅速かつ効率的に完了することができます。 チーム間で協力できると、自分のチーム内では見つけられないプロジェクトに関する重要な洞察が得られます。 プロジェクトは、より多くの精神がその努力に関与するほど、本質的により革新的でよく発達したものになります。
会話を練習して協力スキルを向上させます。 積極的に傾聴するスキルを身につけて、他の人があなたに話しかけているときに興味を持ち、注意を払いましょう。 簡単に聞こえるかもしれませんが、オープンにコミュニケーションを取り、障壁を減らし、共創する方法を理解することは、共同作業を行う職場にとって不可欠なスキルです。
＃2。 チームワーク
チームの全員が貢献できるものを持っており、単独で作業するよりも協力して作業する方が効果的です。 コラボレーションは、誰もが歓迎され、評価され、貢献するよう奨励されることを保証します。
コラボレーション スキルの向上を目指している場合、どうすればより良いチーム メンバーになることができますか? チームのブレインストーミング、1 対 1 の話し合い、チームからのフィードバックを求めて、より深く掘り下げます。 しばらく発言していない人に気を配り、別のチーム メンバーが新しい提案をしたときに励ましてください。
＃3。 コミュニケーション
個人のグループで作業する場合、誤解はよくあることです。 効果的なコミュニケーション方法を知り、これらを回避することで、プロジェクトはよりスムーズかつ快適に進行します。
コミュニケーションスキルを向上させるために、同僚に対してオープンで正直であることを練習してください。 これには、あなたとチーム メンバーとの間に高いレベルの信頼が必要です。 この信頼を育むために、たとえ意見が一致しない場合でも、チーム メンバーにアイデアを共有してもらいます。
＃4。 時間管理
時間管理と組織力は密接に関係しています。 タスクの編成を改善するにつれて、自分の仕事の内容と次の雑用にかかる時間をよりよく理解できるようになります。
それでも、タスクに集中して優先順位を付けるのは難しい場合があります。 時間管理のスキルを高め、先延ばしをなくすには、タスクに優先順位を付けてみてください。 どの仕事がより重要であるかがわかったら、最初にそれらに取り組み、何も取り残されたり、ギャップを埋めたりしないようにすることができます.
#5 リーダーシップ
あなたが自分をリーダーだと思っていない、またはチーム管理の役割を担っていない場合でも、プロジェクト チームは、あなたがプロジェクトを管理しているときにリーダーシップ、アドバイス、およびサポートを求めています。
共感と理解をもって状況にアプローチすることで、リーダーシップのスキルを磨きます。 協力と協力を発展させるために、優れたリーダーは全員を結びつけ、サポートされていると感じさせます。
＃6。 組織
多くのプロジェクト マネージャーにとって、組織化は最も恐ろしいソフト スキルです。 組織化は自分が「持っている」または「持っていない」ものだと思っているかもしれませんが、この投稿で説明する他のすべてのプロジェクト管理スキルと同様に、組織化スキルを向上させて、あなた自身の近藤麻理恵になることができます。
より優れたオーガナイザーになるための最も効果的な方法は、自分の仕事とチームの仕事に関する信頼できる唯一の情報源を確立 (および維持) することです。 平均的な従業員は毎日 10 個のツールの間を行き来します。 時間を XNUMX 個のツールに分割する代わりに、デジタル組織ツールを採用して、チームの唯一の信頼できる情報源として機能させることを検討してください。
＃7。 問題解決
問題解決スキルは、課題にアプローチし、最終的に解決することを可能にする、協調的で反復的な能力です。 問題解決スキルを開発することは、すべての問題に対して常に「正しい」答えを持つことではありません。 むしろ、強力な問題解決スキルを持つ人々は、新しい角度から課題に取り組み、解決策に向けて系統的に取り組むことを実践します。
データ駆動型の意思決定フレームワークまたはルーチン分析を使用して、より優れた問題解決者になります。 その知識を使用して、販売数が少ないという問題に対処します。 このような状況では、営業チームと協力して新しいマーケティング プランを作成できます。
＃8。 批判的思考
問題解決と同様に、批判的思考には「解決策」がありません。 批判的思考で「勝つ」ことはできませんが、感情的にではなく論理的に状況に対処する練習をすることはできます。 優れた批判的思想家は、シャーロック・ホームズがミステリーを解くときに行うように、目の前の資料を評価し、証拠に基づいて独自の結論を導き出す練習をします。
一歩下がって、「どうやってこの結論に至ったのか?」と自問してください。 批判的思考を働かせる。 別の可能性はありますか？ 事実以外の何かが私の決定に影響を与えていますか? 感情的な決定は常に悪いわけではありません。 実際、最良の決定のいくつかは、私たちが情熱を注いでいるものです。 しかし、批判的思考は、適切な角度から状況にアプローチしていることを確認するのに役立ちます。
＃9。 適応性
今回のプロジェクトであろうと次のプロジェクトであろうと、プロジェクト計画の側面が変更されることがあります。 締め切りや優先順位が変わる可能性があり、それに応じてワークフローを調整する必要があります。 優れたプロジェクト マネージャーは、変化する状況に方向転換して適応し、プロジェクト チームを軌道に乗せることができます。
いつ、どのようにギアをシフトするかを理解することは、より多才になるための鍵です。 そのためには、まず自分自身を理解する必要があります。 自己認識やマインドフルネスなどの他のソフト スキルを養うことは、変化の時代に頻繁に流動する感情にもっと触れ、調整するのに役立ちます。
＃10。 紛争解決
あなたが監督しているタスクの間に、必然的に衝突が発生します。 利害関係者は、プロジェクトの範囲を変更したいと思うかもしれません。 または、予算やタイムラインを逃した可能性があります。 紛争の解決には、紛争の両側に対処する必要があるため、誰もが聞いてサポートされていると感じることができます。 影響を受ける当事者がいる場合は、彼らの話を聞いて、すべての人にとって有効な解決策を見つけてください。 それが不可能な場合でも、忍耐と共感を持って会話に取り組むことで、潜在的に困難な状況を和らげ、より良い結果に導くことができます。
プロジェクト管理ハードスキル
ソフト スキルとは対照的に、ハード スキルは測定可能な能力です。 上記のソフト スキルは多くの職務に適用されますが、これら XNUMX つのプロジェクト管理ハード スキルはプロジェクト管理専用です。 これらを開発することで、よりバランスの取れた効率的なプロジェクト マネージャーになることができます。
#11。 プロジェクト計画
プロジェクト計画 (プロジェクト憲章とも呼ばれます) は、基本的に、プロジェクトを成功させるために必要な主要部分の青写真です。 典型的なプロジェクト計画には、次の XNUMX つの項目が含まれます。
- プロジェクトの目的と目標
- 成功指標
- 利害関係者とその役割
- 予算と範囲
- マイルストーン、成果物、およびプロジェクトの依存関係
- 時刻表と時刻表
- コミュニケーション戦略
プロジェクトのロードマップや概要では、目標やマイルストーンなど、これらの詳細の一部が既に指定されている場合があります。 それにもかかわらず、プロジェクト計画は、これらのプロジェクトのすべての側面が結合されて、計画された作業の統一された図を形成する場所です。
#12。 プロジェクトの定義
プロジェクトの規模、目的、および制約 (つまり、日付とリソース) は、プロジェクト スコープと呼ばれます。 プロジェクトの範囲によって、特定のタイムラインと予算内で何ができるかが決まります。 プロジェクトの範囲を定義して定義することは、プロジェクトの成果物が意図したプロジェクトの範囲を超えたときに発生する範囲のクリープを回避するために重要です。
プロジェクトの範囲を設定するスキルを向上させるために、プロジェクトの範囲を早い段階で頻繁に設定する練習をしてください。 プロジェクトのスコープを確立したら、利害関係者と話し合い、頻繁に再確認して、プロジェクトの目標と制約について全員が同じページにいることを確認します。 新しいリクエストをいつ辞退するかを決定するのに役立つガイドとして使用できます。
#13。 プロジェクトブリーフの作成
プロジェクト ブリーフは、プロジェクト全体の目標と、それを達成する方法を定義します。 これは、計画セッションを導くための便利な北極星として機能する可能性があります。
プロジェクト ブリーフについて覚えておくべき最も重要なことは、それがライブ ドキュメントであるということです。 プロジェクト戦略を作成し、利害関係者からフィードバックを収集する際に、プロジェクト ブリーフを適応させて更新することができます。 一般に、プロジェクト ブリーフには、プロジェクト ロードマップへのリンクを含める必要があります。作成している場合は、プロジェクトの利害関係者とその義務のリスト (RACI チャートとも呼ばれます)、その他の関連ドキュメントまたはファイル、およびその他の重要な情報を含める必要があります。チームが必要とするレベル情報。
#14。 プロジェクトのキックオフ ミーティングの開催
キックオフ ミーティングは、プロジェクトの利害関係者と連携する機会です。 これは、プロジェクトの目標と範囲を明確にするだけでなく、プロジェクト計画、プロジェクトの概要、またはマーケティング キャンペーンやクリエイティブの部品表などの補足文書など、作成済みの文書を提供する機会でもあります。デザインチームへのブリーフ。
開始ミーティングを成功させるために、編集したドキュメントをプロジェクト関係者に配布する計画を立てます。 最後に、ブレーンストーミングまたは Q&A セッションを開催して、お金、リソース、最終的な成果物などの追加の変数について合意します。
#15。 プロジェクトのタイムラインを作成する
プロジェクト ライフサイクル内のアクティビティの順序と期間は、プロジェクトのタイムラインによって定義されます。 プロジェクトのタイムラインを理解することは、チームがプロジェクトの成功を追跡し、適切なアセットを予定どおりに提供するのに役立ちます。
優れたプロジェクト タイムラインを作成するために、プロジェクトの開始日と終了日、および重要なマイルストーンを明確にします。 アクティビティ間の依存関係を設定し、各作業項目の開始日と終了日を指定して、個々のタスクと成果物を作成します。
＃16。 タスク管理
プロジェクトが進行中の場合、タスク管理は、あなたとあなたのチームがどれだけうまく時間を管理できるかに関係します。 優れたプロジェクト マネージャーは、チームの作業内容をリアルタイムで把握できるため、プロジェクトに効率的に優先順位を付けて実行できます。
しかし、プロジェクトで起こっていることすべてを知る必要はありません。 代わりに、タスク管理ソフトウェアを使用してください。 タスク管理ソフトウェアは単なる To Do リストではありません。 これは、プロジェクトで進行中のすべての全体像を把握するための方法です。 優れたタスク管理により、チームはより生産的、効率的、効果的に運営できるようになります。
プロジェクト管理技術スキル
ソフトスキルを確認します。 わかった、ハードスキル。 完璧にする必要があるのは、技術的なスキルだけです。
プロジェクト管理で使用される特定のツールとソフトウェアの理解は、技術的スキルと呼ばれます。 これらのツールを習得するのは難しくありません。前述のように、最新のプロジェクト管理は、用途が広く使いやすいように設計されています。 これらの XNUMX つのスキルは、いつ、どのように使用するかを理解するために、プロジェクト管理の仕事の一部です。
#17。 プロジェクト管理ソフトウェアのスキル
プロジェクト管理ソフトウェアは、使用が難しく、プロジェクト管理の専門家が実装する必要があった従来のテクノロジから大きく進歩しました。 ただし、他のツールと同様に、最も単純なものであっても、選択したソフト ソフトウェアを理解して完全に習得するには時間がかかります。 選択したツールには、使用方法を説明するガイドと説明ビデオがあることを確認してください。
#18。 ガント チャート
ガント チャートは、プロジェクトを横棒グラフとして視覚化する手法です。各棒は作業を表し、各棒の長さはタスクにかかる時間を表します。
- プロジェクトのマイルストーン
- 依存関係
- リアルタイムのプロジェクト進行
- 開始日と終了日
従来のガント チャート テクノロジーは使いにくく、範囲が限られている場合があります。そのため、Asana ではガント チャート テクノロジーの最高の部分を組み合わせて、すべての要素がどのように組み合わされているかを示すガント チャートのようなツールであるタイムラインを作成しました。
#19。 かんばんボード
かんばんボードは、視覚的なプロジェクト管理のもう XNUMX つの一般的な形式です。 かんばんボードの各列は、新規、進行中、完了などの作業の段階を象徴しています。 個々のタスクは、終了するまで列を通過するカードで表されます。
カンバン ボードは、リーン プロジェクト管理チーム、特に製品、エンジニアリング、およびソフトウェア開発チーム向けの一般的なビジュアル プロジェクト管理ツールです。 これらは、開発ニーズにリアルタイムで対応するために適応性と柔軟性を備えたアジャイル アプローチです。
#20。 アジャイル管理
アジャイル プロジェクト管理は、製品、エンジニアリング、およびソフトウェア開発チームの間で特に人気のある無駄のないプロジェクト管理スタイルです。 これは、リーン ポートフォリオ管理、スクラム、かんばんなどの多数のリーン アプローチを含む、継続的な改善と漸進的な進化の戦略です。
プロジェクト マネージャーは、アジャイル チームを率いるために、チーム メンバーと調整し、柔軟性を維持する必要があります。 これには、プロジェクトのタイムテーブルを変更する、別のプロジェクトに取り組んでいるチームと協力する、または優れたコミュニケーションを通じて単に連絡を取り合うことが必要になる場合があります。
#21。 ワークロード管理
プロジェクトを管理したことがあれば、誰が何に取り組んでいるかを判断するのがいかに難しいかを知っていますが、そうである必要はありません。 ワークロード管理により、チームの余力を評価し、過労や過少労働を避けることができます。 これは、開始点も終了点もないインタラクティブなプロセスです。 代わりに、熟練したプロジェクト マネージャーがチームの作業負荷を継続的にチェックして、誰も燃え尽きないようにします。
ワークロード管理ソフトウェアは、XNUMX つのステップで使用できます。 まず、チームの能力、能力、および現在のワークロードを決定します。 そこから、特定のワークロードに応じてリソースを割り当てたり、必要に応じてワークロードを再調整したりします。
#22。 原価管理
プロジェクト管理におけるコスト管理は、プロジェクトの各段階で各活動が予算にどのように影響するかを考慮しています。 これはプロジェクト管理の重要な側面であり、プロジェクトが成功するかどうかを決定します。 予算内に収めることは、プロジェクトの期限を守ることと同じくらい重要です。コスト管理は、予算を達成するのに役立ちます。
費用を効果的に管理するために、熟練したプロジェクト マネージャーは、プロジェクトの開始時にコストと予算を特定します。 すべてのプロジェクト関係者とチーム メンバーが予算を認識していることを確認します。 次に、プロジェクト中は、コストと予算を念頭に置いてください。
#23。 ポートフォリオプロジェクト管理
プロジェクト ポートフォリオ管理 (PMM) を使用すると、多数のプロジェクトにわたるチームの活動を俯瞰することができます。 典型的なプロジェクト管理とは対照的に、PMM では同時に多くのプロジェクトや大規模なイニシアチブに取り組む必要があります。 戦略を実行に結びつけるために、プロジェクト ポートフォリオ管理システムは、チームのすべての活動をリアルタイムで総合的に表示します。
＃24。 変更管理
重大な組織変更を実装したことがある場合は、意識していなくても変更管理を使用している可能性があります。 変更管理とは、新しいプロセスやツールなどの組織の変更を時間の経過とともに実装して、簡単に調整できるようにすることです。
プロジェクト管理スキルを向上させるにはどうすればよいですか?
プロジェクト マネージャーのすべてのスキルを評価したとき、間違いなく、自分が優れていると既に知っているいくつかのスキルを目にしたことでしょう。
幸いなことに、プロジェクト マネージャーとして成功するために必要なスキルを身につけることができます。 すでに持っているスキルと改善が必要なスキルを理解することが、そのための最初のステップです。
このレベルの自己認識は難しい場合があるため、次の方法で既存のスキル セットをよりよく理解することができます。
- 以前の役割とプロジェクトを見直して、自分が優れている点と失敗した点を判断します。 これは、特定の長所と制限を特定するのに役立ちます。
- 以前または現在の監督者またはチーム メンバーからのフィードバックを求める。 他の人が、あなたがテーブルに提供するものについて有益な洞察を提供してくれることがあります。
- 正式な評価を受けて (Gallup のクリフトンストレングスが人気です)、あなたの最大の能力を見つけてください。
どこを改善する必要があるかを判断したら、スキルを向上させるための多くの戦略があります。
＃1。 読書
視野を広げ、スキルを高めるのに役立つ資料が多数あります。 プロジェクト管理の本を購入することで、独学で学ぶことができます。 ブログ、電子ブック、さらにはこのプロジェクト管理ガイドなどの追加リソースは、強力な基盤を築くのに役立ちます。
＃2。 受講する
あなたのスキルを伸ばすのに役立つ、尊敬される企業から利用できる有能なプロジェクト管理コースがたくさんあります。 Project Management Institute は XNUMX つの異なる認定資格を提供しており、世界中の専門組織が追加の認定資格を提供して、プロジェクト管理スキルの強化を支援しています。
＃3。 メンター募集中
あなたに欠けている分野の専門家を誰か知っていますか? 彼らに連絡して、カスタマイズされた助言や推奨事項を喜んで提供するかどうかを確認してください。 ここでも、既成概念にとらわれずに考えることを恐れないでください。 プロジェクト管理は幅広い分野からスキルを引き出すため、必ずしも他のプロジェクト マネージャーから学ぶ必要はありません。 あなたの法律上の知人は優れた交渉の助言を提供できるかもしれませんが、データ アナリストの隣人は、あなたの批判的思考や報告スキルを向上させるのに役立つかもしれません。
＃4。 プロジェクト管理ツールに慣れる
パフォーマンスの高いプロジェクトの 77% は、プロジェクト管理ソフトウェアを使用しているため、ある程度の経験が必要です。 経験を通じてそれを構築できます。ほとんどのプロジェクト管理ソフトウェアは無料の試用版を提供しているため、探索して学ぶことができます。
使用する戦略に関係なく、新しい才能を獲得するには時間がかかることに注意してください。 辛抱強く粘り強く取り組むことで、プロジェクト管理のスキルと知識が徐々に向上します。
プロジェクト管理スキルは職場で本当に必要ですか?
短い答えはイエスです。 また、雇用市場でプロジェクト マネージャーに必要なスキルは、正式なプロジェクト マネジメントの肩書きを持つ仕事が必要な場合だけではありません。
立場に関係なく、チームのイニシアチブであれ、仕事であれ、自分のやることリストの義務であれ、プロジェクトを担当する可能性があります。 作業を計画、実行、および提供するには、さまざまなプロジェクト管理スキルを使用する必要があります。
それを念頭に置いて、プロジェクト管理スキルが企業によって非常に求められているのは当然のことです。
履歴書に含めるプロジェクト管理スキル
履歴書をまとめるときは、プロジェクトの範囲、チームの規模、仕事の成果について言及して、プロジェクト管理スキルをアピールしてください。 たとえば、「2 人の開発者からなるチームを率いて、XNUMX 万ドルの予算で支払いプラットフォームを再設計し、プロジェクトを予定どおりに完了させました。」
履歴書の「スキル」セクションに記載することで、プロジェクト管理スキルを際立たせることができます。 以前にプロジェクトを主導したことがない場合は、新しいイニシアチブの計画または実施に関与した以前の経験を強調してください。
まとめ
プロジェクトマネージャーになるにはいくつかの道がありますが、成功するにはいくつかのプロジェクト管理能力が必要です。 これらのスキルは、プロジェクト管理ソフトウェア、予算編成、計画アプローチなどの技術的なスキルから、コミュニケーション、チームワーク、適応、リーダーシップなどのソフトスキルまで多岐にわたります。
必要なスキルはプロジェクト マネージャーごとに異なりますが、時間をかけて自分にとって最も重要なスキルを特定することが重要です。 どのスキルを向上させる必要があるかがわかったら、自分自身とプロジェクト マネージャーとしての仕事の向上に取り組むことができます。
- ソフトスキル: 定義と例
- プロジェクトの範囲: 定義、書き方、重要性、ステートメントと管理
- 成功する建設プロジェクト管理のXNUMXつのフェーズ
- タスク管理: それは何ですか、ソフトウェア、スキル & 最高のアプリ。
- プロジェクトマイルストーン管理：例を含む詳細ガイド
参考文献
