調達から決済までのプロセスを合理化および自動化する目的で、企業は調達管理ソリューションに投資します。 調達管理ソフトウェアは、サプライヤーとの交渉による購入契約を通じて節約を生み出すことで、コスト管理に重要な役割を果たします。 この記事には、調達管理について必要な答えがすべて記載されています。
調達管理とは
調達管理とは、調達の範囲に該当する、効果的な事業運営に必要な商品、サービス、資材の購入に関わるすべての手順を管理することです。 「調達」、「購入」、および「調達」という用語は、ビジネスや業界に応じて同じ意味で使用され、物品の調達とプロセスの管理の機能を指します。調達はより戦略的とみなされ、購買と調達はより戦略的に使用されます。実際の動作機能を参照してください。
クラウド型調達管理システムの必須機能
企業は、より複雑かつダイナミックになる市場での調達手順の強化を支援するアジャイル テクノロジーを必要としています。 戦略的調達グループは、サプライヤー管理、調達、契約管理、プロアクティブなリスク管理、トランザクションの調達から支払いまでの機能を含む、統合されたクラウドベースのソフトウェア スイートの採用を増やしています。
企業は、包括的な調達ソリューションを利用することで、情報に基づいた意思決定を行い、調達から決済までのサイクル全体を通じて進行中のタスクを積極的に管理できます。 以下は、統合されたクラウドベースの調達管理ソリューションのコンポーネントのリストです。
#1. 購買管理
交渉を開始する前に、戦略的調達ではまず潜在的なサプライヤーを特定し、適格性を評価します。 これには、ベンダーが企業規制を遵守していることを確認するために、サプライヤーのデータを収集、分析、追跡することが含まれます。 セルフサービスのプロファイルと社内および社外のアンケートを使用して、調達管理ソフトウェアで重要なサプライヤー認定データを収集できます。 サプライヤーの資格、リスク考慮事項、ポリシーへの準拠を評価して、最適なベンダーを選択します。
主な機能 調達ソリューション 予算編成、経費追跡、コスト最適化をカバーする堅牢な支出管理が含まれます。高度な調達機能により、サプライヤーの効率的な特定、交渉、契約管理が容易になります。効果的なサプライヤー ツールは、データベースを管理し、パフォーマンスを追跡し、コラボレーションを促進します。 ERP、会計、在庫、電子商取引システムとのシームレスな統合により、スムーズなデータ フローが保証されます。
分析により、プロセス、サプライヤーのパフォーマンス、支出に関する洞察が得られます。コンプライアンスおよびリスク管理機能により、法規制の順守が保証され、サプライヤーのリスクが軽減されます。モバイル アクセシビリティにより外出先からのアクセスが可能になり、コラボレーション ツールにより入札の提出と注文の追跡が可能になります。スケーラビリティ、柔軟性、ユーザーフレンドリーなインターフェイス、包括的なサポートにより、導入と導入の成功が促進されます。
＃2。 ソーシング
仕様を手動で定義し、サプライヤーの見積もりを収集して分析するのは時間がかかり、間違いが発生しやすい場合があります。 重要な買い物を先延ばしにしてしまう可能性もあります。
最終的な結果を達成するには、交渉のベスト プラクティスを使用して、よりスマートな文書の作成、交渉の取り組み、サプライヤーの選択を行います。 社会的協力が組み込まれているため、努力を組み合わせてより効果的な否認文書を作成するのは簡単です。 落札分析ツールを使用すると、価格、品質、価値などの指定された基準に基づいてサプライヤーの入札を迅速に評価でき、特定のビジネス ニーズに基づいて最適な落札を選択できるようになります。
#3. 契約管理
調達契約を効果的に管理することが不可欠です。 プロセスを手動で管理するには時間がかかる場合があります。 しかし、最新の調達管理システムを使用すると、事前承認された条項ライブラリ、標準化されたテンプレート、組み込みのソーシャル コラボレーションを利用した著者作成支援により、契約書の作成を効率化できます。
主要なマイルストーン、期限、成果物を常に把握するには、堅牢な契約追跡および監視メカニズムを実装することが重要です。自動アラートとリマインダーを利用すると、合意された条件に基づく潜在的な問題に積極的に対処できます。さらに、定期的な契約のレビューと監査を実施して改善分野を特定し、契約に関する法規制基準を遵守します。 コンプライアンス管理.
#4. 徴用
調達から支払いまでのサイクル中に購入が適切に処理されないと、交渉による節約はすぐに失われます。 最新の調達管理ソフトウェアは、ビジネス ポリシー、管理、承認を通じて、合意された節約が確実に実行されるようにします。
従業員は、ユーザーフレンドリーなエクスペリエンスにより、商品やサービスを迅速かつ簡単に閲覧および購入できます。 トレーニングはほとんど必要ありません。 強力な検索機能、スマート フォーム、ショッピング リスト、カスタマイズされた購入エクスペリエンスによって、サプライヤー カタログと支出を制限し経費を削減するように設計されたカスタマイズ可能な承認ワークフローを通じて、交渉された価格と条件が自動的に適用されるようになります。
＃5。 購入
発注書の作成などの一般的な調達から支払いまでのプロセスを自動化することで、さらなるコスト削減の機会を探す時間が増えます。 クラウドベースの調達管理ソリューションを使用して、交渉による価格設定を強制し、ポリシーへの準拠を保証しながら、手続きを迅速化することができます。 受け入れられた要求から注文書を自動的に作成します。 例外、ステータス、必要なアクションに関する情報を調達チームに提供します。 内蔵のソーシャル機能を利用してサプライヤーとやり取りします。
#6. 領収書を作成する必要がある
サプライヤーの請求書を手動で処理するには時間がかかり、エラーが発生しやすくなります。 統合調達管理システムを活用することで、人件費の節約や早期支払いの削減などのメリットが得られます。 これは、サプライヤーが請求書を電子的に送信できるようにし、光学スキャン、機械学習、自動発注書照合を使用して迅速な処理を促進する効果的な支払い管理システムで構成されています。
調達管理プロセスはどのステップで構成されますか
これらの重要なフェーズは、多くの場合、基本的な「調達から支払い」プロセスに含まれます。これは、企業が購入時に従う全体的な購入手順です。
#1. 計画と仕様
製品またはサービスの要件を確立し、製品の仕様を確立し、現在の事実と予測に基づいて、製品をいつ、どのように発注または再発注するかを計画または予測します。
#2. サプライヤーの検索と選択
すでに取引を行っている承認ベンダーまたは推奨サプライヤーのリストから、または新しいベンダーを検索して RFx を発行したり、情報、提案、見積りを要求したりして、製品のニーズを満たすサプライヤーを選択します。
#3. 契約と交渉
商品の最良の価格と条件についての合意を得るために直接交渉を行う前に、サプライヤーに対する期待を確立し、要件を明確に表明します。 すべての条件に同意したら、サプライヤー契約を完了し、署名します。
調達管理プロジェクト
さまざまな業界のプロジェクトが目標を達成するには、外部の資料やリソースが必要です。 これらの製品やサービスの選択、調整、維持を含む調達管理プロジェクトは、プロジェクトを効果的に実行するために重要です。 プロジェクト調達管理の手順、利点、使用法を理解していれば、プロジェクトの目的をより効果的に達成できます。
調達管理プロジェクトとは何ですか？
調達管理プロジェクトは、プロジェクトを達成するために必要な外部リソースとのつながりを開発および維持することです。 プロジェクト調達マネージャーは、サプライヤーと対話して、プロジェクトの目標を達成するために必要な商品やサービスを購入、リース、またはレンタルします。 ほとんどの場合、サプライヤーは、商品やサービスを探している企業と協力するために入札を行った後に選ばれます。
製品調達管理には XNUMX つの重要な手順が含まれます。
#1. 購買と企画
調達計画と呼ばれる一連の手順は、組織がプロジェクトを完了するために必要なリソースと予算の規模を特定するのに役立ちます。 購入計画を立てるとき、プロジェクト調達マネージャーは次の要素を考慮することがよくあります。
- プロジェクトに必要な資材とリソース、
- すでに持っているものと調達する必要があるもの
- 外部購入の契約要件
- 配達日の要件
- プロジェクトの主要なマイルストーンの期限
- 法的利用規約
- 材料と資源に関する業界の安全基準
#2. 購入の実行
プロジェクト調達マネージャーは、調達の準備を行った後、ベンダーの入札を評価し、プロジェクトのニーズに基づいてパートナーシップを選択します。 調達プロセスのこの段階では、ベンダーとの交渉が頻繁に行われ、すべての当事者が合意された契約に署名します。 この段階では、プロジェクト調達マネージャーが商品やサービスの支払いを行うこともあります。
#3. 購入の管理
契約が発効したら、ベンダーとの関係を維持し、プロジェクト期間中にサービスと商品が計画どおりに実行されることを保証するには、調達の管理と制御が非常に重要です。 調達の管理には、多くの場合、次のアクティビティが伴います。
- 定期的な内部ステータスレポートの評価
- 請負業者契約の調査
- ベンダーからの進捗状況と実績レポートの調査
- 検査・監査の実施
- 作業指示書の評価 必要に応じて追加支払いを発行する
#4. 調達を完了する
パートナーシップまたは契約を終了するためのすべての関連手順は、調達の完了に含まれます。 これには、納品された作業やサービスの評価、元の契約条件の変更についての再交渉、送受信された支払いの確認が頻繁に伴います。 購入が完了すると、組織は正式な責任放棄を提出することもできます。 この契約は、ベンダーが元の契約の規定を遵守していることを証明し、プロジェクトに関連するさらなる義務をベンダーに免除します。
プロジェクト調達管理のメリット
プロジェクトの規模や複雑さを問わず、次のようなさまざまな理由から、調達管理を追加するとメリットが得られます。
＃1。 より高い品質
プロジェクト調達管理により、企業は要件を最もよく満たす綿密なサービス契約を交渉できるようになります。 それにより、製品やサービスが高品質になる可能性が高まります。 より高度な品質保証により、利害関係者にプロジェクトのパフォーマンスについてより多くの保証を与えることで、将来の資金調達や投資を促進する可能性があります。
#2. リスクの軽減
価格設定、手順、サービス品質を指定することで、サービス契約の作成と交渉のプロセスにより、組織がベンダーのオプションをより深く理解できるようになります。 これは、遅延を引き起こしたり、プロジェクトの成功に悪影響を及ぼす可能性のある契約条件の違反の可能性を下げるのに役立ちます。
#3. 管理コスト
慎重に交渉された調達条件は、コストを削減し支出を管理するための素晴らしい方法です。 組織は、プロジェクトの完了にかかる費用をより深く理解し、予算を超過することなく要求を満たすことができるサプライヤーから商品やサービスを選択したい場合に、調達管理の恩恵を受ける可能性があります。
調達管理プロジェクトの任務
プロジェクト マネージャーは、プロジェクト調達全体を通じてさまざまなタスクを担当します。 プロジェクト調達マネージャーは、プロジェクトとその目標によって異なる場合がありますが、多くの場合次の XNUMX つのタスクを実行します。
#1 プロジェクト立ち上げ
プロジェクトの開始中に、プロジェクト調達マネージャーが調達プロセスを開始する場合があります。 プロジェクトの目標と期限について話し合うために、彼らは経営陣、幹部、チームメンバーと頻繁にコミュニケーションをとります。 予算、社内リソース、高い期待について話し合うこともこれに含まれる場合があります。
#2. 参加者の調整
プロジェクトには、コンサルタント、経営陣、賠償責任の専門家、プロジェクト チーム、ビジネス オーナーなど、多くの利害関係者が関与することがよくあります。 プロジェクトに関係するすべての関係者がその目標と目的に関して同じ認識を持っていることを確認するために、プロジェクト調達マネージャーはさまざまなグループや個人を調整する必要があります。 すべての重要な利害関係者を特定し、必要に応じてプロジェクト全体に関与させることで、これを達成する必要があります。
#3. ベンダーの調整
多くの場合、複数のベンダーが同じプロジェクトに取り組んでいます。 プロジェクト調達マネージャーは、複数の請負業者の作業を効率的に処理する必要があります。 プロジェクト マネージャーは、この時点でベンダー向けのグループ ミーティングやデモを計画し、必要に応じて請負業者が相互にコミュニケーションできるよう支援します。
#4. 購買戦略
調達計画は、期待を調整し、ワークフローを設定するために非常に重要です。 プロジェクト マネージャーは、調達計画の段階で、必要な資材とリソース、スケジュールとマイルストーン、ベンダーと連絡を取るための考えられる方法などを含むリストや書類を頻繁に作成します。 さらに、請負業者に対する需要を売り込むために、インターネット ネットワーキング サイト、案内広告、および専門家ネットワークを利用する場合もあります。
調達管理計画
調達管理計画と呼ばれる文書は、プロジェクトのスケジュールのニーズを指定し、最終契約を締結するために必要なアクションの概要を示します。
この戦略では、購買組織が必要な製品とサービスを入手する方法の概要を説明します。これには次のようなものがあります。
- 買わなければならないものの概要
- 購入価格の計算
- 再注文のスケジュールを立てる
調達ソフトウェアを活用して、調達、ベンダーの選択、契約管理を合理化します。明確な調達目標を確立し、サプライヤーの能力を評価し、有利な条件を交渉します。堅牢な追跡メカニズムを実装して、配送、品質、コストを監視します。パフォーマンス指標を定期的に確認し、必要に応じて戦略を調整し、継続的な改善を図ります。データ分析を統合して、情報に基づいた意思決定とリスク軽減を実現します。
調達管理計画の重要性
調達管理と呼ばれるプロセスは、企業が商品やサービスをコストと時間効率よく購入できるように支援します。
組織の調達活動の方向性は、効率的な調達管理計画によって確立され、それが会社の全体的なビジネス戦略と一致していることも保証されます。 調達管理計画を策定すると、いくつかの利点があります。 企業にとってコストを節約できることが、おそらく最も重要な利点です。 組織は、健全な調達戦略を立てることで、不必要なものに散財したり、必要な品物に必要以上にお金を払ったりすることを避けることができます。
調達管理計画の構成要素
＃1。 作業明細書
購入する必要がある製品またはサービス、およびその製品またはサービスの目標と仕様の概要を記載した文書は、作業明細書として知られています。
#2. 購入のベースライン
調達に関して合意された期間、コスト、パフォーマンス基準は、調達ベースラインに詳細に記載されています。
#3. 情報源の選択基準
事前に認定された可能性のあるサプライヤーを検討し、プロジェクトのスケジュールに最適なサプライヤーを選択するために、供給元の選択基準が適用されるベンダー管理要素です。
調達管理給与
米国における調達マネージャーの平均給与は、123,400 ドルです。 ただし、通常の給与範囲は 110,100 ドルから 139,300 ドルの間です。 給与の範囲は、学校教育、資格、補助的な才能、特定の分野での勤続年数など、さまざまな重要な側面に応じて大きく異なります。 Salary.com は、他の Web サイトよりも多くのオンラインでリアルタイムの報酬データを提供することで、正確な給与目標を決定するのに役立ちます。
調達管理とは何ですか?
企業が商品やサービスに対する支出を実行、承認、監視し、最大化する方法は、調達管理として知られています。 調達チームの主な目標は、全体的な購入コストを削減し、企業が製品を生成するために必要な供給品やサービスの入手を迅速化することです。
調達管理システムとは何ですか?
調達管理の別名は、調達から決済までのプロセスです。 これには、ビジネスのための継続的なサプライヤー接続の管理や、正式な契約合意の評価、選択、草案作成が含まれます。
調達管理の主な目的は何ですか?
プロジェクトと手順を適切に進めるために、調達管理はすべての商品とサービスが正しく調達されていることを確認します。 お金、時間、リソースを節約するために最適化すると、調達を単に企業のニーズだけでなく、競争上の優位性として活用することができます。
調達管理の XNUMX つの段階とは何ですか?
- ニーズの認識
- 購入依頼
- 要求の確認
- 勧誘プロセス
- 評価と契約
- 注文管理
- 請求書の承認と紛争
調達管理のXNUMXつの主な役割とは何ですか?
調達、交渉、契約管理、サプライヤー関係の管理が、調達の XNUMX つの主要な機能です。 これらの取り組みを成功させるには、組織の目標、市場動向、サプライヤーの能力をしっかりと把握する必要があります。
まとめ
調達管理の収益への影響、新しい手法の採用、およびその戦略的可能性により、最高調達責任者 (CPO) やその他の調達部門の幹部レベルの仕事がより一般的になりました。 LinkedIn エコノミック グラフ リサーチによると、このポジションは 15% の成長率 (昨年採用したすべての経営幹部のシェアとして) であり、現在、最も急成長している経営幹部のポジションのリストで 11 位にランクされています。
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参考文献
