ストレスの少ない移動を確実にするためのオフィス移転のすべきこととすべきでないこと

引っ越しとストレスは密接に関係していますが、雇用主と従業員が引っ越しの合間にダウンタイムを経験できない場合は、さらに複雑になる可能性があります。 部門間の混乱や誤解など、他の状況ではプロセスがさらに複雑になる可能性があります。

複雑さを回避し、オフィスの移転がスムーズに進むようにするために、ここにいくつかの重要なすべきこととすべきでないことを示します。雇用主と人事部は、移転前、移転中、移転後に従う必要があります。 

実施：移動チェックリストを作成する

オフィスの移転戦略に関して、単に「内臓をたどる」だけではいけません。 そうしないと、あなたとあなたのチームが土壇場でスクランブルをかける原因となるいくつかの重要な詳細を見逃してしまいます。 作成する オフィス移転チェックリスト それはあなたの動きのすべての詳細を最初から最後まで概説します。

してはいけないこと：XNUMXか月ですべてを行う

チェックリストを使用してXNUMXか月で移動を完了することは可能ですが、従業員にストレスを与えることになります。 引っ越し業者に連絡し、リースを確認し、予算を設定し、タスククルーを割り当てることにより、大事な日のXNUMXか月前に計画を開始します。

実施：従業員とのコミュニケーション

従業員は、自分のオフィスが別の場所に移転することを事前に知っておく必要があります。 移動する場所によっては、通勤や机を片付ける能力に影響を与える可能性があります。 さらに、誰もが事前に知っていれば、雇用主は仕事や保管の問題にすばやく対処できます。

してはいけないこと：従業員が助けてくれることを期待する

従業員の多くは、移動に参加するための時間、忍耐力、または体力を持っていません。 自分の個人用機器を移動する以外に、従業員が事業用不動産を移動する必要があるという期待はありません。 この仕事のために引っ越し会社を雇う。

実施：プロジェクトマネージャーを雇うか割り当てる

オフィスの移転は、オフィスを生み出すビジネスとは直接関係ありませんが、それでも プロジェクトマネージャーが必要です。 ユーティリティを転送し、電話を設置し、機器を梱包し、新しいオフィスに駐車場を割り当て、すべての従業員が移動の準備ができていることを確認する人が必要です。

禁止事項：入居日を移動し続ける

日付が確定するまでは、従業員、プロジェクトマネージャー、およびその他のベンダー（引っ越し業者またはユーティリティプロバイダー）にのみ引っ越しを伝えてください。 間違えても大丈夫ですが、常に日付を移動していると、チームは移動に乗り込むのに苦労します。

実施：フロアプランを計画する

新しいオフィスは、現在のオフィスよりも大きくなるか小さくなります。 とにかく、あなたの新しいオフィスがあなたの古いオフィスと同じように見えることはありそうにありません。 すべての家具がどこに行くかを知るために間取り図を作成します。 間取り図は、引っ越し業者と従業員がより早く落ち着くのに役立ちます。 

してはいけないこと：移動後にアイテムを捨てる

新しいオフィスはあなたにあなたの技術や家具を更新する機会を与えてくれます。 これを行う予定がある場合は、新しいオフィスに到着する新しい機器を注文することを検討してください。 ほとんどの引っ越し業者はあなたのためにアイテムをゴミ箱に捨てることができるので、引っ越し日にすでに交換した機器を捨ててください。

実施：移動する前に確認する

正しく見えないものに注意し、空の状態で新旧のスペースを掃除します。 チェックリストのすべてを完了していることを確認し、 予算を確認する。 引っ越しのXNUMX週間前に、すべてを考慮し、引っ越し用品をまとめる必要があります。

してはいけないこと：他人にあなたのストレスを取り除く

どんなに移動の準備ができていても、誰もが少しストレスを感じるでしょう。 プロセス中に助けと支援を提供することにより、士気を維持することが重要です。 全員が新しいオフィスに落ち着いたら、パーティーを開き、みんなの努力を祝福します。

従業員が海外に移動する場合は、彼らの状況に共感するようにしてください。 彼らはおそらく家族や友人を離れるでしょう。 それが同僚であろうと別の転居したアメリカ人であろうと、彼らが交流できる仲間と一緒に国際的な従業員を設定することは決して悪い考えではありません。

オフィス移転後、顧客、従業員、利害関係者に新しい場所を知らせるために何をすべきか?

会社の Web サイト、ソーシャル メディア ページ、およびその他のオンライン リストを更新して、顧客、従業員、およびその他の利害関係者に新しい場所を知らせることが重要です。 また、政府機関やその他の関連組織との正式な会社の住所を変更する必要があります。

オフィス移転後、新しいオフィスを整理整頓するにはどのような手順を踏む必要がありますか?

オフィス移転後は、時間をかけて新しいスペースを掃除し、機能的かつ効率的にするために再編成することが重要です。 これには、箱の開梱、家具の配置、機器のセットアップ、ファイルや消耗品の整理システムの作成などのタスクが含まれます。

オフィスの移転中にアイテムを追跡するシステムを整備することが重要なのはなぜですか?

オフィスの移動中にアイテムを追跡するシステムを導入することで、移行中に紛失や置き忘れを防ぐことができます。 これには、ラベル、在庫リスト、および特定の色分けシステムによるアイテムのマーキングの使用が含まれます。

オフィス移転の際に緊急時対応計画を立てることが重要なのはなぜですか?

オフィスの移転中に不測の事態に備えた計画を立てることは、予期しない出来事に備え、ストレスや混乱の可能性を最小限に抑えるのに役立ちます。 これには、天候関連の遅延、機器の故障、交通事故などの不測の事態に対する計画が含まれる場合があります。

オフィスの移転中に健康と安全に関する規則に従うことが重要なのはなぜですか?

オフィスの移転中に健康と安全に関する規制に従うことは、労働者を保護し、安全で効率的な移転を確保するために重要です。 これには、適切な持ち上げ技術に従うこと、適切な保護具を用意すること、防火および避難手順を遵守することが含まれます。

オフィス移転の際、移動用トラックの駐車場の手配を考慮することが重要なのはなぜですか?

移動中のトラックの駐車の手配を考慮することは、移動がスムーズに中断なく進行できるようにするために重要です。 これには、古い場所と新しい場所の両方で駐車場を予約し、エレベーターや建物の他のエリアへのアクセスを手配することが含まれます。

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