私はかつて、上級幹部と広範囲に協力して、配信遅延に対処する電子メールを作成しました。当初、私たちはプロジェクトにどのようにアプローチするか、そしてどのような声の調子が私たちの組織にとって最も効果的であるかについて、たくさんのアイデアを持っていました。私は、対象読者とコミュニケーションを図るための効果的な戦略を見つけるために、本を読んだり調べたりし始めました。私はコミュニケーションの専門家に連絡を取り、マーケティングとコミュニケーションのすべての取り組みに再度使用するコミュニケーション戦略計画を構築することができました。そこでこの記事では、ビジネスを成功させるための完璧なコミュニケーション プランを作成するのに役立つヒントをまとめました。
コミュニケーションプランとは何ですか?
コミュニケーション戦略としてよく知られるコミュニケーション プランは、マーケティング チームや広報チームがコミュニケーションを同期し、一貫したメッセージを作成するのに役立つツールです。戦略では、多くの場合、メッセージを対象視聴者に配信するための計画を指定するとともに、メッセージの目標、タスク、および期待される商業的成果を特定します。
コミュニケーション計画には、特定のプロジェクトのコミュニケーション戦略だけでなく、内部または外部のコミュニケーションも含まれる場合があります。多くの場合、それらは組織の全体的なマーケティング戦略の中核として機能します。コミュニケーション計画を導入すると、次のようないくつかの利点があります。
- 明快さ： コミュニケーション計画を立てることは、組織が相互に、またはクライアントと対話する方法を明確にするのに役立ちます。明確性が高まると、スタッフは重要なメッセージングやコミュニケーションの目的をよりよく理解できるため、クライアントや消費者とより効果的にコミュニケーションできるようになります。
- ガイド付きコミュニケーション: この戦略は、新製品の導入時など、マーケティング コミュニケーションの指針として使用できます。戦略では、ターゲット ユーザー、主要テーマ、およびマーケティング キャンペーンを成功させるために重要なその他の要素を定義できます。
- 一貫性： コミュニケーション手法は、組織が内部および外部のコミュニケーションの一貫性を維持するのに役立ちます。これにより、両方のコミュニケーション モードが一貫性のある統一されたテーマを伝えることが保証されます。
主要な取り組み
- コミュニケーション計画は、組織が社内外の利害関係者と効果的に対話する方法を明確にし、すべてのスタッフが主要なメッセージとコミュニケーションの目的を包括的に理解できるようにするのに役立ちます。
- この計画は戦略的ガイドとして機能し、製品の発売やマーケティング キャンペーンなどの取り組みの際に特に役立ち、ターゲット ユーザー、主要なメッセージ、成功のためのその他の重要な要素を指定します。
- 情報を広めるための構造化されたアプローチを提供することで、コミュニケーション プランはあらゆる形式のコミュニケーションにわたって一貫性を確保し、メッセージを組織の目標およびブランド アイデンティティに合わせます。
- 構造化されたコミュニケーション戦略を採用している組織では、誤解が大幅に減り、報告書によると誤解が 70% 減少したことが示されており、これは複雑なマーケティング キャンペーン中に特に有益です。
- 効果的なコミュニケーション計画には、使用するコミュニケーションの種類、対象読者の特定、コミュニケーションの頻度、普及チャネル、文書化とアーカイブの手順に関する詳細が含まれている必要があります。
コミュニケーション計画の重要性
Business News Daily によると、明確なコミュニケーション戦略を採用している組織では、ミスコミュニケーションが 70% 減少したと報告されています。これは、特に多数の動きのある洗練されたマーケティング キャンペーンに取り組んでいる場合に大きなメリットとなります。
企業はさまざまな理由からコミュニケーション戦略を必要とします。
- これらは、全員が同じ認識を保つのに役立ちます。
- これらは、潜在的な大災害の影響を回避または軽減することができます。
- 生産性の向上とワークフローの強化に役立ちます。
- コミュニケーション計画は、企業の運営をより容易かつ成功させるのに役立つため重要です。
- A 危機コミュニケーション 計画は、その影響を防止または軽減するのに役立ちます。
コミュニケーション計画の構成要素
- コミュニケーション計画では、特定の情報をいつ誰が受け取るべきか、またその情報を伝達するために利用されるチャネルを指定します。
- 優れたコミュニケーション プランは、特定の視聴者セグメントにどのような情報を伝えるべきかを予測します。
- また、計画では、誰が機密情報や機密情報を伝達する権限を持っているか、また情報を電子メール、Web サイト、印刷レポート、および/または仮想会議や対面会議でのプレゼンテーションを通じて広める方法を指定する必要があります。
- 計画では、利害関係者がフィードバックを求めるためにどのようなコミュニケーション方法を使用するか、またコミュニケーションを文書化してアーカイブする方法も指定する必要があります。
- コミュニケーション計画には通常、次の要素が含まれます: コミュニケーションの種類 (例: ページング システムのアナウンス、自動テキスト メッセージ、電子メール アラート、録音済みの電話、会議、ソーシャル メディア)、誰が誰にどのような情報を伝達するか、コミュニケーションの頻度、および文書化アーカイブ手順。
- 最後に、コミュニケーション計画は、ビジネスと関係者の特定のニーズに適合させる必要があり、また、その関連性と有効性を確保するために定期的に見直し、更新する必要があります。
コミュニケーション戦略の例
戦略の開発と実装に役立つコミュニケーション プランのこの例を確認してください。
ライフタイムオーディオシステム
10月1、2023
社内コミュニケーションのコミュニケーション戦略
- 目的：
- 組織の 125 人の従業員間でブランド メッセージを共有します。 労働者が消費者との話し合いを管理するために使用できる内部文書を提供します。
- 会社の評判を高めるために、スタッフにブランド メッセージについて大胆に話すよう奨励します。
- 対象読者：
- 対象者は、Lifetime Audio Systems の全従業員 125 名で構成されており、販売および顧客サービス分野に重点を置いています。これらの個人は、会社の製品と顧客についての徹底的な認識を持っています。
- キーメッセージ：
- Lifetime Audio Systems は、高品質の商品を提供することで、100% の顧客満足を目指します。
- この組織は、顧客の質問、要求、問題に対して 24 時間以内に回答することを約束します。
- この組織は、顧客が安価に購入できる方法を見つけられるよう、さまざまな支払いプランの選択肢を提供しています。
- 戦術：
- マーケティング部門は、スタッフ向けの社内ニュースレターを毎月発行したいと考えています。電子メールには、従業員が顧客と共有できる差し迫った販売や新製品に関する情報が含まれる場合があります。
- コミュニケーションチャンネル：
- マーケティング部門は毎月 1 日にニュースレターを電子メールで配信することを目指しています。
- チームはまた、職場の休憩エリア向けにニュースレターの重要な情報を強調した 1 ページのリーフレットを作成する予定です。
コミュニケーションプランの書き方
コミュニケーション プランは貴重なツールですが、構築するのも非常に簡単です。コミュニケーション計画は 4 つのステップで作成できます。
#1.コミュニケーション戦略を決定する
コミュニケーション計画を立てる最初のステップは、チームがどこで何をコミュニケーションするかを決定することです。これには、どのツールをいつ使用するか、いつ同期通信と非同期通信を行うかが含まれます。ライブ同期通信とは、リアルタイムで発生する通信を指します。非同期通信とは、すぐに応答が返されることを期待せずにメッセージを送信することです。私たちは皆、非同期通信を日常的に意識せずに利用していますが、特にメールを送信する場合にその通信が顕著です。
通信計画を設計するときに、各機器を何に使用するかを決定します。例えば、
- 外部関係者とのコミュニケーションに電子メールを利用する場合があります。
- Slack を使用すると、日々の最新情報や簡単な質問に関する同時コミュニケーションが可能になります。
- Asana を使用すると、タスクの詳細、プロジェクトのステータスの更新、重要なプロジェクトのドキュメントなど、仕事に関して非同期で通信できます。
- プロジェクトのブレーンストーミングや事後分析などのチーム会議には、Zoom または Google Meet を使用してください。
#2.コミュニケーションのリズムに合わせる
どこで通信するかがわかったので、どのくらいの頻度で通信するかも決定する必要があります。コミュニケーションのリズムは、さまざまな関係者にプロジェクトの詳細を常に知らせるための行動計画です。
たとえば、次のスケジュールを選択できます。
- 毎週のプロジェクトの進捗状況の最新情報は、Asana 経由でプロジェクトのすべての関係者とスポンサーに配信されます。
- 毎月のプロジェクト チーム ミーティングで、作業の障害を解消し、今後のステップを計画します。
#3.利害関係者管理の計画を含める
多くの場合、関係者のサポートと賛同を得ることがプロジェクトの成功にとって重要です。これはプロジェクト開始会議で実行しますが、プロジェクト全体を通じて関係者のサポートを維持することも重要です。
コミュニケーション計画を作成するときは、プロジェクトの各関係者といつ、何をコミュニケーションするかを時間をかけて説明してください。重要なプロジェクト チームのメンバーなど、一部の人々は、プロジェクトについて頻繁に、場合によっては毎日連絡を取ります。他のプロジェクト関係者は、プロジェクトの進捗状況の更新中または最終的な読み上げ時にのみ通知する必要がある場合があります。
関係者とのコミュニケーションを管理する方法の概要を説明することで、適切なタイミングで適切なトピックについて関係者に連絡することを保証できます。顧客が得るコミュニケーションでは、ビジネスの結果やより広範で高レベルの効果にも焦点を当てながら、顧客の具体的な質問に対処する必要があります。
コミュニケーション計画を作成したら、プロジェクト チームとそれについて話し合う時が来ました。プロジェクトの中央情報リポジトリにあるコミュニケーション プランに簡単にアクセスできるようにしてください。 Asana を利用してプロジェクトのすべてのコミュニケーションとアクティビティを監視し、作業中に仕事について話し合えるようにすることをお勧めします。
プロジェクトのコミュニケーション計画に変更があった場合は、必ず計画を更新し、変更内容を伝えてください。これにより、チーム メンバーは常に最新の情報を入手できるようになります。
コミュニケーション プラン テンプレートの作成: 基本コンポーネント
オンラインで入手できるコミュニケーション プランのテンプレートは数多くありますが、優れたテンプレートには次の重要な要素が含まれている必要があります。
- キャンペーンの目標と目的: マーケティング目標を明確に設定します。ブランドの認知度を高めること、Web サイトの訪問者を増やすこと、または見込み顧客を獲得することですか?
- 対象者： 人口統計、ニーズ、コミュニケーション スタイルなど、理想的な消費者像を決定します。
- メッセージングと重要な論点: 対象ユーザーの共感を呼ぶ一貫したメッセージを作成します。
- 通信チャネル: ターゲット ユーザーにリーチするために採用するコミュニケーション チャネルの概要を説明します (ソーシャル メディア、電子メール マーケティング、インフルエンサーとのコラボレーションなど)。
- コンテンツカレンダー： 複数のメディアにコンテンツを作成して配布するためのスケジュールを立てます。
- チームの役割と責任: 全員が同じ認識を持つように、明確な役割と義務を割り当てます。
- 予算とリソース: リソースを賢く利用して、コミュニケーション戦略をサポートします。
- 重要業績評価指標 (KPI) を確立する コミュニケーション計画の成功を追跡し、改善の余地がある領域を特定します。
コミュニケーション計画は生きた文書であることを忘れないでください。マーケティング キャンペーンの進行に合わせて、新しいデータとパフォーマンス指標を反映するためにキャンペーンを調査および調整します。以下の無料のコミュニケーション プラン テンプレートをご覧ください。
このテンプレートは、効果的なコミュニケーション戦略を計画および実行するための構造化されたアプローチを提供し、すべての関係者に情報を提供し、関与させ、プロジェクトの目標に合わせることを保証します。
コミュニケーション計画の例
- 戦略的コミュニケーション計画。
- プロジェクトコミュニケーション計画
- マーケティングコミュニケーション計画
- コーポレートコミュニケーションプラン
- クライシスコミュニケーションプラン
コミュニケーション計画を書くのは難しいかもしれませんが、効果的な計画は時の試練に耐えることができます。以下のコミュニケーション計画には、返信する利害関係者の分析と、それらのコミュニケーションに何を含めるべきかに関するプロトコルが含まれています。
#1.戦略的コミュニケーション計画
Bright Hub プロジェクト管理のコミュニケーション プランは、社内でコミュニケーションがいつ、どのように行われるか、そしてなぜ行われるかを定義します。
この例は、多忙なマーケティング担当者やプロジェクト マネージャーが時折この役割を担う可能性があることを認識しながら、コミュニケーション マネージャーがどのように危機計画を作成するかを説明しているため、優れています。
#2.プロジェクトコミュニケーション計画
以下は、Simplicable の請求アップグレード プロジェクトの例です。このコミュニケーション プランには、プロジェクトに必要なすべての重要な会議と文書の概要が記載されています。ご覧のとおり、対象者、目標、形式、DRI などの必要な部分で構成されています。
#3.マーケティングコミュニケーション計画
マーケティング コミュニケーション プランは、特に新製品やプロジェクトを導入する場合、ターゲット市場と対話するために不可欠です。この Smartsheet の例は、顧客、販売見込み客、メディア パートナー、社内関係者、イベント向けのマーケティング コミュニケーション プランを計画する方法を示しています。
#4.コーポレートコミュニケーションプラン
企業コミュニケーション計画は、企業が内部および外部の両方でどのようにコミュニケーションするかを記述します。この Smartsheet の例は、ミッション ステートメント、エグゼクティブ サマリー、状況分析、重要なメッセージなどのセクションを含む 9 ステップのロードマップを示しています。
まとめ
明確に定義されたコミュニケーション計画を実行すると、マーケティング活動が一貫性があり、焦点が絞られ、測定可能であることが保証されます。チームのコラボレーションを促進すると同時に、視聴者に明確で一貫したメッセージを伝えます。
したがって、次回マーケティング活動を計画するときは、コミュニケーションの重要性を無視しないでください。綿密に練られたコミュニケーション プランは、マーケティング活動を凡庸から成功へと引き上げる隠れた要素となる可能性があります。コミュニケーション プランの利点を直接経験したことがありますか?以下のコメントセクションであなたのストーリーを共有してください!
- 利害関係者の関与：効果的な関与戦略を計画する方法
- 利害関係者の管理：計画と戦略
- ステークホルダーとは？ 意味、種類、重要性
- 利害関係者のマッピング：効果的な利害関係者管理のためのマッピングツールのガイド
- 利害関係者の理論: 定義、利点、および課題
参考文献
