他にも多くの可能性があるにもかかわらず、電子メールは依然として最も信頼できる公式のコミュニケーション手段とみなされています。 チャット プログラムやソーシャル メディア サイトとは異なり、電子メールは誰でも利用できます。 その結果、電子メールは最も一般的なビジネス コミュニケーション手段の XNUMX つになりました。 読み手は、あなたが伝えようとしていることと、返信に必要な情報を理解して、明確な構造を持つ適切に書かれたメールを作成できます。 メールの書き方は芸術ですが、十分な努力をすれば習得できます。 以下は、正式な電子メール、公式電子メール、専門家への電子メール、および受信者が群衆の中で見逃さない電子メール辞任の書き方に関する最良のガイダンスの一部です.
メールの書き方
メールの書き方を学びませんか？ 何をどこに、なぜ置くべきかについてのガイダンスが必要ですか? ここでは、初めてメールを送信する場合でも、すでに知っていることを復習したい場合でも、効果的なメールの書き方について知っておくべきことをすべて説明します。 公式または非公式の基本的な電子メールの書き方を理解するのは簡単で、より複雑な電子メールを作成するのに役立ちます。これまでに作成したすべての電子メールは同じ構造を持ち、これらの各コンポーネントを管理する必要があるためです。
- 宛先、CC、BCC
- 添付ファイル
- 件名
- 挨拶
- ボディ
- サインオフ
成功する電子メールの構成要素をよりよく理解するために、これらの各要素を深く見ていきます。
＃1。 宛先、CC、BCC
メールの上部にあるこれらの領域に、連絡したい個人のメール アドレスを入力する必要があります。 それぞれが特定の目的を果たします。
| に | 主な連絡先の電子メール アドレスをここに追加する必要があります。 |
| CC | 誰かにメッセージを見てもらいたいが、返信は必要ない場合は、このフィールドの「To」と電子メール アドレスを組み合わせて使用します。 |
| BCC | 複数の人に電子メールを送信したいが、電子メール アドレスを秘密にしておく必要がある場合は、これを「To」と組み合わせて使用します。 |
＃2。 付属品
電子メールの添付ファイル機能により、送信者は、受信者がクリックしてダウンロードしたり、インラインで表示したりできる補足ファイルを含めることができますが、ほとんどのファイル タイプでは、テキスト、写真、ビデオ、オーディオ、および GIF もアップロードできます。転送できるファイルのサイズ。
＃3。 件名
メールの目的と内容を要約した件名は非常に重要です。 残念なことに、それらはしばしば無視されます。これは、受信者がメールの内容を理解するのに役立ち、メールが削除されるのを防ぐためです。
＃4。 挨拶
メールは必ず挨拶文で始めてください。 メールの紹介文と挨拶文の書き方を学ぶことは、礼儀正しく、メッセージの目的を受信者に伝えることができるため、非常に重要です。
求職や営業の連絡など、正式なメールには正式な挨拶が必要です。 プライベートなメールや親しい同僚とのやり取りでは、よりリラックスした歓迎が受け入れられることがよくあります。
＃5。 体
もちろん、メールの最も重要な側面はその内容です。 理想的な電子メールの本文は、簡潔でよく整理され、的を絞ったもので、特定の目的を果たす必要があります。
メールが簡潔で的を射ていない場合、読者は興味と注意を失います。また、ストーリーテリングの要素はメールでは推奨されません。
常に件名を明確にしてメールを開始し、見つけやすいように資料を整理してください。
＃6。 サインオフ
意図した受信者に適切なクロージャーを使用していることを確認することは、メールが適切に開始されていることを確認するのと同じくらい重要です. 彼らは、電子メールが発送され、結果として終了したときに気付くでしょう。
通信ごとに特別な締めくくりを行い、署名方法に疑問がある場合は、形式的な側に誤ります
メールフォーマルの書き方
友人や親戚に非公式のメールを送信することに慣れていると、プロフェッショナルなメールを効果的に書くことができない場合があります。 多くの人は、正式なメールを書くのが難しいと感じています。
正式な電子メールを書くには、正式な言葉遣いや事前に決められた構造を使用して、重大または重要な問題についての議論を開始または継続する必要があります。 敬意を表すために、人々は見知らぬ人とコミュニケーションを取りながら正式な電子メールを書きます。 デフォルトでは、企業の設定と通信では正式な電子メールを使用して、従業員のメッセージが会社を正確に反映していることを確認します。 プロらしい正式なメールを書きたい場合は、次の手順に従ってください。
＃1。 メールアドレスが正しいことを確認してください
正式な電子メールを送信するときは常に、ビジネス用の電子メール アドレスを書きます。 あなたの勤務先または勉強先が、あなたの専門的な電子メール アドレスを生成する場合もあれば、他の記号、数字、および名前の要素をいくつか使用して個人の電子メール アドレスを作成する場合もあります。 特に相手があなたのことを知らない場合、受信者は見知らぬ送信者や専門外の送信者からの電子メールを開くのをためらう可能性があります。 専門家の電子メール アドレスは、通信の効果を高めます。
＃2。 トピック ラインを含めます。
何を書くか 正式なメールの件名は、メッセージの内容を明確にします。 タイトルケースに記載し、プロフェッショナルに見えるようにできるだけ簡潔にする必要があります。 件名にあなたの名前を含めると、受信者が電子メールを分類したり返信したりするのに役立つ場合は、遠慮なくそうしてください.
＃3。 紹介を形式化します。
メールの本文では、丁寧な挨拶から始める必要があります。 肩書または敬称の後に、受信者の姓を含めます。 以下の正式な挨拶を使用できます。
親愛な
こんにちは
ご挨拶
受取人の名前が明らかでない場合は、「誰に関係があるのか」と記載してください。
#4. 自己紹介をしてください
受話器と話したことがない場合は、最初の行で自己紹介をしてください。 自己紹介の後、受信者とどのように関係があるか、または関係があるかを説明してください。 事業主は、あなたが潜在的な顧客であるか、別の会社の従業員であるかを知りたいと考えています。ちょうど教授が、あなたが学生であるか教職員であるかを知りたいと思うかもしれません。 執筆の動機を要約した簡潔な文で序文を締めくくります。
＃5。 あなたが言おうとしていることを説明してください。
執筆の目標に関する詳細は、次の段落で説明します。 あなたが誰で、何を達成したいのかをメールでより具体的にしてください。 この部分には、締め切りなど、コミュニケーションに関連する管理上の詳細を含める必要があります。 この領域には XNUMX つまたは XNUMX つの段落しかありません。
＃6。 ありがとうで終わります。
あなたの最終的な声明では、読者があなたの主張を読んで理解してくれたことに感謝します. 最後に、受信者との今後の会話に注意してください。 彼らの返事を待つか、対面式の会議を手配するかを決めることができます。 あなたの名前に署名する前に、必要に応じてあなたの会社の連絡先情報を含めて、専門的な締めくくりを使用してください。 適切な正式な締めくくりの例は次のとおりです。
- よろしく
- おすすめ！
- 心から
- ユアーズ
- 敬具
- 敬意をもって
＃7。 エラーがないか校正してからメールを送信してください。
送信する前に、メールを注意深く読み直すことを忘れないでください。 文章にスペルミスや文法ミスがあってはなりません。 無料のオンライン校正ツールを使用して文章をスキャンし、正確であることを確認します。 潜在的な誤解やぎこちないプレゼンテーション、および技術的な問題を修正することでメリットが得られます。 よく書かれたメッセージを採用することで、あなたが望む反応を得ることができるかもしれません.
専門家へのメールの書き方
よく書かれたプロフェッショナルな電子メールは、礼儀正しく、明確で、凝縮された、実用的なメッセージを受信者に伝えます。 これらのガイドラインすべてに準拠したメールを書く能力を身につけるには、しばらく時間がかかる場合があります。 正式な場でやり取りするときは、明確で適切なプロフェッショナルなメールの書き方を知ることが不可欠です。 プロフェッショナルなメールの書き方を知っていると、次のことが可能になります。
- 時間を節約する。
- 明確にする
- 能力を発揮する
- 個人または会社の評判を築く
次の手順は、専門家への電子メールの書き方に関するガイドラインです。
＃1。 プロフェッショナルなメールアドレスを利用してください。
ビジネスや公務に関する連絡用に、プロのメールアドレスを書きましょう。 雇用主があなたに電子メール アドレスを提供しますが、組織に参加する前に誰かに連絡する場合は、仕事用の電子メール アドレスを書く必要があります。 これの通常の形式は、[ドメイン] でのあなたの名前です。 例として
- あなたのフルネーム@thedomain
- 名.姓@ドメイン名
- ファーストネームミドルイニシャル.lastname@thedomain
＃2。 簡潔で有益な件名を作成します。
この簡潔な文は、メールやつながりの重要な要素を要約しています。 プロフェッショナルなメールを書くときは、受信者が何を予想すべきかを理解し、必要に応じてメッセージをすぐに見つけられるように、件名を含めることが不可欠です。 今後のビジネス メールでは、次のいずれかの件名を使用することを検討してください。
- 60 文字以内で使用してください。
- メールの目的を XNUMX 文で明確に定義します。
- 名前で受信者に言及することから始めます。
＃3。 受信者に正式な挨拶を送る
通常、メールの挨拶文は最初の行から始まります。 このウェルカム メッセージは、送信するメールに合わせてフォーマルなトーンで作成する必要があります。 その人との関係によって、あいさつは変わるかもしれません。
- 採用担当者や新しいクライアントなど、まだ会ったことのない人や、正式なビジネス関係にある人に手紙を書くときは、手紙を「Dear」で始めることがあります。
- 仕事で仲良くしているマネージャーや同僚に「こんにちは」または「こんにちは」と言って自己紹介をすることができます。
例
- グレッグさん、こんにちは。
- アルフレッドさん、こんにちは。
- 親愛なるスミス博士
- 親愛なる同僚、
受信者が選んだ性別の代名詞を知っている場合は、「Mr.」と呼ぶのが礼儀です。 または「さん」 ビジネスメールを書くときは姓を使用します。 性別の代名詞が不明な場合は、受信者のフルネームを使用してください。
＃4。 メールの本文を作成します。
これは、作成する手紙の本文と同じように、メッセージ全体を伝える場所です。 どんなに簡潔で要点を絞ったメールでも、行動を促すフレーズと締めくくりの言葉が必要です。 例として、
今日の午後の新製品のデモンストレーションにお越しいただき、誠にありがとうございました。 提供されたサンプルをスタッフに見てもらうことで、ビデオ全体をスタッフに見せることができます。 ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
＃5。 メールには署名と最終サインオフが必要です。
署名には、名前、役職、およびチャットに関連するその他の詳細を含める必要があります。 ほとんどの電子メール アプリケーションでは、送信するすべての電子メールの最後に表示するプリセット署名を設定できます。
結びの言葉には次のものが含まれます
- おかげで、
- ベスト、
- 心から
- レガ
- 敬具、
メールを終了する方法の例を以下に示します。
心から
Pedro Company, LTD. のマーケティング マネージャーである Jiana Smith 氏は、次のように述べています。
＃6。 メールに誤りがないか確認してください。
プロフェッショナリズムと細部へのこだわりが完璧なメールに表れています。 メールを送信する前に、構文、文法、スペルミスがないかメールを校正してください。 電子メールで言及した可能性のあるすべてのファイルと添付ファイルも含まれていることを確認します。
受信者の観点からメールの編集を終えたら、もう一度読んでください。 こうすることで、前の段階で書いたり修正したりするときに犯したエラーを修正できる場合があります。
重要な利害関係者に送信する重要な電子メールを送信する前に、直属の上司または信頼できる同僚に確認してもらいます。
＃7。 受信者フィールドに注意してください。
メールの受信者フィールドを確認して、正しい人、人、またはグループに送信していることを確認してください。 また、メールアドレスは正しい位置に配置してください。 覚えて：
に：
メッセージの送信先となる個人またはグループの電子メール アドレス。
CC：
「カーボンコピー」の略です。 ここに入力したアドレスには、パーソナライズされたメッセージなしで同じメールが届きます。
BCC：
「CC」と同様に、このフィールドの電子メール アドレスは非表示になります。
#8。 スケジュールに従ってメールを送信してください。
場合によっては、仕事の前後にメールを送信することがあります。 メールのスケジュールを設定することで、時間をより効果的に管理し、受信者にとって都合のよい時間にメールが送信されるようにすることができます。 すべての電子メール プログラムにはスケジュール機能があります。
#9。 フォローアップすることを心に留めておいてください。
何よりも、大多数の人が毎日複数の電子メールを受信していることを考えると、彼らはあなたの手紙を見落としたり、返信を忘れたりする可能性があります. 受信者が XNUMX 営業日経っても返信がない場合は、思いやりのあるフォローアップ メールを送信することを検討してください。
退職メールの書き方
退職メールを書いて送信するのは難しいように思えるかもしれませんが、適切なテンプレートを使用すれば、簡単な場合があります。 仕事を辞めたいときは、退職の機会を与えてくれた雇用主に感謝の気持ちを表す機会を与えるため、退職のメールを書くことをお勧めします。 退職届のメールは、以前の会社との連絡を維持するための優れた方法であり、将来の推薦状を取得したい場合に重要です。
退職メールを書くのは簡単です。 それを使用して、現在の雇用主に別れを告げ、キャリアの次の段階に進むことができます。
退職メールとは、現在の雇用主に宛てて、特定の仕事を辞めることを警告するメールです。
以下の手順を使用して、電子メールの辞表を書くのに役立ててください。
＃1。 関連する件名を選択します。
あなたのメッセージを明確に示す適切な件名を選択することにより、あなたの電子メール辞表を書くことができます. 電子メールの読者は件名のみを読む可能性があるため、これは重要です。 「辞任の通知」または「[日付] 時点での辞任」という件名を使用することを考慮してください。
＃2。 プロの挨拶から始めましょう。
メールの残りの部分で、正式な挨拶を含むプロフェッショナルなトーンを設定すると効果的です。 「Dear」などの敬称、上司の役職、その後に自分の姓を追加します。 みんなの健康を願う簡単なフレーズを含めることを考えてください。 たとえば、「うまくいっていることを願っています」や「良い一日を過ごしていることを願っています」などのフレーズを発することがあります。
＃3。 メールに明確な目的を与えましょう。
後のフレーズでは、メールの目的を明確にしてください。 あなたが辞める仕事について言及してください。 例として、「このメールの目的は、グラフィック デザイナーを正式に辞任することをお知らせすることです」と言うことができます。 これにより、潜在的な雇用主はあなたのメッセージを迅速に理解し、適切に対応することができます。
＃4。 出発理由の記載について考える
気分が良くなる場合は、辞任の理由を述べることができます。 たとえば、あなたのキャリアが変わったので、先に進む必要があるとしましょう。 あまりにも詳細に入るのを避け、あなたの健康、肯定的、簡潔など、退職の理由を説明することが重要です. 退職の意思を雇用主に通知する義務はありません。 そうするあなたの決定は完全にあなた次第です。
＃5。 雇用終了日
最後に仕事をした日をメールに記載してください。 退職については、できる限り雇用主に通知してください。 これは、以前の雇用主と良好なビジネス関係を維持するのに役立ちます。 多くの企業は、従業員が退職する前に少なくとも XNUMX 週間前に通知することを要求しています。 会社のガイドラインを調べて、退職要件を順守していることを確認してください。 雇用主はあなたのタイムラインを理解し、結果として必要な手配を行うためのより良い立場に立つでしょう.
＃6。 このチャンスにどれほど感謝しているか説明してください。
この機会を利用して、あなたがそこで働いてくれた時間に感謝の意をメールで伝えてください。 そうすれば、彼らと良好な関係を維持し、好印象を与えることができるかもしれません。 仕事に時間を割いてくれた受信者に簡単に感謝して、メールを閉じます。
また、その役を演じることから学んだことや、組織と協力することの最良の部分について話すこともできます。 たとえば、「看護助手として働く機会を与えていただき、ありがとうございます。勤務中に患者のケアと治療において多くの貴重なスキルを学びました。」
＃7。 移行のための支援を提供する
不在がビジネスに与える負担を認識し、できる限りの支援を申し出ることができます。 会社を辞めて新しいキャリアを始める前に、社内の候補者にあなたの仕事を引き継ぐことを提案するか、新しい採用者を指導するボランティアをすることを検討してください。 これは、あなたがまだ彼らのビジネスとその成功について心配していることを潜在的な雇用主に示すことができます.
#8。 メールのタイプミスを探します。
エラーのない退職メールを書くことが不可欠です。 スペルや句読点に関して、メールに誤りがないことを確認してください。 さらに、自信を持って適切な口調でメールを書くようにしてください。 メールを組織に送信する前に、友人や家族にメールを読んでもらい、有効性を確認してもらうことを検討してください。 電子メールを声に出して読んだり、デジタル ライティング ツールを利用したりすることで、潜在的な間違いをチェックできます。
どのようにメールを書き始めますか?
正式な電子メールでは、挨拶と受信者の名前と役職から始めます。
メールを書くための 5 つのステップとは?
- トピックを指定してください。
- 受信者を考慮する
- リストを作成する
- 行動を促すフレーズを作成します。
- 件名を作成します。
携帯電話からメールを送信するにはどうすればよいですか?
- Gmail 用の Android アプリが開きます。
- 作成ボタンを押します。
- 受信者を選択します。
- 簡単に参照できるようにするために、メールの件名を選択してください。
- メッセージをまとめてください。
- メッセージを送信するには、紙飛行機のアイコンをタップします。
メールの書き方とは？
- 件名
- 挨拶
- ボディ、
- クロージングライン
- 署名。
メール作成の 7 つの CS とは?
彼らは以下のとおりです。
- 明快さ
- 正しさ
- 簡潔
- 礼儀
- 具体性
- 対価
- 完全。
Gmail でメールを作成するにはどうすればよいですか?
- Gmailを開きます。
- 作成をクリックします
- 相手のメールアドレスを入力してください。
- 件名を入力します。
- メールでメッセージを作成する
- 必要に応じて、メールのテキストをフォーマットします。
- 必要に応じて、ファイルを提供してください。
- 「送信」をクリックします。
参考文献
関連記事
