ビジネスの世界には、ベスト プラクティス、標準的な操作手順、およびさまざまな種類のプロセスがあります。 プロセスは秩序の維持を助け、シームレスなワークフローのルールを提供します。 それらはビジネスを動かし続けるものです。
ビジネス プロセス管理 (BPM) は、企業が使用できる最も重要なツールの XNUMX つです。 読み続けて、その定義、多くの種類、利点、アプリケーションなど、それについて知る必要があるすべてを学びましょう.
ビジネスプロセス管理 (BPM) とは?
ビジネス プロセス管理 (BPM) は、プロセスの自動化、管理、最適化を通じて組織が俊敏性を達成するのを支援する BPM ツールとソリューションのセットです。 BPM テクノロジの目的は、エンド ツー エンドのビジネス プロセスを分析、最適化、および改善することで、組織の継続的な改善、スケーラビリティ、および運用効率を促進し、顧客体験フレームワークの改善などの戦略的なビジネス目標の達成を支援することです。
ビジネス プロセス マネジメント (BPM) は、企業が一歩下がって、これらすべてのプロセスを個別および集合的に検討する組織の規律としても定義されます。 より効率的で効果的な組織を作るために、現状を評価し、改善すべき領域を提案します。
企業の各部門は、原材料やデータを別のものに変換することを担当しています。 各部門は、十数以上の基本的な手順を担当する場合があります。
BPM ではないもの
- ビジネス プロセス管理 BPM はソフトウェアではありません。 BPM ツールを使用して、標準および自動化されたビジネス プロセスの実装を支援できます。 たとえば、HappyFox ワークフローは、企業が複雑で多段階の反復的なビジネス プロセスを自動化するのを支援します。 一方、BPM はそれ自体がソフトウェア製品ではありません。
- タスク管理は BPM ではありません。 タスクまたはプロジェクト管理は、活動グループの管理または編成です。 Microsoft Project、Jira、Asana、Trello などのプロジェクト管理ソフトウェアは、タスクやアドホック プロジェクトの管理に役立ちます。 一方、ビジネスプロセス管理は、主に、予測可能なパターンまたはプロセス管理に準拠する繰り返しおよび継続的な手順に関係しています。
ビジネスプロセス管理は何をしますか?
不十分な企業手続きは、組織化されず、体系化されていないままにしておくと、大混乱を引き起こす可能性があります。 個人は、より大きなプロセスのごく一部しか認識していません。 ビジネス プロセスの開始点と終了点、必要な重要なデータ、ボトルネックや非効率性など、ビジネス プロセスの完全な結果をスキャンして確認できる人はほとんどいません。
管理されていない無秩序なプロセスは、ビジネスに損害を与え、次のシナリオの XNUMX つ以上をもたらします。
- 時間の浪費
- もっと大失敗
- 過失の増加
- データ不足
- 不満を持っている従業員
組織は、ビジネス プロセス管理を使用し、すべての操作がスムーズに実行されるようにすることで、プロセスを改善できます。
ビジネスプロセス管理 BPM ライフサイクルのステップ
ステップ #1: 設計
ほとんどのプロセスには、データ収集用のフォームとデータ処理用のワークフローが含まれています。 フォームを作成し、ワークフローの各タスクを誰が担当するかを決定します。
ステップ #2: モデルを作成する
手順のグラフィック表現を作成します。 締め切りや条件などの詳細を修正して、一連のイベントとプロセス全体のデータ フローを明確に把握します。
ステップ #3: テスト
最初に少人数のグループでテストしてから、すべてのユーザーにロールアウトして手順を実行します。 重要な情報には、必要な人だけがアクセスできるようにします。
ステップ＃4：物事に目を光らせてください。
パイプラインを進行するプロセスに注意してください。 プロセスの監視を確実に成功させるには、正しいメトリクスを使用して進捗状況を評価し、効率を定量化し、プロセスのボトルネックを特定します。
ステップ #5: 改善する
フォームや手順を調べて、より効率的にするために必要な変更に注意してください。 会社のプロセスを改善するための手順を検討してください。
ビジネス プロセス管理のベスト プラクティス
複雑なプロセス改善方法である BPM のいくつかのベスト プラクティスが、時間の経過とともに生まれてきました。 組織は、次のガイドラインを使用して、ビジネス プロセスを効率的に管理できます。
＃1。 具体的な目標と目的を設定します。
ビジネス プロセスの望ましい結果を特定し、そのプロセスが組織の全体的な目標に沿っていることを確認することが重要です。
＃2。 関係者をプロセスに含めます。
ビジネス プロセスの設計と管理に主要な利害関係者を関与させることで、安全なプロセスの賛同とサポートを支援できます。
＃3。 プロセスの文書化と分析
ビジネス プロセス ドキュメントは、企業が物事の仕組みを理解し、改善の機会を特定し、時間の経過に伴う進捗状況を測定するのに役立ちます。
＃4。 プロセス モデリング アプローチを利用します。
フローチャートと BPMN は、企業がプロセスを見て理解し、潜在的なボトルネックや非効率性を特定するのに役立つプロセス モデリング アプローチの XNUMX つの例です。
＃5。 プロセスのパフォーマンスを常に監視および評価する
組織は、ビジネス プロセスのパフォーマンスを定期的に監視および測定し、この情報を使用して障害や問題を検出して対処する必要があります。
＃6。 テクノロジーに投資して、運用を自動化および最適化します。
組織は自動化とテクノロジーを使用してプロセスを合理化および改善し、手作業の需要を減らし、生産性を向上させることができます。
＃7。 絶え間ない開発の文化を促進します。
継続的な改善の文化を促進することは、変化するニーズに合わせてプロセスが常に進化していることを確認するだけでなく、企業が機敏性と適応性を維持するのに役立ちます。
ビジネス プロセス管理を使用する利点は何ですか?
ビジネス プロセス マネジメントは、組織が完全なデジタル トランスフォーメーションに移行し、より大きな組織目標を達成するのを支援します。 ビジネスに BPM を実装する主な利点のいくつかを次に示します。
＃1。 ビジネスの俊敏性の向上:
市場の状況に対応するには、組織のビジネス手順を変更して最適化する必要があります。 BPM を使用すると、企業はビジネス プロセスを停止し、調整を行い、再開することができます。 ワークフローを変更、再利用、および適応させることで、ビジネス プロセスの応答性が向上し、企業はプロセス変更の影響をより適切に把握できます。
＃2。 コストの削減と収益の向上:
ビジネス プロセス管理ソリューションはボトルネックを解消し、時間の経過とともに大幅なコスト削減を実現します。 これにより、製品販売のリードタイムが短縮され、顧客がサービスや製品に迅速にアクセスできるようになり、売上と収益の増加につながります。 BPM ソリューションは、無駄を減らし、コストを削減し、収益を増やすために、リソースを割り当てて追跡することもできます。
＃3。 より高い効率:
ビジネス プロセスの統合には、プロセスの効率を最初から最後まで改善できる可能性があります。 正しい情報があれば、プロセス所有者は遅延を綿密に監視し、必要に応じて追加のリソースを提供できます。 自動化と反復タスクの排除は、ビジネス プロセスの効率向上に貢献します。
＃4。 視認性の向上:
BPM ソフトウェアは、重要なパフォーマンス パラメータをリアルタイムで監視しながら、自動化を可能にします。 この開放性の向上は、管理の改善と、結果を追跡しながら構造と手順を効果的に調整する能力につながります。
＃5。 コンプライアンス、安全性、セキュリティ:
包括的な BPM により、企業は基準を遵守し、法律を順守することが保証されます。 手順を正しく記録し、コンプライアンスを簡素化することで、BPM は安全性とセキュリティ対策も向上させる可能性があります。 その結果、企業は従業員に、個人情報や物理的資産などの会社の資産を悪用、紛失、盗難から保護するよう促すことができます。
組織はいつビジネスプロセス管理を実装する必要がありますか?
BPM の導入によって高い ROI が得られるビジネス プロセスの例を次に示します。
- 動的なプロセスでは、金融やプライバシーに関する法律の変更に対応する消費者情報管理の変更など、規制順守の変更が必要になります。
- 複雑なビジネス プロセスには、複数のビジネス ユニット、部門、機能部門、またはワークグループにわたる調整とオーケストレーションが必要です。
- 重要なパフォーマンス指標を直接改善する、測定可能なミッション クリティカルなプロセス。
- 完了するために XNUMX つ以上のレガシー アプリを使用する必要があるビジネス プロシージャ。
- ビジネス プロシージャには、手動またはタイムリーに処理する必要がある例外があります。
さまざまな種類のビジネス プロセス管理とは?
BPM システムは、その目的によって分類されます。 ビジネス プロセス管理の XNUMX つのカテゴリは次のとおりです。
＃1。 統合中心の BPM
この種のビジネス プロセス管理システムは、人間の介入をあまり必要とせずに、既存のシステム (HRMS、CRM、ERP など) の間で大部分が行き来する手順を処理します。 統合中心のビジネス プロセス管理ソリューションは、複数のコネクタと API アクセスを提供して、動きの速いプロセスの作成を可能にします。
＃2。 人間中心のBPM
人間中心の BPM は、主に人間によって実行されるプロセスを指します。 これらは、多くの場合、人によって完了する多数の承認と義務を持っています。 これらのソリューションは、ユーザー フレンドリーなインターフェイス、シンプルな通知、および迅速な追跡を提供することに優れています。
＃3。 ドキュメント中心の BPM
文書 (契約書など) がプロセスの中心にある場合、これらのビジネス プロセス管理ソリューションが必要になります。 ワークフローの進行に合わせて、タスクをルーティング、フォーマット、検証、および署名することができます。
ほとんどのビジネス プロセス管理システムは、これらすべてのコンポーネントを組み合わせることができますが、通常はそれぞれが XNUMX つの領域に特化しています。
ビジネスプロセス管理の例
＃1。 人事
あなたの会社のオンボーディング手順が複雑すぎて混沌としていると感じたことはありませんか? あなたの人事部は、候補者を疲れさせる紙のフォームに記入させていますか? これは、人事部門がビジネス プロセス管理 (BPM) の前提を理解していないことが原因です。
ビジネス プロセス管理を使用すると、人事業務を最初から最後まで自動化し、お金、時間、紙のフォームを節約できます。 ビジネス プロセス管理が人事部門のプロセスを強化するのにどのように役立つかについて、いくつかの例を次に示します。
- 従業員のタイムシートをより迅速に承認します。
- 新入社員のオンボーディングが容易
＃2。 販売
ほとんどの企業では、販売チームは、販売請求書を決済するために、売掛金 (AR) チームとの調整にかなりの時間を費やしています。 請求のわずかな誤りが、営業担当者のキャリアを台無しにする可能性があります。 ビジネス プロセス管理は、請求書の承認プロセスを自動化し、手動エラーの可能性を排除し、営業担当者と AR チームの間でやり取りする説明を排除するため、ここでビジネス プロセス管理の出番です。
ビジネス プロセス管理が営業部門のプロセスの合理化にどのように役立つかを示す例を次に示します。
- 販売サイクルのワークフローの長さを短縮します。
- 見積もりと請求書は期限内に送信する必要があります。
＃3。 ファイナンス
財務チームは毎日、紙のフォームや電子メールで殺到しています。 たとえば、資産管理チームが 50 台のコンピューターを購入したい場合、ベンダーの見積もりを承認のために財務チームに送信します。 これはほんの一例です。
XNUMX 日に複数のチームから受け取る電子メールと紙のフォームの数を考慮してください。 システムを整備せずにこれらすべてを管理することは困難です。 これらすべてをビジネス プロセス管理 (BPM) ソフトウェアで管理します。 ビジネス プロセス管理が役立つ財務部門の XNUMX つの例を次に示します。
- ワンクリックで出張申請を承認できます。
- 特定の条件に合わせたオーダーメイドのワークフローを作成します。
ビジネス プロセス管理 (BPM) の自動化
純粋なプロセス モデリングに加えて、RPA、人工知能、プロセス マイニングなどの最高のテクノロジーを組み込んだプロフェッショナル BPM ソフトウェアは、デジタル シフトの重要な要素である完全なビジネス プロセス自動化の基本的な基盤です。 たとえば、プロセス マイニング ツールは、ツールベースのプロセス評価を通じて客観的な透明性を実現することで、自動化と最適化の可能性を早期に発見します。
ロボティック プロセス オートメーション (RPA) は、単調な作業をソフトウェア ロボットに任せてワークフローを自動化する手法です。 RPA ツールを使用すると、この目的のために構造化された資料を作成したり、ソフトウェア ボットを構成してトランザクションを実行したり、他のデジタル システムと通信したりできます。
これらの新技術を適用することで、プロセス速度の向上、コスト削減、プロセス品質の向上、より効率的な労働力の活用など、競争上の大きなメリットがもたらされます。 ただし、無意味なタスクの自動化を回避するには、個々のスタンドアロン ボットではなく、プロセス固有の自動化ソリューションを適用して、プロセス モデルを全体的に評価する必要があります。
すべての有能なビジネス プロセス管理テクノロジには、次の機能が含まれている必要があります。
BPM システムが必要な理由が理解できたので、優れたビジネス プロセス管理システムが持つべき品質のリストを次に示します。
- ビジュアル プロセス ダイアグラム アプリケーション
- ドラッグ アンド ドロップ機能を備えたフォーム デザイナー
- 役割に基づくアクセス制御
- モバイルデバイスのサポート
- 非常に強力な管理機能
- SSO（シングルサインオン）
- 既存のソフトウェア システムとの互換性
- 分析とレポート
- 大規模なユーザーベースのパフォーマンス
- プロセスのパフォーマンス メトリック
BPM はタスクまたはプロジェクト管理に似ていますか?
ビジネス プロセス管理は、タスク管理 (個々のタスクに焦点を当てる) やプロジェクト管理 (XNUMX 回限りまたは不規則なフローを扱う) とは異なります。
タスク管理は、プロジェクトから発生するアクションのグループを配置または編成するプロセスです。 これらの取り組みは、多くの場合、XNUMX 回限りであり、繰り返されません。 「Microsoft Project」などのプロジェクト管理ソフトウェアは、建設工事など、これらのプロジェクトがよく組織化されている場合に使用されます。 Trello、Asana、Kissflow Project はすべて、アドホック プロジェクトのタスクを管理するための優れたツールです。
ビジネス プロセス管理は、プロセス管理とは対照的に、予測可能なパターンに従う反復および継続的なプロセスに関心があります。
まとめ
自動化が可能なビジネス プロセスは、多くの場合、特定のイベントによってトリガーされます。 たとえば、経費報告書を提出すると、事前に定義された一連のイベントが開始され、従業員が銀行口座で報酬を受け取ることになります。
対照的に、ビジネス プロセス マネジメント (BPM) は、会社の業務を改善するための体系的な方法です。 実装が成功すると、誰もが組織が目標を達成するのにどのように役立つかを理解できます。 これにより、チームの満足度と生産性が向上し、顧客の満足度が向上し、収益が増加し、コストが削減されます。
- プロセス管理ツール: 意味のある無料の最高のプロセス管理ツール
- 最高のポリシー管理ソフトウェア: 2023 レビュー
- セールスオートメーション: 意味、プラットフォーム、メリット
- BEST AUTOMATION MARKETING SOFTWARE: 機能と価格
- マーケティング部門：概要、構造、役割、期待（+無料のヒント）
参考文献
