組織は、従業員がどこにいるかに関係なく、効率と生産性を高めるために社内のビジネス コミュニケーション ツールにますます依存しています。 これにより、IT 管理の合理化、使いやすいソリューションの特定、スタッフの意欲を高めることができます。 したがって、成功するビジネスを立ち上げて成長させるには、コミュニケーションが不可欠です。 社外および社内のコミュニケーションには、さまざまなビジネス コミュニケーション ツールが含まれます。 これらのツールは、ビジネスの生産性とオンライン コラボレーションおよび生産性プラットフォームを強化するのに役立ちます。 この記事では、ビジネスに役立つ実用的なオンライン ビジネス コミュニケーション ツールについて説明します。
ビジネスコミュニケーションの基本ツールとは？
社内外のコミュニケーションに使用されるコミュニケーション ツールは多岐にわたります。 これらのツールには、タスク管理、インスタント メッセージング、音声、ビデオ会議ツール、ドキュメント コラボレーション ツール、ナレッジ センター、メール、電子メール、オンライン プラットフォームが含まれており、連携して作業を完了できます。 いくつかの基本的なビジネス コミュニケーション ツールから始めます。
＃1。 タスク管理ツール
分散しているチームやオフサイトのチームには、同僚が取り組んでいることを確認したり、締め切りを確認したりするために、互いの職場を訪問する余裕はありません。
そのため、タスク管理ソフトウェアは非常に役立ちます。 組織が最も強力なテクノロジ スタックを持っていても、職務が正しく処理されなければ、目標を達成することはほとんど困難になります。
タスク管理アプリケーションを使用して、プロジェクト カレンダーを作成し、チーム メンバーに作業を割り当て、期限を設定できます。 プロジェクトが開始されると、ツールはプロジェクトの進行状況と、チームが予定どおりに進んでいるかどうかを追跡します。 タスク管理ツールは、効果的なビジネス コミュニケーションを維持するためにも理想的です。 すべてのコメントまたは入力がカードまたはスレッドに保存されるため、プロジェクトのディスカッションを処理できます。 たとえば、Trello のようなプラットフォームでは、専用のリスト、ボード、タイムラインを使用してタスクを整理しています。 あなたのチームの誰かがタスクについて苦情を言ったり、スケジュールを調整したりする必要がある場合、彼らはあなたに @メンションするだけで、あなたに通知されます。
＃2。 インスタント メッセージ
インスタント メッセージングは、リアルタイムで対話して作業する必要があるペースの速いチームにとって必須のツールです。 電子メールはこれを達成することを目的としていますが、その欠点を認識しています。受信者がメールボックスを継続的に監視している場合にのみ、メッセージが読み取られます。
メールに関して言えば、単純な回答が必要な場合は、長さを追加する傾向があります。 これにより、迅速な対応が妨げられる場合があります。
インスタント チャット プラットフォームは、不要なメール スレッドで行き詰まっているチームや、受信トレイに伴うタイム ラグなしでリアルタイムでコラボレーションしたいチームに最適です。
Slack は、私たちのお気に入りのチーム ビジネス コミュニケーション ツールの XNUMX つです。 シンプルで使いやすいインスタント メッセンジャーで、個人やグループとリアルタイムでつながることができます。
別々のチームにチャネルを設定できるため、設計チームは、財務部門がフォローしている請求書について知ることができず、効率を高める優れた領域でもあります。 チームを集めて長時間の朝の会議を行う代わりに、Slack の朝のスタンドアップ機能を使用して、その日の全員が何をしているかをすばやく把握することを検討してください。
ただし、ソーシャル イントラネットに Workvivo を使用している場合は、Slack のインスタント メッセージング サービスをアクティビティ フィードに統合できます。 そのため、スタッフが Slack を使用していなくても、重要なコミュニケーションを見逃すことはありません!
＃3。 音声およびビデオ会議ツール
テクノロジー プラットフォームに電話およびビデオ会議ツールを組み込むことは不可欠です。 チームはこれらのテクノロジを使用して仮想会議を開催し、プロジェクトについて話し合うことができるだけでなく、クライアントと通信して新しいビジネス チャンスを見つけることもできます。
チームとのビデオ チャットの開始は、サービスに応じて、会議の時間をスケジュールし、リンクを提供し、参加を待つのと同じくらい簡単です。 Zoom (すでに 300 億人以上のユーザーがいます) などのツールを使用して、どこからでも会議を主催し、プレゼンテーションを交換し、クライアントと通信できます。
会議が始まると、画面を共有してファイルをリンクすることで、最大 25 人のユーザーと共同作業できます。 誰かが会議に出席できない場合は、それを録音して、会議が終わったら送信することができます!
多くのアプリを使用している場合、すべてのアプリを追跡するのは困難です。 幸いなことに、Workvivo などの製品でアプリ ランチャーを使用して、ダッシュボードから直接アプリに接続して使用することができます。 Zoom と Workvivo の統合により、チームはソーシャル イントラネットから直接ビデオ会議を開始できるため、アプリケーションを切り替える時間を節約できます。
＃4。 ドキュメント コラボレーション ツール
ドキュメント コラボレーション ツールがなければ職場がどのようになるかを考えてみてください。チームが力を合わせてプロジェクトでコラボレーションするには、ドキュメント コラボレーション ツールがないとどうなるでしょうか? 多数のドキュメント コラボレーション ソリューションから選択できます。 最良の部分は、多くが無料であることです。 Google Workspace は、チームがドキュメント、スプレッドシート、スライドショー、フォームで作業できるようにするチームワーク ツールです。 同僚とリンクを共有し、リアルタイムでプロジェクトにコメント、提案、および編集します。
＃5。 ナレッジ センター
組織のできるだけ多くの側面について従業員を教育することは、従業員を励まし、製品に対する理解を深める優れた方法です。
彼らを教育するために時間を割くことは、難しい部分です。 会議を開催して大量の情報を広めることは、彼らがあなたの組織についてもっと学び、自分で問題を解決できるようにするための理想的な戦略ではありません
「ベース」とも呼ばれるナレッジ センターは、企業がポリシー、トレーニング マニュアル、Wiki、およびその他のリソースを保管できるライブラリです。 また、会社の発表を行ったり、ミッション ステートメントを更新したり、会社の目標を策定したりすることもできます。
ただし、コミュニケーション ツールを使用すると、整理された知識ベースを作成し、必要に応じてドキュメントを簡単に更新できます。
＃6。 郵便
今日の通信オプションがあっても、通常の郵便は依然として強力な商用ツールです。 個人的なタッチを追加し、保護されたドキュメント、契約、および購入したアイテムをクライアントに配信するために頻繁に使用されます。 usps.com または Stamps.com アカウント (米国内) を使用すると、コンピューターから郵便料金を印刷でき、自宅や職場からの郵便物を簡単に処理できます。 国際郵便の発送に利用できる運送業者はいくつかあります。 お客様のビジネス地域で最も信頼できる通信事業者をご確認ください。 価格、配送日、追跡オプションを比較して、最良の取引を見つけることができます。
＃7。 Eメール
現在個人用のメール アドレスを持っている場合でも、ビジネス用のメール アドレスを持っていると、クライアント、ベンダー、社内の同僚とのコミュニケーションに役立ちます。 毎日メールをチェックすることが重要です。 お持ちのアカウントの種類に応じて、さまざまなメール サービスにアクセスできます。 たとえば、特定のアカウントの電子メールを追跡して、受信者がそれらを読むことを保証できます。 さまざまな種類のアカウントを使用して、送信メールの送信を遅らせたり、受信メールをフィルタリングしたり、自動応答を設定したりすることもできます.
Gmail、Outlook、Yahoo は電子メール ホスティング プラットフォームです。 他にもあります。 これらのプラットフォームでは、追加料金を払ってビジネス用メール アドレスが提供されます。 たとえば、ホストに料金を支払う場合があります。 [メール保護] 電子メール プラットフォームの XNUMX つで。
＃8。 Google Voice およびその他のインターネット通話サービス
インターネット通話は、インターネットを介して電話をかける方法です。 インターネット通話サービスは数多くあります。 Google Voice は、最も人気がありアクセスしやすいオプションです。 Google Voice には、ボイスメール、SMS、テキスト メッセージのほか、市内の電話番号が含まれています。 ユーザーは無料のテキスト メッセージを送信したり、ボイスメールを変更したり、ボイスメールのテキスト トランスクリプトを読んだりできます。 ユーザーは、コンピューターまたはスマートフォンから電話またはテキストを送受信できます。
Google のボイスメール サービスが、すべての Gmail ユーザーに対して無料になりました。 他のインターネット通話サービス プロバイダーには、Grasshopper、MightyCall、Nextiva、DingTone、Telzio、Freedompop、Line2、Voiceably、OnSIP などがあります。 それぞれが、さまざまな機能、機能、長所、短所を備えた月額料金ベースのサービスを提供しています。
最も成功したビジネス コミュニケーション ツールはどれですか?
おそらく最も人気のあるビジネス コミュニケーション ツールである電子メールは、多くのコミュニケーション手段を開きます。 従業員はアプリケーションを使用して重要な情報を共有でき、マネージャーやエグゼクティブはレポートや上位の管理職と対話できます。 電子メールには非常に多くの聴衆がいるため、企業は電子メールを使用して、顧客と連絡を取り合い、フィードバックを送受信し、新しい顧客を勧誘し、顧客がいつでも担当者や幹部に連絡できるチャネルを作成することさえできます. また、電子メールを使用すると、ユーザーはデータをメッセージの添付ファイルとして送受信できるため、テクノロジー企業は重要なパッチや更新をリアルタイムで提供できます。
7種類のビジネスコミュニケーションとは?
ほとんどの企業は、社内 (上向きおよび下向き)、社外、水平/水平の XNUMX 種類のビジネス コミュニケーションのいずれかを使用します。 さまざまな種類のビジネス コミュニケーションを詳しく見てみましょう。
＃1。 社内のビジネスコミュニケーション
内部ビジネス コミュニケーションとは、組織のメンバー間のやり取りを指します。 これには、公式および非公式のコミュニケーション方法の両方が含まれます。 内部コミュニケーションは、複数の部門が組織の担当者に情報を送信するときに発生します。 生産性と満足度を高めるには、効果的な社内コミュニケーションが不可欠です。 社内コミュニケーションには、主に次の XNUMX 種類があります。
- 内部上方通信: たとえば、組織の人事チームが特定のトピックに関するレポートを作成し、それが人事マネージャーに配信されたとします。 これは、上向きの社内ビジネス コミュニケーションの例です。
- 内部下方通信：企業のCEOが新たな指示を定め、全社員に配布すること。 これは、組織内で下向きのビジネスコミュニケーションがどのように発生するかです。
＃3。 横・横のビジネスコミュニケーション
横方向または横方向のビジネス コミュニケーションとは、横方向のレベル、つまり、組織または企業内の同僚間で発生するコミュニケーションを指します。 それは主に書面または口頭でのコミュニケーションを通じて行われます。 このビジネス コミュニケーションは、単一の部門間、部門間、または同等レベルの専門知識を持つ個人間でメッセージが交換されるときに発生します。
この方法で伝えられる情報は、同じランクの者のみが利用できます。 同等の階層レベルでのコミュニケーションは、機能的な成功と協力を達成するために不可欠です。 たとえば、会社のマーケティング責任者は、同じ会社の生産責任者と連絡を取り、最新のマーケティング動向、製品の需要、および消費者の要望について話し合います。 メッセージは、部門長間の効果的なコミュニケーションを通じて適切に配布されます。
＃4。 外部ビジネスコミュニケーション
ビジネス企業に関する情報が、ビジネス環境外の別の組織から別のビジネス組織または当局に送信されると、外部ビジネス通信が発生します。 組織は、商業的可能性を拡大するために、他の組織と頻繁に連絡を取り合っています。 他のタイプのビジネス コミュニケーションとは異なり、外部ビジネス コミュニケーションは主に書面または口頭で行われます。
対外的なビジネス コミュニケーションは、公式と非公式の XNUMX つのタイプに分類されます。 手紙、レポート、プレゼンテーション、覚書、およびその他の正式な対外ビジネス通信は、対外ビジネス通信の例です。 それでも、非公式の外部ビジネス コミュニケーションはさまざまな形を取ることができ、通常は組織の管理外です。
たとえば、企業はさまざまな形式の広告、ラジオ チャネル、ソーシャル メディア コマーシャルなどを使用して、Web プラットフォームで利用できるお得な価格やオファーについての情報を広めることができます。 これは、「外部コミュニケーション」として知られているものの典型的な例です。
まとめ
すべての社内ビジネス コミュニケーション ツールが同じように作られているわけではないことを覚えておくことが重要です。 特定のプログラムは特定のコンテキストで優れていますが、他のプログラムは単独で使用するのに最適です。 これらのビジネス コミュニケーション ツールのユース ケースを徹底的に分析し、職場でのやり取りや会議で最も重要な機能を検討することをお勧めします。 ツールの要件を設定し、可能性についてチームと話し合ってください。
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参考文献
