フォローアップ メールは、メールが無視された場合に会話を再開するのに役立ちます。 しかし、フォローアップ メールを受け取っていない場合、どうすればフォローアップ メールを受け取ることができるかを知るのは難しい場合があります。 何かをフォローアップしているのには理由があるので、強引に思われたくありません (人は時々忙しくなり、私たちは皆物事を忘れてしまいます)。 敬意を表してプロ意識を持って対応するようリマインダーを出すのに苦労している場合でも、心配しないでください。 この包括的なガイドでは、面接後にフォローアップ メールを作成する方法について詳しく説明し、何の見返りも得ません。いくつかの役立つ例も紹介します。
フォローアップメール
フォローアップ メールとは、メールで話したことのある人に送信するメールです。 フォローアップ メールの送信を検討する理由はいくつかあります。たとえば、次のようなものがあります。
- 送信済みのメールを受信者に通知します。
- 何かについて問い合わせたり、応答を得たりします。
- 仕事に応募するとき、または履歴書を受け取った後、受信者に重要な時間または日付 (イベントなど) を思い出させてください。
- フォローアップ メールの機能は、以前に送信したメールのリマインダーまたはプロンプトとして機能することです。 会話を開始するのではなく、会話を再活性化し、応答を引き出すことを目的としています。
最も効果的なフォローアップ メールは、要約され、簡潔で、形式的で、最も決定的に直接的なものです。 言葉や時間を無駄にしないでください。 米国チームの研究者が 2 億件以上の電子メールを調査し、ユーザーが長い電子メールを頻繁にスキャンすることを発見しました。 この調査の研究者は、メール無視の主な原因を次のように特定しました。
- メールへの返信にかかった時間または労力
- ユーザーのワークロードとコンテキスト、送信者の識別、スレッド内の受信者の数
- 電子メール メッセージの緊急性
フォローアップ メールの送信方法
フォローアップ メールを作成するときは、メールの形式、特に最初と最後に細心の注意を払ってください。 受信者に何を達成する必要があるかを伝え、要点を正確に伝え、短くシンプルにします。 適切なフォローアップ メールを送信するには、次の手順を使用します。
＃1。 フォローアップ メールの目的を決めて、見込み客に知らせる
メールで何を言いたいのかわからない場合は、送信しないでください。 個々のフォローアップ メールで達成したい目標を前もって計画します。 目的が何であれ、必ずメールで知らせ、適切に伝えてください。 できるだけ明確にするようにしてください。 これにより、時間を無駄にしていないことを潜在顧客に示すことができます。また、潜在顧客は、あなたが注目を集めたい理由を理解し、必要な情報や反応を得る可能性が高まります。
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＃2。 最初のメールの件名がキャッチーであることを確認する フォローアップ メールの件名
メールの件名は、メールの本文よりも重要視する必要があります。 結局のところ、見込み客が最初に目にするのは件名です。
スパム フィルターがオフになり、電子メールがスパムまたはごみ箱フォルダーに送られる可能性がある言葉を使用しないでください。 件名を作成するときは、次の XNUMX つのガイドラインに留意してください。
- できるところはどこでもユニークに！
- 簡潔で直接的なものにします。
- 興味深い質問を追加します。
- 特にモバイル リーダー向けに、件名の長さを 9 語 60 文字に最適化してください。
- A/Bテストを実施する
＃3。 クライアントへのフォローアップ メールの紹介文の書き方: 見込み客に状況を説明します。
念のために言っておきますが、ビジネス プロフェッショナルは 121 日平均 XNUMX 通のメールを送受信しています。 その結果、電子メールの受信者があなたを認識する可能性は低いため、個人的なつながり、特徴的な識別情報、共通の関心を含めることが重要です。これにより、受信者にコンテキストが与えられ、あなたを思い出しやすくなります。
最初の文で、おそらく以前のメールに注意を喚起して、彼らの記憶を確実に刺激する必要があります。 彼らは、あなたのことを思い出せなくても、以前に話したことがある人に返信する傾向があります。
以下にリストされている電子メール オープナーを使用して、自己紹介を行い、受信者に背景情報を提供できます。
- ごあいさつ、ファーストネーム> 以前のメールを読んでいて、気付きました。 単純に質問がありました。
- 数日前に送信した電子メールのフォローアップとして、あなたに手紙を書いています。
- First Name さん、メールのトピックについてどう思われるかを確認するため、簡単なフォローアップをお送りしたいと思います。
- 前回のメールを見ていただけますか？
- お忙しいとは存じますが、お役に立てればと思います。
- 「First Name」というあなたからの返事はまだありませんが、「メールのトピック」があなたが求めている結果をもたらすと確信しています。
＃4。 あなたの価値を高める
メールを受信することで、貴重なコンテンツの価値を認識できます。 また、自分の生活に何のプラスにもならないメールには返信しないことにするでしょう。 次の方法で見込み客に価値を付加できます。
- クライアントの推薦や証言を共有します (できれば、同じ分野または同じビジネスの誰かから)。
- 特定の問題の解決策
- ブログ記事
- 社会的証拠
- 電子書籍
- 説明書またはビデオ
- インスタンススタディ
- WEBINAR
- 魅力的な取引と割引
- 無料試用期間の延長。
それは彼らにとって関連性があり、どのような形で付加価値を与えようとも、彼らにとってメリットと見なされるべきです。 見込み客との会話を始めるには、見込み客が反応する動機を持っている必要があります。
＃5。 行動を促すフレーズを含めます。
あなたの電子メールは、すぐに使えるものか、簡単に返信できるものでなければなりません。 どのくらい正確にそれを行うつもりですか？ 強力な行動を促すフレーズ (CTA) を含めます。 いかなる場合でも、CTA を無視してはなりません。 説得力のある CTA を作成するには、次の基本的なヒントを使用してください。
- フォローアップ サイクルの早い段階で「大きな質問」をしないでください。 信頼関係の構築を優先します。 見込み客が取引に同意する前に、あなたについてもっと知る機会を与えましょう。 簡単なミーティングやリソースの交換を依頼するなど、簡単なリクエストを行うことから始めます。
- 不確かな状況を許してはなりません。 できるだけ明確に。 あいまいに聞こえるのではなく、これを読んだ後に見込み客に取ってもらいたい行動を具体的に示してください。
- 要求しすぎたり、行き過ぎたりしないでください。 あなたの潜在的な顧客は、負担がかかることを望んでいません。 代わりに、見込み客が迅速に評価または回答できるように、CTA (リクエスト) を明確かつ単純なものにします。 何かについてもっと知りたい場合は、単に「はい」と答えてください。詳細をお知らせします。
＃6。 フォローアップ シーケンスを自動化する
フォローアップ メールを手動で送信することは困難です。 特に、どの見込み客が本当に集中する価値があるかを判断するために、それぞれを個別に追跡する必要がある場合. 代わりに、コールド メール自動化ツールを使用してください。これにより、さまざまな設定で自動化されたフォローアップ サイクルを設計できます。
面接後のフォローアップメール
就職面接がうまくいった場合は、採用プロセスに関する最新情報が必要になります。 ただし、面接後のフォローアップ メールの送信にはいくつかの落とし穴があります。
押し付けがましく、ずさんで、カジュアルすぎると、仕事を失う可能性があります。 面接後の興味をそそるフォローアップメールの書き方
＃1。 フォローアップメールの時間。
面接後にメールをフォローアップするための最初のステップは、ほこりを落ち着かせることです。 面接担当者は他の候補者と話している可能性があるため、当日電話しても役に立ちません。 その重要なフォローアップを数日後に送信します。
＃2。 ボーカルトーン
面接に関係なく、フォローアップはプロフェッショナルで礼儀正しくしてください。 自虐は今では適切ではありません。 メッセージの意図を明確にします。 採用の最新情報を探している場合は、雑談で時間を無駄にしないでください。
フォローアップ メールの内容
フォローアップ メールを送信するには、規律が必要です。 このガイドに従って、最高の応答率で短い専門的なメッセージを送信してください。
＃1。 件名
キャッチーな件名に何時間も費やす必要はありません。 面接担当者または人事マネージャーからの最新の電子メールに返信することは、メッセージをすぐに開封してもらうための最良の方法です。
これが不可能な場合は、名前、面接の日付、および時間を提供してください。
このテンプレートを使用します。
ジョン・スミス: 火曜日、午後 4 時の面接
＃2。 序章
連絡先の相手と複数のメールを交換し、面と向かって話したことがある場合は、フォローアップ メールを相手の名前から始めることができます。 そうでない場合は、Mr./Ms を使用してください。 ジョーンズ。
＃3。 本文
シンプルに。 メールを開く前に、面接担当者はあなたが進行状況を更新していることを認識します。 丁寧に直接:
- インタビューしてくれてありがとう。
- 面接のフォローアップの際に、役職と面接日を指定します。
- 自分の興味を思い出し、次に何をするかを尋ねてください。
- ステータスの更新をリクエストし、情報をいただければ幸いです。
- サインオフ
フォローアップ メールで自分の意見を述べた後、インタビュアーに質問してもらいます。 「ご連絡をお待ちしております」、「ありがとうございます」、そしてあなたの名前全体で締めくくります。
＃4。 最後のチェック
送信する前に、フォローアップ メールを校正してください。 スペースを空け、句読点を付け、校正します。 スペルチェックが役立つはずです。
面接後、フォローアップするまでどのくらい待つ必要がありますか？
通常、面接担当者があなたと連絡を取るまでに少なくとも XNUMX 営業日かかることをお勧めします。 つまり、木曜日に面接する場合は、次の木曜日まで連絡を待つ必要があります。 採用側の組織が応答する場合、これは XNUMX 週間以上待たなければならないことを示している可能性があります。
面接の結果を丁寧に聞く方法.
[採用マネージャーの名前] 様、すべてが順調であることを願っています。 私は単に、[面接日] に面接した [役職名] のポジションの時間枠またはステータスに関して更新があったかどうかを確認するためにチェックインしていました。 私はまだ本当に興味があり、あなたからの連絡を待ち望んでいます.
ベスト、
ご氏名
求人を丁寧にフォローアップするにはどうすればよいですか?
無視された求人を丁寧にフォローアップする手順
- 丁寧な挨拶から始めましょう。 専門的な文脈で回答しているため、読者への心のこもった挨拶から始めると役立つ場合があります。
- お話しする機会をいただきありがとうございます。
- 時刻表について問い合わせるか、申し出をそっと断ってください。
- 次のアクションを確認します。
- もう一度「ありがとう」と言ってください。
まだ仕事を検討されているかどうかをどのように尋ねますか?
親愛なる[採用マネージャーの名前]、
すべてがうまくいくことを願っています。 他の団体から内定をもらったので、【役職名】のポジションがどうなっているのか知りたいです。 [ビジネス名] のスタッフに加わることにまだ興味があり、選択する前に、応募状況とスケジュールについて詳しく知りたいと思っていました。 お時間がありましたら、お知らせください。
ありがとうございます！
ご氏名
面接後に返事がない場合の対処法は?
返信がない場合は、電子メールで XNUMX 回目の面接を受けることができます。 会話を続けるには、建設的な批判を求めてください。 このようにして、仕事を獲得しなければ、その理由についてさらに発見するかもしれません。 心に留めておくべき最も重要なことは、反対ではなく、常に敬意を払い、積極的に行動することです。
インタビュー後、返事がない場合、どのようにフォローアップしますか?
フォローアップ メールを送信して、面接後の様子を確認する方法は次のとおりです。
- 接続する権限があることを確認します。
- 適切な件名を作成します。
- 適切な電子メールのエチケットを守ってください。
- いくつかの背景情報から始めましょう。
- クエリを発行します。
- あなたの好奇心を発揮してください。
- もう一度校正します。
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