メール管理が不適切に処理されると、機会の損失や誤解につながり、従業員の生産性が低下する可能性があります。 効果的な電子メール管理戦略を採用し、電子メール管理スキルを開発することは、優れた電子メール管理に不可欠です。
個人的な設定と仕事上の設定の両方で、コミュニケーションに電子メールを使用することがますます重要になっています。 ただし、メールの量が日々増加しているため、それらに対処するのは困難で時間がかかる場合があります。
優れたメール管理とは何か、メール管理ソフトウェア、スキル、およびメールの生産性を向上させるための戦略について説明しましょう。
メール管理とは？
電子メール管理は、電子メール プラクティスの効率を最大化し、個人の生産性と仕事の満足度に対する電子メール処理の悪影響を最小化するための体系的なアプローチです。
従業員は、生産性を維持し、職場でのコミュニケーションを成功させるために、優れた電子メール管理スキルを開発する必要があります。 メール管理コースを受講することで、スキルを磨き、一般的なメール管理戦略を強化できます。
受信トレイの管理、優先順位付け、迅速な対応など、成功する電子メール管理戦略は、管理コースを受講することで習得できます。
メール管理コースの助けを借りて、人々は受信トレイを管理し、同僚やクライアントとうまくつながる方法を学ぶことができます. また、個人は電子メール通信の能力を高めることができ、より専門的な成功を収めることができます。
メール管理はどのように行われますか?
メール管理を完了するための XNUMX つの最良の方法
- メール管理ソフトウェアを使用してコストを節約し、ストレージを管理する
- フォルダーとラベルでメールを分類する
- メール活動を自動化する
- できるだけ少ない数の電子メールを送信します。
- メールテンプレートを活用しましょう。
メール管理の 4 つの D とは?
メールの受信トレイを管理するための有効な戦略は、メール管理の XNUMX つの D です。 彼らです：
- 削除– これは、スパムや古いメッセージなど、不要になった電子メールを取り除くことを指します。
- 委任する– アクションが必要な場合は、電子メールを他の人に割り当てて完了することができますが、他の人が行うことができます
- Do– 返信する必要があり、処理できるメールに優先順位を付けて、できるだけ早く返信します。
- 延期する– すぐに実行できないアクションが必要な場合、電子メールは遅延または延期される可能性があります。 これには、リマインダーを追加するか、その後のフォローアップのために電子メールをマークすることが必要になる場合があります。
メール管理ソフトウェア
メール管理ソフトとは？ メール管理ソフトウェアと呼ばれるアプリケーションを使用すると、メールの送信、返信、追跡、整理が簡単になります。 このソフトウェアは、チーム、企業、および個人向けのいくつかのサービスで構成されています。
メール管理ソフトウェア ツールの助けを借りて、大量のメールを処理し、その進行状況を監視し、他のチーム メンバーに作業負荷を分散できます。
ある電子メール プラットフォームから別の電子メール プラットフォームへの移行は、特に組織と生産性の維持に関しては困難な場合があります。 たとえば、Gmail から Office 365 への移行を検討している場合、既存の電子メール管理構造を維持するシームレスなプロセスを確保する必要があります。 ために 詳細 Gmail を Office 365 に移行する際は、さまざまなリソースを参照してください。メールを整理してアクセスできる状態に保ちながら切り替える方法について、ステップバイステップのガイダンスが提供されています。 このようにして、問題なく新しいプラットフォームで電子メール管理ソフトウェアの利点を引き続き活用できます.
メール管理ソフトウェアの XNUMX つのメリット
- すべての同僚、クライアント、潜在的なクライアント、またはビジネス パートナーとのやり取りを含む会話履歴を記録します。
- 特定の出来事またはユーザーに関するすべての電子メールが自動的に追跡され、単一の通信と見なされる可能性があるため、イベントの監視に役立ちます。
- メール管理ソフトウェアは、受信トレイを整理するのに役立ちます。 整然とした電子メールの受信トレイを維持することで、必要なときに重要な電子メールを取得できます。
- 過負荷の電子メールは時間がかかるだけでなく、あまりにも多くの電子メールを保存すると重要な電子メールを受信できない可能性があるため、ビジネスを危険にさらします.
- 電子メール エンゲージメント ソフトウェアがすべてのチャネルを統合すると、自動応答と洞察力に富んだ顧客プロファイルを備えた自動化された統合されたカスタマー エクスペリエンスが作成され、顧客とのエンゲージメントが容易になります。
トップメール管理ソフトウェア
通常、メール管理ソフトウェアはさまざまな分野に集中する傾向があるため、最適なソフトウェアはニーズによって異なります。 XNUMX つの電子メール管理プログラムとそのアプリケーションを次に示します。
- Gmail – Google エコシステムを好むユーザーに最適です。
- フロント – チームと個人のメールを一緒に管理するため。
- Microsoft Outlook – Microsoft エコシステムを好むユーザーに最適です。
- Missive – チーム コラボレーション用のフリー ソフトウェア。
- Moosend – メール マーケティング。
- Omnisend – E コマース マーケティング キャンペーン。
- Help Scout – 中小規模の組織向け。
- SaneBox – 最高の個人用メール管理ソフトウェア。
メール管理戦略
＃1。 可能な限り自動化する
メールプロバイダーを通じて自動ソートルールを設定することで、着信通信を最適化できます。 送信者の名前、メールのキーワード、その他の情報などの基準に基づいて、受信メールを自動的に転送、並べ替え、および削除できます。
＃2。 受信トレイをフォルダーで整理する
メールを別のフォルダーに入れると、メールが整理されます。 フォローアップが必要なメール、返信前に追加のアクションが必要なメール、解決済みのメールなど、メールをフォルダーにグループ化できます。
＃3。 メールのプレビューを設定する
メール アカウントのプレビューを有効にして、受信トレイ全体を表示しながら、各メールの最初の数語または文を表示します。 電子メールを開く前にプレビューすることで、すぐに対応する必要がある電子メールと、後で返信するために並べ替える必要がある電子メールを判断できます。
＃4。 メールの時間に制限を設定する
返信を書くときにシステムと効果的な管理手順を見失う可能性が高くなるように、電子メールに返信する時期と時間に制限時間を設定します。
＃5。 応答にテンプレートを使用する
メールごとに固有の応答を作成するには、多くの時間がかかる場合があります。 同じメールを頻繁に送信する場合は、下書きにサンプルの返信をいくつか保存しておくと、すぐに再利用できるので便利です。
＃6。 カレンダーを使用してフォローアップが必要なメールを監視する
一部のメールへの単純な返信以上のものが必要です。 フォローアップのアクションが必要な電子メールを受け取ったら、指定されたサブフォルダーに移動し、フォルダーのアドレスと作業が必要な日付を使用してカレンダーにリマインダーをスケジュールします。
＃7。 通信のリダイレクト
受信トレイが乱雑になるのを防ぐための最も効果的な電子メール管理戦略の XNUMX つは、毎日受け取る受信メッセージの数を制限することです。 電子メール アカウント プロファイルに追加の連絡先情報を含めて、従業員が簡単な返信を電子メールで送信する代わりに、電話またはメッセージを送ることができるようにします。
#8。 メールにカテゴリのラベルを付ける
メール ラベルは、特定のラベルを追加してメールを分類するために使用できるツールです。 最も頻繁に使用するカテゴリを考えてから、それらを一貫して使用して、電子メールにより多くのコンテキストを提供します。 フォルダと電子メール ラベルを組み合わせることで、役立つ資料を断面で見つけ、迅速に対応できます。
#9。 メールチェーンを組み合わせる
メール チェーンを使用すると、会話を簡単にフォローできます。 長い電子メール チェーンのすべての電子メール スレッドは、返信するときに XNUMX つのプライマリ スレッドに結合する必要があります。 返信で他のメールを引用して、会話の時系列の記録を XNUMX か所にまとめることができます。
#10。 受信トレイの制限を設定する
受信トレイ全体で必要なメールの数に制限を設定します。 受信トレイの制限を設定したからといって、到着するすべての電子メールを読んで返信する必要はありません。 代わりに、未読のコミュニケーションを優先度と段階に基づいてフォルダーに分類する必要があるため、バッチで適切に管理できます。
メールの種類とは?
現在、電子メールは組織間の通信の標準的な方法です。 多くの企業で使用されており、これらの企業の運営にとって非常に重要になっています。
電子メールは、他の種類のビジネス情報や記録と同様に、情報や記録を扱う組織の基準に含まれ、遵守する必要があります。
最も一般的なメールの種類は次の XNUMX つです。
- ニュースレターのメール
- 育成メールをリードする
- プロモーションメール
- マイルストーン メール
- 調査メール
また、 スパムメールとは？ それらを停止して報告する方法
良いメールの 5 つの要素とは?
メールは主に 99 つのカテゴリに分類できます。 これらのコンポーネントはメールの XNUMX% を占め、顧客とつながり、コンバージョンを最大化するための理想的な形式を提供します。
＃1。 送信者 (差出人)
送信者のメール アドレスは、「from」タグで確認できます。 これは通常、メールの受信トレイを閲覧するときに最初に目にするものであるため、誰もがメールのこの部分に気づきます。 「差出人」タグは受信者の受信トレイで重要な位置を占めるため、会社名に対応していることを確認する必要があります。
＃2。 件名
メールの最も重要な要素は件名です。 通常、メッセージが読まれたかどうかを判断する上で重要な役割を果たします。 件名は、電子メールの内容を正確かつ有益に要約し、読者の興味を引くものでなければなりません。
＃3。 プリヘッダー
プリヘッダーは、件名と一緒に含まれる別の電子メール要素です。 これは、メールの内容の最初の行であり、件名に付随するものです。 一部の電子メール プロバイダーでは、通常、プレヘッダーは件名の後に追加されるため、読者は電子メールの本文を読む前に詳細を確認できます。
プリヘッダーは、適切に利用すれば、読者の注意を引く優れた戦略となります。 件名を詳しく説明し、受信者に電子メールの意図を知らせるものを書くのに理想的です。
＃4。 挨拶
メールの冒頭で、メッセージ全体のトーンが設定されます。 最初の数段落に基づいて、読者はあなたとあなたが彼らに何を求めているかについての印象を与えています. また、読み続けるかどうかも決定します。
あなたが非常に形式的または非個人的であると思われるとします。 とはいえ、プロフェッショナルではない印象を与えたくはありません。
＃5。 メール本文
メールの本文は、読者に価値を提供する場所です。 あなたの会社について知らせたり、割引を提供したり、新しい製品やサービスに関する情報を提供したりしてください。 メールの目的に関係なく、メールが短く、正確で、対象者に関連するものであることを確認する必要があります。
また、メールを多様にしましょう。 会社のニュースレター、製品の推奨事項、ブランドの最新情報を切り替えることができます。
- アクションの呼び出し
すべての電子メールの目的は、読者に何らかの行動を起こさせることです。 読者に購入してもらいたい場合でも、オンライン アンケートに回答してもらいたい場合でも、説得力のある行動を促すフレーズを使用すると、読者は簡単に指示に従うことができます。
メールの作成を開始する前に、読者に何をしてもらいたいかを検討し、CTA を含めます。
また、 印象管理 (IM): 理論、テクニック、および例
良いメールの 4 つの特徴とは?
- 目を引く件名
- 良いヘッダー
- わかりやすいメール本文と行動を促すフレーズ
- 明確な締めくくり
メールをどのように整理しますか?
メールを整理する方法はいくつかあります。 それらには以下が含まれます：
- メールをフォルダーとラベルに分類する
- オートソート機能を活用する
- 不要なメールの登録を解除する
- 仕事用と私生活用に別々のアカウントを作成する
- タスクリスト機能を使う
- 重要なメールにスターを付ける
- 不要なメールを削除する
- 受信メールのフィルターを作成する
- 後でメールをアーカイブする
- 定期的なストレージのクリーンアップを行う
参考文献
