正式な手紙は公文書とみなされるため、正式な手紙は慎重に書く必要があります。 正式な手紙の概念はさまざまな点で異なります。この投稿では、それを起草するためのガイドラインとともに説明します。 したがって、次のことをさらに学ぶことで、正式な手紙を上手に書くことができます。 この投稿では、さまざまな種類の公式の手紙、米国政府のために書く形式、および要求目的について学びます
公式レターフォーマット
正式な手紙は、形式的でよく整理された口調で書かれ、書式設定方法に関する特定の規則に従います。 マネージャー、人事マネージャー、従業員、大学または学校の校長、教師などに手紙を書くことは、これらの手紙を使用する専門的な方法の XNUMX つです。 しかし、個人的な理由から、友人、家族、その他の近親者に正式な手紙を送ることはありません。
正式な手紙を作成するときは、特定の規則に従う必要があります。 さらに、手紙は非常にフォーマルなスタイルで書かなければなりません。 レターの内容は、使用されているフォーマットのために正式な方法で伝えられます。 伝えたいことを読者に伝えるためには、一文一文を丁寧に書かなければなりません。
正式な手紙の種類
すでに述べたように、フォーマルレターにはさまざまな種類があり、通常は次のカテゴリに分類されます。
- ビジネスレター
- リクエストレター
- 新聞への手紙
＃1。 ビジネスレター
ビジネス文書は、簡潔、正確、率直でなければなりません。 この話は、ビジネス レターの場所ではありません。 ビジネスレターを書き始める前に、覚えておくべきことがいくつかあります。
- 派手で攻撃的な専門用語ではなく、通常の日常的な言葉を使用して、主張を明確に表現してください。
- ビジネスレターでは、業界固有の言葉を決して使用しないでください。
- 略語はできるだけ使用しないでください。
- 受取人や手紙の目的に応じて、さまざまな住所形式が使用されます。
- 書面によるご注文の際は、ご希望の品物、ご希望の品数、数量を明確かつ簡潔にご記入いただくよう細心の注意を払っております。
- ビジネス レターに返信するときは、日付と参考資料 (ある場合) を忘れずに含めてください。
正式な/ビジネスレターには、雇用主から従業員への手紙、およびその逆の手紙、アイテムの注文と交換の手紙、より高い地位にある役人への深刻な懸念の手紙、苦情の手紙などが含まれます.
＃2。 依頼書
典型的な申請書には、雇用を求める手紙が含まれます。 申請書を書く前後に、次の詳細が正確であることを確認してください。
- 応募者がオンラインまたは印刷された求人広告に応答しているかどうかを示す簡単な自己紹介から始めてください。
- 申請者の年齢、学歴、職歴を記入してください。
- これを伝えることで、その特定の組織で本当に働きたいと雇用主に示すことができます。
- 会社があなたの従業員の能力を判断できるように、参照も提供してください。
雇用の手紙は、適切な正式またはビジネスレターの構造に従わなければなりません。
＃3。 新聞への手紙
これらの手紙は常に「編集者」に宛てられ、「あなたは忠実に」と署名する必要があります。 編集者への手紙は、上層部の注意を喚起する必要がある問題を提起します。 これらの手紙は、誠実でプロフェッショナルなものでなければなりません。 あなたの名前と住所が正確であること、そして立派な目的のために手紙を書いていることを確認してください. 匿名の手紙を印刷する新聞はありません。
政府公式レターフォーマット
あなたのコミュニティ、州、または国に影響を与える問題についてあなたの見解を効果的に表現するには、政府のメンバーに手紙を書きます。 希望するリーダーの正式な郵送先住所は、オンラインで見つけることができます。 適切な宛名のエチケットは役人によって異なるため、手紙を送る相手の特定の役人のプロトコルについて調べてください。 以下は、政府関係者への手紙の書き方です。
＃1。 手紙の宛名
公式の政府の手紙を書くための形式では、手紙の宛先を記載する必要があります。 ここには、代表者の名前、役職、郵送先住所を含めます。 封筒の真ん中にきちんと読みやすく文字をタイプしてください。 次に、封筒を封印します。 封筒の右上隅に切手を貼ってください。 この政府関係者からの返信を期待する場合は、封筒の左上隅に氏名と返信先住所を記入してください。
＃2。 適切な行動の遵守
あなたの手紙は挨拶で適切に始まり、同様に適切に終わるべきです. 政府のレベルによっては、この人物は秘書のチームを雇って、重要な通信を自分のメールボックスから検索する場合があります。 それらに対処するときは、代表者の姓と役職を使用してください。 ただし、その役職に XNUMX 人しかいない場合は、役職のみで対応できます (下院議長、市長、大統領など)。 複数の人が同時に役職に就いている場合 (上院議員、判事、下院議員など)、誰に対して話しているのかを明確にするために姓を使用する必要があります。
いくつかの調査を行い、他の人々がこの特定の政府高官に宛てた手紙をどのように扱っているかを調べてください。 一部の活動家グループや請願 Web サイトでは、特定の目的のために主要な意思決定者に連絡する方法について、詳細なガイダンスを実際に提供しています。 さらに、担当者にメールを送信できる場合もあります。
＃3。 説得力のある手紙を書く
手紙を送る前に、この政府関係者がそれを処理する権限を持っていることを確認してください。 過度な要求はしないでください。 公務員に、自分の仕事の分野とは関係のないタスクを完了するように依頼しないでください。 一歩下がった後、問題を解決するためのより良い方法があるかどうかを考えてください。
年功序列にもよりますが、公務員は XNUMX 日に数十通から数百通の手紙を受け取ります。 役人は、選ばれた少数のメッセージのどれが実際に彼らに届くかを判断するために、専門のレターソーターを雇うかもしれません. あなたの手紙では、思いやりがあり、簡潔で、最新のものにしてください。 件名または最初の文で、役人の議題にあるトピックへの言及を行います。
あなたの手紙が適切であることを確認してください。 あなたは本当に発散する必要がありますか、それとも単に劇的なことをしているだけですか? リクエストはできるだけ丁寧かつ簡潔にお願いします。 攻撃的または下品にしないでください。 尊敬の念は急速に広がります。
リクエストの正式なレター形式
正式な要請書は正式なビジネスコミュニケーションであるため、その形式で整理する必要があります。 自己紹介をし、受信者に適切な挨拶をして手紙を始めましょう。 受信者の記憶力を鍛えるには、自分の名前、部署、および受信者との以前のやり取りについて言及します。 問題と手紙の目的について話し合うことができます。 イントロダクションでは、率直な言葉と語彙を使用します。
ビジネス リクエストを作成するときは、常にプロ仕様のレターヘッドを使用してください。 近くにない場合は、ページの上部中央に会社名、住所、電話番号を記入してください。 正式な依頼状を書くには、次の形式に従ってください。
＃1。 日付と住所を追加する必要があります。
ビジネスレターでは、ヘッダーは通常、日付と住所です。 受信者の名前、役職、住所を最初に含めます。 両方の情報ビットを左側に配置する必要があります。 日付は、受取人の住所の後ろまたは手紙の左上に書くことができます。 仕事で標準的な形式である場合は、その形式に固執する必要があるかもしれません。
＃2。 引用と件名を含めます。
その XNUMX 行下に、参照番号と件名を追加します。 ビジネス レターの件名は、読者の注意を引き、レターの本文の内容に導くために重要です。 XNUMX 語から XNUMX 語以内にまとめてください。
＃3。 敬礼
このフィールドに挨拶を入力します。 ほとんどの人は、すべてのビジネス通信は「Dear.」で始める必要があることに同意します。 受信者が上級管理職の場合は、respected も使用できます。 プロフェッショナルな方法で受信者に対処するときは、常に Dr.、Mr.、Mrs.、または Ms. を使用してください。 挨拶の後に、その人のセカンドネームを使います。
＃4。 イントロダクションを書く
冒頭のパラグラフでは、あなた自身とあなたのビジネスを明らかにするかもしれません。 次の行で、すでに話したことがあるかどうかを受信者に知らせます。 その後のスペースにリクエストを入力してください。 XNUMX つまたは XNUMX つの文で冒頭の段落を構成できます。
＃5。 さらに段落を追加します。
これらの文には、リクエストの詳細が含まれている場合もあります。 リクエストをサポートするために追加情報が必要な場合は、別の段落または XNUMX 行に含めることができます。 たとえば、[日付] から [日付] までの XNUMX 日間の休暇をお願いしたいのですが。
＃6。 要約を含める
リクエストの正当性を徹底的に説明した後、さらに関連情報を追加できます。 これは私たちにとって優先事項であるため、できるだけ早くあなたからの連絡をお待ちしています. 「さらに情報が必要な場合はお知らせください」と言うことも同様に受け入れられます. 「今」や「これは緊急であると考えてください」という言葉は使用しないでください。
＃7。 サブスクリプションを追加する
手紙の正式なトーンを維持するという事実のために、これはビジネスレターの重要な要素です. 「ありがとう」、「心からの敬意を表して」、「あなたの」などのフレーズを文章に入れます。 会話の最初に「さようなら」や「また会いましょう」などの言葉は避けてください。
#8。 署名を配置する
あなたの名前を読みやすく完全に署名してください。 ビジネス レターでは、特に最初のページでは、イニシャルを使用しないでください。 氏名は、署名の後に太字で表示する必要があります。
#9。 添付資料参照
サポート ドキュメントを含める場合は、左側に Encl: を追加します。 付属の資料にはナンバリングが可能です。 手紙に指定されているように、添付ファイルが正しい順序になっていることを確認してください。
公式レター形式 USA
ビジネスレターを書いたことがない、または定期的に書いているだけの場合、適切に書くのは難しいかもしれません. たとえば、最初の仕事に応募するときは、カバーレターを書く必要があるかもしれません。 米国では、完全なブロック形式と変更されたブロック形式が、公式の手紙の通信に最も一般的に使用される XNUMX つのスタイルです。
- 完全なブロック形式: 完全にブロックで書かれた文字の各コンポーネントは左に揃えられ、左余白は各行の開始を示します。 よりフォーマルであるため、よくわからない場合は、このスタイルを使用してください。
- 変更されたブロック形式: 一部の文字コンポーネントが右に移動された変更されたブロック形式を使用します。 最近では、ほとんどの状況でこの方法が必要です。
完全なブロック形式と変更されたブロック形式の両方について、米国当局に公式の手紙を書くための形式を分解してみましょう。
＃1。 「フル ブロック フォーマット」と「モディファイド ブロック フォーマット」のいずれかを選択します。
これらのいずれも組み合わせてはなりません。 すべてが左側に配置されている完全なブロックは、XNUMX つの形式の中でより形式的です。 ただし、現代では、一部のパーツを右に移動した修正ブロックは、ほとんどの状況でうまく機能します。
＃2。 あなたの住所を含める必要があります。
完全なブロック形式と変更されたブロック形式の場合、アドレスは左側にある必要があります。 テキストを右揃えではなくタブで移動します。
＃3。 日付が含まれます。
選択した形式に関係なく、日付は左揃えにして、住所のすぐ下に配置する必要があります。 「15 年 2008 月 XNUMX 日」と明記してください。
＃4：参照線を追加したい場合があります
大企業に手紙を書いている場合、またはそうするように指示されている場合は、参照行の前に「Re:」と入力してください。 参照行を使用している場合は、件名を省略します。
＃5。 受信者の名前と住所が含まれている必要があります。
すべての形式で、これは左揃えにする必要があります。 手紙が封筒から離れている場合は、フルネームと住所を記載することが不可欠です（通常、大きなオフィスではそうです）. 窓付き封筒を使用している場合は、受取人の名前と住所が窓から見えるように配置してください。
＃6。 挨拶を含めます。
コロンは、あいさつとも呼ばれる挨拶の後に来る必要があります。 (例: 「親愛なるジョーンズさん: 常に左側を守ってください。」
＃7。 件名を含めることを検討してください
必須ではありませんが、件名の使用が増えています。 件名は、読者が一瞥しただけでその手紙が何であるかを明確にする必要があります。 修正ブロック形式では、左寄せまたは中央揃えにすることができます。
#8。 手紙そのものを書く。
レターのテキストは、左寄せ、シングルスペース、斜体 (すべての形式) にする必要があります。 段落をインデントする代わりに、それらの間に空白行を使用します。 ビジネス文書を書くときは、フォーマルなトーンを使用してください。
#9。 適切な締めくくりが必要です。
「よろしくお願いします」や「よろしくお願いします」などのよく知られた正式な締めくくりを使用して、手紙を締めくくります（すでに知っている人に適したオプションです）. この後にコンマが続きます。
#10。 「あなたの名前を追加
最後の段落で、署名のためのスペースを空けてから、名前を入力します。 必要に応じて、名前の下の行に役職と雇用主の名前を追加することができます。
公式の手紙の形式は何ですか？
差出人の住所、日付、受取人の住所、件名、あいさつ文、手紙の内容、褒め言葉の末尾、最後に名前 (活字体) と指定を含む署名をすべてプロの手紙に含める必要があります。
正式な手紙に最適な形式は何ですか?
正式な手紙の形式:
- 送信者のアドレス。
- データ。
- お届け先のお名前・ご指定
- 受取人の住所。
- 挨拶。
- 件名。
- 本文 [内容、序論、結論]
正式な公式レターを開始するにはどうすればよいですか?
「Dear Ms. or Mr. Last Name」は、ビジネス文書で使用される典型的な挨拶です。 姓と名の両方がわかっている場合は、あいさつ文で使用できます。
正式な手紙の4つのタイプは何ですか?
正式なレター形式:
- 問い合わせの手紙
- 注文書。
- 苦情の手紙
- 苦情対応の手紙.
- マーケティングレター。
- 販売の手紙。
- 回復状
正式な手紙の7つの部分とは.
ほとんどの専門家は、ビジネスレターが次のXNUMXつの要素で構成されていることに同意しています。
- 送り先。
- データ。
- 受信者の場所。
- 挨拶
- 体。
- 署名と締めくくり。
- エンクロージャー。
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